Ievads
1.1 Lietu apstrāde
1.3 Korpusa vāka dizains
1.4. Lietu inventarizācijas sastādīšana
Secinājums
Ievads
Informācijas uzglabāšanas sistēma sāka veidoties vienlaikus ar biznesa rakstīšanas sistēmas veidošanos. Arhīva darbs var svinēt vairākas “dzimšanas dienas” atkarībā no konkrēta vēsturnieka viedokļa.
Līdz ar pirmo dokumentu parādīšanos parādījās arī šo dokumentu saglabāšanas uzdevums, un par dokumentu drošību un to “piestiprināšanu” atbildīgo larniku var uzskatīt par pirmo arhivāru.
Līdz ar valsts iestāžu - rīkojumu sistēmas parādīšanos būtiski pilnveidojusies dokumentu glabāšanas, uzskaites un izmantošanas sistēma. 1712. gada 16. jūlijs ir īpašs datums arhīvu lietu vēsturē, kas saistīts ar dekrētu par pirmā arhīva izveidi štatā no valdības Senāta lietām un “spriedumiem”. XVIII - XIX gs. Vēsturisko arhīvu skaits pieauga, tika meklēta labākā to sistematizācijas shēma - arhīvi tika veidoti, apvienoti, pārdalīti, dažkārt arī likvidēti. Pirmā pieminēšana par apzinātu glabājamo dokumentu vākšanu ir datēta ar 1829. gadu, kad Nikolajs 1 atstāja rezolūciju “Sakārtojiet to, kas ir svarīgi aizvest, pārējo var iznīcināt." 1918. gada 1. jūnijā tika izdots dekrēts, kas lika pamatus nacionālajai arhīvu lietu sistēmai Krievijā, “Par arhīvu lietu reorganizāciju un centralizāciju RSFSR”.
Pēc PSRS sabrukuma Neatkarīgo Valstu Savienības dalībnieki 1992.gada 6.jūnijā noslēdza Mantojuma līgumu attiecībā uz bijušo PSRS arhīvu. Saskaņā ar pieņemto dokumentu PSRS Ministru Padomes pakļautībā esošā Galvenā arhīvu direkcija beidza pastāvēt, un visi PSRS centrālie valsts arhīvi nonāca Krievijas Valsts arhīvu sistēmā.
I nodaļa. Dokumentu sagatavošana arhīva glabāšanai
1.1 Lietu apstrāde
Savas darbības laikā firmas, iestādes un uzņēmumi saņem un izveido lielu skaitu dokumentu. Pēc to izmantošanas operatīvajās darbībās aktuālo problēmu risināšanai pirmajā vietā nonāk dokumenta funkcija – informācijas uzkrāšana un uzglabāšana. Dokumenti kļūst par informācijas glabātājiem, kuru nepieciešamība pēc noteikta laika var atkal rasties, t.i. tie darbojas kā iestādes atmiņa.
Ātra šādu dokumentu meklēšana un izmantošana ir iespējama tikai ar skaidru to klasifikāciju. Vienkāršākā dokumentu klasifikācija ir to sagrupēšana lietās. Valsts standarts lietu definē kā “dokumentu vai dokumentu kopumu, kas saistīts ar vienu jautājumu vai darbības jomu un ievietots vienā vākā”. Lietas tiek uzskatītas par ierosinātām no brīža, kad tajās ir iekļauts pirmais noformētais dokuments. Tos veido struktūrvienībās un tur glabā līdz nodošanai iestādes arhīvā. Pēdējais posms darbā ar dokumentiem pašreizējā biroja darbā ir failu apstrāde to turpmākai uzglabāšanai un lietošanai. Struktūrvienībās dokumenti jāglabā vēl gadu pēc kārtējā gada beigām. Šajā periodā ar viņiem bieži sazinās, lai iegūtu informāciju. Pēc šī termiņa lietas jāizstrādā un jāiesniedz iestādes arhīvā.
Lietu noformēšana glabāšanai ietver dokumentu zinātniskās un praktiskās vērtības ekspertīzi, lietu reģistrēšanu, lietu uzskaites sastādīšanu ar pastāvīgu un ilgstošu glabāšanas laiku. Lielajās iestādēs šis darbs tiek veikts iestādes arhīva darbinieku kontrolē un ar metodisko palīdzību.
Dokumenta detaļu kopums atspoguļo tā formu. Tāpēc, lai dokuments atbilstu savam mērķim, tas ir jāsagatavo atbilstoši šai dokumentu kategorijai pieņemtajai formai. To juridiskais spēks ir atkarīgs no dokumentu noformēšanas pilnīguma un kvalitātes, jo tie kalpo kā pierādījums un apstiprinājums konkrētiem faktiem, parādībām un notikumiem.
1997. gada 31. jūlija Krievijas valsts standarta rezolūcija Nr. 273 tika pieņemta un stājās spēkā 1998. gada 1. jūlijā GOST R 6-30.97. "Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma." Šis standarts nosaka organizatorisko un administratīvo dokumentu detaļu sastāvu, to izpildes noteikumus, to izvietojumu uz dokumentiem, prasības veidlapu izgatavošanai, prasības veidlapu ierakstīšanai ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa reprodukciju, ģerboņus. Krievijas Federāciju veidojošo vienību ieroči.
Izšķirtspēja. Rezolūcijā sniegti norādījumi par dokumentā ierakstītā lēmuma, dekrēta u.c. izpildi. Rezolūciju uz dokumenta raksta attiecīgā amatpersona, un tajā ir norādīti izpildītāju vārdi, rīkojuma saturs, izpildes termiņš, paraksts un datums.
Ja rezolūcijā ir vairāki vārdi, norāda atbildīgo izpildītāju, un, ja šādu norādījumu nav, izpildītājs ir tā persona, kas rezolūcijā nosaukta pirmā. Uz dokumentiem, kuru izpildei nav nepieciešami papildu norādījumi, rezolūcijā norāda izpildītāju, lēmuma autora parakstu un datumu. Rezolūciju atļauts sastādīt uz atsevišķas lapas.
Dokumentu teksti tiek rakstīti krievu valodā, sūtot uz:
federālās valdības struktūrām, Krievijas Federācijas veidojošo vienību valdības struktūrām;
uzņēmumiem, organizācijām un to apvienībām, kas nav noteiktas Krievijas Federācijas veidojošo vienību jurisdikcijā vai atrodas citu Krievijas Federāciju veidojošo vienību teritorijā.
Dokumentu tekstus var uzrādīt anketas, tabulas, saistītā teksta vai to kombinācijas veidā.
Saistīts teksts parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā norādīti dokumenta sastādīšanas iemesli, pamatojums un mērķi. Otrajā - lēmumi, secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, ieteikumi. Tekstā var būt tikai beigu daļa.
Dokumenta tekstā, kas sagatavots, pamatojoties uz citu organizāciju vai iepriekš publicētiem dokumentiem, norāda to rekvizītus: dokumenta nosaukums, organizācijas nosaukums, dokumenta autors, dokumenta datums, tā reģistrācijas numurs, nosaukums. uz tekstu.
1.2. Dokumentu vērtības pārbaude
Dokumentu vērtības pārbaude lietvedībā tiek veikta, sastādot lietu sarakstu un to veidošanu. Organizēt un veikt dokumentu vērtības ekspertīzi, atlasīt un sagatavot tos nodošanai valsts glabāšanā, kā arī kontrolēt dokumentu attiecināšanas pareizību dažādās lietās un sniegt metodisko palīdzību dokumenta vērtības ekspertīzes veikšanā, tiek izveidotas pastāvīgās ekspertu komisijas (EPK). Tiek izstrādāts regulējums, kas nosaka tā funkcijas, tiesības un darbības kārtību.
Papildus ikgadējās dokumentu atlases glabāšanai organizēšanai ekspertu komisiju uzdevums ir: izskatīt lietas ikgadējās sadaļas pastāvīgai, ilgstošai (virs 10 gadiem) glabāšanai, tai skaitā personāla uzskaiti, aktus par piešķiršanu iznīcināšanai. dokumenti un lietas, kas nav pakļautas turpmākai glabāšanai, par pastāvīgās glabāšanas dokumentu neatgriezeniskiem bojājumiem un par valsts glabāšanā nododamo lietu neatklāšanu; jautājumi par personiskas izcelsmes dokumentu pieņemšanu departamenta glabāšanā; priekšlikumu sagatavošana un iesniegšana EPC par dokumentu glabāšanas termiņu noteikšanu un maiņu; dokumentu sarakstu, lietu sarakstu, lietvedības instrukciju u.c.
Dokumentu atlase glabāšanai vai iznīcināšanai ir dokumentu vērtības pārbaudes rezultāts.
Dokumentu vērtības pārbaude tiek veikta vairākos posmos, sākot ar pašreizējo biroja darbu un beidzot ar valsts arhīvu.
Par pirmo dokumentu vērtības noteikšanas posmu var uzskatīt lietu nomenklatūras sastādīšanu, kad veidojamo dokumentu glabāšanas termiņi it kā ir iepriekš noteikti.
Otro reizi pašu dokumentu vērtības pārbaude tiek veikta divus gadus vēlāk, kad dokumenti izgājuši no operatīvā darba, sagatavojot dokumentus ilgstošai glabāšanai vai nogādāšanai iestādes arhīvā.
Trešo reizi dokumentu vērtība atkal tiek noskaidrota, kad tie tiek nodoti pastāvīgai glabāšanai no iestādes arhīva uz valsts arhīvu.
Dokumentu vērtības pārbaude iestādēs tiek veikta ekspertu komisijas (EK) vadībā, kas darbojas pastāvīgi, un lielajās iestādēs darbojas centrālās ekspertu komisijas (CVK), kas apvieno un koordinē strukturālo EK darbu. divīzijas.
Centrālās vēlēšanu komisijas (EK) darba organizēšanas kārtība un funkcijas noteiktas “Nodaļas arhīvu darbības pamatnoteikumos”. EK tiek veidota pēc vadītāja rīkojuma no kvalificētu darbinieku ar lielu darba pieredzi, biroja, departamenta arhīva un grāmatvedības nodaļas vadītāju vidus (3-5 cilvēki). Mazajos uzņēmumos EK ir sekretārs un grāmatvedis.
EK (CEK) uzdevumi:
departamenta arhīva lietas dokuments
iestāžu un tās struktūrvienību lietu nomenklatūras projekta izskatīšana;
ikgadējās dokumentu atlases organizēšana uzglabāšanai un iznīcināšanai;
pastāvīgās uzglabāšanas lietu un pagaidu uzglabāšanas lietu inventarizācijas (virs 10 gadiem) ikgadējo sadaļu izskatīšana, tai skaitā personālam u.c.
Dokumentu zinātniskās un praktiskās vērtības pārbaude jāveic sistemātiski. Konkrēti dokumentu glabāšanas termiņi tiek noteikti, izmantojot arhīvu institūciju īpaši izstrādātus un apstiprinātus dokumentālo materiālu sarakstus, norādot dažādu kategoriju dokumentu glabāšanas termiņus.
Arhīvu iestādes ir izstrādājušas standarta sarakstus. Tie nosaka dokumentācijas glabāšanas termiņus, kas raksturīgi lielākajai daļai iestāžu, organizāciju un uzņēmumu, un atspoguļo to darbības vispārējās funkcijas un jautājumus (vadība, kontrole, plānošana, uzskaite, atskaites, finansēšana, darba organizācija, produktu piegāde un pārdošana).
Atkarībā no dokumentu nozīmīguma to glabāšanas termiņi tiek noteikti pastāvīgi vai pagaidu (1, 3, 5, 10, 15 u.c. gadi). Periods tiek skaitīts no lietas izbeigšanas gadam sekojošā gada 1.janvāra.
Vairākām personāla lietām sarakstā norādīts glabāšanas laiks “75 gadi EKP-v”, t.i. Tiek pieņemts, ka tiek ņemts vērā personas vecums, šādas lietas glabāšanas ilgums ir vienāds ar starpību 75 gadi mīnus personas vecums.
Dokumentu atlase pastāvīgai glabāšanai tiek veikta, pamatojoties uz uzņēmuma lietu nomenklatūru ar obligātu lietu izskatīšanu pa lapām. Izskatot lietas ar pastāvīgu glabāšanas termiņu, izņem dokumentu dublikātus, melnrakstus, neformētas dokumentu kopijas un dokumentus ar pagaidu glabāšanas termiņu. Ja lietā tiek atklāts, ka līdzās pastāvīgās glabāšanas dokumentiem tajā atrodas ievērojams skaits pagaidu glabāšanas dokumentu, lieta tiek pārformatēta un pastāvīgās glabāšanas dokumenti tiek atdalīti no pagaidu glabāšanas dokumentiem. Ja lietā ir pagaidu glabāšanas dokumenti, bet dažādas vērtības, ar dažādiem glabāšanas termiņiem, glabāšanas laiks visai lietai tiek noteikts vērtīgākajai dokumentācijai, t.i. vairāk. Vienlaikus tiek veikta dokumentu un lietu atlase pagaidu (līdz 10 gadiem) glabāšanai ar beidzies glabāšanas termiņiem.
Ir 4 gadījumu grupas:
pastāvīga glabāšana, ar nosacījumu, ka pēc tam tiek nodota valsts arhīvam;
ilgstoša glabāšana iestādes arhīvā (virs 10 gadiem);
pagaidu uzglabāšana (līdz 10 gadiem);
var tikt iznīcināts uzglabāšanas termiņa beigu dēļ.
