Julia Morgenstern time management. Organizace času

Aktuální strana: 1 (kniha má celkem 15 stran) [dostupná pasáž čtení: 10 stran]

Julia Morgensternová
Organizace času. Umění plánovat a řídit svůj čas a svůj život

Tato kniha je věnována památce mého tchána Gerarda Colona, jehož bezmezná láska a laskavost mě vždy inspiruje a pomůže mi udělat si čas na lidi, které miluji.

© Julie Morgenstern, 2000.

© Vydání v ruštině, překlad do ruštiny. LLC Publishing House "Dobrá kniha", 2009

Úvod
Příležitosti a síla řízení času

Nebyl jsem vždy organizovaný člověk. Celý život jsem se potýkala s chaosem, nepořádkem a vlastní dezorganizací, a když se mi narodila dcera, dosáhla jsem zlomového bodu. Když jí byly tři týdny, jednoho krásného letního dne se probudila a já si uvědomil, že teď je ten správný okamžik vzít ji na první procházku v životě. Bohužel mi trvalo dvě a půl hodiny, než jsem posbírala vše potřebné: deky, lahvičky, dudlíky, plenky, chrastítka, oblečení... kde to všechno bylo?! Když jsem byl připravený odejít, ona zase spala. Propásl jsem ten okamžik. Frustrovaný a zklamaný jsem se podíval na svou dceru spící v kolébce a uvědomil jsem si, že kdybych se nevzpamatoval a nepřitáhl se, toto dítě nikdy neuvidí sluneční svit.

Takže počínaje plenkami jsem překonala chaos a nakonec jsem dala do pořádku svůj domov, kancelář a život. Zároveň jsem si uvědomil, že sebeorganizace není nadpřirozený dar, ale spíše dovednost, umění, které se lze naučit. Jen jsem k tomuto přesvědčení dospěl příliš pozdě: stále jsem se zapletl do zmatku věcí, místo abych začal s plánováním. Uvědomil jsem si, že když strávím trochu času předběžnou analýzou situace a vytvořením strategie chování, mohu sestavit plán, vyvinout metodu, kterou lze použít v jakékoli situaci.

O tři roky později jsem založil vlastní společnost Mistři úkolů, služba, která pomáhá lidem dosáhnout úrovně sebeorganizace, kterou, jakmile si osvojí, umožní žít produktivněji a více si užívat života. S mými zaměstnanci pořádáme workshopy a poskytujeme individuální koučování o schopnostech sebeorganizace a plánování tisícům lidí každý rok. Práce s lidmi různého věku, povolání a životního stylu mi umožnila prohloubit mé chápání procesů osobní sebeorganizace a soustředit se na vývoj řešení pro každého jednotlivce v závislosti na jeho individuálních charakteristikách. V roce 1998 mi redaktor nakladatelství Henry Holt navrhl, abych napsal knihu o svých technologiích. Výsledkem byla moje první kniha, Self-Organization from the Inside Out ( ), který se stal bestsellerem.

Čtrnáct let po mé památné porážce v bitvě s plenkami jsem měl možnost ověřit si, jak daleko jsem došel v rozvoji svých vlastních sebeorganizačních schopností. Necelé dva týdny před oslavou důležité duchovní události v životě mé dcery jsem dostal pozvání, o kterém sní všichni autoři knih – pozvání vystoupit v The Oprah Winfrey Show. Požádali mě, abych k nim urychleně odletěl uklidit a zařídit jejich kanceláře a několik domů účastníků show před příštím tematickým televizním pořadem... a to vše během příštích deseti dnů!

Byl jsem připraven vrhnout se bez váhání vpřed vstříc této fantastické příležitosti? Byl jsem dostatečně organizovaný, abych zvládl všechno najednou? Samozřejmě ano! Teď jsem byla mnohem sebranější a organizovanější a většina věcí souvisejících s přípravou dovolené pro dceru byla hotová. Co ještě nebylo hotové, jsem doplnil do to-do listu a sepsal na papír, takže mi stačil jeden pohled, abych pochopil stav procesu přípravy. Dovednosti plánování a delegování mi přišly vhod – mohl jsem si stanovit priority úkolů a rozhodnout, co pro mě mohou udělat moji zaměstnanci a přátelé. Všechny potřebné materiály a databáze byly dobře strukturované, takže veškeré informace, které by mohly být potřebné k uspořádání těchto dvou akcí, jsem měl na dosah ruky. A ve víru následujících dvou týdnů mi můj organizátor pomohl soustředit se na vše, co musím udělat a kam musím jít. Nejsem pozadu.

