Úvod
1.1 Zpracování případu
1.3 Design krytu pouzdra
1.4 Sestavení inventury případu
Závěr
Úvod
Systém ukládání informací se začal formovat současně s vytvořením systému obchodního psaní. Archivní počin může oslavit několik „narozenin“ v závislosti na úhlu pohledu konkrétního historika.
S příchodem prvních dokumentů se objevil i úkol tyto dokumenty uchovat a za prvního archiváře lze považovat larnika, odpovědného za bezpečnost dokumentů a jejich „uchycení“.
S nástupem systému státních institucí – příkazů se výrazně zlepšil systém ukládání dokumentů, jejich evidence a používání. 16. červenec 1712 je zvláštním datem v dějinách archivnictví, spojeným s výnosem o vytvoření prvního archivu ve státě z případů a „rozsudků“ vládního Senátu. Během XVIII - XIX století. Historických archivů přibývalo, hledalo se nejlepší schéma jejich systemizace - archivy vznikaly, slučovaly, přeřazovaly, někdy i likvidovaly. První zmínka o záměrném shromažďování uložených dokumentů pochází z roku 1829, kdy Nicholas 1 zanechal usnesení „Vytřiďte, co je důležité odnést, zbytek může být zničen“. Dne 1. června 1918 byl vydán dekret, který položil základy národního systému archivních záležitostí v Rusku, „O reorganizaci a centralizaci archivních záležitostí v RSFSR“.
Po rozpadu SSSR uzavřeli účastníci Společenství nezávislých států 6. června 1992 Dohodu o nástupnictví ve vztahu k bývalým archivům SSSR. V souladu s přijatým dokumentem zaniklo Hlavní archivní ředitelství pod Radou ministrů SSSR a všechny ústřední státní archivy SSSR vstoupily do systému Ruského státního archivu.
Kapitola I. Příprava dokumentů k archivnímu uložení
1.1 Zpracování případu
Firmy, instituce a podniky při své činnosti přijímají a vytvářejí velké množství dokumentů. Po jejich využití v operativní činnosti k řešení aktuálních problémů přichází na první místo funkce dokumentu – shromažďování a ukládání informací. Dokumenty se stávají opatrovníky informací, jejichž potřeba může po určité době znovu vyvstat, tzn. fungují jako paměť instituce.
Rychlé vyhledání a použití takových dokumentů je možné pouze s jejich přehlednou klasifikací. Nejjednodušší klasifikací dokumentů je seskupovat je do případů. Státní norma definuje případ jako „soubor dokumentů nebo dokumentů týkajících se jednoho problému nebo oblasti činnosti a umístěných v jednom obalu“. Případy se považují za zahájené od okamžiku, kdy je do nich zahrnut první vyhotovený dokument. Tvoří se do strukturních celků a tam se ukládají až do jejich předání do archivu instituce. Poslední fází práce s dokumenty v současné kancelářské práci je zpracování souborů pro jejich následné uložení a použití. Ve strukturálních divizích musí být dokumenty uloženy ještě jeden rok po skončení aktuálního roku. V tomto období jsou často kontaktováni pro informace. Po uplynutí této lhůty musí být případy zpracovány a předány do archivu instituce.
Zpracování případů ke skladování zahrnuje provedení zkoumání vědecké a praktické hodnoty dokumentů, registraci případů, sestavení soupisu případů s trvalou a dlouhodobou dobou uložení. Ve velkých institucích tyto práce probíhají pod kontrolou a za metodické pomoci pracovníků archivu instituce.
Sada podrobností dokumentu odráží jeho formu. Proto, aby dokument splnil svůj účel, musí být vypracován v souladu s formou přijatou pro tuto kategorii dokumentů. Jejich právní síla závisí na úplnosti a kvalitě vyhotovení dokumentů, neboť slouží jako důkaz a potvrzení konkrétních skutečností, jevů a událostí.
