Uvod
1.1 Obrada predmeta
1.3 Dizajn poklopca kućišta
1.4 Izrada popisa predmeta
Zaključak
Uvod
Sustav za pohranjivanje informacija počeo se oblikovati istovremeno s formiranjem sustava poslovnog pisma. Arhivski pothvat može slaviti nekoliko “rođendana”, ovisno o stajalištu pojedinog povjesničara.
S pojavom prvih dokumenata javlja se i zadatak čuvanja tih dokumenata, a larnik, odgovoran za sigurnost dokumenata i njihovo “pričvršćivanje”, može se smatrati prvim arhivarom.
Pojavom sustava državnih institucija – naredbi, značajno je unaprijeđen sustav pohranjivanja dokumenata, evidentiranja i korištenja istih. 16. srpnja 1712. godine poseban je datum u povijesti arhivistike, povezan s dekretom o stvaranju prvog arhiva u državi iz predmeta i “presuda” vladinog Senata. Tijekom XVIII - XIX stoljeća. Broj povijesnih arhiva je rastao, tražila se najbolja shema njihove sistematizacije - arhivi su nastajali, spajali se, prenamjenjivali, a ponekad i likvidirali. Prvo spominjanje namjernog prikupljanja pohranjenih dokumenata datira iz 1829. godine, kada je Nikola 1 ostavio rezoluciju "Razvrstajte ono što je važno odnijeti, ostalo se može uništiti." Dekret koji je postavio temelj nacionalnom sustavu arhivskih poslova u Rusiji izdan je 1. lipnja 1918. “O reorganizaciji i centralizaciji arhivskih poslova u RSFSR”.
Nakon raspada SSSR-a, sudionici Zajednice neovisnih država sklopili su 6. lipnja 1992. godine Sporazum o sukcesiji u odnosu na bivše arhive SSSR-a. U skladu s usvojenim dokumentom, Glavna arhivska uprava pri Vijeću ministara SSSR-a prestala je postojati, a svi središnji državni arhivi SSSR-a ušli su u sustav Ruskog državnog arhiva.
Poglavlje I. Priprema dokumenata za arhivsko čuvanje
1.1 Obrada predmeta
Firme, ustanove i poduzeća u svom poslovanju primaju i stvaraju veliki broj dokumenata. Nakon njihove uporabe u operativnim aktivnostima za rješavanje tekućih pitanja, na prvo mjesto dolazi funkcija dokumenta - prikupljanje i pohranjivanje informacija. Dokumenti postaju čuvari informacija, čija se potreba može ponovno pojaviti nakon određenog vremena, tj. djeluju kao memorija institucije.
Brzo pretraživanje i korištenje takvih dokumenata moguće je samo uz njihovu jasnu klasifikaciju. Najjednostavnija klasifikacija dokumenata je grupiranje u predmete. Državni standard definira slučaj kao "skup dokumenata ili dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili područje aktivnosti i smješteni su u jednu koricu." Predmeti se smatraju pokrenutim od trenutka kada je prvi izvršeni dokument uključen u njih. Formiraju se u ustrojstvenim jedinicama i tamo čuvaju do prijenosa u arhiv ustanove. Završna faza rada s dokumentima u tekućem uredskom poslovanju je obrada datoteka za njihovu kasniju pohranu i korištenje. U strukturnim odjelima dokumenti se moraju čuvati još godinu dana nakon završetka tekuće godine. U tom razdoblju često ih kontaktiraju za informacije. Nakon tog roka predmeti se moraju obraditi i predati u arhivu ustanove.
Obrada predmeta za pohranu uključuje provođenje ispitivanja znanstvene i uporabne vrijednosti dokumenata, evidentiranje predmeta, izradu popisa predmeta s rokovima trajnog i dugoročnog čuvanja. U velikim ustanovama taj se posao odvija pod kontrolom i uz metodološku pomoć djelatnika arhiva ustanove.
Skup pojedinosti dokumenta odražava njegov oblik. Stoga, da bi dokument ispunio svoju svrhu, mora biti sastavljen u skladu s obrascem usvojenim za ovu kategoriju dokumenata. Njihova pravna snaga ovisi o potpunosti i kvaliteti izrade dokumenata, jer služe kao dokaz i potvrda određenih činjenica, pojava i događaja.
Rezolucija Državnog standarda Rusije od 31. srpnja 1997. br. 273 usvojena je i stavljena na snagu 1. srpnja 1998. GOST R 6-30.97. "Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije." Ovaj standard definira sastav pojedinosti organizacijskih i administrativnih dokumenata, pravila za njihovo izvršenje, njihov položaj na dokumentima, zahtjeve za izradu obrazaca, zahtjeve za snimanje obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije, grbove grbovi konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.
Rezolucija. U rezoluciji se daju upute za provedbu odluke, uredbe i sl., zabilježene u ispravi. Rješenje na ispravi piše nadležna službena osoba, a sadrži imena izvršitelja, sadržaj naloga, rok izvršenja, potpis i datum.
Ako je u rješenju više imena, navodi se odgovorni izvršitelj, a ako takvih uputa nema, izvršitelj je osoba koja je u rješenju navedena kao prva. Na ispravama za čije izvršenje nisu potrebne dodatne upute, u rješenju se navodi izvršitelj, potpis tvorca rješenja i datum. Dopušteno je sastaviti rješenje na posebnom listu.
Tekstovi dokumenata pisani su na ruskom jeziku kada se šalju na:
saveznim državnim tijelima, državnim tijelima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije;
poduzećima, organizacijama i njihovim udruženjima koja nisu pod jurisdikcijom određenog konstitutivnog subjekta Ruske Federacije ili se nalaze na području drugih konstitutivnih subjekata Ruske Federacije.
Tekstovi dokumenata mogu biti prikazani u obliku upitnika, tablice, vezanog teksta ili njihove kombinacije.
Vezani tekst obično se sastoji od dva dijela. Prvi dio ukazuje na razloge, osnove i svrhe za sastavljanje isprave. U drugom - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke. Tekst može sadržavati samo završni dio.
U tekstu dokumenta pripremljenog na temelju dokumenata drugih organizacija ili prethodno objavljenih dokumenata navode se njihovi podaci: naziv dokumenta, naziv organizacije, autor dokumenta, datum dokumenta, njegov matični broj, naslov na tekst.
1.2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata
Ispitivanje vrijednosti isprava u uredskom poslovanju provodi se prilikom sastavljanja popisa predmeta i njihovog formiranja. Organizirati i provoditi ispitivanje vrijednosti dokumenata, odabirati i pripremati ih za prijenos u državnu pohranu, kao i kontrolirati ispravnost pripisivanja dokumenata različitim predmetima i pružati metodološku pomoć u provođenju ispitivanja vrijednosti dokumenata, stvaraju se stalna stručna povjerenstva (EPK). U izradi je pravilnik koji definira njegove funkcije, prava i postupke rada.
Osim organiziranja godišnjeg odabira spisa za čuvanje, stručna povjerenstva su zadužena za: pregled godišnjih odjeljaka spisa za trajno, dugoročno (preko 10 godina) čuvanje, uključujući kadrovske evidencije, akte o dodjeli za uništavanje dokumenti i spisi koji ne podliježu daljnjem čuvanju, o nepopravljivom oštećenju dokumenata trajnog čuvanja i o neotkrivanju predmeta koji podliježu prijenosu u državnu pohranu; pitanja o prihvaćanju dokumenata osobnog podrijetla za odjelnu pohranu; priprema i dostavljanje EPC-u prijedloga o utvrđivanju i promjeni rokova čuvanja dokumenata; pregled popisa spisa, popisa predmeta, uputa za uredski rad i dr.
Odabir dokumenata za pohranu ili uništenje rezultat je ispitivanja vrijednosti dokumenata.
Ispitivanje vrijednosti dokumenata provodi se u nekoliko faza, počevši od tekućeg uredskog rada do državnog arhiva.
Prva faza u određivanju vrijednosti dokumenata može se smatrati sastavljanjem nomenklature predmeta, kada su razdoblja pohrane dokumenata koji se stvaraju unaprijed određena.
Drugi put ispitivanje vrijednosti samih dokumenata provodi se nakon dvije godine, kada su dokumenti izašli iz operativnog rada, prilikom pripreme dokumenata za dugotrajnu pohranu ili predaju u arhiv ustanove.
Treći put ponovno se razjašnjava vrijednost dokumenata kada se oni prenose na trajno čuvanje iz arhiva ustanove u državni arhiv.
Ispitivanje vrijednosti dokumenata u ustanovama provodi se pod vodstvom stručnog povjerenstva (SK), koje stalno djeluje, au velikim ustanovama postoje središnja stručna povjerenstva (SIK), koja objedinjuju i koordiniraju rad IK strukturnih institucija. podjele.
Postupak organizacije rada Središnjeg izbornog povjerenstva (IK) i njihove funkcije definirani su u „Temeljnim pravilima za rad resornih arhiva“. EK se formira nalogom upravitelja od kvalificiranih djelatnika s velikim radnim iskustvom, voditelja ureda, arhive odjela i voditelja računovodstva (3-5 osoba). U malim poduzećima EK uključuje tajnika i računovođu.
Zadaci EK (CEK):
odjelna arhivska datoteka dokument
razmatranje nacrta nomenklature poslova ustanove i njezinih ustrojstvenih dijelova;
organiziranje godišnjeg odabira dokumenata za čuvanje i uništavanje;
razmatranje godišnjih odjeljaka inventara stalnih skladišta i popisa privremenih skladišta (preko 10 godina), uključujući za osoblje, itd.
Ispitivanje znanstvene i praktične vrijednosti dokumenata treba provoditi sustavno. Konkretni rokovi čuvanja dokumenata utvrđuju se popisima dokumentarnog gradiva koje su posebno izradili i odobrili arhivi, s naznačenim rokovima čuvanja za različite kategorije dokumenata.
Arhivi imaju izrađene standardne popise. Oni utvrđuju rokove pohrane dokumentacije koja je tipična za većinu institucija, organizacija i poduzeća i odražavaju opće funkcije i probleme njihovih aktivnosti (upravljanje, kontrola, planiranje, računovodstvo, izvješćivanje, financiranje, organizacija rada, nabava i prodaja proizvoda).
Ovisno o značaju dokumenata, rokovi njihovog čuvanja određuju se trajni ili privremeni (1, 3, 5, 10, 15 itd. godina). Razdoblje se računa od 1. siječnja godine koja slijedi od godine prestanka predmeta.
Za određeni broj personalnih dosjea u popisu je naznačen rok čuvanja “75 godina EKP-v”, tj. Pretpostavlja se da je dob osobe uzeta u obzir, trajanje pohrane takve datoteke jednako je razlici od 75 godina umanjenoj za dob osobe.
Odabir dokumenata za trajnu pohranu provodi se na temelju nomenklature datoteka poduzeća s obveznim pregledom datoteka po stranici. Pri pregledu spisa s trajnim rokom čuvanja oduzimaju se preslike isprava, nacrti, neformirani prijepisi isprava i isprave s privremenim rokovima čuvanja. Ako se u predmetu utvrdi da se uz isprave trajne pohrane u njemu nalazi i veći broj isprava privremene pohrane, predmet se preoblikuje i odvajaju se isprave trajne pohrane od onih privremene pohrane. Ako se u spisu nalaze dokumenti privremenog čuvanja, ali različite vrijednosti, s različitim rokovima čuvanja, za najvredniju dokumentaciju određuje se rok čuvanja cijelog spisa, tj. više. Istodobno se provodi odabir dokumenata i spisa za privremeno (do 10 godina) čuvanje s isteklim rokovima čuvanja.
Postoje 4 grupe slučajeva:
trajno skladištenje, podložno naknadnom prijenosu u državni arhiv;
dugoročno čuvanje u arhivu ustanove (preko 10 godina);
privremeno skladištenje (do 10 godina);
podložni uništenju zbog isteka roka skladištenja.
Organizacija je dužna sustavno opisati dokumente o osoblju i dokumente privremenog skladištenja (više od 10 godina), osigurati njihovu sigurnost i računovodstvo.
