Osakondade hoidla olekuhoidla. Osakonna dokumentide hoidla Osakonna dokumentide säilitamise ajaloo süsteem

Sissejuhatus

1.1 Juhtumi menetlemine

1.3 Korpuse kaanekujundus

1.4 Juhtumi inventuuri koostamine

Järeldus

Sissejuhatus

Infosalvestussüsteem hakkas kujunema samaaegselt ärikirjutamise süsteemi kujunemisega. Arhiivitöö võib tähistada mitut "sünnipäeva", olenevalt konkreetse ajaloolase vaatenurgast.

Esimeste dokumentide tulekuga tekkis ka nende dokumentide säilitamise ülesanne ning dokumentide ohutuse ja nende “kinnitamise” eest vastutavat larnikut võib pidada esimeseks arhivaariks.

Valitsusasutuste - korralduste süsteemi tulekuga on oluliselt paranenud dokumentide säilitamise, nende salvestamise ja kasutamise süsteem. 16. juuli 1712 on arhiiviasjade ajaloos eriline kuupäev, mis on seotud dekreediga esimese arhiivi loomise kohta osariigis valitsuse senati kohtuasjadest ja "otsustest". XVIII-XIX sajandil. Ajalooarhiivide arv kasvas, otsiti nende süstematiseerimiseks parimat skeemi - arhiive loodi, liideti, määrati ümber, vahel ka likvideeriti. Esmakordselt mainiti hoiustatud dokumentide tahtlikku kogumist aastast 1829, mil Nikolai 1 jättis resolutsiooni "Sorteerige ära, mis on oluline ära viia, ülejäänu saab hävitada." 1. juunil 1918 anti välja dekreet, mis pani aluse Venemaa riiklikule arhiivindussüsteemile "Arhiivinduse ümberkorraldamise ja tsentraliseerimise kohta RSFSR-is".

Pärast NSV Liidu lagunemist sõlmisid Sõltumatute Riikide Ühenduse osalised 6. juunil 1992 endise NSV Liidu arhiivi suhtes pärimislepingu. Vastavalt vastuvõetud dokumendile lakkas olemast NSV Liidu Ministrite Nõukogu juures olev Peaarhiividirektoraat ja kõik NSV Liidu riigiarhiivid läksid Venemaa Riigiarhiivi süsteemi.

Peatükk I. Dokumentide koostamine arhiivi säilitamiseks

1.1 Juhtumi menetlemine

Ettevõtted, asutused ja ettevõtted saavad ja loovad oma tegevuse käigus suure hulga dokumente. Pärast nende kasutamist operatiivtegevuses jooksvate probleemide lahendamiseks on esikohal dokumendi funktsioon - teabe kogumine ja säilitamine. Teabe hoidjateks saavad dokumendid, mille vajadus võib teatud aja möödudes uuesti tekkida, s.o. need toimivad asutuse mälestusena.

Selliste dokumentide kiire otsimine ja kasutamine on võimalik ainult nende selge salastatuse korral. Lihtsaim dokumentide liigitamine on juhtumiteks rühmitamine. Riigistandard defineerib juhtumit kui "ühe teema või tegevusvaldkonnaga seotud dokumentide või dokumentide kogumit, mis on paigutatud ühte kaanesse". Juhtumid loetakse algatatuks hetkest, mil nendesse on lisatud esimene vormistatud dokument. Need moodustatakse struktuuriüksustes ja säilitatakse seal kuni asutuse arhiivi üleandmiseni. Praeguse kontoritöö dokumentidega töötamise viimane etapp on failide töötlemine nende hilisemaks säilitamiseks ja kasutamiseks. Struktuuriüksustes tuleb dokumente säilitada veel aasta pärast jooksva aasta lõppu. Sel perioodil võetakse nendega sageli teabe saamiseks ühendust. Pärast seda perioodi tuleb juhtumid menetleda ja esitada asutuse arhiivi.

Juhtumite säilitamiseks menetlemine hõlmab dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiisi läbiviimist, juhtumite registreerimist, püsiva ja pikaajalise säilitustähtajaga juhtumite inventuuri koostamist. Suurtes asutustes toimub see töö asutuse arhiivitöötajate kontrolli all ja metoodilise abiga.

Dokumendi detailide kogum peegeldab selle vormi. Seega, et dokument täidaks oma eesmärki, tuleb see koostada vastavalt selle dokumendikategooria jaoks vastuvõetud vormile. Nende juriidiline jõud sõltub dokumentide täitmise täielikkusest ja kvaliteedist, kuna need toimivad tõenditena ja konkreetsete faktide, nähtuste ja sündmuste kinnitusena.

Venemaa riikliku standardi 31. juuli 1997 resolutsioon nr 273 võeti vastu ja jõustus 1. juulil 1998 GOST R 6-30.97. "Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem." See standard määratleb organisatsiooniliste ja haldusdokumentide üksikasjade koostise, nende täitmise reeglid, nende asukoha dokumentidel, vormide valmistamise nõuded, nõuded Vene Föderatsiooni riigivambleemi reproduktsiooniga blankettide registreerimiseks, mantlid. Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste relvad.

Resolutsioon. Resolutsioon annab juhised dokumendis fikseeritud otsuse, määruse jms täitmiseks. Otsus kirjutatakse vastava ametiisiku poolt dokumendile ja see sisaldab täitjate nimesid, korralduse sisu, täitmise tähtaega, allkirja ja kuupäeva.

Kui otsuses on mitu nime, märgitakse vastutav täitja, nende puudumisel aga on täitjaks resolutsioonis esimesena nimetatud isik. Dokumentidel, mille täitmiseks ei ole vaja täiendavaid juhiseid, on resolutsioonis märgitud täitja, otsuse autori allkiri ja kuupäev. Resolutsioon on lubatud vormistada eraldi lehel.

Dokumentide tekstid on kirjutatud vene keeles, kui need saadetakse aadressile:

föderaalvalitsusorganitele, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste valitsusorganitele;

ettevõtetele, organisatsioonidele ja nende ühendustele, mis ei kuulu Venemaa Föderatsiooni konkreetse üksuse jurisdiktsiooni alla ega asu teiste Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste territooriumil.

Dokumenditekste võib esitada küsimustiku, tabeli, seotud teksti või nende kombinatsioonina.

Seotud tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimeses osas on ära toodud dokumendi koostamise põhjused, põhjused ja eesmärgid. Teises - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ainult viimast osa.

Teiste organisatsioonide dokumentide või varem avaldatud dokumentide alusel koostatud dokumendi tekstis märgitakse nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi, dokumendi autor, dokumendi kuupäev, registreerimisnumber, pealkiri. teksti juurde.

1.2 Dokumentide väärtuse kontroll

Juhtumite loetelu koostamisel ja nende moodustamisel uuritakse dokumentide väärtust kontoritöös. Korraldada ja läbi viia dokumentide väärtuse ekspertiisi, valida ja ette valmistada need riiklikule hoiule andmiseks, samuti kontrollida dokumentide erinevatele juhtumitele omistamise õigsust ja anda metoodilist abi dokumendi väärtuse ekspertiisi läbiviimisel, luuakse alalised ekspertkomisjonid (EPK). Töötamisel on määrus, mis määratleb selle funktsioonid, õigused ja tegutsemiskorra.

Lisaks säilitatavate dokumentide iga-aastase valiku korraldamisele on ekspertkomisjonide ülesandeks: alalise, pikaajalise (üle 10 aasta) säilitamise toimiku iga-aastaste osade läbivaatamine, sealhulgas personaliaktid, dokumentide hävitamiseks määramise aktid. dokumente ja toimikuid, mis ei kuulu edasisele säilitamisele, püsivalt säilitatavate dokumentide korvamatu kahjustamise ja riiklikule säilitamisele üleandmisele kuuluvate juhtumite avastamata jätmise kohta; küsimusi isiklikku päritolu dokumentide osakondlikuks säilitamiseks vastuvõtmise kohta; Dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise ja muutmise ettepanekute koostamine ja esitamine EPÜ-le; dokumentide nimekirjade, juhtumite loetelude, kantseleitöö juhendite jms läbivaatamine.

Dokumentide valik säilitamiseks või hävitamiseks on dokumentide väärtuse uurimise tulemus.

Dokumentide väärtuse ekspertiis toimub mitmes etapis, alustades praegusest kantseleitööst ja lõpetades riigiarhiivis.

Esimeseks etapiks dokumentide väärtuse määramisel võib pidada juhtumite nomenklatuuri koostamist, mil loodavate dokumentide säilitusajad on justkui ette määratud.

Teist korda tehakse dokumentide endi väärtuse ekspertiis kaks aastat hiljem, kui dokumendid on operatiivtöölt lahkunud, dokumentide pikaajaliseks säilitamiseks või asutuse arhiivi toimetamiseks ettevalmistamisel.

Kolmandat korda selgub taas dokumentide väärtus, kui need asutuse arhiivist alaliselt säilitamiseks riigiarhiivi antakse.

Asutustes toimub dokumentide väärtuse ekspertiis pidevalt tegutseva ekspertkomisjoni (EK) juhendamisel ning suurtes asutustes on kesksed ekspertkomisjonid (KEK), mis ühendavad ja koordineerivad struktuurikomisjoni tööd. divisjonid.

Valimiste keskkomisjoni (VK) töö korraldamise kord ja ülesanded on määratletud «Osakondade arhiivide toimimise põhieeskirjas». EK luuakse juhi korraldusel suure töökogemusega kvalifitseeritud töötajate, büroo-, osakonnaarhiivi juhtide ja raamatupidamisosakonna juhataja (3-5 inimest) hulgast. Väikestes ettevõtetes kuuluvad EK-sse sekretär ja raamatupidaja.

EK (CEK) ülesanded:

osakonna arhiivitoimiku dokument

asutuste ja selle struktuuriüksuste asjade nomenklatuuri eelnõude läbivaatamine;

säilitamiseks ja hävitamiseks mõeldud dokumentide iga-aastase valiku korraldamine;

alaliste hoiukastide inventuuride ja ajutiste hoiukastide (üle 10 aasta) inventuuride aastajagude arvestamine, sh personalile jne.

Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimine peaks toimuma süstemaatiliselt. Konkreetsed dokumentide säilitamise tähtajad kehtestatakse arhiiviasutuste poolt spetsiaalselt välja töötatud ja heaks kiidetud dokumentaalsete materjalide loetelude abil, mis näitavad erinevate dokumentide kategooriate säilitusaega.

Arhiiviasutused on välja töötanud tüüpnimekirjad. Need kehtestavad dokumentide säilitamise tähtajad, mis on tüüpilised enamikule asutustele, organisatsioonidele ja ettevõtetele ning kajastavad nende tegevuse üldisi funktsioone ja küsimusi (juhtimine, kontroll, planeerimine, arvestus, aruandlus, finantseerimine, töökorraldus, toodete tarnimine ja müük).

Sõltuvalt dokumentide olulisusest määratakse nende säilitusajad alaliseks või ajutiseks (1, 3, 5, 10, 15 jne aastat). Ajavahemikku arvestatakse asja lõpetamise aastale järgneva aasta 1. jaanuarist.

Mitme personalitoimiku puhul on loetelus märgitud säilitusajaks “75 aastat EKP-v”, s.o. Eeldatakse, et arvesse võetakse isiku vanust, sellise toimiku säilitamise kestus võrdub 75-aastase vahega, millest on lahutatud isiku vanus.

Alaliselt säilitatavate dokumentide valik toimub ettevõtte toimikute nomenklatuuri alusel koos toimikute lehekülgede kaupa läbivaatamisega. Püsiva säilitustähtajaga toimikute läbivaatamisel kuuluvad arestimisele dokumentide koopiad, mustandid, dokumentide vormistamata koopiad ja ajutise hoiutähtajaga dokumendid. Kui asjas avastatakse, et koos alalise säilitamise dokumentidega on selles märkimisväärne hulk ajutise säilitamise dokumente, vormistatakse juhtum ümber ja eraldatakse püsihoiudokumendid ajutistest. Kui toimikus on ajutise säilitamise, kuid erineva väärtusega, erineva säilitustähtajaga dokumente, määratakse kogu toimiku säilitusaeg kõige väärtuslikumale dokumentatsioonile, s.o. rohkem. Samal ajal viiakse läbi aegunud säilitustähtaegadega dokumentide ja toimikute valik ajutiseks (kuni 10 aastat) säilitamiseks.

Juhtumeid on 4 rühma:

alaline säilitamine, mis antakse edasi riigiarhiivi;

pikaajaline säilitamine asutuse arhiivis (üle 10 aasta);

ajutine ladustamine (kuni 10 aastat);

hävida säilitusaja lõppemise tõttu.