Kufr byl okamžitě sbalený a já nastoupil do dalšího letadla do Chicaga. Využil jsem příležitosti a dokázal jsem využít této neočekávané shody naléhavých záležitostí a „konfliktu priorit“. Výsledkem byl jeden z nejúžasnějších a nejvíce naplňujících týdnů mého života – oslava velké duchovní události v životě mé dcery a kýžené vystoupení v nejslavnější televizní talk show na světě. To je síla time managementu!

Být organizovaný, ať už je to ve vašem prostředí nebo ve vašem čase, znamená být připravený. To znamená cítit se vyrovnaně, pod kontrolou, připraveni využít každou dostupnou příležitost a vypořádat se s jakýmikoli překvapeními a překvapeními, která vám život připraví do cesty. Žijeme ve složitém, rychlém světě, který je plný nekonečných možností. Když máte silné dovednosti v oblasti time managementu, oslavujete život, užíváte si života, užíváte si života – místo toho, abyste tím byli ohromeni a ohromeni. Víte, co si vybrat. Cítíte se jasně a sebejistě, připraveni na jakoukoli výzvu, kterou na vás život postaví.

Pokud jste nečetli moji první knihu Organizování zevnitř ven, radím vám, abyste to udělali. Byl zamýšlen jako učebnice sebeorganizace. Nejjednodušší způsob, jak začít cestu od chaosu k řádu, je uspořádání prostoru kolem vás, protože je mnohem hmatatelnější než čas. Navíc, jakmile si zorganizujete prostor kolem sebe, máte k dispozici mnohem více volného času, který můžete spravovat. (Výzkum ukazuje, že ztratíme v průměru jednu až dvě hodiny denně hledáním věcí nebo materiálů, které potřebujeme, ve složkách a neuspořádaných hromadách papírů, ve skříních a na regálech.)

Když si osvojíte techniky time managementu popsané v této knize, převezmete kontrolu nad svým životem. Budete cítit uspokojení a potěšení z toho, jak trávíte a žijete svůj čas. Dokážete udržet harmonickou rovnováhu mezi prací, láskou, zábavou a osobní svobodou, která vás motivuje k aktivitě, dodává sílu, přináší radost a dává vašemu životu smysl. Naučíte se naslouchat sami sobě, nastolit vnitřní harmonii a důsledně využívat svůj čas způsobem, který je pro vás smysluplný a hodnotný.

Jak je tato kniha strukturována

Tato kniha je rozdělena do čtyř částí:

ČÁST 1: ZÁKLADY ÚSPĚŠNÉHO ČASOVÉHO PLÁNOVÁNÍ:

Tato sekce zásadně změní způsob, jakým přemýšlíte o čase a připraví vás na vytvoření vlastního systému řízení času.

ČÁST 2: SITUAČNÍ ANALÝZA: Poslouchání sebe sama. Tato část vám nabízí řadu otázek a testů, které vám pomohou najít váš individuální životní styl, identifikovat vaše preference, potřeby a cíle a na základě toho vytvořit svůj vlastní plán řízení času.

ČÁST 3: PLÁNOVÁNÍ: Vytvoření modelu života, který milujete. Tato část vám pomůže vytvořit životní program, který odráží vaše ideály, a zvolit vhodné prostředky k jeho uskutečnění.

ČÁST 4: ACT! Tato část vás naučí, jak uvést svůj plán do praxe a řídit jeho realizaci a zároveň čelit realitě každodenního života.

I když musíte změnit své tradiční vnímání a naučit se nějaké nové dovednosti, nežádám vás, abyste se měnili a přetvářeli, abyste zapadli do nějakého rigidního programu. Program nastíněný v této knize respektuje vás a vaše jedinečné osobní vlastnosti a cíle a ponechává vám úplnou svobodu a flexibilitu. Jdeme na to!

První část
Základy úspěšného řízení času

1
Nový pohled na plánování a řízení času

Proč zůstává time management tak obtížným úkolem? Podle mých pozorování je nejčastější překážkou, se kterou se lidé při plánování svého života potýkají, jak vnímají svůj čas. Úplně prvním krokem k zvládnutí umění time managementu je proto kritické prozkoumání našeho samotného vnímání času.