Na temelju rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata sastavljaju se popisi spisa na trajno i privremeno (preko 10 godina) čuvanje, te akti o dodjeli spisa na uništenje.
Registracija predmeta je kompleks radova na njegovoj ponovnoj registraciji, numeriranju listova, sastavljanju ovjerovnog natpisa i internom popisu dokumenata. Počinje od trenutka ovjere predmeta u uredskom poslovanju, a završava u postupku pripreme za prijenos u arhivu odjela nakon isteka kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren. Upis predmeta provode djelatnici uredske službe. Ovisno o razdoblju skladištenja, provodi se potpuna ili djelomična registracija predmeta. Trajna, dugotrajna (preko 10 godina) pohrana i dosjei osoblja podliježu potpunoj registraciji. Predmeti privremenog čuvanja (do uključivo 10 godina) podliježu djelomičnom upisu, mogu se pohraniti u registratore, bez interne presistematizacije dokumenata, bez numeriranja listova i bez sastavljanja ovjerovne zabilješke.
Predarhivska priprema spisa uključuje dvije glavne radnje: registraciju i opis spisa. Upis predmeta provodi osoba odgovorna za rad s dokumentima. Ovisno o vrijednosti dokumenata, a sukladno tome i roku čuvanja spisa, provodi se potpuni ili djelomični (pojednostavljeni) upis spisa. Slučajevi privremenog (do uključivo 10 godina) skladištenja podliježu pojednostavljenoj registraciji. Prije svega, njihova prisutnost otkriva se u skladu s nomenklaturom slučajeva. Spisi se provjeravaju da li su pravilno oblikovani, ostaju na registratorima, listovi se ne numeriraju, ne sastavljaju se ovjerovnice, sistematiziraju se prema nomenklaturi spisa i predaju u arhiv. Glavna pozornost usmjerena je na slučajeve trajnog, dugotrajnog (preko 10 godina) razdoblja skladištenja i kadrovska pitanja. U skladu sa zahtjevima „Sustava upravljanja državnom dokumentacijom“ i „Osnovnih pravila za rad arhiva odjela“ provodi se njihova cjelovita evidencija koja uključuje:
preslagivanje dokumenata predmeta izravnim kronološkim redom od siječnja do prosinca;
arhiviranje ili uvezivanje spisa;
numeriranje listova;
sastavljanje ovjerovnog lista (ovjerovnog lista) predmeta;
izrada internog popisa spisa predmeta (po potrebi);
registracija svih detalja omota predmeta.
1.3 Dizajn poklopca kućišta
Prilikom izrade omota dosjea za trajnu, dugotrajnu (preko 10 godina) pohranu i za osoblje, potrebno je navesti sljedeće podatke: naziv ustanove i njezinu izravnu podređenost; naziv ustrojstvene jedinice, indeks predmeta; bilješke na dokumente predmeta (za predmete trajne pohrane koji sadrže posebno vrijedne dokumente); datum predmeta (svezak, dio); broj listova u kućištu; rok čuvanja datoteke; arhivska šifra predmeta. Osim toga, na naslovnicama spisa trajne pohrane predviđen je prostor za naziv državnog arhiva i ustanove.
Posebno valja istaknuti da se arhivska šifra na omotima spisa trajne pohrane stavlja tintom u arhivu odjela tek nakon što su predmeti uvršteni u godišnje odjeljke zbirnih popisa predmeta odobrenih od strane EPC-a mjerodavne državne institucije. arhivska služba (prije toga upisano olovkom). Arhivski kodovi na naslovnicama dugotrajnih (preko 10 godina) predmeta za pohranu i za osoblje utisnuti su tintom nakon što su predmeti uključeni u godišnje odjeljke sažetih inventara predmeta koje je odobrio Središnji izvršni odbor (EC) institucije, usuglašen s EPC-om odgovarajuće ustanove državnog arhiva (za popise predmeta za osoblje) i odobren od strane čelnika ustanove.
Prilikom popunjavanja pojedinosti naslovnice predmeta moraju se poštivati sljedeći zahtjevi: naziv institucije je napisan u cijelosti, označavajući podređenost u nominativnom slučaju, ili je naznačeno službeno prihvaćeno skraćeno ime; naslov i broj predmeta prenose se na omot iz nomenklature (preporučljivo je da se potonji stavi na hrbat predmeta radi lakšeg traženja predmeta kada se pohranjuju okomito).
Na kraju službene godine daju se potrebna pojašnjenja dizajnu naslovnice kutije za trajno ili dugoročno (više od 10 godina) skladištenje. Ako je došlo do promjene naziva ustanove (višeg odjela, ustrojstvene jedinice) ili je predmet ustupljen drugoj ustanovi (ustrojstvenoj jedinici), na omotu se dodaje naziv te ustanove ustrojstvene jedinice). Naslov predmeta na omotu prenosi se iz nomenklature predmeta organizacije, dogovorene s EPC-om odgovarajuće ustanove državne arhivske službe. U potrebnim slučajevima (na primjer, ako naslov na omotu ne odražava sadržaj dokumenata u predmetu), dodaju se dodatne informacije i pojašnjenja.
U zaglavlju predmeta koji sadrže preslike isprava mora biti naveden njihov broj preslike. Autentičnost dokumenata predmeta nije navedena u naslovu. Ako se podaci o primjerku isprave odnose na sve isprave u predmetu, stavljaju se iza naslova (u retku, iza točke, velikim slovom), a ako se podaci odnose na dio isprava ili jednom od njih, onda se pišu iza opisa dokumenata (u zagradi malim slovom). Ako se u jednom predmetu nalazi više svezaka (dijelova), opći naslov predmeta i naslov svakog sveska (dijela) stavljaju se na omot svakog sveska (dijela).
Važan detalj omota predmeta je datum predmeta, tj. godina osnivanja i završetka predmeta u uredskom poslovanju. Ispravno datiranje predmeta ovisi o svestranom sagledavanju prirode i vrste dokumenata koji u njima nastaju. Datum predmeta koji sadrži upravnu, stvaralačku i drugu dokumentaciju (izvješća, prijepise, dopise i sl.), za koje je važno precizno datiranje, kao i predmeta koji se sastoje od više svezaka (dijelova), krajnji su datumi spisa, tj. tj. datum, mjesec, godina registracije (sastavljanja) najranijeg i najnovijeg dokumenta uključenog u predmet.
Datum predmeta koji sadrži zapisnike sa sjednica kolegijalnih tijela, povjerenstava i sl. jesu datumi sastavljanja prvog i posljednjeg zapisnika ili datum njihovog odobrenja (ako su odobreni). Datum osobnog dosjea je datum potpisivanja naloga za prijam i razrješenje osobe za koju je otvoren.
Na kraju svakog slučaja trajnog, dugotrajnog (više od 10 godina) skladištenja, radi obračuna količine i utvrđivanja značajki numeriranja listova, na posebnom listu sastavlja se ovjerovni natpis u kojem se navodi broj numerirani listovi označavaju se brojevima i riječima, a odvojeno znakom “+” (plus) - broj listova internog popisa (ako postoji). Ovjera se piše čitko, s naznakom radnog mjesta sastavljača, datumom sastavljanja i potpisuje je sastavljač uz prijepis potpisa. Naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (nedostatak isprava, dopuna novih isprava, zamjena izvornih isprava preslikama i dr.) upisuju se u ovjerovnicu s pozivom na odgovarajući akt.
Za pojedine kategorije spisa s trajnim i dugotrajnim (preko 10 godina) rokom čuvanja, čije je evidentiranje uvjetovano specifičnostima dokumentacije koja se u njima nalazi (posebno vrijedni osobni, sudski i istražni spisi, predmeti dodjele znanstvenih zvanja i dodjele akademskih zvanja, predmeta svjedodžbi o autorskom pravu i patentnih izuma i sl.), kao i isprava oblikovanih po vrstama iz čijih naslova ne odaje njihov konkretan sadržaj, sastavlja se interni popis isprava.
1.4 Izrada popisa predmeta
Državni standard "Uredski poslovi i arhiviranje. Termini i definicije" definira inventar kao arhivsku referentnu knjigu koja sadrži sustavni popis skladišnih jedinica, a također je namijenjena njihovom evidentiranju i konsolidaciji sistematizacije."
Inventar, dakle, služi kao glavno knjigovodstveno i referentno sredstvo u uredskom poslovanju i arhivu. Prije unosa potpuno završenih predmeta u inventar, oni se sistematiziraju, tj. poredani po strogo određenom redoslijedu.
Za evidentiranje dokumenata pojedinih kategorija trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, što je uvjetovano specifičnostima ove dokumentacije (nalozi za temeljnu djelatnost, osobni dosjei, dosjei za autorske potvrde i dr.), također se sastavlja interni popis. . Interni popis spisa mora se sastaviti iu predmetima trajnog i privremenog (preko 10 godina) roka čuvanja, formiran prema vrstama spisa iz čijih zaglavlja nije vidljiv konkretan sadržaj spisa. Budući da se zasebno sastavljaju evidencije za trajnu pohranu, spisi s rokom čuvanja dužim od 10 godina i spisi o osoblju, sistematizacija spisa se provodi za svaku navedenu skupinu posebno, predlažu i "Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva". sastavljanje zasebnih inventara za predmete koji se sastoje od specifičnih dokumenata karakterističnih samo za određenu organizaciju (sudski istražni predmeti, znanstvena izvješća itd.) i inventara službenih publikacija.
Na kraju službene godine u inventar se upisuju svi završeni predmeti trajne i privremene pohrane koji su prošli provjeru vrijednosti. Inventar predmeta je sistematski popis naslova predmeta, otkriva njihov sastav i sadržaj, utvrđuje sistematizaciju predmeta unutar fonda i njihovo knjigovodstvo. Osim toga, inventar je i računovodstveni dokument i glavna vrsta znanstvenog referentnog standarda koji osigurava operativno računovodstvo predmeta i inventara.
Prije pohranjivanja spisa predmeta s njih se uklanjaju metalni zatvarači, ulaže prazan obrazac ovjerovnog lista, au slučajevima kada će se za predmet sastavljati interni popis, ulažu se interni popisni obrasci. Svi listovi predmeta numerirani su crnom grafitnom olovkom (zabranjena je uporaba tuša ili olovaka u boji) ili brojem u gornjem desnom kutu, bez utjecaja na tekst dokumenta. Listovi internog inventara posebno su numerirani. List ovjere nije numeriran. Ako predmet ima više svezaka, svaki se svezak označava posebnim brojem. List bilo kojeg formata, porubljen na jednom rubu, numeriran je kao jedan list (čak i ako je presavijen). Isprava presavijena na pola i arhivirana po sredini numerirana je kao dva lista. Ilustrirani materijali i fotografije numerirani su na poleđini. Kuverte uložene u predmet s natpisima ili prilozima numeriraju se samostalno. Prilog u omotnici numeriran je sljedećim brojem iza omotnice.
Ako su listovi preskočeni ili označeni jednim brojem, označavaju se brojevima prethodnih listova uz dodatak slova a, b, c itd. Sve ove ispravke bilježe se na kraju predmeta u ovjerovnom natpisu. Ako se pri numeriranju listova napravi mnogo pogrešaka, brojevi se precrtavaju i ponovno se numerira cijeli predmet. Na kraju predmeta, uzimajući u obzir broj listova na posebnom ovjerovnom listu predmeta, sastavlja se ovjerovni natpis, u kojem se broj listova označava brojem i riječima, a sva obilježja u naznačeno je numeriranje i fizičko stanje dokumenata u predmetu.
Obrasci potvrdnog lista nisu identični, ali je sastav podataka koji se unose u obrasce isti.
Za predmete s posebno vrijednim dokumentima, osobne, sudske i istražne predmete, predmete dodjele akademskih stupnjeva i zvanja, predmete autorskih potvrda i patenata i dr. u pripremi za predaju u arhiv, ako nije održan u roku od godinu dana, sastavlja se interni inventar spisa. Također se preporučuje izrada internog popisa za predmete čiji naslovi ne otkrivaju u potpunosti sadržaj dokumenata. U tom će slučaju interni inventar olakšati korištenje dokumentacije predmeta i traženje potrebnih podataka.