Rezoluce Státní normy Ruska ze dne 31. července 1997 č. 273 byla přijata a vstoupila v platnost dne 1. července 1998 GOST R 6-30.97. "Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace." Tato norma definuje skladbu podrobností organizačních a administrativních dokumentů, pravidla pro jejich provádění, jejich umístění na dokumentech, požadavky na výrobu formulářů, požadavky na záznam formulářů s reprodukcí státního znaku Ruské federace, kabáty zbraní ustavujících subjektů Ruské federace.
Rozlišení. V usnesení jsou uvedeny pokyny k provedení rozhodnutí, vyhlášky apod. zaznamenané v listině. Usnesení sepíše na listinu příslušný úředník a obsahuje jména vykonavatelů, obsah příkazu, lhůtu pro provedení, podpis a datum.
Je-li v usnesení více jmen, je uveden odpovědný vykonavatel, a není-li takový pokyn, je vykonavatelem ten, kdo je v usnesení uveden jako první. Na listinách, které nevyžadují další pokyny k provedení, je v usnesení uveden vykonavatel, podpis autora usnesení a datum. Usnesení je dovoleno sepsat na samostatný list.
Texty dokumentů jsou psány v ruštině při odeslání na:
federálním vládním orgánům, vládním orgánům ustavujících subjektů Ruské federace;
podnikům, organizacím a jejich sdružením, které nespadají pod jurisdikci daného zakládajícího subjektu Ruské federace nebo se nacházejí na území jiných zakládajících subjektů Ruské federace.
Texty dokumentů mohou být prezentovány ve formě dotazníku, tabulky, spojeného textu nebo jejich kombinace.
Souvislý text se obvykle skládá ze dvou částí. V první části jsou uvedeny důvody, důvody a účely pro vypracování dokumentu. Ve druhém - rozhodnutí, závěry, požadavky, návrhy, doporučení. Text může obsahovat pouze závěrečnou část.
V textu dokumentu připraveného na základě dokumentů jiných organizací nebo dříve zveřejněných dokumentů se uvádějí jejich údaje: název dokumentu, název organizace, autor dokumentu, datum dokumentu, jeho evidenční číslo, název k textu.
1.2 Zkoumání hodnoty dokumentů
Zkoumání hodnoty dokumentů v kancelářské práci se provádí při sestavování seznamu případů a jejich sestavení. Organizovat a provádět kontrolu hodnoty dokumentů, vybírat je a připravovat je k převodu do státního úložiště, jakož i kontrolovat správnost přiřazování dokumentů k různým případům a poskytovat metodickou pomoc při provádění zkoumání hodnoty dokumentu, jsou vytvářeny stálé odborné komise (EPC). Vypracovává se předpis, který definuje jeho funkce, práva a provozní postupy.
Kromě organizace každoročního výběru dokumentů k uložení jsou odborné komise pověřeny: přezkoumáváním ročních úseků spisu k trvalému, dlouhodobému (nad 10 let) uložením včetně personální evidence, úkony o přidělení ke skartaci dokumenty a spisy, které nepodléhají dalšímu uchovávání, o neopravitelném poškození dokumentů trvalého uložení a o nezjištění případů podléhajících převodu do státního úložiště; dotazy na přijímání dokladů osobního původu do oddělení úložiště; příprava a předložení EPC návrhů na stanovení a změnu lhůt uchovávání dokumentů; revize seznamů dokumentů, seznamů případů, pokynů pro kancelářskou práci atp.
Výběr dokumentů k uložení nebo zničení je výsledkem zkoumání hodnoty dokumentů.
Zkoumání hodnoty dokumentů probíhá v několika fázích, počínaje běžnou kancelářskou prací a konče ve státním archivu.
Za první fázi stanovení hodnoty dokumentů lze považovat sestavení nomenklatury případů, kdy jsou doby uložení vytvářených dokumentů jakoby předem stanoveny.