Udělat čas hmatatelným

Většina lidí vnímá čas jako něco nehmotného. Na cestě od chaosu k řádu je nejjednodušší uspořádat a uspořádat prostor kolem sebe, ne čas, protože prostor je to, co můžete vidět. Čas je zase zcela neviditelný a nehmotný. Nemůžete ho vidět, dotýkat se ho ani ho držet v rukou. Nedá se hromadit, hromadit nebo fyzicky přesouvat z místa na místo.

Čas je něco pro vás cítit, cítit, a cítí se... úplně beztvarý. Některé dny odpískají kamsi do minulosti, jiné se pomalu, jakoby s velkými obtížemi, plíží melancholií a smutkem. Dokonce i naše úkoly a záležitosti se zdají těžko měřitelné – zdají se být obrovské a nekonečné svým rozsahem a trváním.

Dokud vám čas zůstane nepolapitelný, pomíjivý, neuchopitelný k vnímání a těžko pochopitelný, budete mít potíže se svým životem řídit. Musíte změnit své vnímání času a udělat čas hmatatelnějším. Musíte se to naučit vnímat ve více vizuálních, měřitelných obrazech.

Na své cestě k sebeorganizaci jsem udělal svůj největší průlom, když jsem si uvědomil, že plánování a organizování času se vlastně neliší od plánování a organizace prostoru. Srovnejme přeplněnou skříň s přeplněným pracovním rozvrhem.

Jinými slovy, stejně jako skříň je omezený prostor, do kterého se musíte vejít určitý počet položek, i tabulka nebo rozvrh je omezený prostor, do kterého se musíte vejít určitý počet úkolů. Váš život není vůbec nekonečný. Když se nad časem zamyslíte tímto způsobem, už vám nepřipadá tak nehmotný a pomíjivý. Ve skutečnosti je každý den jen nádobou, kontejnerem, blokem paměti, s určitou kapacitou, kterou můžete využít.

Jakmile si uvědomíte, že čas má své hranice, začnete se na své záležitosti a domácí práce dívat úplně jinak. Vaše záležitosti a úkoly se stávají předměty, které musíte umístit do prostoru svého času. Každý úkol má svůj objem, své rozměry a uspořádání úkolů v denním rozvrhu se pro vás stává matematickou rovnicí. Jakmile odhadnete, co musíte udělat, začnete počítat objem, kapacitu každého úkolu a poté určíte, zda je můžete vejít do prostoru vašeho času.

Když se začnete dívat na čas jako na něco, co má stejně jako prostor definované hranice, začnete se střízlivě a realističtěji dívat na to, čeho chcete ve svém životě dosáhnout a dosáhnout. Povzbuzuje vás k tomu, abyste se naučili různé techniky a nástroje time managementu, které vám pomohou stihnout co nejvíce v čase, který máte.

Pokud je přecpaná skříň a nepřehledný životní rozvrh v podstatě totéž, pak je uvedení každého z nich do pořádku také velmi podobný postup. Moje první kniha říkala, že ať už organizujete skříň, kuchyň, kancelář nebo pracovní rozvrh, vytvoření dlouhodobého systému organizace a plánování vždy zahrnuje tři kroky: ANALÝZA – PLÁNOVÁNÍ – AKCE.

Tato kniha je komplexní studií toho, jak jsou tyto tři kroky procesu sebeorganizace aplikovány podle charakteristik time managementu. Vše zde založím na hmatatelnějším pojetí času a ukážu vám, jak si naplánovat a naplánovat svůj den, jako krásně zařízený pokoj, který odráží vaše touhy a ideály – vše, co je pro vás důležité. Pomůže nám to zjistit, ve kterém prostoru plyne váš čas a najít si ve svém životě čas na důležité věci a úkoly, protože každý podnik a každý úkol si najde své místo.

Time management zevnitř ven

Řídit čas „zevnitř ven“ znamená vytvořit si denní rozvrh, životní rozvrh, který vám vyhovuje. To znamená identifikovat, co je pro vás důležité, a najít pro tyto aktivity místo ve vašem životě a rozvrhu na základě vašich jedinečných osobních potřeb a životních cílů. A také to znamená cítit se na konci každého dne hluboce spokojeni.