Po završetku internog popisa predmeta sastavlja se završni zapisnik u kojem se brojkama i riječima navodi ukupan broj spisa u predmetu koji je uvršten u popis i broj listova popisa.
Strukturni odjeli ustanove prenose u arhivu odjela dosjee trajnog, dugoročnog (više od 10 godina) skladištenja i kadrovske evidencije. Prijenos predmeta vrši se samo po popisima. Zajedno sa spisima u arhivu se predaju registracijski i kontrolni kartoni službe uredskog rada ustanove (ured, tajništvo, opći odjel i dr.). Naslov svake datoteke nalazi se u popisu.
Ispravnost formiranja i izvršenja predmeta, usklađenost njihovog broja s popisom i nomenklaturom predmeta unaprijed provjerava zaposlenik arhiva, u fazi pripreme predmeta za prijenos u arhivu odjela po strukturnim jedinicama. Ako se utvrde nedostaci u formiranju i izvršenju predmeta, zaposlenici strukturnih odjela dužni su ih otkloniti.
poglavlje II. Predaja spisa u arhiv odjela
Od trenutka osnivanja do predaje u arhivu odjela, spisi se čuvaju u radnim prostorijama ili u za to posebno određenim prostorijama. Predmeti se stavljaju u zaključane ormare, koji bi trebali osigurati sigurnost dokumenata, i postavljaju se hrptom prema van.
Isprave se mogu oduzeti i izdati iz spisa trajne pohrane samo u iznimnim slučajevima (primjerice, na zahtjev istražnih pravosudnih tijela) uz dopuštenje čelnika ustanove. U tom slučaju u spis se mora unijeti točna ovjerena preslika isprave i izjava o razlozima oduzimanja izvornika. Preslike i izvadci iz dokumenata za korištenje u radu ustanove ili u interesu pojedinih građana izrađuju se uz dopuštenje uprave ili službenika kojima je to pravo dodijeljeno odgovarajućim odjelnim uputama.
Za sigurnost dokumenata koji su u fazi uredskog rada odgovorni su voditelj ureda, tajnik, referent i dr. Moraju osigurati nadzor nad sigurnošću dokumenata u ustrojstvenim jedinicama i pojedinim izvođačima, te o uočenim prekršajima promptno izvijestiti upravu ustanove.
Predaja predmeta iz ustrojstvene jedinice u arhiv ustanove, ako postoji, obavlja se prema rasporedu koji sačinjava arhiv, usuglašava s voditeljima ustrojstvenih jedinica, a odobrava čelnik ustanove. Ovaj rad mora se obavljati godišnje. Predmeti s trajnim rokom čuvanja, rokom čuvanja preko 10 godina i kadrovske evidencije arhiv prima po popisima.
Predmete prima djelatnik odjelne arhive u prisustvu djelatnika ustrojstvene jedinice. U tom slučaju, na oba primjerka inventara uz svaki predmet, stavlja se bilješka o njegovoj prisutnosti. Nakon zaprimanja svih predmeta po popisu, na kraju svakog primjerka popisa ovjerava se brojkama i riječima stvarni broj predmeta predanih u arhivu i broj predmeta koji nedostaju, ako ih ima. Ispod potpisa ovjere stavlja se datum preuzimanja i primopredaje predmeta i potpisi osoba koje su to izvršile.
Spisi ovjereni popisom se biraju i uvezuju u arhivske svežnjeve debljine do 20 cm, slažu se u rastućim brojevima, s obje strane. Predmete u odjelnu arhivu dostavljaju djelatnici ustrojstvene jedinice. Uredi zajedno sa spisima prenose upisne i kontrolne spise u arhivu odjela, uključujući ih u inventar.
Predmeti privremenog skladištenja (do 10 godina) prenose se u arhivu odjela prema nomenklaturi predmeta. Budući da u mnogim ustanovama arhivsko gradivo nema dovoljno prostora, »Osnovnim pravilima odjelnog arhiva« dopušteno je čuvanje tih spisa »u službi središnje uprave ili ustrojstvenim jedinicama« do isteka roka čuvanja, nakon čega se podliježu uništenju na propisani način.
U novonastalim trgovačkim društvima tajnik mora nakon dvije godine izvršiti potrebnu obradu predmeta i prenijeti ih u drugi kabinet, čime počinje buduća arhiva društva.
2.1 Pohrana dokumenata u elektroničkom obliku
Prelaskom uredskog rada na računalne tehnologije postavlja se pitanje racionalizacije i organiziranja pohrane dokumenata nastalih u elektroničkom obliku.
Dokumente u elektroničkom obliku mogu izraditi zaposlenici organizacije na računalima, primiti ih e-poštom ili ih pretvoriti u elektronički oblik (skeniranjem) iz tradicionalnog papirnatog oblika. Stvoreni ili primljeni dokument mora biti spremljen u memoriju računala - zapisan kao datoteka na tvrdom disku. Dokumenti se mogu pohraniti na tvrdi disk računala ili na posebno namjensko računalo (poslužitelj datoteka) ili na prijenosni medij.
Na tvrdom disku stvaraju se mape (imenici) u koje će se smjestiti dokumenti. Kao što se papirnati dokumenti stavljaju u datoteke, tako se datoteke stavljaju u mape. Svaka mapa može imati podmape unutar sebe, koje zauzvrat mogu imati svoje podmape. Svakoj mapi je dodijeljen "naziv". “Naziv” treba započeti vrstom dokumenata (naredbe, akti, izvješća i sl.), zašto se sadržaj dokumenata pojašnjava podacima o autorstvu, izdanju, korespondentu, razdoblju za koje su dokumenti (spisi) grupirani. .
Trenutačne uredske radne datoteke pohranjuju se na tvrdi disk računala. Kada radi na mreži, korisnik može imati pristup diskovima ili imenicima na drugim računalima. U tom će slučaju imati serijske brojeve slova i s njima se može raditi kao s uređajima koji se nalaze na vašem računalu. Da biste to učinili, dopuštenje za dijeljenje pristupa određenoj datoteci postavljeno je na računalu koje sadrži potrebne resurse. Pristup se može ograničiti upotrebom lozinke za puni pristup i pristup samo za čitanje ili ograničavanjem pristupa samo određenim korisnicima. Možete unijeti lozinku kako biste ograničili pristup mapi.
Organizacije s velikom količinom zajedničkih dokumenata koriste namjenska, visoko pouzdana računala - file - servere - dizajnirana za kontinuirani rad i omogućavanje istovremenog pristupa podacima od jedinica do desetaka, stotina pa čak i tisuća korisnika.
Svi dokumenti primljeni u uredski promet moraju se pohraniti u opće mape izrađene u skladu s nomenklaturom poslova jedinice (organizacije u cjelini) na temelju standardnih klasifikatora.
Jedno od glavnih pitanja koja određuju uspješno korištenje računalne tehnologije u uredu je pouzdanost pohrane dokumenata u elektroničkom obliku. Sigurnost dokumenata sastoji se od:
održivo napajanje;
Rezervni primjerak;
antivirusna zaštita;
prevencija i dijagnostika pomoću posebnih uslužnih programa (pomoćnih programa).
Posebnost elektroničke pohrane je slanje dokumenata u elektroničku arhivu odmah po završetku rada s njima u uredskom poslovanju. To vam omogućuje da osigurate sigurnost dokumenata, njihovu centraliziranu pohranu, brzo pretraživanje i distribuirani pristup dokumentima kako putem lokalne mreže tako i putem daljinskog pristupa (telefonom i putem Interneta).
Baza dokumenata formira se u procesu njihove registracije.
Podaci o dokumentima za proteklu godinu pohranjuju se odvojeno i nakon što su svi dokumenti za proteklu godinu provedeni. Baza podataka služi samo kao referentni rad i može se kopirati na vanjski medij za pohranu. Ovisno o količini podataka, to može biti disketa, magnetska vrpca, CD-ROM ili drugi arhivski medij.
Dokumenti s trajnim i dugotrajnim rokom pohrane u pravilu se snimaju na CD-ROM-u, a dokumenti s privremenim rokom pohrane najčešće se snimaju na medije koji se po isteku roka pohrane mogu brisati i prepisivati.
Rokovi čuvanja dokumenata ne ovise o obliku postojanja - papirnatom ili elektroničkom - i određuju se posebnim imenicima - popisima dokumenata s naznačenim rokovima čuvanja.
Minimalni rok čuvanja dokumenata utvrđen je Saveznim zakonom o O računovodstvu" - pet godina s pravom na uništenje tek nakon revizije. Obavezni uvjet je provjera kvalitete zapisa nakon prijenosa podataka i povremena provjera sigurnosti podataka tijekom trajanja pohrane medija za pohranu.
Tako organizacije koje su u potpunosti prešle na bespapirni protok dokumenata imaju priliku uštedjeti značajan prostor koji je prethodno zauzimala arhivska pohrana. Automatizirane tehnologije mogu značajno ubrzati uredske poslove u pripremi datoteka za arhivsko čuvanje.
Na kraju službene godine cjelokupna baza dokumenata ustanove, formirana tijekom godine u procesu evidentiranja dokumenata, razvrstava se po predmetima. Podaci o dokumentima organizacije za proteklu godinu koriste se za izradu popisa svih dokumenata grupiranih po predmetima. Unutar spisa dokumenti su raspoređeni redom kojim su zaprimljeni. Za predmete trajne i dugotrajne pohrane takav popis spisa predmeta ispisuje se u obliku internog popisa i ulaže na početak predmeta.
Arhivski pravilnik predviđa sastavljanje popisa spisa za trajnu i dugotrajnu pohranu. Prisutnost automatiziranog računovodstvenog sustava omogućuje vam stvaranje dokumentarnih zaliha koje su prethodno bile nemoguće s tradicionalnom papirnom tehnologijom zbog njihovog intenziteta rada. Takvi popisi uvelike olakšavaju i ubrzavaju traženje potrebnih dokumenata u arhivu, osiguravaju njihovu evidenciju i sigurnost.
U slučaju predaje dokumenata u državnu pohranu na zahtjev arhivskih tijela, na temelju dokumentarnih popisa lako se mogu izraditi generalni popisi predmeta trajne i dugotrajne pohrane.
Zaključak
Dakle, završna faza procesa papirologije je priprema izvršenih dokumenata za pohranu i korištenje. Glavna svrha organiziranja i pohranjivanja izvršenih dokumenata je stvaranje uvjeta za njihovu upotrebu u referentnom radu institucija i nadopunjavanje Državnog arhivskog fonda Ruske Federacije. Brzo pretraživanje i korištenje takvih dokumenata ovisi o ispravnom evidentiranju predmeta i njihovom popisu. Arhivske baze podataka su od velike vrijednosti za zemlju.
U tijeku izrade ovog kolegija, sagledao sam postupak obrade i arhiviranja predmeta, kao i postupak predaje u arhivu odjela. Za sigurnost dokumenata koji su u fazi uredskog rada odgovorni su voditelj ureda, tajnik, referent i dr. Moraju osigurati nadzor nad sigurnošću dokumenata u ustrojstvenim jedinicama i pojedinim izvođačima, te o uočenim prekršajima promptno izvijestiti upravu ustanove. Popis služi kao glavno knjigovodstveno i referentno sredstvo u uredskom poslovanju i arhivu. Osim toga, inventar je i računovodstveni dokument i glavna vrsta znanstvenog referentnog standarda koji osigurava operativno računovodstvo predmeta i inventara.
Posebna pažnja posvećena je pohrani dokumenata u elektroničkom obliku zbog prelaska uredskog poslovanja na informatičke tehnologije. Razmotreno je pitanje pouzdanosti pohranjivanja dokumenata u elektroničkom obliku te su navedeni načini za njezino osiguranje, kao što su: osiguranje stabilnog napajanja, pravovremeni backup, obvezna antivirusna zaštita, kao i preventiva i dijagnostika pomoću posebnih uslužnih programa (pomoćni programi). ).