Podruhé se zkoumání hodnoty samotných dokumentů provádí o dva roky později, když dokumenty opustily provozní činnost, při přípravě dokumentů k dlouhodobému uložení nebo předání do archivu instituce.
Již potřetí je hodnota dokumentů opět objasněna při jejich předání k trvalému uložení z archivu instituce do státního archivu.
Zkoumání hodnoty dokumentů v institucích probíhá pod vedením expertní komise (EK), která působí neustále, a ve velkých institucích existují ústřední odborné komise (CEC), které sdružují a koordinují práci EK strukturálních divize.
Postup organizace práce Ústřední volební komise (ÚK) a jejich funkce jsou definovány v „Základních pravidlech provozu resortních archivů“. EK vzniká na příkaz vedoucího z řad kvalifikovaných zaměstnanců s bohatými pracovními zkušenostmi, vedoucích kanceláře, archivu oddělení a vedoucího účtárny (3-5 osob). V malých firmách EK zahrnuje sekretářku a účetní.
Úkoly EK (CEK):
spisový dokument resortního archivu
posouzení návrhu nomenklatury záležitostí institucí a jejich strukturálních členění;
organizování každoročního výběru dokumentů k uložení a zničení;
zvážení ročních úseků inventarizací pouzder pro trvalé uskladnění a inventur skříní pro dočasné uskladnění (nad 10 let), včetně pro personál atd.
Zkoumání vědecké a praktické hodnoty dokumentů by mělo být prováděno systematicky. Konkrétní doby uchovávání dokumentů jsou stanoveny pomocí seznamů listinných materiálů speciálně vypracovaných a schválených archivními institucemi s uvedením lhůt uchovávání pro různé kategorie dokumentů.
Archivní instituce vypracovaly standardní seznamy. Stanovují období uchovávání dokumentace, která je typická pro většinu institucí, organizací a podniků a odrážejí obecné funkce a záležitosti jejich činností (řízení, kontrola, plánování, účetnictví, výkaznictví, financování, organizace práce, dodávky a prodej výrobků).
Podle významu dokumentů jsou stanoveny doby jejich uložení trvalé nebo dočasné (1, 3, 5, 10, 15 atd. let). Lhůta se počítá od 1. ledna roku následujícího po roce ukončení případu.
U řady personálních spisů je v seznamu uvedena doba uložení „75 let EKP-v“, tzn. Předpokládá se zohlednění věku osoby, doba uložení takového spisu se rovná rozdílu 75 let minus věk osoby.
Výběr dokumentů pro trvalé uložení se provádí na základě nomenklatury podnikových souborů s povinnou kontrolou souborů po jednotlivých listech. Při kontrole spisů s trvalou dobou uložení podléhají zabavení duplicitní kopie dokumentů, koncepty, nezformované kopie dokumentů a dokumenty s dobou dočasného uložení. Zjistí-li se u případu, že se v něm vedle dokladů trvalého uložení nachází značné množství dokladů dočasného uložení, pouzdro se přeformátuje a doklady trvalého uložení se oddělí od dokladů dočasného uložení. Pokud spis obsahuje dokumenty dočasného uložení, ale různé hodnoty, s různou dobou uložení, stanoví se doba uložení pro celý spis pro nejcennější dokumentaci, tzn. více. Současně se provádí výběr dokumentů a souborů k dočasnému (až 10 let) uložení s prošlou dobou uložení.
Existují 4 skupiny případů:
trvalé uložení s výhradou následného převodu do státního archivu;
dlouhodobé uložení v archivu instituce (nad 10 let);
dočasné skladování (až 10 let);
podléhají zničení v důsledku uplynutí doby skladování.
Organizace je povinna systematicky popisovat doklady o personálu a doklady dočasného uložení (nad 10 let), zajistit jejich bezpečnost a účetnictví.
Na základě výsledků zkoumání hodnoty dokumentů jsou vypracovány soupisy spisů k trvalému i dočasnému (nad 10 let) uložení a akty o přidělování spisů ke skartaci.