Organizācijas pienākums ir sistemātiski aprakstīt personālu un pagaidu uzglabāšanas dokumentus (vairāk nekā 10 gadus), nodrošināt to drošību un uzskaiti.
Pamatojoties uz dokumentu vērtības pārbaudes rezultātiem, tiek sastādīti lietu saraksti pastāvīgajam un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas termiņam, kā arī akti par lietu piešķiršanu iznīcināšanai.
Lietas reģistrācija ir darbu komplekss, kas saistīts ar tās pārreģistrāciju, lapu numurēšanu, apliecinājuma uzraksta noformēšanu un iekšējo dokumentu uzskaiti. Tas sākas no brīža, kad lieta tiek atestēta lietvedībā un beidzas ar tās sagatavošanas procesu nodošanai departamenta arhīvā pēc tā kalendārā gada beigām, kurā lieta tika atklāta. Lietu reģistrāciju veic biroja vadības dienesta darbinieki. Atkarībā no uzglabāšanas laika tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija. Pastāvīgai, ilgstošai (vairāk nekā 10 gadiem) glabāšanai un personāla failiem ir jāveic pilna reģistrācija. Pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas gadījumi ir pakļauti daļējai reģistrācijai, tos var glabāt iesaiņojumos, bez iekšējas dokumentu pārsistematizācijas, bez numerācijas lapām un bez apliecinājuma raksta noformēšanas.
Failu sagatavošana pirms arhivēšanas ietver divas galvenās darbības: failu reģistrāciju un aprakstu. Lietu reģistrāciju veic par darbu ar dokumentiem atbildīgā persona. Atkarībā no dokumentu vērtības un attiecīgi lietu glabāšanas laika tiek veikta pilnīga vai daļēja (vienkāršota) lietu reģistrācija. Pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) uzglabāšanas gadījumi ir pakļauti vienkāršotai reģistrācijai. Pirmkārt, viņu klātbūtne tiek atklāta saskaņā ar lietu nomenklatūru. Lietas tiek pārbaudītas, vai ir pareizs noformējums, tās paliek uz saitēm, lapas nav numurētas, sertifikācijas lapas netiek noformētas, tiek sistematizētas pēc lietu nomenklatūras un iesniegtas arhīvā. Galvenā uzmanība tiek pievērsta pastāvīgas, ilgstošas (virs 10 gadiem) uzglabāšanas gadījumiem un personāla jautājumiem. Atbilstoši “Valsts dokumentācijas vadības sistēmas” un “Departamentu arhīvu darbības pamatnoteikumu” prasībām tiek veikta to pilnīga reģistrācija, kas ietver:
lietas dokumentu pārkārtošana tiešā hronoloģiskā secībā no janvāra līdz decembrim;
failu kārtošana vai iesiešana;
lapu numerācija;
lietas apliecinājuma lapas (sertifikācijas lapas) noformēšana;
lietas dokumentu iekšējās inventarizācijas sastādīšana (ja nepieciešams);
visu lietas vāka rekvizītu reģistrācija.
1.3 Korpusa vāka dizains
Sagatavojot lietu vākus pastāvīgai, ilgstošai (virs 10 gadiem) glabāšanai un personālam, jānorāda: iestādes nosaukums un tās tiešā pakļautība; struktūrvienības nosaukums, lietu indekss; anotācija lietas dokumentiem (pastāvīgas glabāšanas lietām, kurās ir īpaši vērtīgi dokumenti); lietas izskatīšanas datums (sējums, daļa); lapu skaits lietā; datnes glabāšanas termiņš; lietas arhīva kods. Turklāt uz pastāvīgās glabāšanas lietu vākiem paredzēta vieta valsts arhīva un iestādes nosaukumam.
Īpaši jāatzīmē, ka ar tinti uz pastāvīgās glabāšanas lietu vākiem tiek uzlīmēts arhīva kods departamenta arhīvā tikai pēc lietu iekļaušanas valsts attiecīgās institūcijas EPC apstiprināto lietu kopsavilkuma inventarizācijas gada sadaļās. arhīva dienests (pirms tam tas ir piestiprināts ar zīmuli). Ar tinti tiek apzīmogoti arhīvu kodi uz ilgstošas (vairāk nekā 10 gadiem) glabāšanas lietu vākiem un personālam pēc lietu iekļaušanas iestādes Centrālās izpildkomitejas (EK) apstiprināto lietu kopsavilkuma uzskaites ikgadējās sadaļās, saskaņots ar valsts arhīvu dienesta attiecīgās iestādes EPC (lietu inventarizācijai personālam) un apstiprināts ar iestādes vadītāju.
Aizpildot lietas vāka rekvizītus, jāievēro šādas prasības: iestādes nosaukums ir rakstīts pilnā apjomā, norādot subordināciju nominatīva lietiņā, vai norāda tās oficiāli pieņemto saīsināto nosaukumu; korpusa nosaukums un numurs tiek pārnesti uz vāku no nomenklatūras (vēlams pēdējo novietot uz korpusa mugurkaula, lai atvieglotu lietu meklēšanu, kad tie tiek glabāti vertikāli).
Biroja gada beigās tiek veikti nepieciešamie precizējumi pastāvīgas vai ilgstošas (virs 10 gadiem) glabāšanas korpusa vāka noformējumam. Ja mainījies iestādes nosaukums (augstākā nodaļa, struktūrvienība) vai lieta nodota citai iestādei (struktūrvienībai), vākam pievieno šīs struktūrvienības iestādes nosaukumu). Lietas nosaukums uz vāka pārņemts no organizācijas lietu nomenklatūras, kas saskaņota ar attiecīgās valsts arhīvu dienesta iestādes EPC. Nepieciešamos gadījumos (piemēram, ja virsraksts uz vāka neatspoguļo lietā esošo dokumentu saturu) tam tiek pievienota papildu informācija un precizējumi.
Lietu virsrakstos, kurās ir dokumentu kopijas, jānorāda to kopijas numurs. Lietas dokumentu autentiskums nosaukumā nav norādīts. Ja dati par dokumentu kopijas numuru attiecas uz visiem lietā esošajiem dokumentiem, tad tos liek aiz virsraksta (rindā, pēc punkta, ar lielo burtu), un, ja dati attiecas uz daļu dokumentu vai uz vienu no tiem, tad tos raksta pēc dokumentu apraksta (iekavās ar mazo burtu). Ja lietā ir vairāki sējumi (daļas), uz katra sējuma (daļas) vāka tiek likts lietas vispārīgais nosaukums un katra sējuma (daļas) nosaukums.
Svarīga lietas vāka detaļa ir lietas datums, t.i. gadi nodibināšanas un lietas pabeigšanas biroja darbā. Pareiza lietu datēšana ir atkarīga no tajās ģenerēto dokumentu veida un veida visaptverošas apsvēršanas. Lietas datums, kurā ir administratīvā, radošā un cita dokumentācija (ziņojumi, stenogrammas, vēstules u.c.), kurai ir svarīga precīza datēšana, kā arī lietas, kas sastāv no vairākiem sējumiem (daļām), ir dokumentu galējie datumi, t.i., e. agrākā un jaunākā no lietā iekļautā dokumenta reģistrācijas (noformēšanas) datums, mēnesis, gads.
Koleģiālo institūciju, komisiju uc sēžu protokolu lietas datums ir pirmā un pēdējā protokola sastādīšanas datums vai apstiprināšanas datums (ja tie ir apstiprināti). Personas lietas datums ir datums, kad parakstīti rīkojumi par tās personas uzņemšanu un atlaišanu, kurai tā tika atvērta.
Katras pastāvīgas, ilgstošas (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas gadījuma beigās, lai ņemtu vērā daudzumu un fiksētu lapu numerācijas pazīmes, uz atsevišķas lapas tiek sastādīts sertifikācijas uzraksts, kurā norāda numurētas lapas tiek norādītas ar cipariem un vārdiem un atsevišķi ar “+” (plus) zīmi - lokšņu skaits iekšējā inventarizācijai (ja ir). Apliecinājums ir uzrakstīts salasāmi, norādot sastādītāja amatu, sastādīšanas datumu un to paraksta sastādītājs ar paraksta atšifrējumu. Turpmākās izmaiņas lietas sastāvā un stāvoklī (dokumentu iztrūkums, jaunu dokumentu pievienošana, dokumentu oriģinālu aizstāšana ar kopijām u.tml.) tiek atzīmētas apliecinājuma zīmē ar atsauci uz attiecīgo aktu.
Atsevišķu kategoriju lietām ar pastāvīgu un ilgstošu (virs 10 gadiem) glabāšanas termiņu, kuru ierakstīšana ir saistīta ar tajās esošās dokumentācijas specifiku (īpaši vērtīgām personas, tiesas un izmeklēšanas lietām, akadēmisko grādu piešķiršanas lietām un piešķirot akadēmiskos nosaukumus, autortiesību apliecību un patentu izgudrojumu lietas uc), kā arī pa veidiem veidotiem dokumentiem, kuru virsraksti neatklāj to konkrēto saturu, tiek sastādīts iekšējais dokumentu inventārs.
1.4. Lietu inventarizācijas sastādīšana
Valsts standarts "Biroja darbs un arhivēšana. Termini un definīcijas" definē inventāru kā arhīvu uzziņu grāmatu, kurā ir sistemātisks glabāšanas vienību saraksts, kā arī paredzēts to reģistrēšanai un sistematizācijas konsolidācijai.
Tādējādi inventārs kalpo kā galvenais uzskaites un uzziņu rīks biroja darbā un arhīvos. Pirms pilnībā pabeigtu lietu ievadīšanas uzskaitē tās tiek sistematizētas, t.i. sakārtoti stingri noteiktā secībā.
Atsevišķu kategoriju pastāvīgas un pagaidu (ilgāk par 10 gadiem) glabāšanas dokumentu fiksēšanai, ko nosaka šīs dokumentācijas specifika (pamatdarbības pasūtījumi, personas lietas, autortiesību sertifikātu lietas u.c.), tiek sastādīta arī iekšējā inventarizācija. . Lietas dokumentu iekšējā uzskaite ir jāsastāda arī pastāvīga un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas termiņa gadījumos, kas veidota atbilstoši dokumentu veidiem, kuru virsraksti neatklāj konkrētu dokumentu saturu. Tā kā dokumenti pastāvīgai glabāšanai, lietas, kuru glabāšanas laiks pārsniedz 10 gadus, un lietas par personālu tiek apkopotas atsevišķi, tad lietu sistematizācija tiek veikta katrai noteiktai grupai atsevišķi "Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi". atsevišķu uzskaitījumu sastādīšana lietām, kas sastāv no konkrētiem, tikai konkrētai organizācijai raksturīgiem dokumentiem (tiesu izmeklēšanas lietas, zinātniskie ziņojumi u.c.) un oficiālo publikāciju sarakstiem.
Biroja gada beigās visas pabeigtās pastāvīgās un pagaidu glabāšanas lietas, kas izturējušas vērtības pārbaudi, tiek iekļautas inventarizāciju. Lietu uzskaite ir sistemātisks lietu nosaukumu saraksts, atklājot to sastāvu un saturu, nosakot lietu sistematizāciju fonda ietvaros un to uzskaiti. Turklāt inventārs ir gan grāmatvedības dokuments, gan galvenais zinātniskā uzziņu standarta veids, kas nodrošina lietu un inventarizāciju operatīvo uzskaiti.
Pirms lietas dokumentu nodošanas no tiem tiek izņemti metāla stiprinājumi, ievietota apliecinošās lapas tukša forma, bet gadījumos, kad lietai tiks sastādīta iekšējā inventarizācija, tiek ievietotas iekšējās inventarizācijas veidlapas. Visas korpusa lapas numurētas ar melnu grafīta zīmuli (tintes vai krāsaino zīmuļu lietošana ir aizliegta) vai ar numuru augšējā labajā stūrī, neietekmējot dokumenta tekstu. Iekšējās uzskaites lapas ir numurētas atsevišķi. Sertifikācijas lapa nav numurēta. Ja lietai ir vairāki sējumi, katrs sējums tiek numurēts atsevišķi. Jebkura formāta lapa, kas ir apvīlēta no vienas malas, tiek numurēta kā viena lapa (pat ja tā ir salocīta). Uz pusēm pārlocīts un pa vidu iesniegts dokuments ir numurēts kā divas lapas. Ilustrētie materiāli un fotogrāfijas ir numurētas otrā pusē. Lietā ievietotās aploksnes ar uzrakstiem vai pielikumiem numurētas neatkarīgi. Pielikums aploksnē ir numurēts ar nākamo numuru aiz aploksnes.
Ja lapas tiek izlaistas vai numurētas ar vienu numuru, tās tiek apzīmētas ar iepriekšējo lapu numuriem, pievienojot burtus a, b, c utt. Visi šie labojumi ir atzīmēti lietas beigās sertifikācijas uzrakstā. Ja, numurējot lapas, tiek pieļautas daudzas kļūdas, cipari tiek izsvītroti un viss gadījums tiek numurēts vēlreiz. Lietas beigās, lai ņemtu vērā lapu skaitu uz atsevišķas lietas apliecinošās lapas, tiek sastādīts apliecinājuma uzraksts, kurā tiek norādīts lapu skaits ar cipariem un vārdiem, un visas pazīmes tiek precizēta lietā esošo dokumentu numerācija un fiziskais stāvoklis.