Tako organizacije koje su u potpunosti prešle na bespapirni protok dokumenata imaju priliku uštedjeti značajan prostor koji je prethodno zauzimala arhivska pohrana.
Bibliografija
1. GOST R 1.5-92 "Državni standardizacijski sustav Ruske Federacije. Opći zahtjevi za konstrukciju, prezentaciju, dizajn i sadržaj standarda." M., Izdavačka kuća za standarde, 2012
GOST R 51141-98 Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije M., Izdavačka kuća za standarde, 2011.
Andreeva V.I. Rad s dokumentima u uredskom poslovanju. Tijek dokumenata tvrtke (na temelju GOST-ova Ruske Federacije). - M.: JSC "Poslovna škola" Intel-Sintez ", 2012. - 144 str.
Andreeva V.I. Uredsko poslovanje: Praktični vodič / 9. izdanje, ispravljeno i prošireno. - M.: JSC "Poslovna škola "Intel - Synthesis" zajedno s LLC "Časopis "Personnel Management", 2013.
Alekseeva E.V., Afanasyeva P.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Arhivski aspekti u uredskom poslovanju: ispitivanje vrijednosti dokumenata // Tajnički poslovi 2010. br.1. str.79-83.
Basakina N.V. Organizacija pripreme i prijenosa na arhivsko čuvanje dokumenata ustanova različitih oblika vlasništva // Tajnički poslovi 2011. br.3. Str.87-90.
Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji M., VNIIDAD. 2010.
Uredski poslovi: Udžbenik za sveučilišta / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A.; uredio TELEVIZOR. Kuznjecova. - M.: JEDINSTVO - DANA, 2013.
. Uredski rad u poduzeću" - praktični vodič, A. B. Barikhin, M. 2011
Kirsanova M.V., Suvremeni uredski rad: Udžbenik. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibirski sporazum, 20012.
Kuznjecova T.V. Zašto tajniku trebaju normativni i metodološki dokumenti o uredskom poslovanju // Tajnički poslovi 2012. br. 1. C.4.
Mosyagina O.V., Emysheva E.M. Suvremeni zahtjevi za formiranje i izvršenje predmeta // Tajnički poslovi 2010. br. 4. Str.32-36.
Osnove zakonodavstva Ruske Federacije o arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima M., Državna arhivska služba Rusije, 2009.
Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva. M., 2011. (monografija).
Popis standardnih dokumenata upravljanja nastalih u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja. Rosarhiv, 2013.
Priručnik za uredski rad. Minsk. Polymya 2013
Sankina L.V. Karakteristike uredskog rada u malom i srednjem poduzetništvu // Uredski poslovi 2010. br.2. Str.17.
Sotov P.V., Tikhomirov A.N. Uredski rad: uzorci dokumenata: Upute, GOST-ovi. M.: Prospekt, 2011.-80 str.
Podučavanje
Trebate pomoć u proučavanju teme?
Naši stručnjaci savjetovat će vam ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite svoju prijavu naznačite temu upravo sada kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konzultacija.
9.2. Arhiv organizacije predaje dokumente na trajno čuvanje državnom (općinskom) arhivu, kojima je izvor nabave ova finansijska organizacija.
9.3. Dokumenti se predaju na trajno čuvanje u državni arhiv u urednom stanju s odgovarajućom znanstveno-referentnom aparaturom i osiguranim primjercima za posebno vrijedne i jedinstvene dokumente.
9.4. Utvrđuju se sljedeći rokovi za privremeno čuvanje arhivskih dokumenata u organizacijama:
arhivski dokumenti saveznih državnih tijela, kao i arhivski dokumenti Glavnog tužiteljstva Ruske Federacije, državnih tijela i tužiteljstava republika, industrijskih akademija, državnih udruženja, institucija, organizacija i poduzeća savezne i republičke podređenosti - 15 godina;
arhivski dokumenti javnih vlasti i tužiteljstava teritorija, regija, federalnih gradova, autonomnih regija, autonomnih okruga, tužiteljstava, državnih agencija, organizacija i poduzeća regionalne i regionalne podređenosti, autonomne regije i okružne podređenosti - 10 godina;
arhivski dokumenti lokalnih samouprava, institucija, organizacija, poduzeća gradske i okružne podređenosti, poljoprivrednih poduzeća - 5 godina;
matične knjige, personalne isprave, zapisnici javnobilježničkih radnji i sudskih predmeta, kućne knjige - 75 godina;
arhivski dokumenti nastali tijekom aktivnosti zajedničkih (s državnim sudjelovanjem) poduzeća, organizacija i udruženja mješovitih oblika vlasništva, u čijem temeljnom kapitalu prevladava udio savezne ili državne imovine - 10 godina;
znanstvena, tehnološka i patentna dokumentacija - 10 godina;
projektna dokumentacija - 15 godina;
projektna dokumentacija za kapitalnu izgradnju - 25 godina;
telemetrijska dokumentacija - 5 godina;
filmski dokumenti, zvučni dokumenti i video fonogrami - ne više od 3 godine od vremena proizvodnje;
fotodokumenti - 3 godine;
dokumenti na računalnim medijima - 5 godina.
9.5. U slučaju potrebe, uvjeti privremenog čuvanja dokumenata mogu se promijeniti u dogovoru s nadležnim arhivskim tijelom odnosno arhivom.
Prijevremeni prijenos dokumenata za trajno skladištenje može se izvršiti u slučaju prijetnje gubitka (uništenja) dokumenata, kao i na zahtjev organizacije na ugovornoj osnovi.
Produljenje roka privremenog čuvanja dokumenata dopušteno je iznimno ako je to potrebno za praktičnu uporabu dokumenata od strane organizacije uz pisano dopuštenje državnog arhiva.
9.6. Dokumenti o trajnoj pohrani državne organizacije koja je promijenila oblik vlasništva (korporatizirana, privatizirana) pohranjuju se u nedržavnu organizaciju, a zatim se, nakon roka za privremenu pohranu u organizaciji (vidi klauzulu 10.3), prenose u državni arhiv.
9.7. Kada je organizacija likvidirana, njeni dokumenti podliježu prijenosu na organizaciju koja je njen pravni sljednik.
9.7.1. Kad se organizacija koja je izvor nabave državnog arhiva likvidira bez pravnog sljednika, dokumenti s trajnim rokom trajanja i dokumenti o osoblju prenose se u arhiv više organizacije. Ako je nemoguće prenijeti dokumentaciju višoj organizaciji, odlukom povjerenstva formiranog za primopredaju poslova i imovine (likvidacijska komisija), dogovoreno s nadležnim arhivskim upravnim tijelom, ti se dokumenti predaju državnom arhivu.
9.7.2. Dokumenti o osoblju likvidirane organizacije, u nedostatku pravnog sljednika i više organizacije, prenose se na privremeno pohranjivanje u specijalizirani arhiv (centar) dokumenata o osoblju, au nedostatku - u državni arhiv.
9.7.3. Uništavanje dokumenata s neisteklim rokovima privremenog čuvanja organizacija likvidiranih bez pravnog sljednika provodi se samo odlukom nadležnog izvršnog tijela konstitutivnog entiteta Ruske Federacije ili općinskog entiteta i dokumentira se aktom s popisom dokumenata biti uništen.
9.7.4. Dokumenti organizacije koja se likvidira bez pravnog sljednika, čiji je rok čuvanja istekao u trenutku likvidacije, uništavaju se na način utvrđen u točkama 2.4.1 - 2.4.7 ovih Pravila.
9.7.5. Organizaciju organiziranja dokumenata likvidirane organizacije, njihov prijenos na pohranu ili uništenje provodi likvidacijska komisija, koja može sklopiti ugovor za ovaj posao s organizacijom (pojedincem) koja ima odgovarajuću dozvolu ili državnim arhivom. .
9.8. Prijenos dokumenata trajnog skladištenja u državni arhiv, u pravilu, provodi se godišnje u skladu s rasporedom koji su odobrili čelnici organizacije i odgovarajućeg arhiva. U organizacijama s malim opsegom dokumenata koji se godišnje stvaraju za trajno čuvanje, u dogovoru s državnim arhivom, prijenos dokumenata dopušten je jednom u pet godina.
Znanstvena, tehnička i posebna dokumentacija prenosi se u pravilu jednom u pet godina.
Ako se tijekom prijenosa utvrdi neslaganje između konačnog upisa u popisu i stvarnog stanja predanih predmeta, u popisu se vrši novi konačni upis koji označava stvarno postojanje i broj nestalih predmeta. Brojevi nestalih predmeta navedeni su u aktu o prihvaćanju i prijenosu dokumenata za državnu pohranu; razlozi nedolaska nalaze se u potvrdi organizacije koja se nalazi u prilogu akta.
Organizacijski temelji za odjelnu pohranu dokumenata postavljeni su u prvim dekretima sovjetske vlade o arhivskim pitanjima. Uredba „O reorganizaciji i centralizaciji arhivskih poslova u RSFSR-u“ sadržavala je temeljno važnu odredbu da se arhivi državnih institucija likvidiraju kao resorne ustanove, a spisi pohranjeni u njima čine Jedinstveni državni arhivski fond. To je značilo ukidanje načela trajnog čuvanja spisa. Sukladno Uredbi, stvari potrebne za svakodnevni rad ostale su u prostorijama Odsjeka, ali su stavljene na raspolaganje Glavnom ravnateljstvu arhivskih poslova.
Dekretom Vijeća narodnih komesara RSFSR-a od 31. ožujka 1919. “O pohrani i uništavanju arhivskih spisa” utvrđeni su uvjeti pohrane dokumenata u odjelima, kao i osnova za ispitivanje njihove vrijednosti.
Godine 1924. Središnji arhiv RSFSR-a započeo je izradu “Pravila za organizaciju arhivskog dijela uredskog rada u državnim, stručnim i zadružnim ustanovama i poduzećima RSFSR-a”. Godine 1925. odobreni su od odbora Središnjeg arhiva i razaslani odjelima.
Krajem 20-ih godina 20. stoljeća stanje domaćeg arhivizma bilo je nezadovoljavajuće. Uspostavu odjelne pohrane dokumenata kočio je nedostatak učinkovite kontrole od strane Središnjeg arhivskog odjela. Akti inspekcijskog nadzora stanja arhivske građe odjela sveli su se samo na utvrđivanje nedostataka.
Uredbom o čuvanju i uništavanju arhivskih spisa utvrđen je samo postupak ispitivanja vrijednosti spisa od strane posebnog povjerenstva. Postojala je potreba izrade odjelskih popisa predmeta koji podliježu trajnoj i privremenoj pohrani. Ali odjeli nisu obavili ovaj posao. Stoga je predložena izrada zajedničkog popisa predmeta za sve institucije prema standardnim vrstama isprava.
U prvoj polovici 30-ih godina arhivske ustanove RSFSR-a poduzele su mjere za uspostavu odjela za pohranu dokumenata osnovnih organizacija, osobito kolektivnih i državnih farmi. U okružnici Središnje uprave RSFSR-a od 17. studenoga 1930. predloženo je odmah registrirati arhive ovih organizacija, prihvatiti dokumente za državnu pohranu do 1927. i osigurati sigurnost dokumenata za kasnije vrijeme.
Dana 5. veljače 1936. Središnji izvršni komitet i Vijeće narodnih komesara SSSR-a donijeli su rezoluciju „O racionalizaciji arhivskih poslova u narodnim komesarijatima i drugim središnjim ustanovama SSSR-a“. Ovim rješenjem određen je sastav spisa u arhivu odjela; ustrojbeno-pravni status odsječnih arhiva: odjel u sastavu Narodnog komesarijata.
Svi narodni komesarijati i odjeli bili su dužni pregledati sastav arhiva, ukloniti dokumente s isteklim rokovima čuvanja, izraditi popise predmeta koji nisu bili predmet daljnjeg skladištenja i opremiti arhiv potrebnim tehničkim sredstvima i prostorijama.