Evidence případu je soubor prací na jeho přeevidování, číslování listů, vypracování certifikačního zápisu a vnitřní inventarizace dokumentů. Začíná od okamžiku certifikace případu v kancelářské práci a končí jeho přípravou k předání do resortního archivu po skončení kalendářního roku, ve kterém byl případ otevřen. Evidenci případů provádějí pracovníci služby vedení úřadu. V závislosti na době uložení se provádí úplná nebo částečná evidence případů. Trvalé, dlouhodobé (nad 10 let) uchovávání a personální spisy podléhají úplné registraci. Případy dočasného uložení (do 10 let včetně) podléhají částečné evidenci, mohou být uloženy v pořadačích, bez vnitřní resystemizace dokumentů, bez číslovacích listů a bez vyhotovení certifikačního listu.
Předarchivní příprava spisů zahrnuje dvě hlavní operace: evidenci a popis spisů. Evidenci případů provádí osoba odpovědná za práci s dokumenty. V závislosti na hodnotě dokumentů a podle toho na době uložení spisů se provádí úplná nebo částečná (zjednodušená) evidence spisů. Případy dočasného (až 10 let včetně) uložení podléhají zjednodušené evidenci. Nejprve je jejich přítomnost odhalena v souladu s nomenklaturou případů. Soubory jsou zkontrolovány na správné formátování, zůstávají na pořadačích, listy se nečíslují, nevyhotovují se certifikační listy, jsou systematizovány podle názvosloví souborů a odevzdávány do archivu. Hlavní pozornost je zaměřena na případy trvalého dlouhodobého skladování (nad 10 let) a personální záležitosti. V souladu s požadavky „Systému řízení státní dokumentace“ a „Základních pravidel provozu resortních archivů“ je prováděna jejich kompletní evidence, která zahrnuje:
přeskupení dokumentů případů v přímém chronologickém pořadí od ledna do prosince;
archivace nebo vazba souboru;
číslování listů;
vyhotovení certifikačního listu (certifikačního listu) případu;
vypracování interního soupisu dokumentů případu (v případě potřeby);
registrace všech podrobností o krytu případu.
1.3 Design krytu pouzdra
Při přípravě obalů spisů k trvalému dlouhodobému (nad 10 let) uložení a pro personál musí být uvedeny tyto údaje: název instituce a její přímá podřízenost; název strukturní jednotky, případový rejstřík; anotace k dokumentům kufrů (pro pouzdra s trvalým uložením obsahující zvlášť cenné dokumenty); datum případu (svazek, část); počet listů v pouzdru; doba uchování souboru; archivní kód případu. Kromě toho je na obalech trvale uložených spisů místo pro název státního archivu a instituce.
Zvláště je třeba poznamenat, že archivní kód na obálkách trvale uložených spisů je v resortním archivu nalepen inkoustem až po zařazení případů do ročních oddílů souhrnných inventur případů schválených EPC příslušné instituce státu. archivní služba (před tím je vylepena tužkou). Archivní kódy na přebalech dlouhodobých (nad 10 let) skladovacích pouzder a pro personál jsou vyraženy inkoustem po zařazení pouzder do ročních oddílů souhrnných soupisů pouzder schválených Ústředním výkonným výborem (EK) instituce, dohodnutá s EPC příslušné instituce státní archivní služby (u případových inventur pro personál) a schválená vedoucím instituce.
Při vyplňování údajů obálky případu je třeba dodržet následující požadavky: název instituce je uveden celý s uvedením podřízenosti v nominativním případu nebo je uveden její úředně přijatý zkrácený název; název a číslo pouzdra jsou na obal přeneseny z nomenklatury (toto je vhodné umístit na hřbet pouzdra pro snadné vyhledávání případů, když jsou uloženy svisle).