Tato kniha uznává, že všichni lidé jsou různí, a respektuje a oslavuje individuální rozdíly. Každý z nás má v různých fázích života své vlastní potřeby. Neexistuje žádný „správný“ způsob, jak žít svůj život. Neřeknu vám, že byste měli žít jednoduchý, klidný život, a neřeknu vám, abyste každý okamžik vyplnili vysoce produktivními činnostmi. Nikde zde nenajdete poučky, že „kdo časně vstává, tomu Bůh dává; ranní ptáče vždy dostane červa,“ nebo že byste měli méně pracovat, méně se bavit nebo být něčím jiným, než kým jste.

Místo toho vám kniha pomůže hlouběji porozumět tomu, kdo jste a co chcete, a pak vám dá nástroje a nástroje, jak postavit svůj život na základě vašich ideálů a potřeb. Můžete se učit a získávat nové dovednosti a upravovat své chování, ale nemůžete změnit, kdo jste, kdo jste, a neměli byste to změnit. Tato kniha vás provede procesem sebeobjevování a objevování toho, co máte a nemáte rádi, přirozené sklony, potřeby a touhy. Všechny se stanou základem, základem vašeho systému time managementu neboli time managementu. Navrhuji, abyste se účastnili živého procesu, spíše než abyste se řídili směrnicemi a pokyny.

Následující dva eseje mohou sloužit k ilustraci toho, jak rozdílný může být životní styl lidí, a přesto je každý člověk schopen úspěšně řídit svůj čas způsobem „zevnitř ven“ na základě svých individuálních vlastností.

Patricia: Organizovaná, předvídatelná a neochvějná

Patricii je třicet osm let, je vdaná a má čtyřletého syna. Pracuje jako redaktorka časopisu o dámské módě. Žije a daří se jí v prostředí odměřené práce, užívá si pocit klidu a nesnáší spěch, shon a stres. Rodinný a osobní život jsou pro ni stejně důležité jako práce a je pro ni nesmírně důležité udržovat rovnováhu mezi těmito oblastmi svého života.

Patricia má o svých životních cílech jasno: chce, aby její syn vyrůstal v atmosféře lásky a péče, chce mít skvělý vztah se svým manželem a chce si udržet pověst spolehlivé a talentované redaktorky.

Každé ráno svého syna probudí v 6:45, poté začínají roztomilé ranní „rituály“: ona a její syn zpívají písničky, zatímco ho obléká, snídá a hraje si před odchodem do školky. Poté, co Patricia opustí svého syna na zahradě, potřebuje – a ví to – čas, aby se proměnila z „matky“ na „redaktorku“. A tak každé ráno sestoupí do metra a při prohlížení ranních novin zmešká čtyři vlaky. Nastoupí do svého pátého vlaku a dorazí do kanceláře soustředěná a připravená k práci.

Její pracovní den se také skládá z odměřené a monotónní práce. Dopoledne pracuje na článcích, poté komunikuje s podřízenými a během dne pořádá schůzky. Pomocí poznámkového bloku vidí, co a do kdy potřebuje udělat, a neváhá začít plnit své pracovní úkoly. Vždy odevzdá práci včas.

Pracuje od 9:30 do 5:30 pět dní v týdnu. Třikrát týdně vyzvedává syna ze školky, v pondělí a ve čtvrtek to dělá maminka nebo manžel, takže v pondělí zůstává pozdě v práci a ve čtvrtek jde s kamarádkou do kina nebo divadla. Patricie ochotně svěřuje péči o syna svým blízkým - je si jistá, že účast příbuzných na péči o syna jí nejen pomáhá udržet rovnováhu v jejím životě, ale také obohacuje život jejího syna o komunikaci s lidmi, kteří ho milují .

Víkend také sleduje zcela předvídatelný scénář. V pátek večer celá rodina sleduje videa. V sobotu ráno vodí syna do hudební školy, po vyučování obědvají v místní restauraci a jdou si hrát na hřiště nebo do muzea. Každou neděli chodí její manžel a syn ven, zatímco Patricia zůstává doma, aby se připravila na nadcházející pracovní týden.