U vezi s donošenjem ove rezolucije, raspisano je natjecanje između arhiva narodnih komesarijata. Dana 28. veljače 1936. godine odobren je "Ogledni pravilnik o arhivu Narodnog komesarijata (središnje ustanove)". Ovim pravilnikom utvrđen je organizacijski ustroj arhiva, njegovi zadaci, prava i odgovornosti voditelja arhiva.
Godine 1936. započeo je sustavan rad na provjeravanju arhivske građe odjela.
Sve je to dalo pozitivne rezultate. Do 1. listopada 1936. dokumenti arhiva tajništava Središnjeg izvršnog komiteta SSSR-a i Sveruskog središnjeg izvršnog komiteta, odjela za poslove Narodnog komesarijata SSSR-a i RSFSR-a i većine narodnih komesarijati su potpuno dovedeni u red. Početkom 1937. neki su narodni komesarijati pokušali poboljšati stanje arhiva odjela svojih sustava.
Rad arhiva u ovom razdoblju bio je usmjeren na uspostavljanje kontakata s odjelima.
Središnja uprava SSSR-a i RSFSR-a registrirala je 289 arhiva odjela, dogovoreno je 19 popisa dokumenata s rokovima čuvanja.
Rezolucija Središnjeg izvršnog komiteta i Vijeća narodnih komesara SSSR-a od 5. veljače 1936. konačno je odredila status arhiva odjela i postavila temelje modernom sustavu organizacije arhiva odjela.
Sredinom 30-ih godina prošlog stoljeća, u potrazi za novim oblicima pohrane dokumenata, pojedine su ustanove počele stvarati objedinjene međuodjelne arhive. Arhivi brojnih narodnih komesarijata počeli su koncentrirati dosjee ne samo strukturnih jedinica, već i napada i organizacija izravne podređenosti.
Do početka Velikog Domovinskog rata razvila se prilično opsežna mreža ujedinjenih arhiva odjela, koja pokriva različite kategorije institucija, poduzeća i organizacija.
Pravilnikom o Državnom arhivskom fondu SSSR-a od 29. ožujka 1941. sačuvan je utvrđeni tip odjelskih arhiva: zavodski arhiv i jedinstveni arhiv, s dodjeljivanjem funkcije nadzora nad arhivskim dijelom uredskog rada i organizacije. arhivskog rada kako u ustanovi tako i u njoj podređenim organizacijama.
Tijekom Velikog Domovinskog rata arhivi institucija su jako stradali, a razvoj njihove mreže je bio odgođen.
Preustroj kasnih 50-ih i 60-ih godina, u kojemu je nabava i provjera vrijednosti dokumenata postala aktivna funkcija državnih arhiva, pozitivno se odrazio na organizaciju odjelnih arhiva.
Važnu ulogu u uspostavljanju rada odjelskih arhiva odigrala je rezolucija Vijeća ministara SSSR-a od 25. srpnja 1963. „O mjerama za poboljšanje arhivskih poslova u SSSR-u“. Nakon njegova donošenja, ministarstva i odjeli počeli su posvećivati više pozornosti osiguranju sigurnosti dokumenata i njihovom dovođenju u red, institucije su intenzivirale stvaranje posebnih arhiva za koncentriranje materijala podređenih organizacija. Tijela lokalne samouprave odlučila su stvoriti objedinjene arhive: zdravstva, narodne prosvjete, trgovine.
Krajem 60-ih u RSFSR-u su se pojavili prvi objedinjeni međuodjelni arhivi za pohranu dokumenata poljoprivrednih institucija.
Uredba Vijeća ministara RSFSR od 27. svibnja 1969. “O mjerama za daljnje unapređenje arhivskih poslova u RSFSR” imala je odlučujući utjecaj na širenje jedinstvene arhivske građe centralizirati pohranu dokumenata svojih podređenih institucija. Jedinstveni arhiv odjela trebao se održavati na teret sredstava dobivenih na temelju ugovora od ustanova i poduzeća za centralizirano čuvanje i korištenje arhivskih dokumenata.
Do 1971. broj združenih arhiva narastao je s 30 na 190.
Istodobno, Glavni arhiv SSSR-a nastojao je pružiti metodološku potporu organizaciji objedinjenih arhiva. Pojavile su se preporuke o stvaranju jedinstvenog arhivskog gradiva i njegovom nabavljanju, kao i tipska odredba o jedinstvenom arhivu odjela. Razgovaralo se o svrsishodnosti stvaranja ovakvih arhiva u sustavima državnih tijela, sudova i tužiteljstava, u industriji, poljoprivredi, građevinarstvu, prometu, kao iu djelatnostima vezanim za opsluživanje stanovništva.
Promjene koje su se dogodile u upravljanju narodnim gospodarstvom u prvoj polovici 70-ih godina značajno su utjecale na širenje mreže jedinstvenih arhiva u području materijalne proizvodnje. Nakon rezolucije Vijeća ministara RSFSR-a od 31. svibnja 1977., s uputama da se intenzivira rad na stvaranju jedinstvenih arhiva u gotovo svim autonomnim republikama, krajevima i regijama, lokalne vlasti donijele su odluke o stvaranju proširenih odjelskih arhiva, i odobreni su rasporedi osoblja za Međuresornu arhivu za poljoprivredu i obračun plaća, popisi institucija koje dostavljaju dokumente, dodijeljene su prostorije.
Dana 12. lipnja 1981., Glavni arhiv SSSR-a odobrio je Približni pravilnik o Ujedinjenom arhivu industrijsko-proizvodnog udruženja, prema kojemu se u takvom arhivu pohranjuju dokumenti uprave (ravnateljstva), matične organizacije udruženja, strukturnih jedinice udruge, ustanove, organizacije i poduzeća podređena udruzi.
Unatoč širenju mreže objedinjenih arhiva, njezin tempo nije odgovarao djelatnicima arhivske službe. Na inicijativu Glavnog arhiva RSFSR-a 13. kolovoza 1980. godine izdana je uredba Vijeća ministara RSFSR-a, što je poslužilo kao dodatni poticaj za stvaranje objedinjenih arhiva. Godine 1980. nastala su 33 arhiva u 18 autonomnih republika, krajeva i oblasti, 1981-23., 1982-48.
Arhivi su formirani u okviru ukupnog kadrovskog fonda i fonda za plaće dodijeljenog ministarstvima, a dodatno osoblje nije raspoređivano. Početkom 80-ih godina na republičkoj razini odobreno je mjesto voditelja jedinstvenog arhiva.
Godine 1986. objavljena su “Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva” u kojima su pobliže razrađena i precizirana pitanja rada odjelnih arhiva, stručnih povjerenstava i evidencije dokumenata. Pravila u potpunosti odražavaju sve promjene koje su se dogodile u odjelnoj pohrani u proteklih dvadeset godina (nakon objavljivanja prvih pravila 1963. godine. Važno je po prvi put uključiti u pravila odjelnih arhiva takve dijelove kao što je klasifikacija). dokumenata unutar arhivskog fonda, rad s dokumentima o kadrovima, organizacija arhivskog rada: planiranje, računovodstvo i organizacija rada. Sustav resornih arhiva uključuje: arhiv organizacije, središnji arhiv ministarstva, odjele, središnji industrijski arhiv.
ministarstva ili odjela, zajednički resorni arhiv, jedinstveni međuresorni arhiv.
Početkom 90-ih u Ruskoj Federaciji postojalo je oko 940 proširenih arhiva odjela, u kojima je bilo koncentrirano oko 21 milijun dosjea. Tijekom tog razdoblja problem očuvanja i korištenja dokumenata na razini odjela postao je posebno akutan zbog uništavanja sindikalne upravljačke strukture. Golemi dokumentarni kompleksi često su ostajali bez vlasnika. Stoga je 14. studenoga 1991. Vlada RSFSR izdala naredbu o osiguranju sigurnosti dokumenata likvidiranih ministarstava i odjela SSSR-a.
Reforme su dovele do toga da se odnos između ministarstava i odjela, poduzeća i institucija dramatično promijenio. Administrativno-zapovjedni odnosi su prošlost, a pojavile su se mnoge nedržavne organizacije. Stvaranje resornih arhivskih službi, koje bi se mogle temeljiti na objedinjenim arhivima, postalo je gotovo nerealno. Povećana je opasnost od uništenja dokumenata, posebice kadrovskih. Od toga se više od 70 milijuna dosjea nakupilo samo u institucijama koje su izvori nabave arhiva u Rusiji. Za 1992-1993 Prema nepotpunim podacima, samo na razini okruga umrlo je više od 50 tisuća takvih slučajeva. U tim je uvjetima jedinstvena arhivska građa predstavljala učinkovit oblik pohranjivanja kadrovske dokumentacije.
Na inicijativu Rosarhiva, Vlada Ruske Federacije izdala je naredbu 23. travnja 1992. kojom se izvršnim vlastima preporučuje da razmotre stvaranje arhiva za pohranu dokumenata o osoblju. Tijekom provedbe naredbe takvi su arhivi stvoreni u mnogim regijama . Mreža takvih arhiva u Rusiji razvijala se prilično brzo: 1986. bilo ih je 128, a 1992. već 250. Tijekom 1992.-1993. U republikama, krajevima i regijama, koje predstavljaju 61 subjekt Federacije, formirano je 705 takvih arhiva, od kojih je 94% radilo proračunskim sredstvima. Sadržavali su više od 2,2 milijuna slučajeva.
Tijekom postojanja Rusije kao neovisne države dogodilo se nekoliko potpunih reorganizacija strukture federalnih tijela. Što je naravno utjecalo na sigurnost dokumenata i aktivnosti arhiva organizacija.
Aktualna situacija izrazito je pogoršala godinama gomilane i stvarale nove probleme odjelnog skladišta: nedostatak prostora, preopterećenost arhivskih skladišnih prostora te smanjenje broja stalno zaposlenih.
Posljednjih godina mnoga su ministarstva i odjeli izgubili
podređena mreža U svom prijašnjem obliku "industrijski" pristup radu sa
dokumenata nije moguće. Ali ipak, mnoge savezne vlasti
provoditi koordinaciju aktivnosti u cijeloj industriji
podređene institucije: izraditi popise dokumenata s rokovima čuvanja, približne nomenklature predmeta, izvršiti provjere kako bi se osigurala sigurnost dokumenata. Posljednjih godina postaje sve aktivniji
aktivnosti organizacija za stvaranje arhiva, organiziranje dokumenata i njihov prijenos na trajno čuvanje.
Javljaju se novi oblici pohranjivanja arhivskih dokumenata: depozitno pohranjivanje - pohranjivanje dokumenata od strane organa i organizacija u rokovima utvrđenim na temelju sporazuma s arhivima.
Povijest nastanka arhivskoga gradiva odjela pokazuje da je njihov nastanak povezan s objektivnim potrebama društva za očuvanjem uporabe arhivskih dokumenata prije njihova unosa na vječnu pohranu. Dugogodišnja praksa pokazala je mogućnost postojanja niza srednjih arhivskih skladišta u ruskim uvjetima.
Za privremeno čuvanje dokumenata državnog dijela arhivskog fonda ministarstva, odjeli, znanstvene organizacije i državna poduzeća osnivaju arhive odjela.
Odjelni arhiv je arhiv koji je izravno podređen odgovarajućoj organizaciji koja nije dio sustava državne arhivske službe ili je strukturna jedinica organizacije Vaganov, F.M. Temeljna pravila za rad odjelnih arhiva / F.M. Vaganov, V.A. Iljičeva // http://www.consultant.ru/online/base/.
Odsječna arhiva je širok pojam. To uključuje središnji arhiv odjela i arhiv područne ustanove, koji pohranjuje materijale podređenih organizacija, te arhiv osnovne ustanove i poduzeća. Ustroj ustanove ne može imati posebnu jedinicu - arhiv, au kadrovskom rasporedu ne može biti radno mjesto arhivista, ali arhiv ipak postoji. U tom slučaju čelnik ustanove nalogom imenuje djelatnika odgovornog za arhivu iz reda stalnih zaposlenika.