Sertifikācijas lapas veidlapas nav identiskas, taču veidlapās ievadītās informācijas sastāvs ir vienāds.
Lietas ar īpaši vērtīgiem dokumentiem, personas, tiesas un izmeklēšanas lietas, akadēmisko grādu un nosaukumu piešķiršanas lietas, autortiesību sertifikātu un patentu lietas u.c. gatavojoties iesniegšanai arhīvā, ja tas gada laikā nav uzturēts, sastāda iekšējo dokumentu uzskaiti. Tāpat ieteicams veikt iekšējo inventarizāciju lietām, kuru nosaukumi pilnībā neatklāj dokumentu saturu. Šajā gadījumā iekšējā uzskaite atvieglos lietas dokumentu izmantošanu un nepieciešamās informācijas meklēšanu.
Lietas iekšējās inventarizācijas beigās tiek sastādīts gala protokols, kurā ar cipariem un vārdiem norāda uzskaitē iekļauto dokumentu kopējo skaitu lietā un inventarizācijas lapu skaitu.
Iestādes struktūrvienības nodod departamenta arhīvam pastāvīgās, ilgstošas (virs 10 gadiem) glabāšanas un personāla lietvedības lietas. Lietu nodošana tiek veikta tikai pēc inventarizācijas. Kopā ar lietām arhīvā tiek nodotas iestādes lietvedības dienesta (biroja, sekretariāta, vispārējās nodaļas u.c.) reģistrācijas un kontroles kartes. Katra faila nosaukums ir iekļauts inventārā.
Lietu formēšanas un noformēšanas pareizību, to skaita atbilstību inventāram un lietu nomenklatūrai arhīva darbinieks pārbauda iepriekš, lietu sagatavošanas stadijā nodošanai departamenta arhīvā pa struktūrvienībām. Ja tiek konstatēti trūkumi lietu veidošanā un izpildē, struktūrvienību darbiniekiem ir pienākums tos novērst.
II nodaļa. Lietu iesniegšana departamenta arhīvā
No dibināšanas brīža līdz nogādāšanai departamenta arhīvā lietas tiek glabātas darba telpās vai speciāli šim nolūkam ierādītās telpās. Lietas tiek ievietotas aizslēgtos skapjos, kam jānodrošina dokumentu drošība, un novietoti ar muguriņām uz āru.
Dokumentus var izņemt un izsniegt no pastāvīgās glabāšanas lietām tikai izņēmuma gadījumos (piemēram, pēc tiesu izmeklēšanas iestāžu pieprasījuma) ar iestādes vadītāja atļauju. Šajā gadījumā lietā jāiekļauj precīza apliecināta dokumenta kopija un oriģināla izņemšanas pamatojums. Dokumentu kopijas un izraksti izmantošanai iestādes darbā vai atsevišķu pilsoņu interesēs tiek izgatavoti ar vadības vai amatpersonu atļauju, kurām šādas tiesības ir piešķirtas ar attiecīgo departamentu norādījumiem.
Par biroja darba stadijā esošo dokumentu drošību atbild biroja vadītājs, sekretāre, lietvede u.c. Viņiem jānodrošina kontrole pār dokumentu drošību struktūrvienībās un individuālajos izpildītājos, un par pārkāpumiem nekavējoties jāziņo iestādes vadībai.
Lietu nogādāšana no struktūrvienības uz iestādes arhīvu, ja tāds ir, notiek saskaņā ar arhīva sastādītu, ar struktūrvienību vadītājiem saskaņotu un iestādes vadītāja apstiprinātu grafiku. Šis darbs jāveic katru gadu. Lietas ar pastāvīgu glabāšanas termiņu, glabāšanas laiku virs 10 gadiem un personāla uzskaiti arhīvā pieņem pēc inventarizācijas.
Lietas pieņem nodaļas arhīva darbinieks struktūrvienības darbinieka klātbūtnē. Šajā gadījumā abos inventāra eksemplāros pret katru gadījumu tiek izdarīta atzīme par tā klātbūtni. Pēc visu lietu saņemšanas saskaņā ar inventarizāciju katra inventarizācijas eksemplāra beigās tiek veikts apliecinošs paraksts, kurā cipariem un vārdiem norāda faktisko arhīvā nodoto lietu skaitu un trūkstošo lietu skaitu, ja tādas ir. Zem apliecinošā paraksta tiek likts lietu pieņemšanas un nodošanas datums un to veikušo personu paraksti.
Ar inventāru pārbaudītās lietas tiek atlasītas un sasietas līdz 20 cm biezās arhīva saišķos. Lietas nodaļas arhīvā nogādā struktūrvienības darbinieki. Biroji kopā ar lietām nodod reģistrācijas un kontroles lietas departamenta arhīvam, iekļaujot tos inventārā.
Pagaidu glabāšanas (līdz 10 gadiem) lietas tiek nodotas departamenta arhīvam atbilstoši lietu nomenklatūrai. Tā kā daudzās iestādēs arhīvos nav pietiekami daudz vietas, “Departamentu arhīvu pamatnoteikumi” ļauj šīs lietas glabāt “centrālajā aparāta vadības dienestā vai struktūrvienībās” līdz to glabāšanas termiņa beigām, pēc tam tās tiek glabātas. pakļauta iznīcināšanai noteiktajā kārtībā.
Jaunizveidotajās komercsabiedrībās sekretāram pēc diviem gadiem ir jāveic nepieciešamā lietu izskatīšana un jānodod tās uz citu kabinetu, kas veido sākumu turpmākajam uzņēmuma arhīvam.
2.1. Dokumentu glabāšana elektroniskā formā
Biroja darbam pārejot uz datorizētām tehnoloģijām, rodas jautājums par elektroniskā formā izveidoto dokumentu uzglabāšanas racionalizāciju un organizēšanu.
Dokumentus elektroniskā formā organizācijas darbinieki var izveidot datoros, saņemt pa e-pastu vai pārveidot elektroniskā formā (skenējot) no tradicionālās papīra formas. Izveidotais vai saņemtais dokuments ir jāsaglabā datora atmiņā - jāieraksta kā fails cietajā diskā. Dokumentus var glabāt datora cietajā diskā vai speciāli tam paredzētā datorā (failu serverī), vai noņemamā datu nesējā.
Cietajā diskā tiek izveidotas mapes (direktorijas), kurās tiks ievietoti dokumenti. Tāpat kā papīra dokumenti tiek ievietoti failos, tā faili tiek ievietoti mapēs. Katrai mapei var būt apakšmapes, kurām savukārt var būt savas apakšmapes. Katrai mapei tiek piešķirts "nosaukums". “Nosaukums” jāsākas ar dokumentu veidu (rīkojumi, akti, ziņojumi utt.), kāpēc dokumentu saturu precizē informācija par autorību, izdošanu, korespondentu, periodu, par kuru dokumenti (lietas) ir grupēti. .
Pašreizējie biroja darba faili tiek glabāti datora cietajā diskā. Strādājot tīklā, lietotājam var būt piekļuve citu datoru diskiem vai direktorijiem. Šajā gadījumā tiem būs sērijas burtu numuri, un ar tiem var strādāt kā ar ierīcēm, kas atrodas jūsu datorā. Lai to izdarītu, datorā, kurā ir nepieciešamie resursi, tiek iestatīta atļauja koplietot piekļuvi noteiktam failam. Piekļuvi var ierobežot, izmantojot paroli pilnai un tikai lasāmai piekļuvei, vai ierobežojot piekļuvi tikai noteiktiem lietotājiem. Varat ievadīt paroli, lai ierobežotu piekļuvi mapei.
Organizācijas ar lielu koplietojamo dokumentu apjomu izmanto speciālus, ļoti uzticamus datorus – failu serverus –, kas paredzēti nepārtrauktai darbībai un vienlaicīgas piekļuves datu nodrošināšanai no vienībām līdz desmitiem, simtiem un pat tūkstošiem lietotāju.
Visi biroja apritei saņemtie dokumenti jāglabā vispārējās mapēs, kas izveidotas saskaņā ar struktūrvienības (organizācijas kopumā) lietu nomenklatūru, pamatojoties uz standarta klasifikatoriem.
Viens no galvenajiem jautājumiem, kas nosaka veiksmīgu datortehnoloģiju izmantošanu birojā, ir dokumentu glabāšanas uzticamība elektroniskā formā. Dokumentu drošība sastāv no:
ilgtspējīga elektroapgāde;
Rezerves kopija;
pretvīrusu aizsardzība;
profilakse un diagnostika, izmantojot īpašas utilītas (palīgprogrammas).
Elektroniskās uzglabāšanas īpatnība ir dokumentu nosūtīšana uz elektronisko arhīvu uzreiz pēc darba pabeigšanas ar tiem biroja darbā. Tas ļauj nodrošināt dokumentu drošību, to centralizēto uzglabāšanu, ātru meklēšanu un izkliedētu piekļuvi dokumentiem gan izmantojot lokālo tīklu, gan izmantojot attālo piekļuvi (pa tālruni un caur internetu).
Dokumentu datubāze tiek veidota to reģistrācijas procesā.
Dati par dokumentiem par pagājušo gadu tiek glabāti atsevišķi arī pēc visu pagājušā gada dokumentu noformēšanas. Datu bāze tiek izmantota tikai atsauces darbam, un to var kopēt ārējā datu nesējā. Atkarībā no informācijas apjoma tā var būt diskete, magnētiskā lente, CD-ROM vai cits arhīva datu nesējs.
Dokumenti ar pastāvīgu un ilgstošu glabāšanas laiku parasti tiek ierakstīti CD-ROM, un dokumenti ar pagaidu glabāšanas laiku parasti tiek ierakstīti datu nesējos, kurus pēc glabāšanas termiņa beigām var izdzēst un pārrakstīt.
Dokumentu glabāšanas termiņi nav atkarīgi no pastāvēšanas formas – papīra vai elektroniskā – un tos nosaka īpaši direktoriji – dokumentu saraksti, kuros norādīti glabāšanas termiņi.
Minimālais dokumentu glabāšanas laiks ir noteikts federālajā likumā par Par uzskaiti" - pieci gadi ar iznīcināšanas tiesībām tikai pēc audita. Obligāts nosacījums ir uzskaites kvalitātes pārbaude pēc datu nodošanas un periodiska datu drošuma pārbaude datu nesēja glabāšanas laikā.
Tādējādi organizācijām, kuras ir pilnībā pārgājušas uz elektronisku dokumentu plūsmu, ir iespēja ievērojami ietaupīt vietu, ko iepriekš aizņēma arhīva krātuve. Automatizētās tehnoloģijas var ievērojami paātrināt biroja darba operācijas, sagatavojot failus arhīva glabāšanai.
Biroja gada beigās tiek sakārtota visa iestādes dokumentu datubāze, kas gada laikā izveidota dokumentu reģistrācijas procesā. Dati par organizācijas dokumentiem par pēdējo gadu tiek izmantoti, lai apkopotu visu dokumentu sarakstu, kas sagrupēti pa gadījumiem. Lietas ietvaros dokumenti tiek sakārtoti to saņemšanas secībā. Pastāvīgās un ilgstošas glabāšanas lietām šāds lietas dokumentu saraksts tiek izdrukāts iekšējās inventarizācijas veidā un iesniegts lietas sākumā.
Arhivēšanas noteikumi paredz lietu uzskaites sastādīšanu pastāvīgai un ilgstošai uzglabāšanai. Automatizētas uzskaites sistēmas klātbūtne ļauj izveidot dokumentārus krājumus, kas iepriekš nebija iespējams ar tradicionālo papīra tehnoloģiju to darbietilpības dēļ. Šādas uzskaites ievērojami atvieglo un paātrina nepieciešamo dokumentu meklēšanu arhīvā, nodrošina to uzskaiti un drošību.
Nododot dokumentus valsts glabāšanā pēc arhīvu iestāžu pieprasījuma, pamatojoties uz dokumentārajām uzskaitēm, var viegli izveidot vispārinātus uzskaites krājumus pastāvīgajām un ilgstošas glabāšanas lietām.
Secinājums
Līdz ar to dokumentu noformēšanas procesa pēdējais posms ir noformēto dokumentu sagatavošana glabāšanai un lietošanai. Izpildīto dokumentu organizēšanas un uzglabāšanas galvenais mērķis ir radīt apstākļus to izmantošanai iestāžu uzziņu darbā un Krievijas Federācijas Valsts arhīva fonda papildināšanā. Šādu dokumentu ātra meklēšana un izmantošana ir atkarīga no pareizas lietu reģistrācijas un to uzskaites. Arhīvu datubāzēm ir liela vērtība valstij.
Šī kursa darba rakstīšanas gaitā izskatīju lietu izskatīšanas un iesniegšanas kārtību, kā arī to iesniegšanas kārtību departamenta arhīvā. Par biroja darba stadijā esošo dokumentu drošību atbild biroja vadītājs, sekretāre, lietvede u.c. Viņiem jānodrošina kontrole pār dokumentu drošību struktūrvienībās un individuālajos izpildītājos, un par pārkāpumiem nekavējoties jāziņo iestādes vadībai. Inventārs kalpo kā galvenais grāmatvedības un uzziņu rīks biroja darbā un arhīvos. Turklāt inventārs ir gan grāmatvedības dokuments, gan galvenais zinātniskā uzziņu standarta veids, kas nodrošina lietu un inventarizāciju operatīvo uzskaiti.