Patricie si dává obzvlášť záležet na tom, jak dlouho jí zabere splnění daného úkolu, a přestavuje si rozvrh tak, aby měla na každou činnost dostatek času. Spočítala si, jak dlouho jí trvá připravit syna do školky, a na základě tohoto výpočtu ho ráno budí. Patriciin život je pevně strukturován podle jejích priorit a stal se pro ni překvapivě klidným, předvídatelným a radostným. Takový život odpovídá její osobnosti a jejím ideálům, přináší Patricii radost a buduje se sama podle principu „zevnitř ven“.

Andrew: zaměřený na práci, rychlý, naprosto nepředvídatelný

Andrewovi je šestapadesát let a je generálním ředitelem největší světové hotelové sítě. V životě má rád rozmanitost, rád komunikuje s různými lidmi a vždy byl kreativním řešitelem problémů. Aby je vyřešil, nemusí se dlouho „potit“. Je pohodový, sebevědomý a soustředěný. Snadno mění plány, snadno se vyrovnává s překážkami.

Andrew je zapálený pro svou práci a jeho cílem je udržet a posílit vedoucí pozici své společnosti. Jeho posláním je každý den být příkladem vynikajících služeb zákazníkům, využívat každou příležitost k růstu a dozvědět se o svém podnikání co nejvíce.

Andrewův čas je strukturován tak, aby podporoval jeho osobnost a pomáhal mu dosahovat jeho cílů. Každý jeho den je strukturován tak, aby byl prostor pro jeho charakteristickou spontánnost a různorodost zájmů. Každý den se objevuje ve své kanceláři v sedm hodin ráno a první hodinu na svém pracovišti věnuje četbě odborných časopisů; pak je jedna hodina vyhrazena na zpracování e-mailů a telefonování. Od deváté hodiny ranní zůstává jeho čas otevřený všem naléhavým a naléhavým záležitostem a návrhům, které během dne vyvstanou v procesu řízení velké korporace. Andrew vytvoří velmi krátký seznam úkolů. Chápe, že jeho úkolem je vycházet vstříc ostatním lidem a dlouhý seznam plánovaných úkolů lidi jen frustruje. Mezi schůzkami se vrací do své kanceláře, aby odpovídal na dopisy a hovory. Jeho úkolem už třicet let je odpovídat na každý telefonát (a nyní i na každý email), který během dne přijde, a dělá to dobře. Na konci každého dne (který končí někde mezi šestou a osmou hodinou večerní) stráví další hodinu u svého stolu a odpovídá na zbývající hovory a e-maily.

Andrew je extrémně efektivní v delegování své pravomoci a svěřování úkolů podřízeným. Pro řízení různých oddělení společnosti vyhledává a najímá nejtalentovanější lidi. Úzce spolupracuje se svou sekretářkou Dorothy, která má řadu zařízení a nástrojů na podporu rychlé a pohotové práce jejich manažerského týmu. Vyvinuli speciální tabulky a formuláře pro urychlení komunikace a kontaktů mezi nimi při plánování služebních cest, plánování obchodních schůzek a konferencí a přidávání příjemců do každého z jeho šestnácti seznamů e-mailových kontaktů. Jejich počítače jsou propojené sítí, takže mají oba přístup k Andrewovu pracovnímu kalendáři, který pro něj Dorothy sestavuje a spravuje.

Andrew během svého pracovního dne okamžitě reaguje na požadavky lidí, se kterými pracuje. Rychle protřídí papíry na svém stole, každý z nich během chvilky pošle do příslušných zásuvek a táců, udělá si krátké poznámky přímo na papíry nebo použije předem připravené formuláře a formuláře. Rychle se rozhoduje.

Andrew pracuje dlouhé hodiny – obvykle dvanáct hodin denně – ale večer si vždy nechává volný na večeři s rodinou a přáteli. Má ze své práce velkou radost – je pro něj zdrojem energie. Nicméně stejně jako je zapálený pro svou práci, cení si také vztahů s rodinou a přáteli mimo práci. Víkendy vždy věnuje odpočinku a také si pravidelně bere dovolenou.

Andrewův život je bohatý na události a přináší mu opravdové potěšení. I on vybudoval svůj život „zevnitř ven“, v souladu se svými ideály a prioritami.