Ministarstva i središnji odjeli osiguravaju sigurnost i evidentiranje dokumenata, njihovo sređivanje, organiziranje korištenja, stvaranje fonda osiguranja posebno vrijednih dokumenata (ako ih ima), kao i pravovremeni prijenos u državnu pohranu ne samo u svojim arhivima, već također u podređenim ustanovama. Sav rad s dokumentima u arhivu odjela i uredski poslovi obavljaju se u skladu s pravilima koja je utvrdila Federalna arhivska agencija (u daljnjem tekstu: Rosarhiv).
Odsječni arhivi podijeljeni su u 5 vrsta: Vaganov, F.M. Temeljna pravila za rad odjelnih arhiva / F.M. Vaganov, V.A. Iljičeva // http:// www.consultant.ru/online/base/:
Središnji industrijski arhiv ministarstva ili odjela pohranjuje dokumente industrijskih organizacija svih razina podređenosti, bez obzira na njihov teritorijalni položaj;
Središnji arhiv ministarstva ili robne kuće, u pravilu, dokumenti središnjeg aparata ministarstva i organizacija izravno podređenih (ministarstvo, industrijski istraživački institut itd.);
U Objedinjenoj arhivi odjela čuvaju se dokumenti organizacija povezanih subordinacijom ili srodnih profila djelatnosti (zdravstvene i gospodarske organizacije);
Ujedinjeni međuodjelski arhiv čuva dokumente organizacija više industrija i sustava (često nastali u prostorima za pohranu dokumenata);
U arhivu ustanove, organizacije ili poduzeća čuvaju se dokumenti samo jedne organizacije (najraširenija vrsta arhiva odjela).
Trenutno postoji 11 arhiva odjela na saveznoj razini:
Najvažniji arhivi odjela za provedbu zakona Ruske Federacije:
§ Središnji arhiv Ministarstva obrane Ruske Federacije (TsAMO).
§ Središnji muzej Velikog domovinskog rata 1941.-1945. na brdu Poklonnaya.
§ Arhiv vojnomedicinskih dokumenata u Vojnomedicinskom muzeju Ministarstva obrane Ruske Federacije.
§ Središnji pomorski arhiv Ministarstva obrane Ruske Federacije (CVMA).
§ Podružnica Središnjeg pomorskog arhiva Ministarstva obrane Ruske Federacije.
§ Središnji granični arhiv Federalne službe sigurnosti Rusije (CPA FSB Rusije).
§ Središnji arhiv Federalne službe sigurnosti Rusije (CA FSB).
§ Glavni informacijski centar Ministarstva unutarnjih poslova Rusije (GIC MVD).
§ Središnji arhiv unutarnjih trupa Ministarstva unutarnjih poslova Rusije (CAVV).
§ Arhivi tijela za civilnu registraciju (ZAGS) u sastavnim entitetima Ruske Federacije.
§ Željeznički arhiv (za regionalne željezničke odjele).
Trenutno postoji oko 30 odjelnih arhiva na regionalnoj razini.
Glavne funkcije arhiva odjela su Vaganov, F.M. Temeljna pravila za rad odjelnih arhiva / F.M. Vaganov, V.A. Ilyicheva //http:// www.consultant.ru/online/base/:
1. Prima na pohranu u skladu s postupkom utvrđenim ovim Pravilima, dokumente strukturnih odjela organizacije, kao i drugih organizacija koje su izvori arhivskog stjecanja. U dogovoru s nadležnom ustanovom državne arhivske službe može prihvatiti i pohraniti dokumente osobnog podrijetla do predaje u državnu pohranu.
Radi osiguranja redoslijeda nabave i evidentiranja dokumenata središnji (središnji sektorski) i zajednički resorni ili međuresorni arhivi sastavljaju i vode popise organizacija - izvora nabave. Popis odobren od središnjeg stručnog povjerenstva (SPK) ili stručnog povjerenstva (SK) organizacije i usuglašen sa stručnim verifikacijskim povjerenstvom (SPK) odgovarajućeg arhiva odobrava čelnik organizacije.
2. Vodi računa i osigurava sigurnost predmeta i dokumenata primljenih u arhivu.
3. Osigurava financiranje predmeta i dokumenata primljenih u arhivu.
4. Sastavlja znanstveno-referentni aparat (ZNI) za dokumente pohranjene u arhivu, vodeći računa o njegovom kontinuitetu sa znanstveno-referentnim aparatom za dokumente predane u državni arhiv.
5. Provodi ispitivanje vrijednosti dokumenata pohranjenih u arhivu, godišnje podnosi na razmatranje Središnjem izvršnom odboru (EC) organizacije godišnje dijelove konsolidiranih inventara predmeta koji podliježu pohrani, te postupa po predmetima koji su dodijeljeni za uništenje zbog isteka roka trajanja. razdoblja njihovog skladištenja; sudjeluje u radu Središnjeg izvršnog odbora (IK) organizacije; pruža metodičku pomoć u provođenju ispitivanja vrijednosti dokumenata u uredskom poslovanju organizacije.
6. Priprema i, na način propisan ovim Pravilima, prenosi na državnu pohranu dokumenata Državnog fonda Ruske Federacije i fonda osiguranja preslike posebno vrijednih dokumenata Državnog fonda Ruske Federacije. U ove svrhe:
Provodi ili organizira godišnje sastavljanje i podnošenje godišnjih odjeljaka zbirnih inventara trajnih arhiva na razmatranje Središnjem izvršnom odboru (IK) organizacije i EPK odgovarajuće arhivske ustanove;
U dogovoru s nadležnim državnim arhivom identificira i evidentira posebno vrijedne dokumente, organizira stvaranje i čuvanje fonda osiguranja preslika tih dokumenata i vodi evidenciju o tim preslikama;
Pruža metodološku i praktičnu pomoć evidencijskoj službi organizacije (ured, tajništvo) u traženju predmeta koji su otvoreni prema nomenklaturi predmeta, a nisu pravodobno zaprimljeni u arhivu odjela.
7. Godišnje podnosi odgovarajućem državnom arhivu podatke o sastavu i količini fondova pohranjenih u arhivu, prema obrascima koje je odobrio Središnji statistički ured Ruske Federacije.
8. Koristi dokumente pohranjene u arhivi:
Informira upravu i zaposlenike organizacije o sastavu i sadržaju arhivskih dokumenata, te u ime uprave organizacije vrši identifikaciju dokumenata;
Izdaje dokumente ili preslike dokumenata na propisani način zainteresiranim organizacijama na privremeno korištenje, kao i za rad istraživača u čitaonici;
Ispunjava zahtjeve organizacija i prijave građana Ruske Federacije o pitanjima društvene i pravne prirode, izdaje kopije dokumenata i arhivskih podataka na propisani način, savjetuje organizacije i pojedince o lokaciji dokumenata potrebnih za izradu arhivskih podataka;
Vodi evidenciju o korištenju dokumenata pohranjenih u arhivu.
9. Provjerava sigurnost, ispravnost formiranja i evidentiranja spisa u evidenciji organizacije (središnji, središnji sektorski, objedinjeni odjelski ili međuodjelski arhivi provode i provjere u organizacijama iz izvora nabave iu odgovarajućim podređenim organizacijama).
10. Sudjeluje u izradi normativno-metodoloških dokumenata (uputa, preporuka, pravilnika i dr.) o arhivskoj materiji i organizaciji dokumenata u uredskom poslovanju.
11. Sudjeluje u aktivnostima osposobljavanja djelatnika arhiva i službi za upravljanje dokumentima organizacije (središnji, (središnji sektorski), objedinjeni odjelski ili međuodjelski arhivi provode slične događaje za djelatnike organizacija – izvora nabave i relevantnih podređenih organizacija) .
12. Središnji (središnji gospodarski) arhiv sudjeluje u organizaciji i provedbi resornog nadzora nad radom arhiva i organizacijom spisa u uredskom poslovanju organizacija u djelatnosti (sustavu); daje prijedloge vodstvu ministarstva (odjela) o unaprjeđenju arhivizma i evidencije u djelatnosti (sustavu).
13. Za obavljanje svojih poslova, odjelski arhiv ima pravo:
na propisani način daje upute ustrojstvenim jedinicama organizacije i arhivima odgovarajućih podređenih organizacija o pitanjima iz nadležnosti arhiva;
Zahtjev od strukturnih odjela organizacije i iz arhiva relevantnih podređenih organizacija informacije potrebne za rad arhiva.
Sve te značajke u funkcijama moraju se odražavati u pojedinačnim propisima o pojedinom arhivu, koje odobrava čelnik organizacije u dogovoru s odgovarajućom institucijom državne arhivske službe.
Rad odjelnog arhiva ustrojava se u skladu s propisima o arhivu: izvorima njegova nabave; sastav dokumenata primljenih na čuvanje; zadaće i funkcije arhiva te njegova prava potrebna za njihovu provedbu.
Glavni zadaci arhiva Odsjeka su:
Sastavljanje arhive s dokumentima;
Osiguravanje sigurnosti, knjigovodstva, kvalitete obrade, odabira i korištenja dokumenata pohranjenih u arhivu, kao i pripreme i prijenosa dokumenata za državnu pohranu;
Provođenje metodičkog vodstva i provjere stanja organizacije spisa u uredskom poslovanju.
Dakle, odjelna pohrana dokumenata: pohrana dokumenata u odjelnim arhivima, koju provode državne i općinske organizacije za razdoblje utvrđeno regulatornim dokumentima.
Kvalitetno preuzimanje državnog i općinskog arhiva izravno ovisi o sigurnosti dokumenata u fazi odjelske pohrane. Krajnji cilj organizacijskog, metodološkog i praktičnog rada djelatnika arhiva s organizacijama, ustanovama i poduzećima je količina i kvaliteta dokumenata primljenih na državnu pohranu. Dokumenti koji podliježu prihvaćanju za državnu ili općinsku pohranu privremeno, u rokovima utvrđenim zakonom, pohranjuju se u arhivu odjela Alekseev, E.V. Arhivistika: udžbenik / E.V. Aleksejeva, L.P. Afanasjeva, E.M. Burova. - M.: Akademija, 2009. - S. 34..
Ustanove u svom radu primaju i izrađuju veliki broj dokumenata. Nakon njihove uporabe u operativnom djelovanju za rješavanje tekućih problema, na prvom mjestu je funkcija dokumenta kao akumulacije i pohrane informacija. Dokumenti postaju čuvari retrospektivnih informacija, čija se potreba može ponovno pojaviti nakon određenog vremena, tj. djeluju kao memorija institucije.
Poseban klasifikacijski imenik koji određuje redoslijed raspodjele dokumenata u predmete je nomenklatura predmeta Kirsanova, M.V. Suvremeno uredsko poslovanje / M.V. Kirsanova. - M.: INFRA-M, 2003. - Str. 184.
Nomenklatura predmeta služi za grupiranje izvršenih spisa u predmete, sistematizaciju i evidentiranje predmeta, određivanje rokova njihovog čuvanja i pretraživanje dokumenata. Nomenklatura spisa osnova je za sastavljanje popisa trajne i privremene (preko 10 godina) pohrane, kao i za evidentiranje privremene (do zaključno 10 godina) pohrane.
Nomenklatura predmeta osnova je za formiranje dokumentarnog fonda federalnog organa izvršne vlasti. Dokumentacijski fond federalnog izvršnog tijela sastoji se od dokumenata koje je savezno tijelo stvorilo i koje je primilo kao rezultat interakcije s drugim državnim tijelima, organizacijama i građanima.
Uputom za uredski rad saveznog organa izvršne vlasti utvrđuje se postupak izrade, sastavljanja, evidentiranja, usklađivanja i odobravanja nomenklature predmeta, kao i postupak vođenja nomenklature predmeta tijekom službene (kalendarske) godine.