Īpaša uzmanība tika pievērsta dokumentu glabāšanai elektroniskā formā sakarā ar biroja darba pāreju uz datorizētām tehnoloģijām. Tika izskatīts jautājums par dokumentu glabāšanas uzticamību elektroniskā formā un uzskaitītas metodes tās nodrošināšanai, piemēram: stabilas barošanas nodrošināšana, savlaicīga dublēšana, obligāta pretvīrusu aizsardzība, kā arī profilakse un diagnostika, izmantojot speciālas utilītas (palīgprogrammas). ).
Tādējādi organizācijām, kuras ir pilnībā pārgājušas uz elektronisku dokumentu plūsmu, ir iespēja ievērojami ietaupīt vietu, ko iepriekš aizņēma arhīva krātuve.
Bibliogrāfija
1. GOST R 1.5-92 "Krievijas Federācijas valsts standartizācijas sistēma. Vispārīgās prasības standartu uzbūvei, noformējumam, dizainam un saturam M., Standartu izdevniecība, 2012."
GOST R 51141-98 Lietvedība un arhivēšana. Termini un definīcijas M., Standartu izdevniecība, 2011.
Andreeva V.I. Darbs ar dokumentiem biroja darbā. Uzņēmuma dokumentu plūsma (pamatojoties uz Krievijas Federācijas GOST). - M.: AS "Biznesa skola "Intel-Sintez", 2012. - 144 lpp.
Andreeva V.I. Biroja vadība: Praktiskā rokasgrāmata / 9. izdevums, labots un paplašināts. - M.: AS "Biznesa skola "Intel - Synthesis" kopā ar SIA "Žurnāls "Personāla vadība", 2013.g.
Aleksejeva E.V., Afanasjeva P.P., Burova E.M., Osičkina G.A. Arhīva aspekti biroja darbā: dokumentu vērtības pārbaude // Sekretāra lietas 2010. Nr.1. lpp.79-83.
Basakina N.V. Dažādu īpašuma formu iestāžu dokumentu sagatavošanas un nodošanas arhīva glabāšanai organizēšana // Sekretariāta lietas 2011. Nr.3. P.87-90.
Valsts vadības dokumentācijas atbalsta sistēma. Pamatnoteikumi. Vispārīgās prasības dokumentu un dokumentācijas atbalsta pakalpojumiem M., VNIIDAD. 2010. gads.
Biroja darbs: Mācību grāmata augstskolām / Kuzņecova T.V., Sankina L.V., Bikova T.A.; rediģēja T.V. Kuzņecova. - M.: VIENOTĪBA - DANA, 2013.
. Biroja darbs uzņēmumā" - praktiskā rokasgrāmata, A.B. Barikhin, M. 2011
Kirsanova M.V., Mūsdienu biroja darbs: mācību grāmata. - M.: INFRA-M; Novosibirska: Sibīrijas līgums, 20012.
Kuzņecova T.V. Kāpēc sekretārei nepieciešami normatīvie un metodiskie dokumenti par lietvedību // Sekretāra lietas 2012. Nr.1. C.4.
Mosjagina O.V., Emiševa E.M. Mūsdienu prasības lietu veidošanai un izpildei // Sekretāra lietas 2010. Nr.4. P.32-36.
Krievijas Federācijas tiesību aktu pamati par Krievijas Federācijas arhīvu fondu un arhīviem M., Krievijas Valsts arhīvu dienests, 2009.
Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi. M., 2011. gads.
Organizāciju darbībā izveidoto standarta vadības dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus. Rosarhiva, 2013.
Rokasgrāmata darbam birojā. Minska. Polimja 2013. gads
Sankina L.V. Biroja darbu raksturojošās iezīmes mazos un vidējos uzņēmumos // Biroja darbs 2010. Nr.2. P.17.
Sotovs P.V., Tihomirovs A.N. Biroja darbs: dokumentu paraugi: Instrukcijas, GOST. M.: Prospekt, 2011-80 lpp.
Apmācība
Nepieciešama palīdzība tēmas izpētē?
Mūsu speciālisti konsultēs vai sniegs apmācību pakalpojumus par jums interesējošām tēmām.
Iesniedziet savu pieteikumu norādot tēmu tieši tagad, lai uzzinātu par iespēju saņemt konsultāciju.
9.2. Organizācijas arhīvs dokumentus pastāvīgai glabāšanai nodod valsts (pašvaldības) arhīvam, kura ieguves avots ir šī līdzekļu vākšanas organizācija.
9.3. Dokumenti tiek nodoti pastāvīgai glabāšanai valsts arhīvā sakārtotā stāvoklī ar atbilstošu zinātnisko uzziņu aparatūru un apdrošināšanas kopijām īpaši vērtīgiem un unikāliem dokumentiem.
9.4. Arhīva dokumentu pagaidu glabāšanai organizācijās tiek noteikti šādi termiņi:
federālās valdības struktūru arhīva dokumenti, kā arī Krievijas Federācijas Ģenerālprokuratūras, republiku valdības struktūru un prokuratūru, nozaru akadēmiju, valsts asociāciju, federālās un republikas pakļautības iestāžu, organizāciju un uzņēmumu arhīva dokumenti - 15 gadi;
teritoriju, reģionu, federālo pilsētu, autonomo apgabalu, autonomo apgabalu, prokuratūru, valsts aģentūru, reģionālās un reģionālās padotības, autonomā reģiona un rajona pakļautības organizāciju un uzņēmumu arhīva dokumenti - 10 gadi;
pašvaldību, iestāžu, organizāciju, pilsētu un rajonu padotības uzņēmumu, lauksaimniecības uzņēmumu arhīva dokumenti - 5 gadi;
civillietu reģistri, personāla dokumenti, notariālo aktu un tiesas lietu uzskaite, sadzīves grāmatiņas - 75 gadi;
arhīva dokumenti, kas izveidoti kopīgu (ar valsts līdzdalību) uzņēmumu, organizāciju un jauktu īpašuma formu apvienību darbības laikā, kuru pamatkapitālā dominē federālā vai valsts īpašuma daļa, - 10 gadi;
zinātniskā, tehnoloģiskā un patentu dokumentācija - 10 gadi;
projektēšanas dokumentācija - 15 gadi;
projektēšanas dokumentācija kapitālajai būvniecībai - 25 gadi;
telemetrijas dokumentācija - 5 gadi;
filmu dokumenti, skaņu dokumenti un video fonogrammas - ne vairāk kā 3 gadi no izgatavošanas brīža;
fotodokumenti - 3 gadi;
dokumenti datorizētos datu nesējos - 5 gadi.
9.5. Nepieciešamības gadījumā dokumentu pagaidu glabāšanas termiņus var mainīt, vienojoties ar attiecīgo arhīva pārvaldes institūciju vai arhīva iestādi.
Agrīna dokumentu nodošana pastāvīgai glabāšanai var tikt veikta dokumentu nozaudēšanas (iznīcināšanas) draudu gadījumā, kā arī pēc organizācijas pieprasījuma uz līguma pamata.
Dokumentu pagaidu glabāšanas termiņa pagarināšana ir pieļaujama izņēmuma kārtā, ja tas nepieciešams organizācijas praktiskai dokumentu izmantošanai ar valsts arhīva rakstisku atļauju.
9.6. Īpašuma formu mainījušas (korporatizētas, privatizētas) valsts organizācijas pastāvīgās glabāšanas dokumentus glabā nevalstiskā organizācijā, un pēc tam pēc pagaidu glabāšanas termiņa beigām organizācijā (sk. 10.3. punktu) nodod valsts arhīvs.
9.7. Kad organizācija tiek likvidēta, tās dokumenti tiek nodoti organizācijai, kas ir tās tiesību pārņēmēja.
9.7.1. Ja organizācija, kas ir valsts arhīva ieguves avots, tiek likvidēta bez tiesību pārņēmēja, dokumentus ar pastāvīgu glabāšanas laiku un dokumentus par personālu nodod augstākas organizācijas arhīvam. Ja dokumentus nav iespējams nodot augstākai organizācijai, ar lietu un mantas nodošanai izveidotās komisijas (likvidācijas komisijas) lēmumu, kas saskaņots ar attiecīgo arhīva pārvaldes institūciju, šie dokumenti tiek nodoti valsts arhīvam.
9.7.2. Dokumenti par likvidētās organizācijas personālu, ja nav tiesību pārņēmēja un augstākas organizācijas, tiek nodoti pagaidu glabāšanai specializētā personāla dokumentu arhīvā (centrā), bet, ja tā nav, - valsts arhīvam.
9.7.3. Likvidēto bez tiesību pārņēmēja organizāciju dokumentu ar nebeidzamu pagaidu glabāšanas termiņu iznīcināšana tiek veikta tikai ar Krievijas Federācijas veidojošās vienības vai pašvaldības struktūras attiecīgās izpildinstitūcijas lēmumu un tiek dokumentēta aktā ar dokumentu uzskaiti. tiek iznīcināts.
9.7.4. Likvidējamās organizācijas bez tiesību pārņēmēja dokumenti, kuru glabāšanas termiņš likvidācijas brīdī ir beidzies, tiek iznīcināti šo noteikumu 2.4.1. - 2.4.7.punktā noteiktajā kārtībā.
9.7.5. Likvidējamās organizācijas dokumentu organizēšanas, nodošanas glabāšanai vai iznīcināšanai organizēšanu veic likvidācijas komisija, kas par šo darbu var noslēgt līgumu ar organizāciju (fizisku personu), kurai ir atbilstoša licence, vai valsts arhīvu. .
9.8. Pastāvīgās glabāšanas dokumentu nodošana valsts arhīvam parasti tiek veikta katru gadu saskaņā ar organizācijas vadītāju un atbilstošā arhīva apstiprinātu grafiku. Organizācijās ar nelielu dokumentu apjomu ik gadu pastāvīgai glabāšanai, vienojoties ar valsts arhīvu, dokumentu nodošana atļauta reizi piecos gados.
Zinātniskā, tehniskā un īpašā dokumentācija parasti tiek nodota reizi piecos gados.
Ja pārsūtīšanas laikā tiek konstatēta neatbilstība starp galīgo ierakstu uzskaitē un pārsūtīto lietu faktisko esamību, inventarizācijā tiek veikts jauns beigu ieraksts, kas norāda faktisko trūkstošo lietu esamību un skaitu. Trūkstošo lietu skaitļi norādīti dokumentu pieņemšanas un nodošanas valsts glabāšanai aktā; viņu prombūtnes iemesli ir norādīti aktam pievienotajā organizācijas sertifikātā.
Organizatoriskie pamati departamentu dokumentu glabāšanai tika likti pirmajos padomju valdības dekrētos par arhīvu jautājumiem. Dekrēts “Par arhīvu lietu reorganizāciju un centralizāciju RSFSR” saturēja principiāli svarīgu noteikumu, ka valsts iestāžu arhīvi tiek likvidēti kā resoru iestādes un tajos glabātās lietas veido Vienoto valsts arhīvu fondu. Tas nozīmēja failu pastāvīgas glabāšanas principa atcelšanu. Saskaņā ar dekrētu ikdienas darbam nepieciešamās lietas palika nodaļas telpās, bet tika nodotas Galvenās arhīvu lietu pārvaldes rīcībā.
RSFSR Tautas komisāru padomes 1919. gada 31. marta dekrēts “Par arhīva lietu glabāšanu un iznīcināšanu” noteica dokumentu glabāšanas termiņus nodaļās, kā arī pamatu to vērtības pārbaudei.
1924. gadā RSFSR Centrālais arhīvs sāka izstrādāt “Noteikumus par biroja darba arhīva daļas organizēšanu RSFSR valsts, profesionālajās un kooperatīvajās iestādēs un uzņēmumos”. 1925. gadā tos apstiprināja Centrālā arhīva valde un nosūtīja nodaļām.
20. gadu beigās vietējo arhīvu stāvoklis bija neapmierinošs. Resoru dokumentu krātuves izveidi apgrūtināja efektīvas kontroles trūkums no Centrālās arhīvu daļas puses. Nodaļu arhīvu stāvokļa pārbaudes akti tika samazināti tikai līdz trūkumu konstatēšanai.
Dekrēts par arhīva lietu glabāšanu un iznīcināšanu noteica tikai kārtību, kādā īpaša komisija veic lietu vērtības pārbaudi. Bija nepieciešams izstrādāt departamentu sarakstus ar lietām, kas pakļautas pastāvīgai un pagaidu glabāšanai. Bet departamenti šo darbu nedarīja. Tāpēc tika piedāvāts izveidot vienotu lietu sarakstu visām iestādēm pēc standarta dokumentu veidiem.
30. gadu pirmajā pusē RSFSR arhīvu institūcijas veica pasākumus, lai izveidotu tautas organizāciju, īpaši kolhozu un sovhozu, dokumentu departamentu glabātuvi. RSFSR Galvenās pārvaldes 1930. gada 17. novembra apkārtrakstā tika ierosināts nekavējoties reģistrēt šo organizāciju arhīvus, pieņemt dokumentus valsts glabāšanā līdz 1927. gadam un nodrošināt dokumentu drošību arī vēlākam laikam.
1936. gada 5. februārī tika pieņemta PSRS Centrālās izpildkomitejas un Tautas komisāru padomes rezolūcija “Par arhīvu lietu sakārtošanu PSRS tautas komisariātos un citās centrālajās iestādēs”. Ar šo lēmumu tika noteikts departamenta arhīvā esošo dokumentu sastāvs; departamentu arhīvu organizatoriskais un juridiskais statuss: nodaļa Tautas komisariātā.