Organisatsioon on kohustatud süstemaatiliselt kirjeldama personali ja ajutise ladustamise dokumente (üle 10 aasta), tagama nende ohutuse ja arvestuse.

Dokumentide väärtuse ekspertiisi tulemuste põhjal koostatakse alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja toimikute inventuurid, samuti toimikute hävitamiseks määramise aktid.

Juhtumi registreerimine on tööde kompleks selle ümberregistreerimise, lehtede nummerdamise, tõendikande koostamise ja dokumentide sisemise inventuuri kohta. See algab juhtumi kantseleitöös atesteerimise hetkest ja lõpeb selle ettevalmistamisega osakonnaarhiivi üleandmiseks pärast selle kalendriaasta lõppu, mille jooksul juhtum avati. Juhtumite registreerimisega tegelevad büroohaldusteenistuse töötajad. Sõltuvalt säilitusajast registreeritakse juhtumid täielikult või osaliselt. Alaline, pikaajaline (üle 10 aasta) säilitamine ja personalitoimikud kuuluvad täielikule registreerimisele. Ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) ladustamise juhtumid kuuluvad osalisele registreerimisele, neid saab säilitada ilma dokumentide sisemise ümbersüstematiseerimiseta, ilma nummerdamislehtedeta ja ilma tõendit koostamata.

Failide arhiivieelne ettevalmistamine sisaldab kahte põhitoimingut: failide registreerimine ja kirjeldamine. Juhtumite registreerimisega tegeleb dokumentidega töötamise eest vastutav isik. Sõltuvalt dokumentide väärtusest ja vastavalt toimikute säilitusajast toimub toimikute täielik või osaline (lihtsustatud) registreerimine. Ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) ladustamise juhud kuuluvad lihtsustatud registreerimisele. Esiteks selgub nende olemasolu vastavalt juhtumite nomenklatuurile. Failide vormingut kontrollitakse, need jäävad köitjatele, lehti ei nummerdata, tõendilehti ei vormistata, need süstematiseeritakse toimikute nomenklatuuri järgi ja esitatakse arhiivi. Põhitähelepanu on suunatud püsivate, pikaajaliste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide juhtumitele ja personaliküsimustele. Vastavalt "Riigi dokumentatsioonihaldussüsteemi" ja "Osakondade arhiivide toimimise põhireeglite" nõuetele toimub nende täielik registreerimine, mis hõlmab:

kohtuasja dokumentide ümberpaigutamine otseses kronoloogilises järjekorras jaanuarist detsembrini;

faili esitamine või köitmine;

lehtede nummerdamine;

juhtumi tõendi (tõendilehe) koostamine;

juhtumi dokumentide sisemise inventuuri koostamine (vajadusel);

juhtumi kaane kõigi üksikasjade registreerimine.

1.3 Korpuse kaanekujundus

Toimikukaante koostamisel alaliseks, pikaajaliseks (üle 10 aasta) säilitamiseks ja personalile tuleb märkida järgmised andmed: asutuse nimi ja selle otsene alluvus; struktuuriüksuse nimetus, juhtumiindeks; annotatsioon kohtuasja dokumentidele (eriti väärtuslikke dokumente sisaldavate alaliste hoiupakkide puhul); kohtuasja kuupäev (köide, osa); lehtede arv korpuses; toimiku säilitusaeg; juhtumi arhiivikood. Lisaks on püsisalvetoimikute kaantel ruumi riigiarhiivi ja asutuse nimele.

Eraldi tuleb märkida, et püsisalvetoimikute kaantel olev arhiivikood kantakse osakonnaarhiivis tindiga alles pärast seda, kui juhtumid on kantud riigi vastava asutuse EPK poolt kinnitatud juhtumite koondinventuuride aastajagudesse. arhiiviteenistus (enne seda kinnitatakse pliiatsiga). Pikaajaliste (üle 10 aasta) säilituskastide kaante ja personali arhiivikoodid tembeldatakse tindiga pärast seda, kui juhtumid on kantud asutuse Kesktäitevkomitee (EK) poolt kinnitatud juhtumite koondinventuuride iga-aastastesse osadesse, kooskõlastatud riigiarhiiviteenistuse vastava asutuse EPK-ga (personali juhtumiinventuurideks) ja kinnitatud asutuse juhi poolt.

Juhtumikaane andmete täitmisel tuleb järgida järgmisi nõudeid: asutuse nimi kirjutatakse täismahus, märkides alluvuse nimetavas käändes või märgitakse selle ametlikult aktsepteeritud lühendatud nimi; ümbrise pealkiri ja number kantakse kaanele üle nomenklatuurist (viimane on soovitav asetada korpuse seljale, et oleks lihtsam otsida juhtumeid, kui neid hoitakse vertikaalselt).

Ametiaasta lõpus tehakse vajalikud täpsustused alalise või pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamise korpuse kaane kujundusele. Kui asutuse (kõrgem osakond, struktuuriüksus) nimetus on muutunud või asi on läinud üle teisele asutusele (struktuuriüksusele), lisatakse kaanele struktuuriüksuse selle asutuse nimi. Kaanel olev asja pealkiri on üle kantud riigiarhiivi vastava asutuse EPK-ga kokku lepitud organisatsiooni asjade nomenklatuurist. Vajalikel juhtudel (näiteks kui pealkiri kaanel ei kajasta kohtuasjas olevate dokumentide sisu) lisatakse sellele täiendavaid andmeid ja täpsustusi.

Dokumentide koopiaid sisaldavate kohtuasjade päistesse tuleb märkida nende koopia number. Pealkirjas ei ole märgitud kohtuasja dokumentide autentsust. Kui dokumentide eksemplari numbri andmed viitavad kõikidele kaasuses olevatele dokumentidele, siis paigutatakse need pealkirja taha (real, punkti järel, suure algustähega) ja kui andmed viitavad osale dokumentidest või ühele neist, siis kirjutatakse need pärast dokumentide kirjeldust (sulgudes väikese tähega). Kui kohtuasjas on mitu köidet (osa), kantakse iga köite (osa) kaanele kohtuasja üldpealkiri ja iga köite (osa) pealkiri.

Juhtumi kaane oluliseks detailiks on juhtumi kuupäev, s.o. aastate kohtuasja asutamine ja lõpetamine kontoritöös. Juhtumite õige dateerimine sõltub nendes genereeritavate dokumentide laadi ja tüübi igakülgsest kaalumisest. Asja kuupäev, mis sisaldab haldus-, loome- ja muud dokumentatsiooni (aruanded, ärakirjad, kirjad jne), mille puhul on oluline täpne dateerimine, samuti mitmest köitest (osadest) koosnevate kohtuasjade kuupäev on dokumentide äärmuslikud kuupäevad, ehk e. Asjas sisalduvatest dokumentidest varaseima ja hiliseima registreerimise (koostamise) kuupäev, kuu, aasta.

Kollegiaalsete organite, komisjonide jms koosolekute protokolle sisaldava asja kuupäevaks loetakse esimese ja viimase protokolli koostamise kuupäev või nende kinnitamise kuupäev (kui need on kinnitatud). Isikutoimiku kuupäev on selle isiku vastuvõtmise ja vallandamise korralduste allkirjastamise kuupäev, kelle jaoks see avati.

Iga alalise, pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamise lõppedes kantakse lehtede koguse arvestamiseks ja numeratsiooni tunnuste fikseerimiseks eraldi lehele tunnistus, millele märgitakse lehtede number. nummerdatud lehed näidatakse numbrite ja sõnadega ning eraldi plussmärgiga - lehtede arv sisemine inventar (kui see on olemas). Tõend on kirjutatud loetavalt, märkides ära koostaja ametikoha, koostamise kuupäeva ja allkirjastab koostaja allkirja ärakirjaga. Hilisemad muudatused asja koosseisus ja seisus (dokumentide puudus, uute dokumentide lisamine, originaaldokumentide asendamine koopiatega jms) märgitakse tõendisse viitega vastavale aktile.

Teatud kategooriate puhul püsiva ja pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga toimikute puhul, mille salvestamine on tingitud neis sisalduva dokumentatsiooni eripärast (eelkõige väärtuslikud isiku-, kohtu- ja uurimistoimikud, akadeemiliste kraadide andmise juhtumid ja akadeemiliste nimetuste andmisel, autoriõiguse tunnistuste ja patendileiutiste juhtumite jms kohta), samuti liigiti moodustatud dokumentidele, mille pealkirjad ei paljasta nende konkreetset sisu, koostatakse sisemine dokumentide inventuur.

1.4 Juhtumi inventuuri koostamine

Riigistandard "Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja mõisted" defineerib inventari kui arhiiviteatmeraamatut, mis sisaldab süstemaatilist salvestusüksuste loetelu ning on mõeldud ka nende salvestamiseks ja süstematiseerimise koondamiseks.

Inventuur on seega peamine raamatupidamis- ja võrdlusvahend kontoritöös ja arhiivides. Enne täielikult lõpetatud juhtumite inventuuri kandmist need süstematiseeritakse, s.o. korraldatud rangelt määratletud järjekorras.

Teatud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise kategooriate dokumentide salvestamiseks, mis on tingitud selle dokumentatsiooni eripärast (põhitegevuste tellimused, isikutoimikud, autoriõiguse sertifikaatide failid jne), koostatakse ka sisemine inventuur. . Samuti tuleb alaliste ja ajutiste (üle 10 aasta) säilitamistähtaegade puhul koostada asja dokumentide siseinventuur, mis moodustatakse vastavalt dokumendiliikidele, mille pealkirjadest ei ilmne dokumentide konkreetne sisu. Kuna alalise säilitamise arhivaalid, üle 10-aastase säilitusajaga toimikud ja personalitoimikud koostatakse eraldi, siis toimikute süstematiseerimine toimub ka iga nimetatud rühma kohta eraldi "Osakondade arhiivide töö põhireeglid". eraldi inventuuride koostamine juhtumite kohta, mis koosnevad ainult konkreetsele organisatsioonile iseloomulikest konkreetsetest dokumentidest (kohtuuurimisasjad, teaduslikud aruanded jne) ja ametlike väljaannete loeteludest.

Ametiaasta lõpus kantakse inventuuri kõik lõpetatud väärtuseeksami läbinud alalise ja ajutise ladustamise juhtumid. Juhtumite inventuur on süstemaatiline loetelu juhtumite pealkirjadest, paljastades nende koosseisu ja sisu, kehtestades fondisisese juhtumite süstematiseerimise ja nende arvestuse. Lisaks on inventuur nii raamatupidamisdokument kui ka peamine teadusliku viitestandardi liik, mis pakub juhtumite ja inventuuride operatiivarvestust.

Enne kohtuasja dokumentide esitamist eemaldatakse neilt metallkinnitused, sisestatakse tõenduslehe tühi vorm ja juhul, kui juhtumi kohta koostatakse sisemine inventuur, lisatakse sisemised inventuurilehed. Kõik ümbrise lehed on nummerdatud musta grafiitpliiatsiga (tindi või värviliste pliiatsite kasutamine on keelatud) või numbriga paremas ülanurgas, ilma et see mõjutaks dokumendi teksti. Siseinventari lehed on nummerdatud eraldi. Sertifitseerimisleht ei ole nummerdatud. Kui juhtumil on mitu köidet, nummerdatakse iga köide eraldi. Mis tahes formaadis leht, mis on ühest servast palistatud, nummerdatakse üheks leheks (isegi kui see on volditud). Pooleks volditud ja keskele paigutatud dokument nummerdatakse kahe lehena. Illustreeritud materjalid ja fotod on nummerdatud tagaküljel. Karvrisse kantud ümbrikud, millel on pealdised või manused, nummerdatakse iseseisvalt. Ümbrikus olev manus nummerdatakse ümbriku järel järgmise numbriga.

Kui lehed jäetakse vahele või nummerdatakse ühe numbriga, märgitakse need eelmiste lehtede numbritega, millele on lisatud tähed a, b, c jne. Kõik need parandused on märgitud juhtumi lõppu sertifitseerimissildile. Kui lehtede nummerdamisel tehakse palju vigu, kriipsutatakse numbrid läbi ja nummerdatakse kogu juhtum uuesti. Juhtumi lõpus koostatakse juhtumi eraldi tõendaval lehel olevate lehtede arvu arvessevõtmiseks tunnistus, millele märgitakse lehtede arv numbrite ja sõnadega ning kõik selle tunnused. täpsustatakse asjas olevate dokumentide numeratsioon ja füüsiline seisukord.

Sertifitseerimislehe vormid ei ole identsed, kuid vormidele sisestatud teabe koostis on sama.