U Uputstvu za uredsko poslovanje u federalnom organu izvršne vlasti poželjno je predvidjeti:
Nomenklatura predmeta sastavlja se na temelju proučavanja propisa o federalnom organu izvršne vlasti, propisa federalnog organa izvršne vlasti, propisa o strukturnim jedinicama i drugih dokumenata kojima se uređuje rad federalnog organa izvršne vlasti i postupak dokumentiranja, kao kao i nomenklature predmeta za prethodne godine i isprave nastale u radu federalnog organa izvršne vlasti;
Savezni organ izvršne vlasti sastavlja nomenklaturu predmeta ustrojstvenih jedinica i nomenklaturu predmeta federalnog organa izvršne vlasti ili zbirnu nomenklaturu predmeta;
Nomenklaturu poslova ustrojstvene jedinice sastavlja zaposlenik odgovoran za održavanje uredskog poslovanja ustrojstvene jedinice, suglasno s arhivom federalnog organa izvršne vlasti, Službom za uredske poslove, potpisuje rukovoditelj jedinice i dostavlja je Služba za uredski rad;
Novoosnovana jedinica u roku od mjesec dana izrađuje nomenklaturu predmeta jedinice i dostavlja je Službi za uredsko vođenje federalnog izvršnog tijela;
Nomenklaturu poslova saveznog organa izvršne vlasti sastavlja Služba za uredsko poslovanje iz nomenklature poslova ustrojstvenih odjela;
Metodološku pomoć u sastavljanju popisa predmeta federalnog organa izvršne vlasti pružaju arhiv saveznog organa izvršne vlasti i Središnja stručna komisija federalnog organa izvršne vlasti;
Jednom svakih 5 godina popis predmeta saveznog izvršnog tijela usuglašava se sa stručnom verifikacijskom komisijom saveznog državnog arhiva, kojoj se dostavljaju dokumenti iz Arhivskog fonda Ruske Federacije nastali tijekom rada savezne izvršne vlasti. tijelo se prenosi na trajno skladištenje;
Nomenklaturu predmeta federalnog organa izvršne vlasti, koju potpisuje rukovodilac Službe za evidenciju, odobrava rukovodilac federalnog organa izvršne vlasti nakon što ju odobri Središnja stručna komisija federalnog organa izvršne vlasti najkasnije do kraja godine. tekuće godine i stupa na snagu 1. siječnja iduće godine;
U slučaju promjene funkcija i ustrojstva saveznog organa izvršne vlasti, nomenklatura predmeta podliježe reviziji i suglasnosti sa stručnim verifikacijskim povjerenstvom saveznog državnog arhiva;
Nomenklatura spisa izrađuje se u najmanje četiri primjerka: 1. primjerak kao isprava trajne pohrane ulaže se u spis Evidencijske službe, 2. se koristi u Evidencionoj službi kao radni primjerak, 3. služi kao radni primjerak. u arhivu saveznog organa izvršne vlasti, 4. - u saveznom državnom arhivu, s kojim je dogovorena nomenklatura spisa. Radni primjerak nomenklature predmeta može se čuvati u Uredu Ureda saveznog izvršnog organa u elektroničkom obliku. Metodološke preporuke za izradu uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima: Naredba Federalnog arhiva od 23. prosinca. , 2009. br. 76 // [dokument nije objavljen]..
Uputstvom o uredskom poslovanju federalnog organa izvršne vlasti propisani su: postupak sastavljanja nazivnika predmeta, a posebno redoslijed rasporeda odjeljaka u zbirnom imeniku predmeta, pravila indeksiranja predmeta, sastavljanje zaglavlja predmeta i redoslijed njihovog rasporeda u odjeljcima nomenklature predmeta, postupak utvrđivanja rokova čuvanja dokumenata i spisa, postupak usklađivanja nomenklature predmeta tijekom službene godine (razjašnjenje naslova predmeta, upisivanje naslova predmeta koji nisu predviđeni prilikom sastavljanja nomenklaturu predmeta, upisivanje podataka o broju i rokovima skladišnih jedinica (sveska, dijelova predmeta), bilježenje u stupcu „Bilješka“ i sl.), sastavljanje konačne evidencije o broju i kategorijama predmeta formiranih u uredski rad saveznog organa izvršne vlasti tijekom godine.
U ovom odjeljku Uputa o uredskom poslovanju nalaze se podaci o tome koji se popisi dokumenata s rokovima čuvanja (popis standardnih dokumenata upravljanja, popis odjela) koriste u federalnom tijelu izvršne vlasti za određivanje rokova čuvanja dokumenata. Savezna izvršna tijela u skladu s podstavkom b stavka 26. Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 o odobrenju Pravila uredskog rada u saveznim vlasti: Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 // Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije. - 2009. - br. 25. - čl. 3060. izrađuje i odobrava, u dogovoru sa saveznim organom izvršne vlasti u oblasti arhivske djelatnosti, popis dokumenata nastalih u radu saveznog organa izvršne vlasti i njemu podređenih organizacija.
Predmeti se formiraju u skladu s nomenklaturom predmeta, kao iu skladu s načelima sistematizacije dokumenata i njihove raspodjele (grupiranja) u predmete trajnog, privremenog (preko 10 godina) čuvanja, uključujući dosjee o osoblju i privremeni ( do 10 godina) uključujući slučajeve) skladištenje.
Načelo formiranja predmeta (centralizirano - u Službi za vođenje evidencije ili decentralizirano - u strukturnim odjelima federalnog izvršnog tijela);
Mjesto trenutnog skladištenja spisa (Služba za administrativno upravljanje i/ili strukturne jedinice federalnog izvršnog tijela);
Metodološka funkcija arhiva saveznog organa izvršne vlasti, a po potrebi i odgovarajućeg saveznog arhiva u poslovima formiranja predmeta;
Rok u kojem je izvršitelj dužan predati završenu ispravu u spis (rok za predaju isprave u spis utvrđuje federalni organ izvršne vlasti, ali ne smije biti duži od 10 dana);
Zaposlenici uključeni u formiranje predmeta u strukturnim odjelima federalnog izvršnog tijela;
Zaposlenici koji određuju mjesto pohrane spisa (indeks predmeta u koji se, sukladno nomenklaturi predmeta, mora uložiti izvršeni spis (zbir dokumenata);
Uvjeti za čuvanje spisa u strukturnim odjelima federalnog izvršnog tijela;
Postupak evidentiranja predmeta;
Postupak izdavanja predmeta na privremeno korištenje;
Postupak izuzimanja dokumenata iz predmeta;
Odjeli (Služba za administrativno poslovanje, arhiv saveznog izvršnog tijela) koji prate pravilno formiranje predmeta u strukturnim odjelima federalnog izvršnog tijela, provjeravaju dostupnost i stanje poslova : Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 // Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije. - 2009. - br. 25. - čl. 3060..
U Uputstvu za uredsko poslovanje objavljuje se sklop poslova koji se obavljaju u saveznom organu izvršne vlasti radi pripreme predmeta za predaju u arhivu saveznog organa izvršne vlasti i za uništenje.
Za organiziranje i provedbu ispitivanja vrijednosti dokumenata, u federalnom tijelu izvršne vlasti osniva se stalno središnje stručno povjerenstvo, a po potrebi i stručna povjerenstva u strukturnim jedinicama, koja djeluju na temelju odredbi odobrenih od strane čelnika savezno izvršno tijelo ili voditelj strukturne jedinice;
Ispitivanje vrijednosti dokumenata trajnog i privremenog skladištenja provodi se godišnje u strukturnim odjelima saveznog izvršnog tijela od strane zaposlenika odgovornih za vođenje evidencije, zajedno sa središnjim stručnim povjerenstvom (stručno povjerenstvo) pod metodološkim vodstvom arhiva;
Prilikom provođenja ispitivanja vrijednosti dokumenata, predmeti trajnog i privremenog (više od 10 godina) skladištenja odabiru se za prijenos u arhiv saveznog izvršnog tijela; izbor spisa s privremenim rokovima čuvanja (do 10 godina) s naznakom "Dok prođe potreba" koji podliježu daljnjem čuvanju u ustrojstvenim jedinicama, kao i izdvajanje za uništavanje spisa za prethodne godine kojima je rok čuvanja istekao;
Odabir dokumenata za trajno čuvanje provodi se na temelju zakonodavnih i drugih regulatornih pravnih akata Ruske Federacije, popisa dokumenata koji označavaju njihova razdoblja skladištenja i popisa datoteka saveznog izvršnog tijela;
Na temelju rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata sastavljaju se popisi trajne, privremene (preko 10 godina) pohrane i personalni spisi, te akti o dodjeli spisa na uništenje;
Na kraju poslovne godine i na temelju rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata, spisi federalnog izvršnog tijela podliježu registraciji u skladu s pravilima za upis predmeta i pripremu predmeta za prijenos u arhivu;
Evidentiranje predmeta provode službenici Službe za evidenciju i službenici zaduženi za vođenje spisa u strukturnim odjelima federalnog organa izvršne vlasti, uz metodološku pomoć i pod kontrolom arhive federalnog organa izvršne vlasti;
Predmeti trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, uključujući dosjee osoblja, podliježu potpunoj registraciji (do 10 godina), predmeti podliježu djelomičnoj registraciji;
Potpuni upis predmeta uključuje: upis pojedinosti omota predmeta u propisani obrazac; numerisanje listova u predmetu i sastavljanje dokaznog lista za predmet; izrada, po potrebi, internog popisa spisa predmeta; arhiviranje i uvezivanje spisa; uvođenje potrebnih pojašnjenja u pojedinosti naslovnice predmeta.
Uputstvom o vođenju spisa propisan je postupak primopredaje predmeta u arhiv federalnog organa izvršne vlasti, pri čemu su predviđeni sljedeći uvjeti:
Predmeti trajnog, privremenog (preko 10 godina) skladištenja i dosjei osoblja prenose se u arhiv saveznog izvršnog tijela;
Prijenos dokumenata u arhivu saveznog izvršnog tijela provodi se prema odobrenim popisima predmeta;
Predmeti trajnog i privremenog (preko 10 godina) skladištenja prenose se u arhiv saveznog izvršnog tijela najkasnije godinu dana i najkasnije 3 godine nakon godine u kojoj su dokumenti stavljeni u spis na čuvanje;
Predmeti privremenog skladištenja (do 10 godina) u pravilu ne podliježu prijenosu u arhiv saveznog izvršnog tijela (pohranjuju se u strukturnim jedinicama i nakon isteka roka skladištenja podliježu uništenju u propisani način);
Primopredaja predmeta u arhiv saveznog organa izvršne vlasti vrši se prema rasporedu koji sastavlja arhiv i koji se usuglašava s rukovoditeljima ustrojstvenih odjela i Službom za vođenje evidencije;
Prihvaćanje predmeta obavlja zaposlenik arhive federalnog izvršnog tijela u nazočnosti zaposlenika strukturne jedinice, s dva primjerka popisa predmeta koji označavaju prisutnost svakog predmeta (na kraju svakog primjerka u popisu se navodi broj stvarno primljenih predmeta, datum prijema i primopredaje predmeta, kao i potpis službenika federalnog arhiva, naveden je izvršni organ i osoba koja je predala predmete);
Predmete i popise dostavljene dokumentacije arhivu dostavljaju djelatnici ustrojstvenih jedinica uz popratni dopis u kojem je naznačen broj predmeta i popisa predanih u arhiv (odgovornost za sigurnost dokumenata tijekom prijevoza i predaje u arhiv snosi strukturna jedinica koja prenosi dokumente) O odobrenju Pravila uredskog rada u saveznim tijelima: Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 // Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije. - 2009. - br. 25. - čl. 3060..
Priprema dokumenata i spisa za predaju u arhivu i uništenje uključuje:
Provjera vrijednosti dokumenata;
Registracija predmeta;
Izrada popisa predmeta na temelju rezultata provjere njihove vrijednosti;
Sastavljanje akata za uništavanje dokumenata i spisa s isteklim rokovima čuvanja.
Ispitivanje vrijednosti dokumenata jedno je od glavnih područja arhivistike u suvremenom razdoblju.
Ispitivanje vrijednosti dokumenata je odabir dokumenata za državnu pohranu ili uspostavljanje razdoblja pohrane na temelju prihvaćenih kriterija GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije - M.: 1998. - P. 5..