Visiem tautas komisariātiem un nodaļām bija jāpārskata arhīva sastāvs, jāizņem dokumenti ar beidzies glabāšanas termiņiem, jāizstrādā to lietu saraksti, kuras nebija pakļautas tālākai glabāšanai, kā arī jāaprīko arhīvs ar nepieciešamajiem tehniskajiem līdzekļiem un telpām.
Saistībā ar šīs rezolūcijas pieņemšanu tika izsludināts konkurss starp Tautas komisariātu arhīviem. 1936. gada 28. februārī tika apstiprināti “Tautas komisariāta (centrālās iestādes) arhīva paraugnoteikumi”. Šis nolikums noteica arhīva organizatorisko struktūru, tā uzdevumus, arhīva vadītāja tiesības un pienākumus.
1936. gadā tika uzsākts sistemātisks darbs departamentu arhīvu pārbaudē.
Tas viss deva pozitīvus rezultātus. Līdz 1936. gada 1. oktobrim PSRS Centrālās izpildkomitejas un Viskrievijas Centrālās izpildkomitejas sekretariātu, PSRS un RSFSR Tautas komisariāta lietu nodaļu arhīvu dokumenti un lielākā daļa tautas komisariāti tika pilnībā sakārtoti. 1937. gada sākumā daži tautas komisariāti mēģināja uzlabot savu sistēmu departamentu arhīvu stāvokli.
Arhīvu iestāžu darbs šajā periodā bija vērsts uz kontaktu dibināšanu ar nodaļām.
PSRS Centrālā pārvalde un RSFSR reģistrēja 289 departamentu arhīvus, tika saskaņoti 19 dokumentu saraksti ar glabāšanas termiņiem.
PSRS Centrālās izpildkomitejas un Tautas komisāru padomes 1936. gada 5. februāra rezolūcija beidzot noteica resoru arhīvu statusu un ielika pamatus mūsdienīgai departamentu dokumentu glabāšanas organizēšanas sistēmai.
30. gadu vidū, meklējot jaunas dokumentu glabāšanas formas, dažas iestādes sāka veidot vienotus starpresoru arhīvus. Vairāku tautas komisariātu arhīvos sāka koncentrēt ne tikai struktūrvienību, bet arī uzbrukumu un tiešās pakļautības organizāciju lietas.
Līdz Lielā Tēvijas kara sākumam bija izveidojies diezgan plašs apvienoto departamentu arhīvu tīkls, kas aptver dažādas iestāžu, uzņēmumu un organizāciju kategorijas.
1941. gada 29. marta noteikumos par PSRS Valsts arhīvu fondu tika saglabāts noteiktais departamentu arhīva veids: iestāžu arhīvs un apvienotais arhīvs, piešķirot tiem kontroles funkciju pār biroja darba arhīva daļu un organizāciju. arhīva darbu gan iestādē, gan tai pakļautajās organizācijās.
Lielā Tēvijas kara laikā ļoti cieta iestāžu arhīvi, kuru tīkla attīstība aizkavējās.
50.gadu beigās un 60.gados notikusī pārstrukturēšana, kuras laikā par aktīvu valsts arhīvu funkciju kļuva dokumentu iegūšana un vērtības pārbaude, pozitīvi ietekmēja resoru arhīvu organizāciju.
Nozīmīgu lomu departamentu arhīvu darba izveidē spēlēja PSRS Ministru padomes 1963. gada 25. jūlija lēmums “Par pasākumiem arhīvu lietu uzlabošanai PSRS”. Pēc tā pieņemšanas ministrijas un departamenti sāka pievērst lielāku uzmanību dokumentu drošības nodrošināšanai un to pienācīgai sakārtošanai, iestādes pastiprināja speciālo arhīvu izveidi, lai koncentrētu padotības organizāciju materiālus. Pašvaldības iestādes nolēma izveidot vienotus arhīvus: veselības aprūpe, sabiedrības izglītība, tirdzniecība.
60. gadu beigās RSFSR parādījās pirmie apvienotie starpresoru arhīvi lauksaimniecības iestāžu dokumentu glabāšanai.
RSFSR Ministru padomes 1969. gada 27. maija dekrētam “Par pasākumiem arhīvu lietu turpmākai uzlabošanai RSFSR” bija izšķiroša ietekme uz vienoto arhīvu izplatīšanu. Dekrēts uzlika ministrijām un departamentiem pienākumu izveidot arhīvus, lai koncentrētu un centralizēt to padotības iestāžu dokumentu glabāšanu. Apvienotais resoru arhīvs bija jāuztur par līdzekļiem, kas saņemti saskaņā ar līgumiem no iestādēm un uzņēmumiem par arhīva dokumentu centralizētu glabāšanu un izmantošanu.
Līdz 1971. gadam apvienoto arhīvu skaits bija pieaudzis no 30 līdz 190.
Tajā pašā laikā PSRS Galvenais arhīvs pielika pūles, lai sniegtu metodisku atbalstu apvienoto arhīvu organizēšanai. Ir parādījušies ieteikumi par vienotu arhīvu izveidi un komplektēšanu, kā arī standarta noteikums par vienotu resoru arhīvu. Tika runāts par šādu arhīvu izveides lietderīgumu valsts iestāžu, tiesu un prokuratūru sistēmās, rūpniecībā, lauksaimniecībā, būvniecībā, transportā, kā arī ar iedzīvotāju apkalpošanu saistītās nozarēs.
Tautsaimniecības pārvaldībā notikušās pārmaiņas 70. gadu pirmajā pusē jūtami ietekmēja vienoto arhīvu tīkla paplašināšanos materiālu ražošanas jomā. Pēc RSFSR Ministru padomes 1977. gada 31. maija rezolūcijas ar norādījumiem intensificēt darbu pie apvienoto arhīvu izveides gandrīz visās autonomajās republikās, teritorijās un reģionos vietējās varas iestādes pieņēma lēmumus par paplašinātu departamentu arhīvu izveidi. un tika apstiprināti štatu grafiki starpresoru arhīviem lauksaimniecības un algu uzskaitē, dokumentu nosūtīšanas institūciju saraksti, piešķirtas telpas.
1981. gada 12. jūnijā PSRS Galvenais arhīvs apstiprināja Aptuvenos noteikumus par Rūpniecības un ražošanas apvienības Apvienoto arhīvu, saskaņā ar kuru šādā arhīvā glabājas vadības (direkcijas), biedrības mātes organizācijas, struktūrvienības dokumenti. biedrības struktūrvienības, biedrības pakļautībā esošās iestādes, organizācijas un uzņēmumi.
Neskatoties uz vienoto arhīvu tīkla paplašināšanos, tā tempi arhīvu dienesta darbiniekiem nebija piemēroti. Pēc RSFSR Galvenā arhīva iniciatīvas 1980. gada 13. augustā tika izdots RSFSR Ministru padomes dekrēts, kas kalpoja kā papildu stimuls vienotu arhīvu izveidei. 1980.gadā izveidoti 33 arhīvi 18 autonomajās republikās, teritorijās un reģionos, 1981.-23., 1982.-48.gadā arhīvi.
Arhīvs tika izveidots ministrijām piešķirtā kopējā štatu un algu fonda ietvaros, papildu darbinieki netika piešķirti. 80. gadu sākumā apvienotā arhīva vadītāja amats tika apstiprināts republikas līmenī.
1986. gadā tika izdoti “Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi”, kuros rūpīgāk tika izstrādāti un precizēti nodaļu arhīvu darba, ekspertu komisiju, dokumentu fiksēšanas jautājumi. Noteikumi pilnībā atspoguļo visas izmaiņas, kas notikušas departamentu glabāšanā pēdējo divdesmit gadu laikā (pēc pirmo noteikumu izdošanas 1963. gadā) ir svarīgi pirmo reizi iekļaut departamentu arhīvu noteikumos tādas sadaļas kā klasifikācija dokumentu kārtošana arhīva fonda ietvaros, darbs ar dokumentiem par personālu, arhīva darba organizācija: plānošana, uzskaite un darba organizācija. Nodaļu arhīvu sistēmā ietilpst: organizācijas arhīvs, ministrijas centrālais arhīvs, departamenti, centrālais rūpnieciskais arhīvs
ministrijas vai departamenti, apvienotais departamentu arhīvs, vienotais starpresoru arhīvs.
Deviņdesmito gadu sākumā Krievijas Federācijā bija aptuveni 940 paplašināti departamentu arhīvi, kuros bija koncentrēts aptuveni 21 miljons lietu. Šajā periodā dokumentu saglabāšanas un izmantošanas problēma departamentu līmenī kļuva īpaši aktuāla, jo tika iznīcināti departamentu arhīvi. arodbiedrību vadības struktūras. Milzīgi dokumentālie kompleksi bieži palika bez saimnieka. Tāpēc 1991. gada 14. novembrī RSFSR valdība izdeva rīkojumu nodrošināt likvidēto PSRS ministriju un departamentu dokumentu drošību.
Reformas ir novedušas pie tā, ka attiecības starp ministrijām un resoriem, uzņēmumiem un iestādēm ir krasi mainījušās. Administratīvās un vadības attiecības ir pagātne, un ir radušās daudzas nevalstiskas organizācijas. Nodaļu arhīvu dienestu izveide, kas varētu būt balstīta uz vienotiem arhīviem, kļuva gandrīz nereāla. Palielinājušies dokumentu, īpaši personāla dokumentu, iznīcināšanas draudi. No tiem vairāk nekā 70 miljoni lietu ir uzkrāti tikai iestādēs, kas ir arhīvu iegūšanas avoti Krievijā. Par 1992-1993 Pēc nepilnīgiem datiem, rajona līmenī vien nomira vairāk nekā 50 tūkstoši šādu gadījumu. Šādos apstākļos apvienotie arhīvi bija efektīvs personāla dokumentu glabāšanas veids.
Pēc Rosarkhiv iniciatīvas Krievijas Federācijas valdība 1992. gada 23. aprīlī izdeva rīkojumu, kas ieteica izpildvaras iestādēm apsvērt iespēju izveidot arhīvus personāla dokumentu glabāšanai. Rīkojuma īstenošanas gaitā šādi arhīvi tika izveidoti daudzos reģionos . Šādu arhīvu tīkls Krievijā attīstījās diezgan ātri: 1986. gadā tie bija 128, bet 1992. gadā jau 250. 1992.-1993. Republikās, teritorijās un reģionos, kas pārstāv 61 federācijas subjektu, izveidoti 705 šādi arhīvi, no kuriem 94% darbojās ar budžeta finansējumu. Tajos bija vairāk nekā 2,2 miljoni gadījumu.
Krievijas kā neatkarīgas valsts pastāvēšanas laikā notika vairākas pilnīgas federālo struktūru struktūras reorganizācijas. Kas dabiski ietekmēja dokumentu drošību un organizāciju arhīvu darbību.
Pašreizējā situācija ir ārkārtīgi saasinājusi gadu gaitā sakrājušās un jaunas radušās departamentu krātuves problēmas: telpu trūkums, arhīvu krātuvju pārslodze, štata darbinieku skaita samazināšanās.
Pēdējos gados daudzas ministrijas un departamenti ir zaudējuši
pakārtotais tīkls Savā iepriekšējā formā “nozares” pieeja darbam ar
dokumenti nav iespējami. Bet tomēr daudzas federālās iestādes
veikt nozares mēroga darbību koordināciju
padotības iestādes: izstrādā dokumentu sarakstus ar glabāšanas termiņiem, aptuvenās lietu nomenklatūras, veic pārbaudes, lai nodrošinātu dokumentu drošību. Pēdējos gados tas ir kļuvis aktīvāks
organizāciju darbība, veidojot arhīvus, kārtojot dokumentus un nododot tos pastāvīgai glabāšanai.
Parādās jaunas arhīvu dokumentu glabāšanas formas: depozitārija glabāšana - iestāžu un organizāciju dokumentu glabāšana termiņos, kas noteikti, pamatojoties uz līgumu ar arhīva iestādēm.
Nodaļu arhīvu tapšanas vēsture liecina, ka to izskats ir saistīts ar sabiedrības objektīvajām vajadzībām arhīva dokumentu izmantošanas saglabāšanā pirms to nodošanas mūžīgai glabāšanai. Daudzu gadu prakse ir parādījusi iespējamību, ka Krievijas apstākļos pastāv vairākas starpposma arhīvu glabātuves.
Arhīvu fonda valsts daļas dokumentu pagaidu glabāšanai ministrijas, departamenti, zinātniskās organizācijas un valsts uzņēmumi veido departamentu arhīvus.
Departamenta arhīvs ir arhīvs, kas ir tieši pakļauts attiecīgajai organizācijai, kas neietilpst valsts arhīvu dienesta sistēmā vai ir organizācijas Vaganov, F.M. Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi / F.M. Vaganovs, V.A. Iļjičeva // http://www.consultant.ru/online/base/.
Departamentu arhīvs ir plašs jēdziens. Tas ietver nodaļas centrālo arhīvu un reģionālās iestādes arhīvu, kurā glabājas pakļauto organizāciju materiāli, un pamatiestādes un uzņēmuma arhīvu. Iestādes struktūrā var nebūt īpašas vienības - arhīva, un personāla tabulā var nebūt arhivāra amata, taču arhīvs joprojām pastāv. Šajā gadījumā iestādes vadītājs ar rīkojumu ieceļ par arhīvu atbildīgo darbinieku no pastāvīgo darbinieku vidus.