*** * ***

Jak vidíte, Patricia a Andrew jsou úplně jiní lidé s velmi odlišným přístupem k práci a životu obecně. Patricia je úzce spjata se svým podrobným týdenním plánem, zatímco Andrewův plán je spíše holá kostra, která nechává prostor pro spontánnost. Ale oba mají rádi způsob, jakým hospodaří se svým časem, oba vítají každý nový den s nadšením a energií a cítí se spokojení, když ten den uplyne.

Každý z nás by chtěl řídit svůj čas tak, jak to dělají Patricia a Andrew, ale mnoha lidem v tom brání. Jak uvidíme v další kapitole, je důležité pochopit, co vám brání hospodařit s časem. Jakmile zjistíte, co vás brzdí, můžete se zaměřit na řešení.

Tato kniha je věnována pokročilým technologiím pro zvýšení osobní efektivity a technikám time managementu k dosažení vašich cílů.

S jeho pomocí můžete:

— určit strategické cíle svého života a na jejich základě vybudovat vlastní systém plánování času, který vám pomůže dosáhnout vašich cílů;
- identifikovat své silné a slabé stránky; analyzovat příčiny neúspěchů v plánování: technické chyby, vnější faktory a psychologické bariéry a eliminovat jejich vliv;
- naučit se vytvářet plány time managementu, které zohledňují váš životní styl, zvyky a preference, vaše energetické cykly a pomocí těchto plánů udržovat harmonickou rovnováhu ve vašem životě mezi různými typy aktivit;
— ovládat dovednosti delegování pravomocí a techniky pro třídění úkolů podle jejich priority;
— efektivně plánovat své záležitosti v krizi, nedostatku času a v prostředí nejistoty; vyrovnat se s neočekávanými úkoly a problémy, aniž byste se zpozdili;
— navždy skoncovat s chronickými zpožděními a chaosem v podnikání;
— naučit se dodržovat přísný harmonogram a ponechat si dostatek svobody a flexibility;
— vybrat správný nástroj pro plánování času a osvojit si techniky práce s ním.

ÚVOD

Příležitosti a síla řízení času

Nebyl jsem vždy organizovaný člověk. Celý život jsem se potýkal s chaosem, nepořádkem a vlastní liknavostí a zlomu jsem dosáhl, když se mi narodila dcera. Když jí byly tři týdny, jednoho krásného letního dne se probudila a já si uvědomil, že teď je ten správný okamžik vzít ji na první procházku v životě. Bohužel mi trvalo dvě a půl hodiny, než jsem posbírala vše potřebné: deky, lahvičky, dudlíky, plenky, chrastítka, oblečení... kde to všechno bylo?! Když jsem byl připravený odejít, ona zase spala. Propásl jsem ten okamžik. Frustrovaný a zklamaný jsem se podíval na svou dceru spící v kolébce a uvědomil jsem si, že kdybych se nevzpamatoval a nepřitáhl se, toto dítě nikdy neuvidí sluneční svit.

Takže počínaje plenkami jsem překonala chaos a nakonec jsem dala do pořádku svůj domov, kancelář a život. Zároveň jsem si uvědomil, že sebeorganizace není nadpřirozený dar, ale spíše dovednost, umění, které se lze naučit. Jen jsem k tomuto přesvědčení dospěl příliš pozdě: místo toho, abych začal s plánováním, jsem se neustále zamotával do zmatku věcí. Uvědomil jsem si, že když strávím trochu času předběžnou analýzou situace a vytvořením strategie chování, mohu sestavit plán, vyvinout metodu, kterou lze použít v jakékoli situaci.

O tři roky později jsem založil vlastní společnost Task Masters, službu, která pomáhá lidem dosáhnout takové úrovně sebeorganizace, která jim umožňuje žít produktivněji a více si užívat života. S mými zaměstnanci pořádáme workshopy a poskytujeme individuální koučování o schopnostech sebeorganizace a plánování tisícům lidí každý rok. Práce s lidmi různého věku, povolání a životního stylu mi umožnila prohloubit mé chápání procesů osobní sebeorganizace a soustředit se na vývoj řešení pro každého jednotlivce v závislosti na jeho individuálních charakteristikách. V roce 1998 mi redaktor nakladatelství Henry Holt navrhl, abych napsal knihu o svých technologiích. Tak vznikla moje první kniha, Sebeorganizace založená na principu „zevnitř ven“, která se stala bestsellerem.