Ispitivanje vrijednosti dokumenata - proučavanje dokumenata na temelju kriterija njihove vrijednosti u cilju određivanja roka trajanja dokumenata i odabira za državnu pohranu Alekseeva, E.V. Arhivistika / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasjeva. - M.: Akademija, 2009. - Str. 87..
Poslovi provjere vrijednosti isprava:
1. Odabir najvrjednijih dokumenata iz resornih arhiva u državne arhive za državnu (trajnu) pohranu i određivanje profila dokumenata za pojedini državni arhiv.
2. Određivanje rokova čuvanja dokumenata u kojima se podaci mogu koristiti određeno vrijeme. Ovisno o utvrđenim rokovima čuvanja, takvi se dokumenti mogu podijeliti u dvije skupine:
Za dugotrajnu pohranu (na primjer, dokumenti o osoblju s rokom pohrane od 75 godina ili 75 godina minus dob osobe u trenutku otvaranja slučaja);
Za privremeno skladištenje.
3. Osigurati cjelovitost arhivskog fonda popunom izgubljenih dokumenata, što se može vršiti korištenjem istovjetnih dokumenata iz fondova istorodnih ustanova, kao i viših i nižih ustanova.
4. Izbor informacija najbogatijih dokumenata za pohranu.
Ispitivanje vrijednosti dokumenata provodi se u tri faze: u uredskom poslovanju, u resornim i državnim arhivima.
U uredskom poslovanju problem određivanja rokova čuvanja dokumenata rješava se već prilikom sastavljanja popisa predmeta, tj. kada se slučaj još nije “rodio”.
U arhivu odjela predmeti se izdvajaju iz dokumentarnog fonda na trajno čuvanje i pripremaju za predaju državnom arhivu.
Ako ustanova ima pravno samostalne ustrojstvene dijelove, tada se od vrijednih dokumenata formira više arhivskih fondova.
Osim toga, dokumenti privremenog čuvanja kojima je istekao rok čuvanja biraju se za uništavanje. U ovom slučaju posebnu pozornost treba obratiti na dokumente čiji je rok trajanja 75 godina (za osoblje), jer iza svakog od njih stoji sudbina osobe. Sve te važne poslove rješava zajednički povjerenstvo, koje se znanstveno može nazvati središnje stručno povjerenstvo (SIK) ili jednostavno stručno povjerenstvo (EK).
U državnom arhivu, prvo, provjeravaju odluke stručnih tijela resornih arhiva i odobravaju ih te, drugo, provode ciljano cjelovito ispitivanje vrijednosti dokumenata ili analizu rasute dokumentacije.
Ciljana due diligence je ispitivanje koje se provodi kako bi se identificiralo dupliciranje u nekoliko fondova odjednom:
Više ustanove i ustanove podređene jednom odjelu;
Homogene ustanove koje djeluju na istom području (škole u istom okrugu);
Osobe povezane obiteljskim ili osobnim vezama.
Takav integrirani pristup može se provesti samo u državnom arhivu, koji dobiva stotine i tisuće fondova od različitih institucija.
Kao rezultat ispitivanja vrijednosti isprava razlikuju se dvije skupine predmeta:
Kutije za trajno i dugotrajno (75 godina) skladištenje;
Kutije predodređene za uništenje.
Za spise koji podliježu uništenju sastavlja se akt; Predmeti za trajnu i dugotrajnu pohranu naknadno se upisuju u inventar.
Akti i popisi dostavljaju se na razmatranje nadležnom stručnom povjerenstvu, odnosno povjerenstvu za stručnu provjeru, odnosno središnjem povjerenstvu za stručnu provjeru (SEPC).
U skladu s propisima, glavni zadaci CEPC-a su:
Definicija koncepta, načela i kriterija za formiranje Arhivskog fonda Ruske Federacije, sastav dokumenata koji se odnose na Arhivski fond Ruske Federacije;
Razmatranje pitanja formiranja i optimizacije sastava Arhivskog fonda Ruske Federacije;
Razmatranje i odlučivanje o znanstvenim, metodološkim i praktičnim pitanjima ispitivanja vrijednosti arhivskih dokumenata i nabave državnog i općinskog arhiva s njima;
Provedba znanstvenog i metodološkog upravljanja aktivnostima stručnih verifikacijskih povjerenstava (EPC) ovlaštenih izvršnih tijela konstitutivnih subjekata Ruske Federacije u području arhivskih poslova, saveznih državnih arhiva, središnjih stručnih povjerenstava i stručnih povjerenstava tijela savezne vlade, organizacije.”
U ovlaštenim izvršnim tijelima konstitutivnih subjekata Ruske Federacije u području arhivskih poslova stvaraju se komisije za stručnu provjeru (EPC).
EPA je stvorena i djeluje u Arhivskom odjelu Tverske regije. Sjednice Komisije održavaju se u pravilu jednom mjesečno. Na sjednicama se razmatraju godišnji presjeci inventara trajne pohrane i personalnih dosjea, nomenklatura spisa, propisi o arhivskom gradivu, propisi o stručnim povjerenstvima, upute za vođenje evidencija ustanova i druga pitanja.
U ustanovama, organizacijama i poduzećima treba formirati stručna povjerenstva (PK). Uredba o EZ-u izrađena je na temelju okvirne uredbe o stalnoj stručnoj komisiji institucije, organizacije, poduzeća, odobrene naredbom Rosarhiva od 19. siječnja 1995. br. 2 o odobrenju uredbe o stalnoj stručnoj komisiji ustanova, organizacija, poduzeće: naredba Rosarhiva od 19. siječnja 1995. br. 2 // [dokument nije objavljen].. EK se stvara naredbom čelnika ustanove. Komisija uključuje kvalificirane stručnjake (najmanje 3-5 osoba). Tipično, EK uključuje uredske radnike i voditelja arhiva ustanove, stručnjake za glavne djelatnosti ustanove, ekonomista ili računovodstvenog djelatnika. U sastav IK može biti uključen i predstavnik arhivske ustanove za praćenje i pružanje metodološke pomoći u radu IK.
Zadaci stručnog povjerenstva su Temeljna pravila za rad arhiva organizacija. - M.: Rosarhiv, 2002. - P. 5.:
Organiziranje i provođenje provjere vrijednosti isprava u fazi uredskog poslovanja prilikom sastavljanja nomenklature predmeta i formiranja predmeta;
Organiziranje i provođenje ispitivanja vrijednosti dokumenata u fazi njihove pripreme za arhivsko čuvanje;
Organiziranje i provođenje odabira i pripreme dokumenata za državnu pohranu.
Glavne funkcije stručnih povjerenstava su:
Organizira i provodi, zajedno s evidencionom i arhivskom službom, rad na godišnjem odabiru institucijske dokumentacije za daljnje pohranjivanje i uništavanje;
Metodološko usmjerava rad na procjeni vrijednosti dokumenata ustanove i njihovoj pripremi za arhivsku pohranu, izrađuje nomenklaturu spisa;
Daje stručnu ocjenu nacrta normativno-metodoloških dokumenata o navedenim pitanjima; pruža pomoć i metodološku pomoć stručnjacima ustanove po pitanjima upravljanja dokumentima i arhivistike;
Pregledava, donosi rješenja o suglasnosti i podnosi na suglasnost EPK državnog arhiva, a potom na suglasnost čelniku svoje ustanove, popis trajne pohrane upravne i posebne dokumentacije, popise projekata, problema, tema o kojima se znanstveni i tehnička dokumentacija podliježe prijenosu u državnu pohranu, akti o dodjeli za uništenje dokumenata s isteklim rokovima pohrane;
Pregledava, donosi rješenja o suglasnosti i podnosi na suglasnost EPK državnog arhiva, a zatim na suglasnost čelniku svoje ustanove - Zbirnu nomenklaturu poslova ustanove, popis personalnih dosjea, akte o gubitku ili nepopravljivom oštećenju dokumenata trajno skladištenje; razmatra, donosi odluke o suglasnosti i daje na razmatranje EPC državnog arhiva - prijedloge za izmjenu rokova čuvanja za kategorije dokumenata utvrđenih popisom, te utvrđivanje rokova čuvanja za dokumente koji nisu predviđeni popisom;
Pregledava, donosi rješenja o suglasnosti i dostavlja na suglasnost čelniku ustanove - akta o dodjeli na uništavanje dokumenata kojima je istekli rokovi čuvanja, osim dokumenata s rokom čuvanja 10 i više godina, na EPC oznaci, dokumenata do 1945. uključivo, razmatra EPK državnog arhiva, akti o gubitku ili nepopravljivoj šteti personalnih dokumenata;
Zajedno s uredskom upravom i kadrovskom službom savjetuje djelatnike ustanove o pitanjima rada s dokumentima, te sudjeluje u aktivnostima na usavršavanju njihovih poslovnih vještina.
Ostala stručna povjerenstva, temeljena na istim osnovnim zadaćama i funkcijama, proširuju svoje ovlasti ovisno o značaju, uglavnom kroz kontrolne i upravljačke funkcije.
Rosarhiv, kao najviši arhivski autoritet, organizira ispitivanje znanstvene i praktične vrijednosti dokumenata unutar Ruske Federacije i odabire ih za trajno čuvanje u sklopu Arhivskog fonda Ruske Federacije u arhivima zemlje Alekseeva, E.V. Arhivistika: udžbenik / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasjeva. - M.: Akademija, 2009. - Str. 101.
Kao rezultat rada stručnih povjerenstava izrađuju se sljedeći dokumenti:
Zapisnici njihovih sastanaka;
Popis datoteka trajne pohrane;
Popis kovčega za privremeno skladištenje;
Akti o dodjeli za uništavanje spisa koji ne podliježu čuvanju.
Rad stručnih povjerenstava temelji se na standardnim i resornim popisima dokumenata - sistematiziranim popisima vrsta i kategorija dokumenata koji sadrže regulatorne upute o rokovima njihovog čuvanja.
Stoga su arhivi odjela važan dio arhivskog sustava, jer čuvaju dokumente koji sadrže društveno značajne podatke o postojećim ustanovama, organizacijama i poduzećima. Nakon isteka roka privremenog čuvanja ti se dokumenti predaju u državnu ili općinsku pohranu. Važna faza prijenosa u trajno čuvanje je ispitivanje vrijednosti dokumenata koje provode stručna povjerenstva.
U zaključku poglavlja treba napomenuti da arhivistika, kao djelatnost državnih tijela, jedinica lokalne samouprave, organizacija i građana na području organiziranja pohrane, nabave, evidentiranja i korištenja dokumenata, pruža mogućnost korištenja povijesnog iskustva kako bi se donosi informirane upravljačke odluke, utvrđuje političke, gospodarske, socijalne i druge prioritete, oblikuje prognoze i programe razvoja društva i države.
Arhivski sustav Ruske Federacije sastoji se od mreže arhivskih ustanova i arhivskog zakonodavstva, koje je osmišljeno kako bi se osigurala cjelovitost i sigurnost arhiva, koji su, zapravo, dio kulturne baštine nacije.
Arhivski fond Ruske Federacije skup je dokumenata koji imaju povijesno, znanstveno, društveno, gospodarsko, političko ili kulturno značenje, odražavaju materijalni i duhovni život naroda zemlje i sastavni su dio povijesne i kulturne baštine. naroda Ruske Federacije.
Odsječni arhivi važan su dio arhivskog sustava jer čuvaju dokumente koji sadrže društveno značajne podatke o postojećim ustanovama, organizacijama i poduzećima. Nakon isteka roka privremenog čuvanja ti se dokumenti predaju u državnu ili općinsku pohranu. Važna faza prijenosa u trajno čuvanje je ispitivanje vrijednosti dokumenata koje provode stručna povjerenstva.
Dokumentacijska podrška za upravljanje, pitanja organizacije arhivskog sustava za pohranu dokumenata u Ruskoj Federaciji regulirana su važećim pravnim i metodološkim dokumentima, od kojih su najvažniji Ustav Ruske Federacije, savezni zakoni, Modeli uputa i propisa, GOST-ovi.