Ministrijas un centrālie departamenti nodrošina dokumentu drošību un uzskaiti, tos savedot kārtībā, organizējot to izmantošanu, veidojot īpaši vērtīgu dokumentu apdrošināšanas fondu (ja tāds ir), kā arī laicīgi nododot tos valsts glabāšanā ne tikai savos arhīvos, bet arī padotības iestādēs. Viss darbs ar dokumentiem departamenta arhīvā un biroja darbs tiek veikts saskaņā ar Federālās arhīvu aģentūras (turpmāk - Rosarkhiv) noteiktajiem noteikumiem.
Departamentu arhīvi ir sadalīti 5 veidos: Vaganov, F.M. Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi / F.M. Vaganovs, V.A. Iļjičeva // http://www.consultant.ru/online/base/:
Ministrijas vai universālveikalu centrālajā rūpnieciskajā arhīvā glabājas visu padotības līmeņu nozaru organizāciju dokumenti neatkarīgi no to teritoriālās atrašanās vietas;
Ministrijas vai universālveikalu centrālais arhīvs, parasti ministrijas centrālā aparāta un tiešās padotības organizāciju (ministrija, nozares pētniecības institūts u.c.) dokumenti;
Apvienotais departamenta arhīvs glabā padotības vai līdzīgu organizāciju dokumentus (ārstniecības un saimnieciskās organizācijas);
Apvienotajā starpresoru arhīvā glabājas vairāku nozaru un sistēmu organizāciju dokumenti (bieži izveidoti dokumentu glabāšanas zonās);
Iestādes, organizācijas vai uzņēmuma arhīvā tiek glabāti tikai vienas organizācijas dokumenti (visizplatītākais departamenta arhīva veids).
Pašlaik federālā līmenī ir 11 departamentu arhīvi:
Svarīgākie Krievijas Federācijas “tiesībaizsardzības” departamentu arhīvi:
§ Krievijas Federācijas Aizsardzības ministrijas Centrālais arhīvs (TsAMO).
§ Centrālais Lielā Tēvijas kara muzejs 1941-1945. Poklonnajas kalnā.
§ Militāri medicīnisko dokumentu arhīvs Krievijas Federācijas Aizsardzības ministrijas Militārās medicīnas muzejā.
§ Krievijas Federācijas Aizsardzības ministrijas Centrālais jūras spēku arhīvs (CVMA).
§ Krievijas Federācijas Aizsardzības ministrijas Centrālā jūras spēku arhīva filiāle.
§ Krievijas Federālā drošības dienesta (Krievijas CPA FSB) Centrālais robežarhīvs.
§ Krievijas Federālā drošības dienesta (CA FSB) Centrālais arhīvs.
§ Krievijas Iekšlietu ministrijas (GIC MVD) galvenais informācijas centrs.
§ Krievijas Iekšlietu ministrijas Iekšējā karaspēka centrālais arhīvs (CAVV).
§ Krievijas Federācijas veidojošo vienību civilās reģistrācijas iestāžu (ZAGS) arhīvi.
§ Dzelzceļa arhīvs (reģionālajām dzelzceļa nodaļām).
Pašlaik reģionālā līmenī ir aptuveni 30 departamentu arhīvi.
Nodaļas arhīva galvenās funkcijas ir Vaganovs, F.M. Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi / F.M. Vaganovs, V.A. Iļjičeva //http://www.consultant.ru/online/base/:
1. Pieņem glabāšanā šo noteikumu noteiktajā kārtībā organizācijas struktūrvienību, kā arī citu organizāciju dokumentus, kas ir arhīvu komplektēšanas avoti. Vienojoties ar attiecīgo valsts arhīvu dienesta iestādi, tā var pieņemt un glabāt personiskas izcelsmes dokumentus līdz to nodošanai valsts glabāšanā.
Lai nodrošinātu dokumentu iegūšanas un uzskaites kārtību, centrālais (centrālais sektorālais) un apvienotais resoru vai starpresoru arhīvs veido un uztur organizāciju - ieguves avotu sarakstus. Organizācijas centrālās ekspertu komisijas (CVK) vai ekspertu komisijas (EK) apstiprināto sarakstu, kas saskaņots ar attiecīgās arhīva iestādes ekspertu pārbaudes komisiju (EPK), apstiprina organizācijas vadītājs.
2. Ņem vērā un nodrošina arhīvā pieņemto lietu un dokumentu drošību.
3. Nodrošina finansējumu arhīvā pieņemtajām lietām un dokumentiem.
4. Sastāda zinātnisko uzziņu aparātu (ZRA) arhīvā glabājamiem dokumentiem, ņemot vērā tā nepārtrauktību ar zinātnisko uzziņu aparātu valsts arhīvā nodotajiem dokumentiem.
5. Veic arhīvā glabājamo dokumentu vērtības ekspertīzi, ik gadu iesniedz izskatīšanai organizācijas Centrālajā izpildkomitejā (EK) ikgadējās glabāšanai pakļauto lietu konsolidēto inventarizācijas sadaļas un rīkojas par lietām, kas izdalītas iznīcināšanai sakarā ar derīguma termiņa beigām. to uzglabāšanas laiku; piedalās organizācijas Centrālās izpildkomitejas (EK) darbā; sniedz metodisku palīdzību dokumentu vērtības ekspertīzes veikšanā organizācijas lietvedībā.
6. Sagatavo un šajos noteikumos noteiktajā veidā nodod valsts glabāšanā Krievijas Federācijas Valsts fonda un apdrošināšanas fondam īpaši vērtīgu Krievijas Federācijas Valsts fonda dokumentu kopijas. Šiem nolūkiem:
Veic vai organizē pastāvīgo glabāšanas lietu konsolidēto uzskaitījumu ikgadējo sadaļu sastādīšanu un iesniegšanu izskatīšanai organizācijas Centrālajā izpildkomitejā (EK) un atbilstošās arhīvu iestādes EPC;
Saskaņojot ar attiecīgo valsts arhīvu, identificē un uzskaita īpaši vērtīgus dokumentus, organizē šo dokumentu kopiju apdrošināšanas fonda izveidi un uzglabāšanu un veic šo kopiju uzskaiti;
Sniedz metodisku un praktisku palīdzību organizācijas lietvedības dienestam (birojā, sekretariātam) atbilstoši lietu nomenklatūrai uzsākto, bet departamenta arhīvā laikus nesaņemto lietu meklēšanā.
7. Katru gadu pēc Krievijas Federācijas Centrālās statistikas pārvaldes apstiprinātām veidlapām iesniedz atbilstošajam valsts arhīvam informāciju par arhīvā glabājamo līdzekļu sastāvu un apjomu.
8. Izmanto arhīvā glabātos dokumentus:
informē organizācijas vadību un darbiniekus par arhīva dokumentu sastāvu un saturu, kā arī organizācijas vadības vārdā identificē dokumentus;
Noteiktā kārtībā izsniedz dokumentus vai dokumentu kopijas ieinteresētajām organizācijām pagaidu lietošanai, kā arī pētnieku darbam lasītavā;
Izpilda organizāciju pieprasījumus un Krievijas Federācijas pilsoņu iesniegumus par sociāla un juridiska rakstura jautājumiem, noteiktajā kārtībā izsniedz dokumentu un arhīva informācijas kopijas, konsultē organizācijas un personas par arhīva informācijas iegūšanai nepieciešamo dokumentu atrašanās vietu;
Veic arhīvā glabāto dokumentu izmantošanas uzskaiti.
9. Pārbauda lietas drošību, veidošanas un reģistrācijas pareizību organizācijas lietvedībā (centrālais, centrālais sektorālais, apvienotais departamentu vai starpresoru arhīvs veic pārbaudes arī organizācijās no ieguves avotiem un attiecīgajās pakļautības organizācijās).
10. Piedalās normatīvo un metodisko dokumentu (instrukciju, ieteikumu, noteikumu u.c.) izstrādē arhīvu jautājumos un dokumentu organizēšanā lietvedībā.
11. Piedalās organizācijas arhīvu un lietvedības dienestu darbinieku kvalifikācijas celšanas pasākumos (centrālais, (centrālais sektorālais), apvienotie departamentu vai starpresoru arhīvi veic līdzīgus pasākumus organizāciju – ieguves avotu un attiecīgo padotības organizāciju darbiniekiem) .
12. Centrālais (centrālās nozares) arhīvs piedalās resoriskās kontroles organizēšanā un īstenošanā pār arhīvu darbu un dokumentu organizēšanu nozares organizāciju (sistēmas) lietvedībā; sniedz priekšlikumus ministrijas (resora) vadībai par arhivēšanas un lietvedības uzlabošanu nozarē (sistēmā).
13. Nodaļas arhīvam savu funkciju veikšanai tiek piešķirtas tiesības:
Noteiktā veidā dod norādījumus organizācijas struktūrvienībām un attiecīgo padotības organizāciju arhīviem par arhīva kompetencē esošajiem jautājumiem;
Pieprasīt no organizācijas struktūrvienībām un no attiecīgo padotības organizāciju arhīviem arhīva darbībai nepieciešamo informāciju.
Visas šīs pazīmes funkcijās ir jāatspoguļo individuālajos noteikumos par konkrēto arhīvu, ko apstiprina organizācijas vadītājs, vienojoties ar attiecīgo valsts arhīvu dienesta iestādi.
Nodaļas arhīva darbs tiek organizēts saskaņā ar nolikumu par arhīvu: tā iegūšanas avotiem; glabāšanai saņemto dokumentu sastāvs; arhīva uzdevumi un funkcijas un to īstenošanai nepieciešamās tiesības.
Departamenta arhīva galvenie uzdevumi ir:
Arhīva komplektēšana ar dokumentiem;
Arhīvā glabājamo dokumentu drošības, uzskaites, apstrādes kvalitātes, atlases un izmantošanas, kā arī dokumentu sagatavošanas un nodošanas valsts glabāšanai nodrošināšana;
Metodiskās vadības veikšana un dokumentu organizācijas stāvokļa pārbaude biroja darbā.
Tātad departamenta dokumentu glabāšana: dokumentu glabāšana departamentu arhīvos, ko veic valsts un pašvaldību organizācijas normatīvajos dokumentos noteiktajā periodā.
Valsts un pašvaldību arhīvu kvalitatīva komplektēšana ir tieši atkarīga no dokumentu drošības departamenta uzglabāšanas stadijā. Arhīvu iestāžu darbinieku organizatoriskā, metodiskā un praktiskā darba ar organizācijām, iestādēm un uzņēmumiem galvenais mērķis ir valsts glabāšanā saņemto dokumentu daudzums un kvalitāte. Dokumenti, kas uz laiku ir jāpieņem valsts vai pašvaldības glabāšanai likumā noteiktajos termiņos, tiek glabāti Aleksejeva, E.V. departamenta arhīvā. Arhīvistika: mācību grāmata / E.V. Aleksejeva, L.P. Afanasjeva, E.M. Burova. - M.: Akadēmija, 2009. - P. 34..
Iestādes savas darbības laikā saņem un izveido lielu skaitu dokumentu. Pēc to izmantošanas operatīvās darbībās aktuālu problēmu risināšanai, dokumenta funkcija kā informācijas uzkrāšana un glabāšana ir pirmajā vietā. Dokumenti kļūst par retrospektīvas informācijas glabātājiem, kuru nepieciešamība pēc noteikta laika var atkal rasties, t.i. tie darbojas kā iestādes atmiņa.
Īpašs klasifikācijas direktorijs, kas nosaka dokumentu sadales secību lietās, ir Kirsanova, M.V. lietu nomenklatūra. Mūsdienīgs biroja darbs / M.V. Kirsanova. - M.: INFRA-M, 2003. - 184. lpp.
Lietu nomenklatūra tiek izmantota noformēto dokumentu grupēšanai lietās, lietu sistematizēšanai un uzskaitei, to glabāšanas termiņu noteikšanai un dokumentu meklēšanai. Lietu nomenklatūra ir pamats pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas uzskaites sastādīšanai, kā arī pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) glabāšanas uzskaitei.
Lietu nomenklatūra ir pamats federālās izpildinstitūcijas dokumentālā fonda veidošanai. Federālās izpildinstitūcijas dokumentālais fonds sastāv no dokumentiem, ko izveidojusi federālā iestāde un ko tā saņēmusi mijiedarbības rezultātā ar citām valdības struktūrām, organizācijām un pilsoņiem.
Federālās izpildinstitūcijas biroja darba instrukcija nosaka lietu nomenklatūras izstrādes, apkopošanas, reģistrācijas, saskaņošanas un apstiprināšanas kārtību, kā arī lietu nomenklatūras uzturēšanas kārtību kancelejas (kalendāra) gadā.