Eriti väärtuslike dokumentidega kohtuasjade, isiklike, kohtu- ja uurimisasjade, akadeemiliste kraadide ja tiitlite andmise juhtumite, autoriõiguse tunnistuste ja patentide juhtumite jaoks jne. arhiivile esitamise ettevalmistamisel, kui seda ei ole aasta jooksul hooldatud, koostatakse dokumentide sisemine inventuur. Samuti on soovitatav koostada sisemine inventuur juhtumite kohta, mille pealkirjad ei avalda täielikult dokumentide sisu. Sel juhul hõlbustab sisemine inventuur juhtumidokumentide kasutamist ja vajaliku teabe otsimist.

Asja siseinventuuri lõppedes koostatakse lõppprotokoll, kuhu märgitakse numbrite ja sõnadega inventuurile kaasatud asjas olevate dokumentide koguarv ja inventuuri lehtede arv.

Asutuse struktuuriüksused annavad alalise, pikaajalise (üle 10 aasta) säilitamise ja personalidokumentide osakonnaarhiivi toimikutesse. Juhtumite üleandmine toimub ainult inventuuride järgi. Koos toimikutega kantakse arhiivi üle asutuse kantseleiteenistuse (kantselei, sekretariaat, üldosakond jne) registreerimis- ja kontrollkaardid. Iga faili pealkiri on lisatud inventari.

Juhtumite moodustamise ja vormistamise õigsust, nende arvu vastavust inventuurile ja asjade nomenklatuurile kontrollib arhiivitöötaja eelnevalt, struktuuriüksuste kaupa osakonnaarhiivi üleandmiseks asjade ettevalmistamise etapis. Juhtumite moodustamisel ja läbiviimisel puuduste tuvastamisel on struktuuriüksuste töötajad kohustatud need kõrvaldama.

II peatükk. Toimikute esitamine osakonnaarhiivi

Asutamise hetkest kuni osakonnaarhiivi üleandmiseni säilitatakse toimikuid tööruumides või spetsiaalselt selleks ettenähtud ruumides. Karbid asetatakse lukustatud kappidesse, mis peaksid tagama dokumentide ohutuse, ja asetatakse seljaga väljapoole.

Püsihoiutoimikutest saab dokumente arestida ja väljastada ainult erandjuhul (näiteks õigus-uurimisasutuste nõudmisel) asutuse juhi loal. Sellisel juhul tuleb toimikusse lisada dokumendi täpne kinnitatud koopia ja avaldus originaali äravõtmise põhjuste kohta. Koopiad ja väljavõtted dokumentidest, mida kasutatakse asutuse töös või üksikute kodanike huvides, tehakse juhtkonna või ametnike loal, kellele on antud selline õigus vastava osakonna juhendiga.

Bürootöö staadiumis olevate dokumentide ohutuse eest vastutavad büroojuhataja, sekretär, sekretär jne. Nad peavad tagama kontrolli struktuuriüksuste ja üksiktäitjate dokumentide ohutuse üle ning rikkumistest viivitamatult teavitama asutuse juhtkonda.

Juhtumite toimetamine struktuuriüksusest asutuse arhiivi, kui see on olemas, toimub vastavalt arhiivi koostatud, struktuuriüksuste juhtidega kokku lepitud ja asutuse juhiga kooskõlastatud ajakavale. Seda tööd tuleb teha igal aastal. Püsiva säilitustähtajaga, üle 10 aasta säilivusajaga ja personaliarvestusega juhtumeid võtab arhiiv vastu inventuuride järgi.

Juhtumeid võtab vastu osakonnaarhiivi töötaja struktuuriüksuse töötaja juuresolekul. Sel juhul tehakse iga juhtumi kohta inventari mõlemale eksemplarile märge selle olemasolu kohta. Pärast kõigi juhtumite kättesaamist vastavalt inventuurile tehakse iga inventuuri eksemplari lõppu kinnitav allkiri, mis näitab numbrite ja sõnadega arhiivi üle antud juhtumite tegelikku arvu ja nende olemasolul puuduvate juhtumite arvu. Tõendamisallkirja alla pannakse kohtuasjade vastuvõtmise ja üleandmise kuupäev ning seda läbi viinud isikute allkirjad.

Inventuuriga kontrollitud failid valitakse välja ja seotakse kuni 20 cm paksustesse kimpudesse. Juhtumid toimetavad osakonnaarhiivi struktuuriüksuse töötajad. Bürood koos toimikutega annavad registri- ja kontrolltoimikud üle osakonna arhiivi, kaasates need inventari.

Ajutise säilitamise juhtumid (kuni 10 aastat) antakse vastavalt asjade nomenklatuurile üle osakonnaarhiivi. Kuna paljudes asutustes ei ole arhiivis piisavalt ruumi, lubab “Osakonnaarhiivi põhieeskiri” neid toimikuid säilitada “keskkontori haldusteenistuse poolt või struktuuriüksustes” kuni säilitustähtaja lõpuni, misjärel need säilitatakse. ettenähtud viisil hävitamisele.

Vastloodud äriettevõtetes peab sekretär kahe aasta pärast läbi viima kohtuasjade nõutud menetlemise ja viima need üle teise kabinetti, millest saab alguse ettevõtte tulevane arhiiv.

2.1 Dokumentide säilitamine elektroonilisel kujul

Kontoritöö üleminekuga arvutitehnoloogiatele kerkib küsimus elektroonilisel kujul loodud dokumentide säilitamise tõhustamise ja korraldamise kohta.

Organisatsiooni töötajad saavad elektroonilisel kujul dokumente luua arvutites, saada e-posti teel või teisendada traditsiooniliselt pabervormilt elektrooniliseks vormiks (skaneerides). Loodud või vastuvõetud dokument tuleb salvestada arvuti mällu – kirjutada failina kõvakettale. Dokumente saab salvestada arvuti kõvakettale või spetsiaalsesse arvutisse (failiserverisse) või irdkandjale.

Kõvakettale luuakse kaustad (kataloogid), kuhu dokumendid paigutatakse. Nii nagu paberdokumendid pannakse failidesse, paigutatakse failid kaustadesse. Igal kaustal võivad olla alamkaustad, millel võivad omakorda olla oma alamkaustad. Igale kaustale on määratud "nimi". "Nimi" peaks algama dokumentide liigist (korraldused, aktid, aruanded jne), miks dokumentide sisu selgitab teave autorluse, väljaande, korrespondendi, perioodi kohta, mille kohta dokumendid (toimikud) on rühmitatud .

Praegused kontoritöö failid salvestatakse arvuti kõvakettale. Võrgus töötades võib kasutajal olla juurdepääs teiste arvutite ketastele või kataloogidele. Sel juhul on neil seeriatähtede numbrid ja neid saab kasutada teie arvutis asuvate seadmetena. Selleks seatakse vajalikke ressursse sisaldavas arvutis luba juurdepääsu jagamiseks konkreetsele failile. Juurdepääsu saab piirata kas täieliku ja kirjutuskaitstud juurdepääsu jaoks parooliga või ainult teatud kasutajatele juurdepääsu piiramisega. Kaustale juurdepääsu piiramiseks võite sisestada parooli.

Organisatsioonid, kus on palju jagatud dokumente, kasutavad spetsiaalseid, väga töökindlaid arvuteid – failiservereid –, mis on loodud pidevaks tööks ja pakuvad samaaegset juurdepääsu üksuste andmetele kümnetele, sadadele ja isegi tuhandetele kasutajatele.

Kõik kontoriringlusse saabunud dokumendid tuleb säilitada üldkaustades, mis on koostatud vastavalt üksuse (organisatsiooni kui terviku) asjade nomenklatuurile, lähtudes standardsetest klassifikaatoritest.

Üks peamisi küsimusi, mis määrab arvutitehnoloogia eduka kasutamise kontoris, on dokumentide elektroonilisel kujul säilitamise usaldusväärsus. Dokumentide turvalisus koosneb:

säästev elektrivarustus;

reservkoopia;

viirusetõrje;

ennetamine ja diagnostika spetsiaalsete utiliitide (abiprogrammide) abil.

Elektroonilise säilitamise eripäraks on dokumentide saatmine elektroonilisse arhiivi kohe pärast nendega töö lõpetamist kontoritöös. See võimaldab tagada dokumentide turvalisuse, nende tsentraliseeritud säilitamise, kiire otsingu ja hajutatud juurdepääsu dokumentidele nii kohtvõrku kasutades kui ka kaugjuurdepääsu (telefoni ja Interneti kaudu) kasutades.

Dokumentide registreerimise käigus moodustatakse andmebaas.

Möödunud aasta dokumentide andmeid säilitatakse eraldi ka pärast kõigi möödunud aasta dokumentide vormistamist. Andmebaasi kasutatakse ainult teatmetööks ja seda saab kopeerida välisele andmekandjale. Sõltuvalt teabe hulgast võib selleks olla diskett, magnetlint, CD-ROM või muu arhiivikandja.

Püsiva ja pikaajalise säilitusajaga dokumendid salvestatakse tavaliselt CD-ROM-ile ning ajutise säilitusajaga dokumendid salvestatakse tavaliselt andmekandjale, mida saab pärast säilitusaja möödumist kustutada ja uuesti kirjutada.

Dokumentide säilitusajad ei sõltu olemasolu vormist – paberkandjal või elektrooniline – ja need määratakse spetsiaalsete kataloogidega – dokumentide loeteludega, mis näitavad säilitusaegu.

Dokumentide minimaalne säilitusaeg on kehtestatud föderaalseadusega Arvestusel" - viis aastat hävitamisõigusega ainult pärast auditit. Kohustuslikuks tingimuseks on arhivaalide kvaliteedi kontrollimine pärast andmete üleandmist ja perioodiline andmete ohutuse kontrollimine salvestuskandja säilitusajal.

Seega on organisatsioonidel, kes on täielikult üle läinud paberivabale dokumendivoogudele, võimalus säästa oluliselt varem arhiivihoidla poolt hõivatud ruumi. Automatiseeritud tehnoloogiad võivad oluliselt kiirendada kontoritöö toiminguid failide ettevalmistamisel arhiivi säilitamiseks.

Bürooaasta lõpus on juhtumite kaupa sorteeritud kogu aasta jooksul dokumentide registreerimise käigus moodustatud asutuse dokumentide andmebaas. Andmeid organisatsiooni möödunud aasta dokumentide kohta kasutatakse juhtumite kaupa rühmitatud dokumentide inventuuri koostamiseks. Toimikus on dokumendid järjestatud nende laekumise järjekorras. Alalise ja pikaajalise säilitamise juhtumite puhul prinditakse selline kohtuasja dokumentide loetelu välja siseinventuuri vormis ja esitatakse kohtuasja alguses.

Arhiivieeskirjad näevad ette failide inventuuri koostamise alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks. Automatiseeritud raamatupidamissüsteemi olemasolu võimaldab luua dokumentaalseid inventuure, mis varem olid traditsioonilise paberitehnoloogiaga oma töömahukuse tõttu võimatud. Sellised inventuurid hõlbustavad ja kiirendavad oluliselt vajalike dokumentide otsimist arhiivist, tagavad nende salvestamise ja ohutuse.

Arhiiviasutuste nõudmisel dokumentide riiklikule hoiule üleandmisel saab dokumentaalsete inventuuride põhjal hõlpsasti koostada üldistatud inventuurid alaliste ja pikaajaliste säilitamisjuhtumite jaoks.

Järeldus

Seega on paberimajanduse viimane etapp vormistatud dokumentide ettevalmistamine säilitamiseks ja kasutamiseks. Täidetud dokumentide korrastamise ja säilitamise põhieesmärk on luua tingimused nende kasutamiseks asutuste teatmeteoses ja Vene Föderatsiooni riikliku arhiivifondi täiendamisel. Selliste dokumentide kiire otsimine ja kasutamine sõltub juhtumite korrektsest registreerimisest ja nende inventeerimisest. Arhiiviandmebaasid on riigi jaoks väga väärtuslikud.

Käesoleva kursusetöö kirjutamise käigus vaatasin üle kaasuste menetlemise ja esitamise korra, samuti osakonnaarhiivi esitamise korra. Bürootöö staadiumis olevate dokumentide ohutuse eest vastutavad büroojuhataja, sekretär, sekretär jne. Nad peavad tagama kontrolli struktuuriüksuste ja üksiktäitjate dokumentide ohutuse üle ning rikkumistest viivitamatult teavitama asutuse juhtkonda. Inventuur on peamiseks raamatupidamis- ja viitevahendiks kontoritöös ja arhiivides. Lisaks on inventuur nii raamatupidamisdokument kui ka peamine teadusliku viitestandardi liik, mis pakub juhtumite ja inventuuride operatiivarvestust.