Na konci úředního roku jsou provedena potřebná upřesnění návrhu krytu pouzdra trvalého nebo dlouhodobého (nad 10 let) skladování. Pokud se změnil název instituce (vyšší oddělení, strukturální jednotka) nebo byl případ převeden na jinou instituci (strukturální jednotku), doplní se na obálku název této instituce strukturální jednotky. Název případu na obálce je převzat z číselníku případů organizace, dohodnutého s EPC příslušné instituce státní archivní služby. V nezbytných případech (například pokud název na obálce neodráží obsah dokumentů ve věci) jsou k ní přidány další informace a upřesnění.
V záhlaví případů obsahujících kopie dokumentů musí být uvedeno jejich číslo kopie. V názvu není uvedena pravost dokumentů případu. Pokud se údaj o počtu vyhotovení dokladů vztahuje na všechny doklady ve věci, pak se umístí za nadpis (na řádek, za tečkou, s velkým písmenem), a pokud se údaj týká části dokladů, popř. k jednomu z nich, pak se píší za popis dokumentů (v závorce s malým písmenem). Pokud je v případu více svazků (částí), je na přebal každého svazku (části) umístěn obecný název případu a název každého svazku (části).
Důležitým detailem obalu případu je datum případu, tzn. let založení a dokončení případu v kancelářské práci. Správné datování případů závisí na komplexním zvážení povahy a typu dokumentů, které se v nich generují. Datum kauzy obsahující administrativní, tvůrčí a jinou dokumentaci (zprávy, přepisy, dopisy apod.), u nichž je důležité přesné datování, a kauzy skládající se z více svazků (dílů), jsou krajními daty dokumentů, tj. e. datum, měsíc, rok registrace (sestavení) nejstaršího a nejnovějšího z dokumentů obsažených ve věci.
Datem případu obsahujícího zápisy z jednání kolegiálních orgánů, komisí apod. jsou data vyhotovení prvního a posledního zápisu nebo datum jejich schválení (pokud jsou schváleny). Datum osobního spisu je datum podpisu příkazu k přijetí a odvolání osoby, pro kterou byl založen.
Na konci každého případu trvalého, dlouhodobého (nad 10 let) skladování se za účelem zohlednění množství a stanovení vlastností číslování listů vypracuje certifikační nápis na samostatném listu, ve kterém je uveden počet číslované listy jsou označeny čísly a slovy a samostatně pomocí znaménka „+“ (plus) - počet listů vnitřní inventář (pokud existuje). Certifikace je napsána čitelně s uvedením funkce zpracovatele, data vyhotovení a je podepsána zpracovatelem s opisem podpisu. Pozdější změny ve skladbě a stavu věci (nedostatek dokladů, doplnění nových dokladů, nahrazení původních dokladů kopiemi apod.) se zapisují do potvrzení s odkazem na příslušný zákon.
U určitých kategorií spisů s trvalou a dlouhodobou (nad 10 let) dobou uložení, jejichž pořízení je dáno specifikou dokumentace v nich obsažené (zejména cenné osobní, soudní a vyšetřovací spisy, případy udělování akademických titulů a udělování akademických titulů, případů autorských osvědčení a patentových vynálezů apod.), jakož i písemností tvořených typy, jejichž záhlaví nevypovídá o jejich konkrétním obsahu, je sestaven vnitřní soupis dokumentů.
1.4 Sestavení inventury případu
Státní norma "Kancelářské práce a archivnictví. Pojmy a definice" definuje inventář jako archivní referenční knihu obsahující systematický seznam ukládacích jednotek a určenou také k jejich evidenci a konsolidaci systemizace."
Inventář tak slouží jako hlavní účetní a referenční nástroj v kancelářské práci a archivech. Před zařazením plně dokončených případů do inventury jsou systematizovány, tzn. uspořádány v přesně definovaném pořadí.