Čtrnáct let po mé památné porážce v bitvě s plenkami jsem měl možnost ověřit si, jak daleko jsem došel v rozvoji svých vlastních sebeorganizačních schopností. Necelé dva týdny před oslavou důležité duchovní události v životě mé dcery jsem dostal pozvání, o kterém sní všichni autoři knih – pozvání vystoupit v Oprah Winfrey Show. Požádali mě, abych k nim urychleně odletěl uklidit a zařídit jejich kanceláře a několik domů účastníků show před příštím tematickým televizním pořadem... a to vše během příštích deseti dnů!

Byl jsem připraven vrhnout se bez váhání vpřed vstříc této fantastické příležitosti? Byl jsem dostatečně organizovaný, abych zvládl všechno najednou? Samozřejmě ano! Teď jsem byla mnohem sebranější a organizovanější a většina věcí souvisejících s přípravou dovolené pro dceru byla hotová. To, co zůstalo nedokončené, jsem přidal do svého seznamu úkolů a zapsal na kus papíru, abych na první pohled pochopil, v jakém stavu se příprava nachází. Dovednosti plánování a delegování mi přišly vhod – mohl jsem si stanovit priority úkolů a rozhodnout, co pro mě mohou udělat moji zaměstnanci a přátelé. Všechny potřebné materiály a databáze byly dobře strukturované, takže veškeré informace, které by mohly být potřebné k uspořádání těchto dvou akcí, jsem měl na dosah ruky. A ve víru následujících dvou týdnů mi můj organizátor pomohl soustředit se na vše, co musím udělat a kam musím jít. Nejsem pozadu.

Úvodní fragment knihy (~20 %) si můžete stáhnout z odkazu:

Time management – Julia Morgenstern (stáhnout)

Přečtěte si plnou verzi knihy v nejlepší online knihovně na Runetu - Litry.

A nakonec vám doporučujeme zhlédnout zajímavé video

Julia Morgensternová

Organizace času. Umění plánovat a řídit svůj čas a svůj život

Tato kniha je věnována památce mého tchána Gerarda Colona, jehož bezmezná láska a laskavost mě vždy inspiruje a pomůže mi udělat si čas na lidi, které miluji.

Úvod

Příležitosti a síla řízení času

A sebeorganizace, zakladatel a ředitel Task Masters, společnosti, která pomáhá lidem žít plodněji. V knize Time Management from the Inside Out vypráví, jak dosáhnout vnitřní harmonie, jak se naučit řídit svůj život, jak udržet rovnováhu mezi různými oblastmi života a jak se naučit užívat si každý den, který žijete.

Kniha se skládá ze čtyř částí, z nichž každá má své vlastní cíle a cíle.

První část je zaměřena na změnu vašeho pohledu na čas.
Druhá část vám pomůže vytvořit si individuální životní styl, určit si své cíle a preference a na základě toho všeho vypracovat plán time managementu.
Třetí část vám pomůže vytvořit „životní program“, který bude brát v úvahu vaše ideály.
Čtvrtá část vám řekne, jak uvést svůj plán do praxe a jak se udržet v kurzu, když čelíte každodenním potížím.

Čas „dotýkání“.

Víte, proč je pro většinu lidí tak těžké řídit svůj čas? Ale protože to necítí. Ano, všichni chápeme, že čas existuje, ale nemůžeme ho vidět ani se ho dotknout. Čas je něco nehmotného. Potíž je ale v tom, že dokud nám bude čas připadat pomíjivý, nebudeme ho schopni „zkrotit“, nebudeme schopni plně řídit svůj život.

Abychom se naučili vnímat čas jako něco skutečného, Julia Morgenstern navrhuje porovnat plánování času s plánováním prostoru.

Pokud je skříň nepořádek, pak v ní bude velmi málo volného místa. Pokud bude nepořádek v rozvrhu, pak bude chybět i pracovní doba.
Pokud je ve skříni příliš mnoho věcí, nebude dostatek místa pro jejich umístění. Pokud je na seznamu příliš mnoho úkolů, nebude dostatek času na jejich dokončení.
Ukládání věcí nahodile ve skříni vám nedovolí správně zhodnotit obsah. Nepřehledné uspořádání věcí vám zabrání vidět, co je skutečně potřeba udělat.