Norādījumos par biroja darbu federālajā izpildinstitūcijā vēlams paredzēt, ka:
Lietu nomenklatūra tiek sastādīta, pamatojoties uz federālās izpildinstitūcijas reglamenta, federālās izpildinstitūcijas reglamenta, struktūrvienību reglamenta un citu federālās izpildinstitūcijas darbību reglamentējošiem dokumentiem un to dokumentēšanas kārtību, kā arī kā arī iepriekšējo gadu lietu nomenklatūras un dokumenti, kas iegūti federālās izpildinstitūcijas darbībās;
Federālā izpildinstitūcija sastāda struktūrvienību lietu nomenklatūras un federālās izpildinstitūcijas lietu nomenklatūru vai lietu konsolidēto nomenklatūru;
Struktūrvienības lietu nomenklatūru sastāda darbinieks, kas ir atbildīgs par struktūrvienības lietvedības uzturēšanu, saskaņo ar federālās izpildinstitūcijas arhīvu Biroja darba dienestu, paraksta struktūrvienības vadītājs un iesniedz Biroja darba pakalpojums;
Jaunizveidotā vienība mēneša laikā izstrādā struktūrvienības lietu nomenklatūru un iesniedz to federālās izpildinstitūcijas Biroja vadības dienestā;
Federālās izpildinstitūcijas lietu nomenklatūru Biroja vadības dienests sastāda no struktūrvienību lietu nomenklatūrām;
Metodisko palīdzību federālās izpildinstitūcijas lietu saraksta sastādīšanā sniedz federālās izpildinstitūcijas arhīvs un federālās izpildinstitūcijas Centrālā ekspertu komisija;
Reizi 5 gados federālās izpildinstitūcijas lietu saraksts tiek saskaņots ar federālā valsts arhīva ekspertu pārbaudes komisiju, kurai tiek iesniegti dokumenti no Krievijas Federācijas Arhīvu fonda federālās izpildvaras darbības laikā. ķermenis tiek nodots pastāvīgai uzglabāšanai;
Federālās izpildinstitūcijas lietu nomenklatūru, ko parakstījis Ierakstu pārvaldības dienesta vadītājs, apstiprina federālās izpildinstitūcijas vadītājs pēc apstiprināšanas federālās izpildinstitūcijas centrālajā ekspertu komisijā ne vēlāk kā līdz 2010. gada 1. jūnija datuma beigām. kārtējā gadā un stājas spēkā nākamā gada 1.janvārī;
Ja notiek izmaiņas federālās izpildinstitūcijas funkcijās un struktūrā, lietu nomenklatūra ir jāpārskata un jāsaskaņo ar federālās zemes arhīva ekspertu pārbaudes komisiju;
Lietu nomenklatūra tiek sagatavota vismaz četros eksemplāros: 1.eksemplārs kā pastāvīgas glabāšanas dokuments tiek ievietots Lietu pārvaldības dienesta lietā, 2.tiek izmantots Lietu pārvaldības dienestā kā darba eksemplārs, 3.izmantots. federālās izpildinstitūcijas arhīvā, 4. - federālās zemes arhīvā, ar kuru tika saskaņota lietu nomenklatūra. Lietu nomenklatūras darba eksemplāru var glabāt Federālās izpildinstitūcijas birojā elektroniskā formā Metodiskie ieteikumi biroja darba instrukciju izstrādei federālajās izpildinstitūcijās: Federālā arhīva 23. decembra rīkojums. , 2009 Nr.76 // [dokuments netika publicēts]..
Federālās izpildinstitūcijas biroja darba instrukcija paredz: lietu nomenklatūras sastādīšanas kārtību, jo īpaši sadaļu sakārtošanas kārtību lietu konsolidētajā nomenklatūrā, lietu indeksācijas noteikumus, lietu virsrakstu sastādīšanu un to sakārtošanas secība lietu nomenklatūras sadaļās, dokumentu un lietu glabāšanas termiņu noteikšanas kārtība, lietu nomenklatūras pielāgošanas kārtība kancelejas gada laikā (lietu nosaukumu precizēšana, lietu nosaukumu ievadīšana, kas nav paredzēta sastādot lietu nomenklatūru, ievadot informāciju par glabāšanas vienību skaitu un termiņiem (lietas apjomiem, daļām), veicot atzīmes ailē “Piezīme” u.c. ), sastādot galīgo uzskaiti par lietu skaitu un kategorijām, kas veidojas. federālās izpildinstitūcijas biroja darbs gada laikā.
Šajā Biroja vadības instrukciju sadaļā ir informācija par to, kuri dokumentu saraksti ar glabāšanas termiņiem (standarta pārvaldības dokumentu saraksts, departamentu saraksts) tiek izmantoti federālajā izpildinstitūcijā, lai noteiktu dokumentu glabāšanas termiņus. Federālās izpildvaras iestādes saskaņā ar 26. punkta b) apakšpunktu Noteikumos par biroja darbu federālajās izpildinstitūcijās, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrētu Nr. 477 Par Biroja darba noteikumu apstiprināšanu federālajās izpildvaras iestādēs. iestādes: Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrēts Nr. 477 // Krievijas Federācijas tiesību aktu kolekcija. - 2009. - Nr. 25. - Art. 3060. izstrādā un apstiprina, vienojoties ar federālo izpildinstitūciju arhīvu lietu jomā, federālās izpildinstitūcijas un tai pakļauto organizāciju darbībā radīto dokumentu sarakstu.
Lietas tiek veidotas atbilstoši lietu nomenklatūrai, kā arī ievērojot dokumentu sistematizācijas un sadales (grupēšanas) principus pastāvīgas, pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas lietās, tai skaitā personāla lietas, un pagaidu ( līdz 10 gadiem) gadījumi ieskaitot) uzglabāšana.
Lietu veidošanas princips (centralizēts - Ierakstu pārvaldības dienestā vai decentralizēts - federālās izpildinstitūcijas struktūrvienībās);
Pašreizējās failu glabāšanas vieta (Clerical Management Service un/vai federālās izpildinstitūcijas struktūrvienības);
Federālās izpildinstitūcijas arhīva metodiskā funkcija un, ja nepieciešams, atbilstošs federālais arhīvs lietu veidošanas jautājumos;
Termiņš izpildītājam aizpildītā dokumenta pārsūtīšanai uz lietu (termiņu dokumenta pārsūtīšanai uz lietu nosaka federālā izpildinstitūcija, bet tas nedrīkst būt ilgāks par 10 dienām);
Darbinieki, kas iesaistīti lietu veidošanā federālās izpildinstitūcijas struktūrvienībās;
Darbinieki, kuri nosaka dokumenta glabāšanas vietu (lietu indeksu, kurā saskaņā ar lietu nomenklatūru jāiesniedz noformētais dokuments (dokumentu kopa);
Nosacījumi failu glabāšanai federālās izpildinstitūcijas struktūrvienībās;
Lietu reģistrēšanas kārtība;
Lietu pagaidu lietošanai izsniegšanas kārtība;
Kārtība dokumentu izņemšanai no lietas;
Nodaļas (Clerical Management Service, federālās izpildinstitūcijas arhīvs), kas uzrauga pareizu lietu veidošanu federālās izpildinstitūcijas struktūrvienībās, pārbaudot pieejamību un lietu stāvokli Par biroja vadības noteikumu apstiprināšanu federālās valdības struktūrās : Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrēts Nr. 477 // Krievijas Federācijas tiesību aktu krājums. - 2009. - Nr. 25. - Art. 3060...
Biroja vadības instrukcijās ir atklāts federālajā izpildinstitūcijā veikto darbu komplekss, lai sagatavotu lietas nodošanai federālās izpildinstitūcijas arhīvā un iznīcināšanai.
Dokumentu vērtības ekspertīzes organizēšanai un veikšanai federālajā izpildinstitūcijā tiek izveidota pastāvīga centrālā ekspertu komisija un, ja nepieciešams, ekspertu komisijas struktūrvienībās, kas darbojas, pamatojoties uz noteikumiem, ko attiecīgi apstiprinājis valsts pārvaldes vadītājs. federālā izpildinstitūcija vai struktūrvienības vadītājs;
Pastāvīgās un pagaidu glabāšanas dokumentu vērtības pārbaudi katru gadu federālās izpildinstitūcijas struktūrvienībās veic darbinieki, kas atbildīgi par lietvedību, kopā ar centrālo ekspertu komisiju (ekspertu komisiju) arhīva metodiskā vadībā;
Veicot dokumentu vērtības pārbaudi, tiek atlasīti pastāvīgas un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas gadījumi nodošanai federālās izpildinstitūcijas arhīvā; lietu atlase ar pagaidu glabāšanas termiņiem (līdz 10 gadiem) un ar atzīmi “Līdz nepieciešamības izbeigšanai”, ievērojot turpmāko glabāšanu struktūrvienībās, kā arī piešķiršanu iznīcināšanai lietas par iepriekšējiem gadiem, kuru glabāšanas termiņi ir beigušies;
Dokumentu atlase pastāvīgai glabāšanai tiek veikta, pamatojoties uz Krievijas Federācijas normatīvajiem un citiem normatīvajiem aktiem, dokumentu sarakstiem, kuros norādīts to glabāšanas laiks, un federālās izpildinstitūcijas lietu sarakstu;
Pamatojoties uz dokumentu vērtības pārbaudes rezultātiem, tiek sastādīti pastāvīgās, pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas un personāla lietu inventarizācijas, kā arī akti par lietu piešķiršanu iznīcināšanai;
Biroja gada beigās un pamatojoties uz dokumentu vērtības pārbaudes rezultātiem, federālās izpildinstitūcijas lietas ir pakļautas reģistrācijai saskaņā ar noteikumiem par lietu reģistrāciju un lietu sagatavošanu nodošanai arhīva glabāšanai;
Lietu reģistrāciju veic Lietu pārvaldības dienesta darbinieki un darbinieki, kas ir atbildīgi par dokumentu pārvaldību federālās izpildinstitūcijas struktūrvienībās ar metodisko palīdzību un federālās izpildinstitūcijas arhīva kontrolē;
Pastāvīgās un pagaidu (ilgāk par 10 gadiem) glabāšanas gadījumiem, ieskaitot personāla lietas, tiek veikta pilnīga pagaidu (līdz 10 gadiem) reģistrācija;
Pilna lietas reģistrācija ietver: lietas vāka rekvizītu reģistrāciju noteiktajā formā; lapu numurēšana lietā un pierādījumu lapas sastādīšana lietai; nepieciešamības gadījumā sastādot lietas dokumentu iekšējo uzskaiti; failu kārtošana un iesiešana; ieviešot nepieciešamos precizējumus lietas vāka detaļās.
Dokumentu pārvaldības instrukcija nosaka lietu nodošanas kārtību federālās izpildinstitūcijas arhīvā, paredzot šādus nosacījumus:
Pastāvīgās, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas un personāla lietas tiek nodotas federālās izpildinstitūcijas arhīvā;
Dokumentu nodošana federālās izpildinstitūcijas arhīvam tiek veikta saskaņā ar apstiprinātajām lietu uzskaitēm;
Pastāvīgās un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas lietas tiek nodotas federālās izpildinstitūcijas arhīvā ne agrāk kā gadu un ne vēlāk kā 3 gadus pēc gada, kurā dokumenti tika ievietoti glabāšanā;
Pagaidu uzglabāšanas gadījumi (līdz 10 gadiem) parasti netiek nodoti federālās izpildinstitūcijas arhīvā (tās tiek glabātas struktūrvienībās un, beidzoties glabāšanas termiņam, tiek iznīcinātas noteiktā kārtībā);
Lietu nodošana federālās izpildinstitūcijas arhīvā tiek veikta saskaņā ar arhīvu sastādītu grafiku, kas saskaņots ar struktūrvienību vadītājiem un Lietu pārvaldības dienestu;
Lietu pieņemšanu veic federālās izpildinstitūcijas arhīva darbinieks struktūrvienības darbinieka klātbūtnē, divos lietu saraksta eksemplāros norādot katras lietas klātbūtni (katra eksemplāra beigās). sarakstā ir norādīts faktiski pieņemto lietu skaits, lietu pieņemšanas un nodošanas datums, kā arī federālā arhīva darbinieka paraksts, izpildinstitūcija un lietu nodevēja);
Lietas un iesniegto dokumentu inventarizāciju arhīvā nogādā struktūrvienību darbinieki ar pavadvēstuli, kurā norādīts arhīvā nodoto lietu un krājumu skaits (atbildība par dokumentu drošību transportēšanas un nodošanas arhīvā laikā ir atbildīgajam struktūrvienība, kas nodod dokumentus) Par Biroja darba noteikumu apstiprināšanu federālajās iestādēs: Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrēts Nr. 477 // Krievijas Federācijas tiesību aktu krājums. - 2009. - Nr. 25. - Art. 3060...
Dokumentu un failu sagatavošana nodošanai arhīva glabāšanai un iznīcināšanai ietver:
Dokumentu vērtības pārbaude;
Lietu reģistrācija;
Lietu inventarizāciju sastādīšana, pamatojoties uz to vērtības pārbaudes rezultātiem;
Dokumentu un lietu ar beidzies glabāšanas termiņu iznīcināšanas aktu sastādīšana.
Dokumentu vērtības pārbaude ir viena no galvenajām mūsdienu arhīvu zinātnes jomām.
Dokumentu vērtības pārbaude ir dokumentu atlase valsts glabāšanai vai glabāšanas termiņu noteikšana, pamatojoties uz pieņemtajiem GOST R 51141-98 kritērijiem. Lietvedība un arhivēšana. Termini un definīcijas - M.: 1998. - P. 5..
Dokumentu vērtības pārbaude - dokumentu izpēte, pamatojoties uz to vērtības kritērijiem, lai noteiktu dokumentu glabāšanas laiku un atlasītu tos valsts glabāšanai Aleksejeva, E.V. Arhīvu studijas / E.V. Aleksejeva, L.P. Afanasjeva. - M.: Akadēmija, 2009. - 87. lpp..