Seoses kontoritöö üleminekuga arvutitehnoloogiatele pöörati erilist tähelepanu dokumentide säilitamisele elektroonilisel kujul. Arutati dokumentide elektroonilisel kujul säilitamise usaldusväärsuse küsimust ja loetleti selle tagamise meetodid, näiteks: stabiilse toite tagamine, õigeaegne varundamine, kohustuslik viirusetõrje, samuti ennetus ja diagnostika spetsiaalsete utiliitide (abiprogrammide) abil. ).

Seega on organisatsioonidel, kes on täielikult üle läinud paberivabale dokumendivoogudele, võimalus säästa oluliselt varem arhiivihoidla poolt hõivatud ruumi.

Bibliograafia

1. GOST R 1.5-92 "Vene Föderatsiooni riiklik standardimissüsteem. Üldnõuded standardite ülesehitusele, esitlemisele, kujundamisele ja sisule M., Standardite kirjastus, 2012".

GOST R 51141-98 Arvepidamine ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused M., Standardite kirjastus, 2011.

Andreeva V.I. Dokumentidega töötamine kontoritöös. Ettevõtte dokumendivoog (Vene Föderatsiooni GOST-i alusel). - M.: JSC "Ärikool "Intel-Sintez", 2012. - 144 lk.

Andreeva V.I. Büroohaldus: Praktiline juhend / 9. trükk, parandatud ja täiendatud. - M.: JSC "Ärikool "Intel - Synthesis" koos LLC-ga "Personalijuhtimine", 2013.

Alekseeva E.V., Afanasjeva P.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Arhiiviaspektid kontoritöös: dokumentide väärtuse uurimine // Sekretäriasjad 2010. Nr 1. lk.79-83.

Basakina N.V. Erinevate omandivormidega asutuste dokumentide arhiivihoiuks ettevalmistamise ja üleandmise korraldamine // Sekretäriküsimused 2011. Nr 3. Lk.87-90.

Juhtimise dokumentatsioonitoe riiklik süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele M., VNIIDAD. 2010. aasta.

Kontoritöö: Õpik ülikoolidele / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A.; toimetanud TV. Kuznetsova. - M.: ÜHTSUS - DANA, 2013.

. Kontoritöö ettevõttes" - praktiline juhend, A.B. Barikhin, M. 2011

Kirsanova M.V., Kaasaegne kontoritöö: õpik. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Siberi leping, 20012.

Kuznetsova T.V. Miks on sekretäril vaja kantseleitöö norm- ja metoodilisi dokumente // Sekretäriasjad 2012. Nr 1. C.4.

Mosyagina O.V., Emõševa E.M. Kaasaegsed nõuded kohtuasjade vormistamisele ja täitmisele // Sekretäriküsimused 2010. Nr 4. Lk.32-36.

Vene Föderatsiooni Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiivi käsitlevate õigusaktide alused M., Venemaa riiklik arhiiviteenistus, 2009.

Osakonnaarhiivide töö põhireeglid. M., 2011.

Organisatsioonide tegevuses genereeritud standardsete juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab säilitusperioode. Rosarhiv, 2013.

Juhend kontoritööks. Minsk. Polymya 2013

Sankina L.V. Bürootöö iseloomulikud jooned väikese ja keskmise suurusega ettevõtetes // Kontoritöö 2010. Nr 2. P.17.

Sotov P.V., Tihhomirov A.N. Kontoritööd: näidisdokumendid: juhised, GOST-id. M.: Prospekt, 2011-80 lk.

Õpetamine

Vajad abi teema uurimisel?

Meie spetsialistid nõustavad või pakuvad juhendamisteenust teid huvitavatel teemadel.
Esitage oma taotlus märkides teema kohe ära, et saada teada konsultatsiooni saamise võimalusest.

9.2. Organisatsiooni arhiiv annab dokumendid alaliseks säilitamiseks üle riigi (omavalitsuse) arhiivi, mille hankimise allikaks on see raha koguv organisatsioon.

9.3. Dokumendid antakse alaliseks säilitamiseks riigiarhiivi korrasolekus koos vastava teadusliku referentsaparaadiga ning eriti väärtuslike ja unikaalsete dokumentide kindlustuskoopiatega.

9.4. Organisatsioonides arhiividokumentide ajutiseks säilitamiseks kehtestatakse järgmised tähtajad:

föderaalvalitsusorganite arhiividokumendid, samuti Vene Föderatsiooni peaprokuratuuri, vabariikide valitsusorganite ja prokuratuuride, tööstusakadeemiate, riiklike ühenduste, asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete arhiividokumendid - 15 aastat;

territooriumide, piirkondade, föderaallinnade, autonoomsete piirkondade, autonoomsete ringkondade, prokuratuuride, valitsusasutuste, piirkondliku ja piirkondliku alluvuse organisatsioonide ja ettevõtete, autonoomse piirkonna ja ringkonna alluvuses olevate ametiasutuste ja prokuratuuride arhiividokumendid - 10 aastat;

kohalike omavalitsuste, asutuste, organisatsioonide, linna ja rajooni alluvuse ettevõtete, põllumajandusettevõtete arhiividokumendid - 5 aastat;

perekonnaaktid, personalidokumendid, notariaaltoimingute ja kohtuasjade protokollid, majapidamisraamatud - 75 aastat;

ühiste (riigi osalusega) ettevõtete, organisatsioonide ja segaomandivormidega ühenduste, mille põhikapitalis on ülekaalus föderaal- või riigivara osa, tegevuse käigus tekkinud arhiividokumendid - 10 aastat;

teaduslik, tehnoloogiline ja patendidokumentatsioon - 10 aastat;

projekteerimisdokumentatsioon - 15 aastat;

kapitaalehituse projektdokumentatsioon - 25 aastat;

telemeetria dokumentatsioon - 5 aastat;

filmidokumendid, helidokumendid ja videofonogrammid - mitte rohkem kui 3 aastat alates valmistamise hetkest;

fotodokumendid - 3 aastat;

dokumendid arvutikandjal - 5 aastat.

9.5. Vajadusel saab dokumentide ajutise säilitamise tingimusi muuta kokkuleppel vastava arhiivihaldusorgani või arhiiviasutusega.

Dokumentide varajane üleandmine alaliseks säilitamiseks võib toimuda dokumentide kaotsimineku (hävimise) ohu korral, samuti organisatsiooni nõudmisel lepingulisel alusel.

Dokumentide ajutise säilitamise tähtaja pikendamine on erandkorras lubatud, kui see on vajalik riigiarhiivi kirjaliku loaga organisatsiooni poolt dokumentide praktiliseks kasutamiseks.

9.6. Omandivormi muutnud (korporeeritud, erastatud) riikliku organisatsiooni alalise säilitamise dokumente säilitatakse mitteriiklikus organisatsioonis ning seejärel pärast organisatsioonis ajutise säilitamise tähtaega (vt p 10.3) antakse need üle organisatsioonile. riigiarhiivi.

9.7. Kui organisatsioon likvideeritakse, lähevad selle dokumendid üle organisatsioonile, kes on tema õigusjärglane.

9.7.1. Riigiarhiivi hankimise allikaks oleva organisatsiooni likvideerimisel ilma õigusjärglaseta antakse alalise säilivusajaga dokumendid ja personali käsitlevad dokumendid üle kõrgema organisatsiooni arhiivi. Kui dokumente ei ole võimalik kõrgemale organisatsioonile üle anda, antakse asjaajamise ja vara üleandmiseks moodustatud komisjoni (likvideerimiskomisjon) otsusega, mis on kokku lepitud vastava arhiivihaldusorganiga, need dokumendid üle riigiarhiivi.

9.7.2. Likvideeritud organisatsiooni personali käsitlevad dokumendid antakse õigusjärglase ja kõrgema organisatsiooni puudumisel ajutiseks säilitamiseks personalidokumentide eriarhiivi (keskusesse) ja selle puudumisel riigiarhiivi.

9.7.3. Ilma õigusjärglaseta likvideeritud organisatsioonide aegunud ajutise säilitustähtajaga dokumentide hävitamine toimub ainult Vene Föderatsiooni moodustava üksuse või munitsipaalüksuse vastava täitevasutuse otsusega ja see dokumenteeritakse aktis koos dokumentide loeteluga. hävitatakse.

9.7.4. Õigusjärglaseta likvideeritava organisatsiooni dokumendid, mille säilitustähtaeg on likvideerimise hetkel lõppenud, hävitatakse käesoleva eeskirja punktides 2.4.1 - 2.4.7 kehtestatud viisil.

9.7.5. Likvideeritud organisatsiooni dokumentide korrastamise, säilitamiseks või hävitamiseks üleandmise korraldab likvideerimiskomisjon, kes võib sõlmida selleks tööks lepingu vastavat tegevusluba omava organisatsiooniga (üksikisikuga) või riigiarhiiviga. .

9.8. Alaliselt säilitatavate dokumentide üleandmine riigiarhiivi toimub reeglina igal aastal vastavalt organisatsiooni juhtide ja vastava arhiivi kinnitatud ajakavale. Organisatsioonides, kus igal aastal genereeritakse alaliseks säilitamiseks väike dokumentide maht, on kokkuleppel riigiarhiiviga lubatud dokumentide üleandmine kord viie aasta jooksul.

Teaduslik, tehniline ja eridokumentatsioon antakse üle reeglina kord viie aasta jooksul.

Kui üleandmise käigus tuvastatakse lahknevus inventuuri lõppkande ja üleantud juhtumite tegeliku esinemise vahel, tehakse inventuuri uus lõppkanne, mis näitab puuduolevate juhtumite tegelikku olemasolu ja arvusid. Puuduvate juhtumite arvud on märgitud dokumentide riiklikule säilitamisele vastuvõtmise ja üleandmise aktis; puudumise põhjused on kirjas aktile lisatud organisatsiooni tõendis.

Dokumentide osakondliku säilitamise korralduslikud alused pandi paika Nõukogude valitsuse esimeste arhiiviasjade seadlustega. Määrus “RSFSR-i arhiiviasjade ümberkorraldamise ja tsentraliseerimise kohta” sisaldas põhimõtteliselt olulist sätet, et valitsusasutuste arhiivid likvideeritakse osakondade asutustena ja neis hoitavad toimikud moodustavad Ühtse Riigiarhiivifondi. See tähendas failide alalise säilitamise põhimõtte kaotamist. Vastavalt määrusele jäid igapäevaseks tööks vajalikud asjad osakonna ruumidesse, kuid anti arhiivinduse peadirektoraadi käsutusse.

RSFSR Rahvakomissaride Nõukogu 31. märtsi 1919. aasta dekreet “Arhiivitoimikute säilitamise ja hävitamise kohta” määras kindlaks dokumentide osakondades säilitamise tähtajad, samuti nende väärtuse kontrollimise alused.

1924. aastal alustas RSFSRi keskarhiiv "RSFSRi riiklikes, kutse- ja ühistuasutustes ja ettevõtetes kontoritöö arhiiviosa korraldamise reeglite väljatöötamist". 1925. aastal kinnitati need Keskarhiivi juhatuses ja saadeti osakondadesse.

20. aastate lõpus oli kohalike arhiivide olukord ebarahuldav. Osakondliku dokumentide hoidla loomist takistas keskarhiiviosakonna tõhusa kontrolli puudumine. Osakonnaarhiivide seisukorra kontrollimise aktid taandati vaid puuduste tuvastamisele.

Arhiivitoimikute säilitamise ja hävitamise määrusega kehtestati ainult toimikute väärtuse erikomisjoni läbivaatamise kord. Oli vaja välja töötada osakondade loetelud alaliselt ja ajutiselt säilitatavate juhtumite kohta. Kuid osakonnad seda tööd ei teinud. Seetõttu tehti ettepanek luua kõigi asutuste jaoks ühtne juhtumite loetelu tüüpdokumentide liikide järgi.

30-ndate aastate esimesel poolel võtsid RSFSRi arhiiviasutused meetmeid rohujuuretasandi organisatsioonide, eriti kolhooside ja sovhooside dokumentide osakondade säilitamiseks. RSFSRi peavalitsuse ringkirjas 17. novembrist 1930 tehti ettepanek nende organisatsioonide arhiivid viivitamatult registreerida, võtta dokumente riiklikuks säilitamiseks kuni 1927. aastani ja tagada dokumentide ohutus hilisemaks ajaks.

5. veebruaril 1936 võeti vastu ENSV Kesktäitevkomitee ja NSV Liidu Rahvakomissaride Nõukogu resolutsioon “Arhiiviasjade korrastamisest NSV Liidu rahvakomissariaatides ja teistes keskasutustes”. Selle otsusega määrati kindlaks osakonnaarhiivi dokumentide koosseis; osakonnaarhiivide organisatsiooniline ja õiguslik seisund: osakond Rahvakomissariaadi koosseisus.