Výsledek: skříň je využívána neefektivně, je nutné věci v prostoru správně uspořádat. Harmonogram je využíván neefektivně, je nutné správně organizovat pracovní dobu.

Nakreslíme tedy analogii: pokud je skříň omezený prostor, ve kterém musíte věci správně uspořádat, pak rozvrh je přesně stejný omezený prostor, jen do něj musíte umístit věci, ne věci. Každý den je jakousi „nádobou“, do které můžete umístit cokoliv. Úspěch života bude záviset na tom, jak správné je jeho naplnění.

Je velmi důležité pochopit, že čas je omezený a hranice těchto limitů jsou zcela jasné. Zároveň je potřeba si uvědomit, že každý úkol má také svou „váhu“ a objem, což znamená, že čím správněji jsou úkoly umístěny v „časovém prostoru“, tím více se jich tam vejde.

Time management zevnitř ven

Řízení času „zevnitř“ podle autora znamená vytvořit si rozvrh, který bude brát v úvahu osobní schopnosti a vlastnosti člověka. Každý člověk je individuální, každý má své touhy a potřeby, a proto nemůže existovat jediný správný přístup k řízení života.

Je velmi důležité určit, co přesně potřebujete. Neměli byste měnit sebe, své sklony a záliby. Stojí za to změnit svůj život: postavit jej podle svých potřeb. Budovat život podle principu „zevnitř ven“ znamená budovat jej v souladu se svými ideály a prioritami.

Princip „zevnitř ven“ nemusí nutně znamenat sestavení rigidního harmonogramu, nicméně tuto možnost nevylučuje. Pokud se cítíte dobře se svým dnem naplánovaným sekundu po sekundě, měli byste si vytvořit podrobný plán. Pokud se cítíte pohodlněji, když je během dne čas na spontánnost, pak je lepší vytvořit plán, který vám poskytne požadovanou svobodu jednání.

Co překáží organizaci?

Když se člověk snaží plánovat svůj čas a selže, věří, že za to mohou jeho nedostatky nebo naprostá neschopnost plánovat. Poté, co se smířil s tím, že není schopen hospodařit s časem, přestává se trápit rozvrhy a žije dál spontánně. Tento přístup je však absolutně špatný. Lidé neschopní plánování s největší pravděpodobností vůbec neexistují.

Když se během plánování setkáte s obtížemi, stačí správně identifikovat příčinu problému. To lze provést pomocí tříúrovňového testování vyvinutého Julií Morgenstern.

Úroveň jedna. Na této úrovni se vyplatí řešit technické chyby. Hlavní chybou tohoto typu je nesprávný přístup k plánování, používání „cizích“ metod.

Řešení. Naučte se nové techniky plánování a vyberte si metodu, která je vám blízká.

Úroveň dvě. Na této úrovni se musíte vyrovnat s chybami, které vznikají vlivem vnějších faktorů mimo vaši kontrolu. Mezi vnější faktory patří zdravotní problémy, neuspořádaný partner, neúnosně velké množství práce (například kvůli tomu, že někdo z kolegů odjel na dovolenou nebo si vzal nemocenskou).

Řešení. Nejprve byste si měli uvědomit, že příčinou chyby nejsou vaše nedostatky, ale faktory, které nejste schopni ovlivnit, a není si tedy co vyčítat. Pak je třeba buď zvolit účinný způsob, jak se s nepříznivými faktory vypořádat, nebo se pokusit jejich vlivu vyhnout.

Třetí úroveň. Pokud se vám podařilo vypořádat se s technickými chybami a vyrovnat se s vnějšími faktory, ale problémy s plánováním přetrvávaly, pak jsou příčinou všeho psychologické překážky. Nejčastějšími psychickými překážkami jsou: strach z nucené nečinnosti, strach ze selhání, strach ze změny, perfekcionismus a další.

Řešení. Především stojí za to pochopit, co způsobuje psychické potíže, a teprve poté se pokusit osvobodit se od jejich vlivu.

Kdykoli narazíte na potíže v procesu plánování svého času, pokuste se určit jejich povahu. S jakými problémy jste se setkali: technickými, externími nebo psychologickými? Stává se také, že problémy s plánováním vznikají z kombinace několika důvodů.

Kniha Julie Morgensternové krok za krokem přibližuje čtenářům nový život. Život, se kterým budou naprosto spokojeni.