Dokumentu vērtības pārbaudes uzdevumi:
1. Vērtīgāko dokumentu atlase no resoru arhīviem uz valsts arhīviem valsts (pastāvīgai) glabāšanai un dokumentu profila noteikšana konkrētam valsts arhīvam.
2. Glabāšanas termiņu noteikšana dokumentiem, kuros informāciju var izmantot noteiktu laika periodu. Atkarībā no noteiktajiem glabāšanas periodiem šādus dokumentus var iedalīt divās grupās:
Ilgstošai glabāšanai (piemēram, dokumenti par personālu, kuru glabāšanas laiks ir 75 gadi vai 75 gadi mīnus personas vecums lietas atvēršanas brīdī);
Pagaidu uzglabāšanai.
3. Arhīva fonda pilnības nodrošināšana, papildinot pazaudētos dokumentus, ko var veikt, izmantojot identiskus dokumentus no viendabīgu iestāžu, kā arī augstāku vai zemāku iestāžu fondiem.
4. Informācijas bagātāko dokumentu atlase glabāšanai.
Dokumentu vērtības pārbaude tiek veikta trīs posmos: biroja darbā, departamentu un valsts arhīvos.
Biroja darbā dokumentu glabāšanas termiņu noteikšanas problēma tiek atrisināta jau sastādot lietu sarakstu, t.i. kad lieta vēl nav “dzimusi”.
Nodaļas arhīvā lietas tiek atdalītas no dokumentālā fonda pastāvīgai glabāšanai un sagatavotas nodošanai valsts arhīvā.
Ja iestādē ir juridiski patstāvīgas struktūrvienības, tad no vērtīgiem dokumentiem tiek veidoti vairāki arhīva fondi.
Turklāt iznīcināšanai tiek atlasīti pagaidu uzglabāšanas dokumenti, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies. Šajā gadījumā īpaša uzmanība jāpievērš dokumentiem, kuru glabāšanas laiks ir 75 gadi (personālam), jo aiz katra no tiem slēpjas cilvēka liktenis. Visi šie svarīgie uzdevumi tiek risināti kopīgi ar komisiju, kuru zinātniski var saukt par centrālo ekspertu komisiju (CVK) vai vienkārši par ekspertu komisiju (EK).
Valsts arhīvā viņi, pirmkārt, pārbauda un apstiprina departamentu arhīvu ekspertīžu lēmumus un, otrkārt, veic mērķtiecīgu visaptverošu dokumentu vērtības pārbaudi vai dokumentu izkliedes analīzi.
Mērķtiecīga padziļināta pārbaude ir pārbaude, kas tiek veikta, lai konstatētu dublēšanos vairākos fondos vienlaikus:
Augstākās institūcijas un vienas nodaļas padotības iestādes;
Viendabīgas iestādes, kas darbojas vienā teritorijā (skolas vienā rajonā);
Personas, kuras saistītas ģimenes vai personiskas attiecības.
Šādu integrētu pieeju var īstenot tikai valsts arhīvā, kas saņem simtiem un tūkstošiem līdzekļu no dažādām institūcijām.
Dokumentu vērtības pārbaudes rezultātā izšķir divas lietu grupas:
Korpusi pastāvīgai un ilgstošai (75 gadi) uzglabāšanai;
Lietas, kas paredzētas iznīcināšanai.
Par iznīcināmām lietām tiek sastādīts akts; Lietas, kas paredzētas pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai, pēc tam tiek iekļautas uzskaitē.
Aktus un inventarizāciju iesniedz izskatīšanai attiecīgajā ekspertu komisijā vai ekspertu pārbaudes komisijā, vai centrālajā ekspertu pārbaudes komisijā (CEPC).
Saskaņā ar nolikumu CEPC galvenie uzdevumi ir:
Krievijas Federācijas Arhīvu fonda veidošanas jēdziena, principu un kritēriju definīcija, ar Krievijas Federācijas Arhīvu fondu saistīto dokumentu sastāvs;
Krievijas Federācijas Arhīvu fonda sastāva veidošanas un optimizācijas jautājumu izskatīšana;
Arhīva dokumentu vērtības pārbaudes un valsts un pašvaldību arhīvu komplektēšanas ar tiem zinātnisko, metodisko un praktisko jautājumu izskatīšana un lēmumu pieņemšana;
Krievijas Federācijas veidojošo vienību pilnvaroto izpildinstitūciju ekspertu pārbaudes komisiju (EPK) darbības zinātniskās un metodiskās vadības īstenošana arhīvu lietu, federālo valsts arhīvu, centrālo ekspertu komisiju un federālās valdības struktūru ekspertu komisiju darbības jomā, organizācijas.”
Krievijas Federācijas veidojošo vienību pilnvarotajās izpildinstitūcijās arhīvu lietu jomā tiek izveidotas ekspertu pārbaudes komisijas (EPK).
EPA tika izveidota un darbojas Tveras apgabala Arhīvu nodaļā. Komisijas sēdes parasti notiek reizi mēnesī. Sēdēs tiek izskatītas pastāvīgās glabāšanas un personāla lietu uzskaites ikgadējās sadaļas, lietu nomenklatūra, arhīvu noteikumi, ekspertu komisiju noteikumi, iestāžu lietvedības instrukcijas un citi jautājumi.
Iestādēs, organizācijās un uzņēmumos jāveido ekspertu komisijas (EK). Noteikumi par EK izstrādāti, pamatojoties uz aptuveno nolikumu par iestādes, organizācijas, uzņēmuma pastāvīgo ekspertu komisiju, kas apstiprināts ar Rosarkhiv 1995.gada 19.janvāra rīkojumu Nr.2 Par nolikuma par pastāvīgo ekspertu komisiju apstiprināšanu iestāde, organizācija, uzņēmums: Rosarkhiv 1995.gada 19.janvāra rīkojums Nr.2 // [dokuments nav publicēts].. EK tiek izveidota ar iestādes vadītāja rīkojumu. Komisijā ir kvalificēti speciālisti (vismaz 3-5 cilvēki). Parasti EK sastāvā ietilpst biroja darbinieki un iestādes arhīva vadītājs, iestādes pamatdarbības speciālisti, ekonomists vai grāmatvedības darbinieks. EK var iekļaut arī arhīvu institūcijas pārstāvi, lai uzraudzītu un sniegtu metodisko palīdzību EK darbā.
Ekspertu komisijas uzdevumi ir Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumi. - M.: Rosarkhiv, 2002. - P. 5.:
Dokumentu vērtības pārbaudes organizēšana un veikšana biroja darba stadijā, sastādot lietu nomenklatūru un veidojot lietas;
Dokumentu vērtības ekspertīzes organizēšana un veikšana to sagatavošanas arhīva glabāšanai stadijā;
Organizēt un veikt dokumentu atlasi un sagatavošanu valsts glabāšanai.
Ekspertu komisiju galvenās funkcijas ir:
Organizē un kopā ar lietvedības un arhīvu dienestiem veic darbu pie ikgadējās iestādes dokumentu atlases tālākai glabāšanai un iznīcināšanai;
Sniedz metodiskos norādījumus iestādes dokumentu vērtības noteikšanas un sagatavošanas arhīva glabāšanai darbā, lietu nomenklatūras izstrādei;
Sniedz ekspertu vērtējumu normatīvo un metodisko dokumentu projektiem par minētajiem jautājumiem; sniedz palīdzību un metodisko palīdzību iestādes speciālistiem dokumentu pārvaldības un arhīvu zinātnes jautājumos;
Izskata, pieņem lēmumus par apstiprināšanu un iesniedz apstiprināšanai valsts arhīva EPC un pēc tam apstiprināšanai savas iestādes vadītājam vadības un speciālās dokumentācijas pastāvīgās glabāšanas uzskaiti, projektu sarakstus, problēmas, tēmas, par kurām zinātniskās un tehniskā dokumentācija ir nododama valsts glabāšanā, akti par dokumentu ar beidzies glabāšanas termiņu piešķiršanu iznīcināšanai;
Izskata, pieņem lēmumus par apstiprināšanu un iesniedz apstiprināšanai valsts arhīva EPC, bet pēc tam apstiprināšanai savas iestādes vadītājam - iestādes lietu konsolidēto nomenklatūru, personāla lietu uzskaiti, dokumentu nozaudēšanas vai nelabojama bojājuma aktus. pastāvīga uzglabāšana; izskata, pieņem lēmumus par apstiprināšanu un iesniedz izskatīšanai valsts arhīva EPC - priekšlikumus mainīt glabāšanas termiņus sarakstā noteiktajām dokumentu kategorijām un noteikt glabāšanas termiņus sarakstā neparedzētiem dokumentiem;
Izskata, pieņem lēmumus par saskaņošanu un iesniedz saskaņošanai iestādes vadītājam - aktus par piešķiršanu iznīcināšanai dokumentiem, kuriem beidzies glabāšanas termiņš, izņemot dokumentus, kuru glabāšanas laiks ir 10 gadi un vairāk, uz EPC zīmi, dokumentus līdz plkst. 1945 ieskaitot, valsts arhīva EPC uzskata, akti par personāla dokumentu nozaudēšanu vai neatgriezenisku bojājumu;
Kopā ar biroja vadības un personāla dienestiem sniedz konsultācijas iestādes darbiniekiem darba ar dokumentiem jautājumos un piedalās viņu uzņēmējdarbības prasmju pilnveides pasākumos.
Pārējās ekspertu komisijas, kuru pamatā ir vieni un tie paši galvenie uzdevumi un funkcijas, atkarībā no to nozīmes paplašina savas pilnvaras, galvenokārt izmantojot kontroles un vadības funkcijas.
Rosarkhiv kā augstākā arhīvu iestāde organizē dokumentu zinātniskās un praktiskās vērtības pārbaudi Krievijas Federācijā un atlasa tos pastāvīgai glabāšanai Krievijas Federācijas Arhīvu fonda ietvaros valsts arhīvos Alekseeva, E.V. Arhīvistika: mācību grāmata / E.V. Aleksejeva, L.P. Afanasjeva. - M.: Akadēmija, 2009. - P. 101..
Ekspertu komisiju darbības rezultātā tiek sastādīti šādi dokumenti:
viņu sanāksmju protokoli;
Pastāvīgo uzglabāšanas failu uzskaite;
Pagaidu uzglabāšanas lietu uzskaite;
Rīkojas par to failu piešķiršanu iznīcināšanai, kuri nav pakļauti glabāšanai.
Ekspertu komisiju darbības pamatā ir standarta un departamentu dokumentu saraksti - sistematizēti dokumentu veidu un kategoriju saraksti, kas satur normatīvos norādījumus par to glabāšanas termiņiem.
Tādējādi departamentu arhīvi ir svarīga arhīvu sistēmas sastāvdaļa, jo tajos glabājas dokumenti, kas satur sabiedriski nozīmīgu informāciju par esošajām iestādēm, organizācijām un uzņēmumiem. Pēc pagaidu glabāšanas termiņa beigām šie dokumenti tiek nodoti valsts vai pašvaldības glabāšanā. Svarīgs posms nodošanai pastāvīgai glabāšanai ir dokumentu vērtības pārbaude, ko veic ekspertu komisijas.
Nodaļas noslēgumā jāatzīmē, ka arhivēšana, kā valsts orgānu, pašvaldību, organizāciju un iedzīvotāju darbība dokumentu glabāšanas, iegūšanas, uzskaites un izmantošanas organizēšanas jomā sniedz iespēju izmantot vēsturisko pieredzi, lai arhīvu un dokumentu glabāšanas, glabāšanas, uzskaites un izmantošanas organizēšanas jomā. pieņemt pārdomātus vadības lēmumus, noteikt politiskās, ekonomiskās, sociālās un citas prioritātes, veidot prognozes un programmas sabiedrības un valsts attīstībai.
Krievijas Federācijas arhīvu sistēmu veido arhīvu institūciju tīkls un arhīvu likumdošana, kas ir izstrādāta, lai nodrošinātu arhīvu integritāti un drošību, kas faktiski ir daļa no tautas kultūras mantojuma.
Krievijas Federācijas arhīvu fonds ir dokumentu kopums, kam ir vēsturiska, zinātniska, sociāla, ekonomiska, politiska vai kultūras nozīme, kas atspoguļo valsts tautu materiālo un garīgo dzīvi un ir vēsturiskā un kultūras mantojuma neatņemama sastāvdaļa. Krievijas Federācijas tautām.
Departamentu arhīvi ir svarīga arhīvu sistēmas sastāvdaļa, jo tajos glabājas dokumenti, kas satur sabiedriski nozīmīgu informāciju par esošajām iestādēm, organizācijām un uzņēmumiem. Pēc pagaidu glabāšanas termiņa beigām šie dokumenti tiek nodoti valsts vai pašvaldības glabāšanā. Svarīgs posms nodošanai pastāvīgai glabāšanai ir dokumentu vērtības pārbaude, ko veic ekspertu komisijas.
Dokumentācijas atbalsts pārvaldībai, jautājumus par dokumentu arhīvu glabāšanas sistēmas organizēšanu Krievijas Federācijā regulē pašreizējie juridiskie un metodiskie dokumenti, no kuriem svarīgākie ir Krievijas Federācijas konstitūcija, federālie likumi, parauginstrukcijas un noteikumi, GOST.