Kõik rahvakomissariaadid ja osakonnad pidid üle vaatama arhiivi koosseisu, eemaldama aegunud säilitustähtaegadega dokumendid, töötama välja nimekirjad juhtumitest, mis ei kuulunud edasisele säilitamisele, varustama arhiivi vajalike tehniliste vahendite ja ruumidega.

Selle otsuse vastuvõtmisega seoses kuulutati välja konkurss Rahvakomissariaatide arhiivide vahel. 28. veebruaril 1936 kinnitati “Rahvakomissariaadi (keskasutuse) arhiivi näidismäärustik”. Selle määrusega kehtestati arhiivi organisatsiooniline struktuur, ülesanded, arhiivi juhataja õigused ja kohustused.

1936. aastal alustati süstemaatilise tööga osakonnaarhiivide kontrollimiseks.

Kõik see andis positiivseid tulemusi. 1. oktoobriks 1936 olid NSV Liidu Kesktäitevkomitee ja Ülevenemaalise Kesktäitevkomitee sekretariaatide, NSV Liidu ja RSFSRi Rahvakomissariaadi asjaajamiste osakondade arhiivide dokumendid ning suurem osa rahva täitevkomiteest. komissariaadid tehti täielikult korda. 1937. aasta alguses tegid mõned rahvakomissariaadid katse parandada oma süsteemide osakonnaarhiivide seisukorda.

Arhiiviasutuste töö oli sel perioodil suunatud kontaktide loomisele osakondadega.

NSV Liidu ja RSFSRi peavalitsus registreeris 289 osakonnaarhiivi, lepiti kokku 19 dokumentide nimekirja koos säilitustähtaegadega.

NSV Liidu Kesktäitevkomitee ja NSV Liidu Rahvakomissaride Nõukogu resolutsioon 5. veebruarist 1936 määras lõpuks kindlaks osakondade arhiivide staatuse ja pani aluse kaasaegsele osakonnaarhiivi dokumentide hoiustamise korraldamise süsteemile.

30. aastate keskel hakkasid mõned asutused uusi dokumentide säilitamise vorme otsides looma ühtseid osakondadevahelisi arhiive. Mitmete rahvakomissariaatide arhiividesse hakati koondama mitte ainult struktuuriüksuste, vaid ka rünnakute ja otsese alluvuse organisatsioonide toimikuid.

Suure Isamaasõja alguseks oli välja kujunenud üsna ulatuslik ühendatud osakondade arhiivide võrgustik, mis hõlmas eri kategooriaid asutusi, ettevõtteid ja organisatsioone.

29. märtsi 1941. a NSV Liidu Riikliku Arhiivifondi määrustik säilitas väljakujunenud osakonnaarhiivi liigi: institutsionaalse arhiivi ja ühendarhiivi, määrates neile ülesandeks kontrollida kantseleitöö arhiiviosa ja korraldust. arhiivitööst nii asutuses kui ka sellele alluvates organisatsioonides.

Suure Isamaasõja ajal said asutuste arhiivid kõvasti kannatada ja nende võrgu arendamine viibis.

Osakondade arhiivide korraldust mõjutas positiivselt 50ndate lõpus ja 60ndatel toimunud ümberkorraldus, mille käigus sai dokumentide hankimine ja väärtuse uurimine riigiarhiivi aktiivseks funktsiooniks.

Osakondade arhiivide töö rajamisel mängis olulist rolli NSVL Ministrite Nõukogu 25. juuli 1963. aasta resolutsioon “Arhiivinduse parandamise meetmetest NSV Liidus”. Pärast selle vastuvõtmist hakkasid ministeeriumid ja osakonnad rohkem tähelepanu pöörama dokumentide turvalisuse tagamisele ja nende korralikule kordategemisele. Kohalikud omavalitsused otsustasid luua ühtsed arhiivid: tervishoid, rahvaharidus, kaubandus.

60ndate lõpus ilmusid RSFSR-is esimesed ühendatud osakondadevahelised arhiivid põllumajandusasutuste dokumentide hoidmiseks.

RSFSRi ministrite nõukogu 27. mai 1969. a määrus “Arhiivinduse edasise parandamise meetmete kohta RSFSR-is” avaldas otsustavat mõju ühtse arhiivi levitamisele tsentraliseerida neile alluvate asutuste dokumentide säilitamine. Ühinenud osakondade arhiivi pidi ülal pidama asutustelt ja ettevõtetelt arhiividokumentide tsentraliseeritud säilitamise ja kasutamise lepingute alusel saadud vahendite arvelt.

1971. aastaks oli ühendatud arhiivide arv kasvanud 30-lt 190-le.

Samal ajal pingutas NSVL Peaarhiiv, et pakkuda metoodilist tuge ühendatud arhiivide korraldamiseks. Ühtsete arhiivide loomise ja komplekteerimise kohta on ilmunud soovitused ning tüüpsäte ühtse osakonnaarhiivi kohta. Räägiti selliste arhiivide loomise otstarbekusest valitsusasutuste, kohtute ja prokuröride süsteemides, tööstuses, põllumajanduses, ehituses, transpordis, aga ka elanikkonna teenindamisega seotud tööstusharudes.

70. aastate esimesel poolel toimunud muutused rahvamajanduse juhtimises avaldasid märgatavat mõju ühtsete arhiivide võrgustiku laienemisele materjalitootmise vallas. Pärast RSFSRi ministrite nõukogu 31. mai 1977. aasta otsust intensiivistada tööd ühendatud arhiivide loomisel peaaegu kõigis autonoomsetes vabariikides, territooriumidel ja piirkondades, võtsid kohalikud omavalitsused vastu otsused laiendatud osakonnaarhiivide loomise kohta. ja kinnitati ametkondadevahelise põllumajanduse ja palgaarvestuse arhiivide personaligraafikud, dokumente edastavate asutuste nimekirjad, eraldati ruumid.

12. juunil 1981 kinnitas NSV Liidu Peaarhiiv Tööstus- ja Tootmisühingu Ühendarhiivi umbkaudsed eeskirjad, mille kohaselt säilitati sellises arhiivis juhtkonna (direktoraadi), ühingu emaorganisatsiooni, struktuuriüksuse dokumente. ühingu üksused, ühingule alluvad asutused, organisatsioonid ja ettevõtted.

Vaatamata ühendatud arhiivide võrgu laienemisele ei sobinud selle tempo arhiiviteenindajatele. RSFSRi peaarhiivi algatusel anti 13. augustil 1980 välja RSFSR Ministrite Nõukogu määrus, mis oli täiendav stiimul ühendatud arhiivide loomisel. 1980. aastal loodi 33 arhiivi 18 autonoomses vabariigis, territooriumil ja piirkonnas, 1981-23, 1982-48 arhiive.

Arhiiv loodi ministeeriumidele eraldatud kogu personali- ja palgafondi piires, lisatöötajaid ei eraldatud. 80. aastate alguses kinnitati vabariiklikul tasemel ühendarhiivi juhataja ametikoht.

1986. aastal ilmus “Osakondade arhiivide töö põhieeskirjad”, milles olid põhjalikumalt välja töötatud ja täpsustatud osakonnaarhiivide töö, ekspertkomisjonide ja dokumentide protokollimise küsimused. Eeskirjad kajastavad täielikult kõiki muudatusi, mis on toimunud osakonna laos viimase kahekümne aasta jooksul (pärast esimeste reeglite avaldamist 1963. aastal) on oluline lisada esimest korda osakondade arhiivide eeskirjadesse sellised jaotised nagu klassifikatsioon arhiivifondisisesed dokumendid, töö personali dokumentidega, arhiivitöö korraldus: planeerimine, raamatupidamine ja töökorraldus. Osakondade arhiivide süsteemi kuuluvad: organisatsiooni arhiiv, ministeeriumi keskarhiiv, osakonnad, tööstuslik keskarhiiv

ministeeriumid või osakonnad, osakondade ühisarhiiv, ühendatud osakondadevaheline arhiiv.

90ndate alguses oli Vene Föderatsioonis ligikaudu 940 suurendatud osakondade arhiivi, kuhu koondati ligikaudu 21 miljonit toimikut. Sel perioodil muutus dokumentide säilitamise ja kasutamise probleem osakonna tasandil eriti teravaks seoses osakonna hävitamisega. ametiühingute juhtimisstruktuurid. Tohutud dokumentaalkompleksid jäid sageli peremehetuks. Seetõttu andis RSFSR valitsus 14. novembril 1991 korralduse likvideeritud NSV Liidu ministeeriumide ja osakondade dokumentide ohutuse tagamiseks.

Reformid on viinud selleni, et ministeeriumide ja osakondade, ettevõtete ja asutuste suhted on kardinaalselt muutunud. Haldus-käsu suhted on minevik ja tekkinud on palju valitsusväliseid organisatsioone. Osakondade arhiiviteenistuste loomine, mis võiks põhineda ühendatud arhiividel, muutus peaaegu ebareaalseks. Dokumentide, eriti personalidokumentide hävitamise oht on suurenenud. Sellest üle 70 miljoni toimiku on kogunenud ainult asutustesse, mis on Venemaal arhiivide hankimise allikad. Aastateks 1992-1993 Mittetäielikel andmetel suri ainuüksi ringkonna tasandil üle 50 tuhande sellise juhtumi. Nendel tingimustel kujutasid ühendatud arhiivid tõhusat personalidokumentide säilitamise vormi.

Vene Föderatsiooni valitsus andis Rosarkhivi initsiatiivil 23. aprillil 1992 välja korralduse, milles soovitati täitevvõimudel kaaluda arhiivide loomist personali dokumentide säilitamiseks . Selliste arhiivide võrgustik Venemaal arenes üsna kiiresti: 1986. aastal oli neid 128 ja 1992. aastal juba 250. 1992.-1993. Föderatsiooni 61 subjekti esindavates vabariikides, territooriumites ja piirkondades loodi 705 sellist arhiivi, millest 94% töötas eelarveliste vahenditega. Need sisaldasid rohkem kui 2,2 miljonit juhtumit.

Venemaa kui iseseisva riigi eksisteerimise ajal toimus mitmeid föderaalorganite struktuuri täielikke ümberkorraldusi. Mis loomulikult mõjutas dokumentide turvalisust ja organisatsioonide arhiivide tegevust.

Praegune olukord on aastatega kuhjunud ja uusi tekitanud osakondade laoprobleeme äärmiselt süvendanud: ruumipuudus, arhiivihoidlate ülekoormus, põhikohaga töötajate arvu vähenemine.

Viimastel aastatel on paljud ministeeriumid ja osakonnad kaotanud
alluv võrgustik Varasemal kujul “tööstuse” lähenemine töötamiseks
dokumente pole võimalik. Kuid sellest hoolimata on paljud föderaalvõimud
viia läbi kogu tööstusharu hõlmav tegevuste koordineerimine

allasutused: töötada välja dokumentide nimekirjad koos säilitustähtaegadega, juhtumite ligikaudsed nomenklatuurid, viia läbi kontrolle dokumentide ohutuse tagamiseks. Viimastel aastatel on see muutunud aktiivsemaks

organisatsioonide tegevus arhiivide loomisel, dokumentide korrastamisel ja alaliseks säilitamiseks üleandmisel.

Tekivad uued arhiividokumentide säilitamise vormid: hoiustamine - dokumentide säilitamine ametiasutuste ja organisatsioonide poolt arhiiviasutustega sõlmitud lepingu alusel kehtestatud tähtaegadel.

Osakondade arhiivide loomise ajalugu näitab, et nende välimus on seotud ühiskonna objektiivsete vajadustega arhiividokumentide kasutuse säilitamisel enne nende igaveseks säilitamiseks andmist. Paljude aastate praktika on näidanud mitmete vahepealsete arhiivihoidlate olemasolu Venemaa tingimustes.

Arhiivifondi riikliku osa dokumentide ajutiseks säilitamiseks loovad ministeeriumid, osakonnad, teadusorganisatsioonid ja riigiettevõtted osakondade arhiive.

Osakonnaarhiiv on vastavale organisatsioonile vahetult alluv arhiiv, mis ei kuulu riigiarhiiviteenistuse süsteemi või on organisatsiooni Vaganov, F.M. Osakonnaarhiivide töö põhireeglid / F.M. Vaganov, V.A. Iljitševa // http://www.consultant.ru/online/base/.

Osakonnaarhiiv on lai mõiste. See hõlmab osakonna keskarhiivi ja piirkondliku asutuse arhiivi, kus hoitakse alluvate organisatsioonide materjale, ning rohujuuretasandi asutuse ja ettevõtte arhiivi. Asutuse struktuuris ei pruugi olla eriüksust - arhiivi ja personalitabelis ei pruugi olla arhivaari ametikohta, kuid arhiiv on siiski olemas. Sel juhul määrab asutuse juht korraldusega tavatöötajate hulgast arhiivi eest vastutava töötaja.

Ministeeriumid ja keskosakonnad tagavad dokumentide ohutuse ja fikseerimise, nende kordategemise, kasutamise korraldamise, eriti väärtuslike dokumentide (kui see on olemas) kindlustusfondi loomise, samuti nende õigeaegse üleandmise riiklikku hoiule mitte ainult oma arhiivi, vaid ka allasutustes. Kogu töö dokumentidega osakonnaarhiivis ja kontoritöö toimub vastavalt föderaalse arhiiviameti (edaspidi Rosarkhiv) kehtestatud reeglitele.

Osakonnaarhiivid jagunevad 5 tüüpi: Vaganov, F.M. Osakonnaarhiivide töö põhireeglid / F.M. Vaganov, V.A. Iljitševa // http://www.consultant.ru/online/base/:

Ministeeriumi või kaubamajade keskarhiivis hoitakse kõigi alluvustasandite tööstusorganisatsioonide dokumente, sõltumata nende territoriaalsest asukohast;

Ministeeriumi või kaubamajade keskarhiiv, reeglina ministeeriumi keskaparaadi ja otsese alluvuse organisatsioonide (ministeerium, tööstusuuringute instituut jne) dokumendid;

Ühendatud Osakonnaarhiivis säilitatakse tegevusprofiililt alluvuse või sarnaste organisatsioonide dokumente (meditsiini- ja majandusorganisatsioonid);

Ühtne osakondadevaheline arhiiv sisaldab mitmete tööstusharude ja süsteemide organisatsioonide dokumente (sageli loodud dokumentide säilitamiseks mõeldud aladel);

Asutuse, organisatsiooni või ettevõtte arhiivis hoitakse ainult ühe organisatsiooni dokumente (kõige levinum osakonnaarhiivi tüüp).

Praegu on föderaalsel tasandil 11 osakondade arhiivi:

Vene Föderatsiooni õiguskaitseosakondade olulisemad arhiivid:

§ Vene Föderatsiooni kaitseministeeriumi keskarhiiv (TsAMO).

§ Suure Isamaasõja Keskmuuseum 1941-1945. Poklonnaja mäel.

§ Sõjaväemeditsiini dokumentide arhiiv Vene Föderatsiooni Kaitseministeeriumi sõjaväemeditsiini muuseumis.

§ Vene Föderatsiooni kaitseministeeriumi mereväe keskarhiiv (CVMA).

§ Vene Föderatsiooni kaitseministeeriumi mereväe keskarhiivi filiaal.

§ Venemaa Föderaalse Julgeolekuteenistuse Keskpiiriarhiiv (CPA FSB of Russia).

§ Venemaa Föderaalse Julgeolekuteenistuse (CA FSB) keskarhiiv.

§ Venemaa siseministeeriumi (GIC MVD) peamine teabekeskus.

§ Venemaa Siseministeeriumi sisevägede keskarhiiv (CAVV).

§ Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste perekonnaseisuametite arhiivid (ZAGS).

§ Raudteearhiiv (piirkondlike raudteeosakondade jaoks).

Praegu on piirkondlikul tasandil ligikaudu 30 osakonnaarhiivi.

Osakonnaarhiivi põhifunktsioonid on Vaganov, F.M. Osakonnaarhiivide töö põhireeglid / F.M. Vaganov, V.A. Iljitševa //http://www.consultant.ru/online/base/:

1. Võtab käesoleva eeskirjaga kehtestatud korras säilitamiseks vastu organisatsiooni struktuuriüksuste, samuti teiste arhiivivarustamise allikateks olevate organisatsioonide dokumente. Kokkuleppel riigiarhiiviteenistuse vastava asutusega võib ta vastu võtta ja säilitada isiklikku päritolu dokumente kuni nende üleandmiseni riiklikule hoiule.

Dokumentide hankimise ja fikseerimise järjekorra tagamiseks koostab ja haldab keskne (keskne valdkondlik) ja ühendarhiiv osakonna- või osakondadevaheline arhiiv organisatsioonide - hankimisallikate nimekirju. Organisatsiooni keskse ekspertkomisjoni (KEK) või ekspertkomisjoni (EK) poolt kinnitatud ja vastava arhiiviasutuse ekspertkontrollikomisjoniga (EKK) kokku lepitud nimekirja kinnitab organisatsiooni juht.

2. Arvestab ja tagab arhiivi vastuvõetud juhtumite ja dokumentide ohutuse.

3. Tagab arhiivi vastuvõetud juhtumite ja dokumentide rahastamise.

4. Koostab arhiivis säilitatavate dokumentide jaoks teadusliku referentsaparaadi (SRA), arvestades selle järjepidevust riigiarhiivi üleantavate dokumentide teadusliku teatmeaparaadiga.

5. Viib läbi arhiivis säilitatavate dokumentide väärtuse ekspertiisi, esitab igal aastal organisatsiooni Kesktäitevkomiteele (EK) arutamiseks iga-aastased hoiustamisele kuuluvate asjade koondinventuuride sektsioonid ning toimib aegumise tõttu hävitamisele määratud asjades. nende säilitusaegadest; osaleb organisatsiooni Kesktäitevkomitee (EK) töös; annab metoodilist abi dokumentide väärtuse ekspertiisi läbiviimisel organisatsiooni bürootöös.

6. Valmistab ette Vene Föderatsiooni Riikliku Fondi ja kindlustusfondi eriti väärtuslike Vene Föderatsiooni Riikliku Fondi dokumentide koopiad ja edastab need käesolevate eeskirjadega ettenähtud viisil riiklikule säilitamisele. Nendel eesmärkidel:

Teostab või korraldab iga-aastast püsihoiutoimikute koondinventuuride aastajagude koostamist ja esitamist organisatsiooni Kesktäitevkomiteele (EK) ja vastava arhiiviasutuse EPK-le;

Tuvastab ja fikseerib kokkuleppel vastava riigiarhiiviga eriti väärtuslikud dokumendid, korraldab nende dokumentide koopiate kindlustusfondi moodustamise ja säilitamise ning peab nende koopiate üle arvestust;

Osutab metoodilist ja praktilist abi organisatsiooni dokumendihaldusteenistusele (kantselei, sekretariaat) asjade nomenklatuuri kohaselt algatatud, kuid õigeaegselt osakonnaarhiivi laekumata asjade otsimisel.

7. Esitab igal aastal vastavalt Vene Föderatsiooni Keskstatistikaameti poolt kinnitatud vormidele vastavale riigiarhiivile teabe arhiivis hoitavate vahendite koosseisu ja mahu kohta.

8. Kasutab arhiivis salvestatud dokumente:

Teavitab organisatsiooni juhtkonda ja töötajaid arhiividokumentide koosseisust ja sisust ning organisatsiooni juhtkonna nimel tuvastab dokumendid;

Väljastab dokumente või dokumentide koopiaid ettenähtud korras huvitatud organisatsioonidele ajutiseks kasutamiseks, samuti teaduritele lugemissaalis töötamiseks;

Täidab organisatsioonide taotlusi ja Vene Föderatsiooni kodanike avaldusi sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga küsimustes, väljastab ettenähtud korras dokumentide ja arhiiviteabe koopiaid, nõustab organisatsioone ja üksikisikuid arhiiviteabe tegemiseks vajalike dokumentide asukoha osas;

Peab arvestust arhiivis säilitatavate dokumentide kasutamise üle.

9. Kontrollib toimikute turvalisust, moodustamise ja registreerimise õigsust organisatsiooni dokumendihalduses (kesk-, kesk-, valdkondlikud, ühendatud osakondade või osakondadevahelised arhiivid teostavad kontrolli ka organisatsioonides hankimisallikatest ja vastavates allasutustes).

10. Osaleb arhiiviasjade normatiiv- ja metoodiliste dokumentide (juhendid, soovitused, määrused jne) väljatöötamises ning kantseleitöös dokumentide korrastamises.

11. Osaleb organisatsiooni arhiivi- ja dokumendihaldusteenistuste töötajate kvalifikatsiooni tõstmise tegevustes (kesk-, (kesksektori), ühendatud osakondade või osakondadevahelised arhiivid viivad läbi sarnaseid üritusi organisatsioonide töötajatele - hankimisallikad ja vastavad alluvad organisatsioonid) .

12. Keskarhiiv (keskarhiiv) osaleb valdkonna (süsteemi) organisatsioonide kantseleitöös arhiivitöö osakondliku kontrolli ja dokumentide korraldamise korraldamises ja rakendamises; teeb ministeeriumi (osakonna) juhtkonnale ettepanekuid arhiveerimise ja arvestuse pidamise parandamiseks tööstuses (süsteemis).

13. Osakonnaarhiivile antakse oma ülesannete täitmiseks õigus:

Annab ettenähtud korras korraldusi organisatsiooni struktuuriüksustele ja vastavate allorganisatsioonide arhiividele arhiivi pädevusse kuuluvates küsimustes;

Organisatsiooni struktuuriüksustelt ja vastavate alluvate organisatsioonide arhiividelt nõuda arhiivi tööks vajalikku teavet.

Kõik need funktsioonide tunnused peavad kajastuma konkreetse arhiivi üksikmäärustes, mille kinnitab organisatsiooni juht kokkuleppel vastava riigiarhiiviteenistuse asutusega.

Osakonnaarhiivi töö on korraldatud arhiivi määrustiku kohaselt: selle komplekteerimise allikad; säilitamiseks saadud dokumentide koosseis; arhiivi ülesanded ja funktsioonid ning nende täitmiseks vajalikud õigused.

Osakonnaarhiivi põhiülesanded on:

Arhiivi koostamine koos dokumentidega;

Arhiivis säilitatavate dokumentide ohutuse, arvestuse, töötlemise kvaliteedi, valiku ja kasutamise, samuti dokumentide riiklikule säilitamisele vormistamise ja üleandmise tagamine;

Metoodilise juhendamise läbiviimine ja dokumentide korrastatuse seisu kontrollimine kontoritöös.

Seega osakondade dokumentide säilitamine: dokumentide säilitamine osakondade arhiivides, mida teostavad riigi- ja munitsipaalorganisatsioonid regulatiivsete dokumentidega kehtestatud perioodi jooksul.

Riigi- ja munitsipaallastearhiivide kvaliteetne komplekteerimine sõltub otseselt dokumentide ohutusest osakonna säilitamise etapis. Arhiiviasutuste töötajate organisatsioonide, asutuste ja ettevõtetega tehtava organisatsioonilise, metoodilise ja praktilise töö lõppeesmärk on riiklikule säilitamisele laekuvate dokumentide kogus ja kvaliteet. Ajutiselt riigi või munitsipaalhoiule vastuvõtmisele kuuluvaid dokumente hoitakse seadusega kehtestatud tähtaegadel Aleksejevi, E.V. osakonnaarhiivis. Arhiivindus: õpik / E.V. Aleksejeva, L.P. Afanasjeva, E.M. Burova. - M.: Akadeemia, 2009. - Lk 34..

Asutused saavad oma tegevuse käigus vastu ja loovad suure hulga dokumente. Pärast nende kasutamist operatiivtegevuses jooksvate probleemide lahendamiseks on esikohal dokumendi funktsioon teabe kogumise ja säilitamisena. Dokumendid muutuvad tagasiulatuva teabe hoidjateks, mille vajadus võib teatud aja möödudes uuesti tekkida, s.o. need toimivad asutuse mälestusena.

Spetsiaalne liigituskataloog, mis määrab dokumentide kohtuasjadesse jaotamise järjekorra, on Kirsanovi, M.V. kohtuasjade nomenklatuur. Kaasaegne kontoritöö / M.V. Kirsanova. - M.: INFRA-M, 2003. - Lk 184..

Juhtumite nomenklatuuri kasutatakse vormistatud dokumentide rühmitamiseks kohtuasjadeks, juhtumite süstematiseerimiseks ja fikseerimiseks, nende säilitustähtaegade määramiseks ja dokumentide otsimiseks. Toimikute nomenklatuur on aluseks alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise inventuuride koostamisel, samuti ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitamise arvestusel.

Juhtumite nomenklatuur on föderaalse täitevorgani dokumentaalfondi moodustamise aluseks. Föderaalse täitevorgani dokumentaalfond koosneb dokumentidest, mille föderaalorgan on loonud ja saanud teiste valitsusasutuste, organisatsioonide ja kodanikega suhtlemise tulemusena.

Föderaalse täitevorgani kantseleitöö juhend määrab kindlaks kohtuasjade nomenklatuuri väljatöötamise, koostamise, registreerimise, kooskõlastamise ja kinnitamise korra, samuti kohtuasjade nomenklatuuri pidamise korra ameti- (kalendri)aasta jooksul.

Föderaalse täitevorgani kontoritöö juhistes on soovitatav sätestada, et:

Juhtumite nomenklatuur koostatakse föderaalse täitevorgani määruste, föderaalse täitevorgani määruste, struktuuriüksuste määruste ja muude föderaalse täitevorgani tegevust ja selle dokumenteerimise korda reguleerivate dokumentide uurimise alusel, samuti eelmiste aastate kohtuasjade nomenklatuurid ja föderaalse täitevorgani tegevuses tekkinud dokumendid;

Föderaalne täitevorgan koostab struktuurijaotuste kohtuasjade nomenklatuurid ja föderaalse täitevorgani kohtuasjade nomenklatuuri või kohtuasjade koondnomenklatuuri;

Struktuuriüksuse asjade nomenklatuuri koostab struktuuriüksuse kantseleitöö pidamise eest vastutav töötaja, kooskõlastatakse föderaalse täitevorgani arhiiviga, bürootööteenistusega, allkirjastab üksuse juht ja esitab selle üksuse juhile. Kontoritöö teenus;

Vastloodud üksus töötab kuu jooksul välja üksuse juhtumite nomenklatuuri ja esitab selle föderaalse täitevorgani büroohaldusteenistusele;

Föderaalse täitevorgani asjade nomenklatuuri koostab büroohaldusteenistus struktuuriüksuste asjade nomenklatuuridest;

Metoodilist abi föderaalse täitevorgani kohtuasjade loetelu koostamisel pakuvad föderaalse täitevorgani arhiiv ja föderaalse täitevorgani keskekspertide komisjon;

Üks kord iga 5 aasta järel lepitakse föderaalse täitevorgani juhtumite loetelu kokku föderaalriigi arhiivi ekspertkontrollikomisjoniga, kuhu saadetakse föderaalse täitevvõimu tegevuse käigus Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid. keha antakse üle alaliseks ladustamiseks;

Föderaalse täitevorgani kohtuasjade nomenklatuuri, millele on alla kirjutanud dokumendihalduse talituse juhataja, kinnitab föderaalse täitevorgani juht pärast selle kinnitamist föderaalse täitevorgani keskekspertide komisjoniga hiljemalt 2010. aasta 2010. aasta lõpus. jooksval aastal ja jõustub järgmise aasta 1. jaanuaril;

Föderaalse täitevorgani funktsioonide ja struktuuri muutumise korral tuleb kohtuasjade nomenklatuur läbi vaadata ja leppida kokku liidumaa arhiivi ekspertkontrollikomisjoniga;

Toimikute nomenklatuur koostatakse vähemalt neljas eksemplaris: 1. eksemplar kui alalise säilitamise dokument paigutatakse dokumendihaldusteenistuse toimikusse, 2. kasutatakse dokumendihaldusteenistuses tööeksemplarina, 3. kasutatakse dokumendihaldusteenistuses. föderaalse täitevorgani arhiivis, 4. - liidumaa arhiivis, millega lepiti kokku toimikute nomenklatuur. Juhtumite nomenklatuuri töökoopiat saab säilitada föderaalse täitevorgani büroos elektroonilisel kujul Metoodilised soovitused föderaalse täitevorganite kontoritöö juhiste väljatöötamiseks: föderaalse arhiivi 23. detsembri korraldus. , 2009 nr 76 // [dokumenti ei avaldatud]..

Föderaalse täitevorgani kantseleitöö juhend sätestab: kohtuasjade nomenklatuuri koostamise korra, eelkõige kohtuasjade koondnomenklatuuri osade järjestamise järjekorra, kohtuasjade indekseerimise reeglid, kohtuasjade pealkirjade koostamise ja nende korrastamise järjekord kohtuasjade nomenklatuuri jagudesse, dokumentide ja toimikute säilitustähtaegade kehtestamise kord, asjaajamise nomenklatuuri kohandamise kord kantseleiaasta jooksul (asjade pealkirjade täpsustamine, koostamisel ettenägemata kohtuasjade pealkirjade sisestamine kohtuasjade nomenklatuur, andmete sisestamine hoiuühikute arvu ja tähtaegade kohta (mahud, kohtuasja osad), märkmete tegemine veergu "Märkus" jne ), vormistatud kohtuasjade arvu ja kategooriate lõpliku arvestuse koostamine. föderaalse täitevorgani kontoritöö aasta jooksul.

See kontorihaldusjuhiste jaotis sisaldab teavet selle kohta, milliseid säilitamistähtaegadega dokumentide loendeid (standardsete haldusdokumentide loend, osakondade loend) kasutatakse föderaalses täitevorganis dokumentide säilitamise tähtaegade määramiseks. Föderaalsed täitevvõimud vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta dekreediga nr 477 Föderaalvõimude bürootöö reeglite kinnitamise kohta kinnitatud föderaalvõimude kontoritöö eeskirjade lõike 26 punktile b asutused: Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreet nr 477 // Vene Föderatsiooni õigusaktide kogu. - 2009. - nr 25. - Art. 3060. töötab välja ja kinnitab kokkuleppel arhiivinduse föderaalse täitevorganiga föderaalse täitevorgani ja sellele alluvate organisatsioonide tegevuses tekkinud dokumentide loetelu.

Juhtumid vormistatakse vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile, samuti dokumentide süstematiseerimise ja nende alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumiteks (rühmitamise) põhimõtteid järgides, sealhulgas personalitoimikud ja ajutised ( kuni 10 aastat) juhtudel (kaasa arvatud) ladustamine.

Juhtumite moodustamise põhimõte (tsentraliseeritud - dokumendihaldusteenistuses või detsentraliseeritud - föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes);

Toimikute praeguse säilitamise koht (ametihaldusteenistus ja/või föderaalse täitevorgani struktuuriüksused);

föderaalse täitevorgani arhiivi ja vajadusel vastava föderaalarhiivi metoodiline funktsioon kohtuasjade moodustamise küsimustes;

Täitja täidetud dokumendi toimikusse ülekandmise tähtaeg (dokumendi toimikusse ülekandmise tähtaja määrab föderaalne täitevorgan, kuid see ei tohiks olla pikem kui 10 päeva);

Föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes kohtuasjade väljatöötamisega seotud töötajad;

Töötajad, kes määravad dokumendi hoiukoha (juhtumiregistri, millesse tuleb vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile vormistada vormistatud dokument (dokumentide kogum);

Failide säilitamise tingimused föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes;

Juhtumite registreerimise kord;

Juhtumite ajutiseks kasutamiseks väljastamise kord;

Dokumentide juhtumist eemaldamise kord;

Osakonnad (ametihaldusteenistus, föderaalse täitevorgani arhiiv), mis jälgivad kohtuasjade õiget vormistamist föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes, kontrollivad nende kättesaadavust ja seisukorda : Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreet nr 477 // Vene Föderatsiooni õigusaktide kogu. - 2009. - nr 25. - Art. 3060..

Büroohalduse juhendis avalikustatakse föderaalses täitevorganis tehtud tööde kompleks, et valmistada ette juhtumid föderaalse täitevorgani arhiivi üleandmiseks ja hävitamiseks.

Dokumentide väärtuse ekspertiisi korraldamiseks ja läbiviimiseks moodustatakse föderaalse täitevorgani juurde alaline keskne ekspertkomisjon ja vajadusel struktuuriüksustes ekspertkomisjonid, mis tegutsevad vastavalt asutuse juhi poolt kinnitatud sätete alusel. föderaalne täitevorgan või struktuuriüksuse juht;

Alalise ja ajutise säilitamise dokumentide väärtuse kontrolli teostavad igal aastal föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes arvestuse pidamise eest vastutavad töötajad koos keskse ekspertkomisjoniga (ekspertkomisjon) arhiivi metoodilisel juhendamisel;

Dokumentide väärtuse uurimisel valitakse föderaalse täitevorgani arhiivi üleandmiseks alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid; ajutiste säilitamistähtaegadega (kuni 10 aastat) ja märgistusega “Kuni vajaduse möödumiseni” toimikute valimine, tingimusel et edaspidi säilitatakse struktuuriüksustes, samuti eraldatakse hävitamiseks varasemate aastate toimikud, mille säilitustähtajad on möödunud;

Alaliselt säilitatavate dokumentide valimine toimub Vene Föderatsiooni seadusandlike ja muude normatiivaktide, dokumentide loetelude, mis näitavad nende säilitamise tähtaegu, ja föderaalse täitevorgani toimikute loetelu alusel;

Dokumentide väärtuse ekspertiisi tulemuste põhjal koostatakse alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise ja personalitoimiku inventuurid, samuti toimikute hävitamiseks määramise aktid;

Ametiaasta lõpus ja dokumentide väärtuse kontrollimise tulemuste põhjal kuuluvad föderaalse täitevorgani toimikud registreerimisele vastavalt juhtumite registreerimise ja arhiivihoiule üleandmiseks ettevalmistamise eeskirjadele;

Juhtumite registreerimisega tegelevad dokumendihalduse talituse töötajad ja föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes dokumendihalduse eest vastutavad töötajad metoodilise abiga ja föderaalse täitevorgani arhiivi kontrolli all;

Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid, sealhulgas personalitoimikud, kuuluvad täielikule registreerimisele ajutised (kuni 10 aastat) juhtumid kuuluvad registreerimisele;

Juhtumi täielik registreerimine sisaldab: kohtuasja kaane andmete registreerimist ettenähtud vormis; asjas olevate lehtede nummerdamine ja asja kohta tõenduslehe koostamine; vajadusel asja dokumentide sisemise inventuuri koostamine; faili esitamine ja köitmine; asja kaane detailidesse vajalike täpsustuste sisseviimine.

Dokumentide haldamise juhised määratlevad juhtumite föderaalse täitevorgani arhiivi üleandmise korra, sätestades järgmised tingimused:

Alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise ja personalitoimiku juhtumid edastatakse föderaalse täitevorgani arhiivi;

Dokumentide üleandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub vastavalt kinnitatud juhtumite loeteludele;

Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid antakse föderaalse täitevorgani arhiivi üle mitte varem kui aasta ja hiljemalt 3 aastat pärast aastat, mil dokumendid säilitati toimikusse;

Ajutise ladustamise juhtumeid (kuni 10 aastat) reeglina föderaalse täitevorgani arhiivi üle ei anta (neid hoitakse struktuuriüksustes ja pärast säilitusaja möödumist hävitatakse need ettenähtud viisil);

Juhtumite üleandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub vastavalt arhiivi koostatud ajakavale, mis on kokku lepitud struktuuriüksuste juhtidega ja dokumendihaldusteenistusega;

Juhtumite vastuvõtmise viib läbi föderaalse täitevorgani arhiivi töötaja struktuuriüksuse töötaja juuresolekul, kusjuures juhtumite loetelu on kaks koopiat, mis näitavad iga juhtumi olemasolu (iga eksemplari lõpus). loetelus on märgitud tegelikult vastu võetud kohtuasjade arv, kohtuasjade vastuvõtmise ja üleandmise kuupäev, samuti föderaalarhiivi töötaja allkiri täidesaatev asutus ja kohtuasjade üleandja;

Juhtumid ja esitatud dokumentide inventuurid toimetavad arhiivi struktuuriüksuste töötajad koos kaaskirjaga, kus on märgitud arhiivi üleantud juhtumite ja inventuuride arv (vastutus dokumentide ohutuse eest transportimisel ja arhiivi toimetamisel lasub arhiiviasutusel). dokumente üle andev struktuuriüksus) Föderaalasutustes töötamise reeglite kinnitamise kohta: Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreet nr 477 // Vene Föderatsiooni õigusaktide kogu. - 2009. - nr 25. - Art. 3060..

Dokumentide ja toimikute ettevalmistamine arhiivi säilitamiseks ja hävitamiseks hõlmab:

Dokumentide väärtuse uurimine;

Juhtumite registreerimine;

Juhtumitest inventuuri koostamine nende väärtuse uurimise tulemuste põhjal;

Möödunud säilitustähtajaga dokumentide ja toimikute hävitamise aktide koostamine.

Dokumentide väärtuse uurimine on uusaja arhiiviteaduse üks peamisi valdkondi.

Dokumentide väärtuse uurimine on dokumentide valimine riiklikuks säilitamiseks või säilitustähtaegade kehtestamine GOST R 51141-98 aktsepteeritud kriteeriumide alusel. Arvepidamine ja arhiveerimine. Mõisted ja mõisted - M.: 1998. - P. 5..

Dokumentide väärtuse uurimine - dokumentide uurimine nende väärtuse kriteeriumide alusel, et määrata kindlaks dokumentide säilivusaeg ja valida need riiklikuks säilitamiseks Alekseeva, E.V. Arhiivindus / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasjeva. - M.: Akadeemia, 2009. - Lk 87..

Dokumentide väärtuse kontrollimise ülesanded:

1. Väärtuslikumate dokumentide valimine osakondade arhiividest riigiarhiividesse riiklikuks (alaliseks) säilitamiseks ja dokumentide profiili määramine konkreetse riigiarhiivi jaoks.

2. Säilitustähtaegade määramine dokumentidele, milles teavet saab teatud aja jooksul kasutada. Sõltuvalt kehtestatud säilitustähtaegadest võib sellised dokumendid jagada kahte rühma:

Pikaajaliseks säilitamiseks (näiteks dokumendid personali kohta, mille säilitusaeg on 75 aastat või 75 aastat, millest on lahutatud isiku vanus juhtumi avamise ajal);

Ajutiseks ladustamiseks.

3. Arhiivifondi komplektsuse tagamine kadunud dokumentide täiendamise teel, mida saab teha identsete dokumentide abil nii homogeensete asutuste kui ka kõrgemate või madalamate asutuste fondidest.

4. Säilitamiseks kõige teaberikkamate dokumentide valik.

Dokumentide väärtuse uurimine toimub kolmes etapis: kantseleitöös, osakondade ja riigiarhiivides.

Bürootöös lahendatakse dokumentide säilitustähtaegade määramise probleem juba juhtumite loetelu koostamisel, s.o. kui juhtum pole veel "sündinud".

Osakonnaarhiivis eraldatakse juhtumid dokumendifondist alaliseks säilitamiseks ja valmistatakse ette toimetamiseks riigiarhiivi.

Kui asutusel on juriidiliselt iseseisvad struktuuriüksused, siis moodustatakse väärtdokumentidest mitu arhiivifondi.

Lisaks valitakse hävitamiseks välja ajutise säilitamise dokumendid, mille säilitustähtaeg on lõppenud. Sel juhul tuleks erilist tähelepanu pöörata dokumentidele, mille säilivusaeg on 75 aastat (personali puhul), sest igaühe taga on inimese saatus. Kõiki neid olulisi ülesandeid lahendatakse ühiselt komisjoniga, mida võib teaduslikult nimetada keskseks ekspertkomisjoniks (KEK) või lihtsalt ekspertkomisjoniks (EK).

Riigiarhiivis kontrollivad nad esiteks osakonnaarhiivide ekspertiisikogude otsuseid ja kinnitavad need ning teiseks viivad läbi sihipärast terviklikku dokumentide väärtuse ekspertiisi või dokumentide hajuvuse analüüsi.

Suunatud hoolsus on uurimine, mis viiakse läbi selleks, et tuvastada dubleerimine korraga mitme fondi vahel:

Kõrgasutused ja ühele osakonnale alluvad asutused;

Samal territooriumil tegutsevad homogeensed asutused (koolid samas linnaosas);

Isikud, kes on seotud perekondlike või isiklike suhetega.

Sellist terviklikku lähenemist saab rakendada vaid riigiarhiivis, kuhu laekub sadu ja tuhandeid vahendeid erinevatelt asutustelt.

Dokumentide väärtuse uurimise tulemusena eristatakse kahte juhtumite rühma:

Karbid alaliseks ja pikaajaliseks (75 aastat) ladustamiseks;

Hävitamisele määratud juhtumid.

Hävitamisele kuuluvate toimikute kohta koostatakse akt; Püsivaks ja pikaajaliseks ladustamiseks mõeldud karbid kantakse seejärel inventari.

Aktid ja inventuurid esitatakse läbivaatamiseks vastavale ekspertkomisjonile ehk ekspertkontrollikomisjonile või kesksele ekspertkontrollikomisjonile (KETK).

Vastavalt määrustele on CEPC peamised ülesanded:

Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kontseptsiooni, põhimõtete ja kriteeriumide määratlemine, Vene Föderatsiooni Arhiivifondiga seotud dokumentide koosseis;

Vene Föderatsiooni arhiivifondi moodustamise ja optimeerimise küsimuste käsitlemine;

Arhiividokumentide väärtuse uurimise ning nendega riigi- ja vallaarhiivide hankimise teaduslike, metoodiliste ja praktiliste küsimuste kaalumine ja otsustamine;

Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste volitatud täitevvõimude ekspertkontrollikomisjonide (EPK) tegevuse teadusliku ja metoodilise juhtimise rakendamine arhiiviküsimuste, föderaalriigiarhiivide, keskekspertide komisjonide ja föderaalvalitsusorganite ekspertkomisjonide valdkonnas, organisatsioonid."

Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste volitatud täitevorganites arhiiviasjade valdkonnas luuakse ekspertide kontrollimise komisjonid (EPC).

EPA loodi ja tegutseb Tveri oblasti arhiiviosakonnas. Komisjoni koosolekud toimuvad reeglina kord kuus. Koosolekutel arutatakse püsihoiu- ja personalitoimikute inventuuride aastajagusid, toimikute nomenklatuuri, arhiivimäärusi, ekspertkomisjonide määrusi, asutuste arvestuse pidamise juhendeid ja muid küsimusi.

Asutustes, organisatsioonides ja ettevõtetes tuleks luua ekspertkomisjonid (EK). EÜ määrus töötatakse välja Rosarkhivi 19. jaanuari 1995. a korraldusega nr 2 kinnitatud asutuse, organisatsiooni, ettevõtte alalise ekspertiisikomisjoni ligikaudse määruse alusel nr 2 Alalise ekspertkomisjoni määruse kinnitamise kohta. asutus, organisatsioon, ettevõte: Rosarkhivi korraldus 19.01.1995 nr 2 // [dokumenti ei avaldatud].. EK luuakse asutuse juhi korraldusega. Komisjoni kuuluvad kvalifitseeritud spetsialistid (vähemalt 3-5 inimest). Tavaliselt kuuluvad EK-sse kontoritöötajad ja asutuse arhiivi juhataja, asutuse põhitegevuse spetsialistid, majandusteadlane või raamatupidamistöötaja. EK töös võib EK töö jälgimiseks ja metoodilise abi osutamiseks kaasata ka arhiiviasutuse esindaja.

Ekspertkomisjoni ülesanneteks on organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid. - M.: Rosarkhiv, 2002. - Lk 5.:

Dokumentide väärtuse ekspertiisi korraldamine ja läbiviimine bürootöö etapis kohtuasjade nomenklatuuri koostamisel ja kohtuasjade vormistamisel;

Dokumentide väärtuse ekspertiisi korraldamine ja läbiviimine nende arhiivi säilitamiseks ettevalmistamise etapis;

Riigi säilitamiseks dokumentide valiku ja vormistamise korraldamine ja läbiviimine.

Ekspertkomisjonide põhiülesanded on:

Korraldab ja teostab koos dokumendihalduse ja arhiiviteenistusega iga-aastaseid töid asutuse dokumentide valikul edasiseks säilitamiseks ja hävitamiseks;

juhendab metoodiliselt asutuse dokumentide väärtuse hindamise ja arhiivihoiuks ettevalmistamise tööd, toimikute nomenklatuuri väljatöötamist;

Annab eelnimetatud küsimustes eksperthinnangu normatiiv- ja metoodiliste dokumentide eelnõudele; osutab abi ja metoodilist abi asutuse spetsialistidele dokumendihalduse ja arhiiviteaduse küsimustes;

Vaatab läbi, teeb kinnitamise otsused ja esitab kinnitamiseks riigiarhiivi EPK ning seejärel oma asutuse juhile kinnitamiseks juhtimis- ja eridokumentatsiooni alalise säilitamise inventari, projektide loetelud, probleemid, teemad, mille kohta teadus- ja tehniline dokumentatsioon kuulub riiklikule hoiule üleandmisele, aegunud säilitustähtajaga dokumentide hävitamiseks eraldamise aktid;

Vaatab läbi, teeb kinnitamise otsused ja esitab kinnitamiseks riigiarhiivi EPK ning seejärel oma asutuse juhile kinnitamiseks - asutuse asjade koondnomenklatuuri, personalitoimikute inventuuri, dokumentide kadumise või korvamatu kahjustumise aktid. alaline ladustamine; kaalub, teeb otsused kinnitamise kohta ja esitab läbivaatamiseks riigiarhiivi EPK - ettepanekud nimekirjaga kehtestatud dokumendikategooriate säilitustähtaegade muutmiseks ning loetelus sätestamata dokumentide säilitustähtaegade määramiseks;

Vaatab läbi, teeb kooskõlastamise otsused ja esitab kinnitamiseks asutuse juhile - toimib lõppenud säilitustähtajaga dokumentide, välja arvatud 10-aastase ja pikema säilitustähtajaga dokumentide hävitamiseks määramise kohta, EPC märgisel, dokumendid kuni 1945 (kaasa arvatud) riigiarhiivi EPK poolt käsitletud aktid personalidokumentide kadumise või korvamatu kahjustamise kohta;

Nõustab koos büroojuhtimis- ja personaliteenustega asutuse töötajaid dokumentidega töötamise küsimustes ning osaleb nende ärioskuste täiendamises.

Ülejäänud ekspertkomisjonid, mis põhinevad samadel põhiülesannetel ja -funktsioonidel, laiendavad oma volitusi olenevalt nende olulisusest, peamiselt kontrolli- ja juhtimisfunktsioonide kaudu.

Rosarkhiv kui kõrgeim arhiiviasutus korraldab dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimise Vene Föderatsioonis ja valib need alaliseks säilitamiseks Vene Föderatsiooni arhiivifondi osana riigi arhiivis Alekseeva, E.V. Arhiivindus: õpik / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasjeva. - M.: Akadeemia, 2009. - Lk 101..

Ekspertkomisjonide tegevuse tulemusena koostatakse järgmised dokumendid:

nende koosolekute protokollid;

Püsisalvestusfailide inventuur;

Ajutiste ladustamiskastide inventuur;

Toimib salvestamisele mittekuuluvate failide hävitamiseks eraldamise kohta.

Ekspertkomisjonide tegevuse aluseks on tüüp- ja osakondade dokumentide loetelud - dokumentide liikide ja kategooriate süstematiseeritud loetelud, mis sisaldavad regulatiivseid juhiseid nende säilitamise tähtaegade kohta.

Seega on osakondade arhiivid arhiivisüsteemi oluline osa, kuna neis hoitakse dokumente, mis sisaldavad sotsiaalselt olulist teavet olemasolevate asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete kohta. Pärast ajutise säilitamise tähtaja möödumist antakse need dokumendid üle riigi- või munitsipaalhoidlasse. Püsihoiule üleandmise oluline etapp on dokumentide väärtuse hindamine, mille viivad läbi ekspertkomisjonid.

Peatüki lõpetuseks tuleb märkida, et arhiveerimine kui riigiorganite, kohalike omavalitsuste, organisatsioonide ja kodanike tegevus dokumentide säilitamise, hankimise, fikseerimise ja kasutamise korraldamise vallas annab võimaluse kasutada ajaloolisi kogemusi dokumentide säilitamise, hankimise, fikseerimise ja kasutamise korraldamisel. teha teadlikke juhtimisotsuseid, määrata poliitilisi, majanduslikke, sotsiaalseid ja muid prioriteete, kujundada ühiskonna ja riigi arenguprognoose ja -programme.

Vene Föderatsiooni arhiivisüsteem koosneb arhiiviasutuste võrgustikust ja arhiiviseadustest, mille eesmärk on tagada arhiivide terviklikkus ja turvalisus, mis on tegelikult osa rahva kultuuripärandist.

Vene Föderatsiooni arhiivifond on dokumentide kogum, millel on ajalooline, teaduslik, sotsiaalne, majanduslik, poliitiline või kultuuriline tähendus, mis kajastab riigi rahvaste materiaalset ja vaimset elu ning on ajaloo- ja kultuuripärandi lahutamatu osa. Vene Föderatsiooni rahvastest.

Osakondade arhiivid on arhiivisüsteemi oluline osa, kuna neis hoitakse dokumente, mis sisaldavad sotsiaalselt olulist teavet olemasolevate asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete kohta. Pärast ajutise säilitamise tähtaja möödumist antakse need dokumendid üle riigi- või munitsipaalhoidlasse. Püsihoiule üleandmise oluline etapp on dokumentide väärtuse hindamine, mille viivad läbi ekspertkomisjonid.

Haldamise dokumentatsiooni tugi, dokumentide arhiivihoiusüsteemi korraldamise küsimusi Vene Föderatsioonis reguleerivad kehtivad õiguslikud ja metoodilised dokumendid, millest olulisemad on Vene Föderatsiooni põhiseadus, föderaalseadused, näidisjuhised ja -määrused, GOST.