Pro evidenci dokumentů určitých kategorií trvalého a dočasného (nad 10 let) uchovávání, což je způsobeno specifiky této dokumentace (objednávky kmenových činností, osobní spisy, spisy pro autorské listy atd.), je rovněž sestavován interní inventář . Interní soupis písemností případu musí být vypracován i v případech trvalých a dočasných (nad 10 let) úložných lhůt, sestavený podle typů písemností, z jejichž záhlaví není patrný konkrétní obsah písemností. Vzhledem k tomu, že evidence k trvalému uložení, spisy s dobou uložení delší než 10 let a spisy o osobách jsou sestavovány samostatně, je systemizace spisů prováděna pro každou stanovenou skupinu zvlášť vypracování samostatných soupisů případů sestávajících z konkrétních dokumentů charakteristických pouze pro danou organizaci (soudní vyšetřovací případy, vědecké zprávy apod.) a soupisů úředních publikací.
Na konci úředního roku jsou do inventury zapsány všechny ukončené případy trvalého a dočasného uložení, které prošly zkouškou hodnoty. Inventář případů je systematický soupis názvů případů, odhalující jejich skladbu a obsah, zavádějící systematizaci případů ve fondu a jejich účtování. Inventarizace je navíc účetním dokladem i hlavním typem vědecké referenční normy, která zajišťuje operativní účtování případů a zásob.
Před uložením spisových dokladů se z nich odstraní kovové spojovací prvky, vloží se prázdný formulář osvědčení a v případech, kdy bude k případu sestavován interní inventář, se vloží vnitřní formuláře inventury. Všechny listy pouzdra jsou očíslovány černou grafitovou tužkou (je zakázáno použití inkoustu nebo barevných tužek) nebo číslem v pravém horním rohu, aniž by to mělo vliv na text dokumentu. Vnitřní inventární listy jsou číslovány samostatně. Certifikační list není očíslován. Pokud má případ několik svazků, je každý svazek očíslován samostatně. List libovolného formátu, na jednom okraji olemovaný, se čísluje jako jeden list (i když je přeložený). Dokument přeložený napůl a uložený uprostřed se čísluje jako dva listy. Ilustrované materiály a fotografie jsou očíslovány na zadní straně. Obálky vložené do pouzdra s nápisy nebo přílohami jsou číslovány samostatně. Příloha v obálce je očíslována číslem následujícím za obálkou.
Pokud jsou listy přeskočeny nebo číslovány jedním číslem, jsou označeny čísly předchozích listů s doplněním písmen a, b, c atd. Všechny tyto opravy jsou zaznamenány na konci pouzdra v certifikačním nápisu. Pokud se při číslování listů udělá mnoho chyb, čísla se přeškrtnou a celý případ se znovu očísluje. Na konci případu, aby se vzal v úvahu počet listů na samostatném certifikačním listu pouzdra, je vypracován certifikační nápis, ve kterém je počet listů uveden čísly a slovy a všechny znaky v je upřesněno číslování a fyzický stav dokladů ve věci.
Formuláře certifikačního listu nejsou totožné, ale složení údajů zadávaných do formulářů je stejné.
Pro případy se zvlášť cennými dokumenty, osobní, soudní a vyšetřovací případy, případy udělování akademických titulů a titulů, případy autorských osvědčení a patentů atd. při přípravě předání do archivu, pokud nebyl do roka veden, se sestavuje vnitřní inventura dokumentů. Doporučuje se také vypracovat vnitřní inventář pro případy, jejichž název plně neodhaluje obsah dokumentů. Interní inventura v tomto případě usnadní použití dokumentů případu a vyhledání potřebných informací.
Na závěr vnitřní inventarizace věci je sepsán konečný záznam s uvedením čísel a slov o celkovém počtu listin ve věci zařazených do soupisu a počtu listů soupisu.
Strukturní útvary instituce převádějí do resortního archivu soubory trvalého, dlouhodobého (nad 10 let) uložení a personální evidence. Převod pouzder se provádí pouze podle inventur. Spolu se spisy jsou do archivu přeneseny evidenční a kontrolní karty služby kancelářské práce instituce (kancelář, sekretariát, generální oddělení atd.). Název každého souboru je součástí inventáře.
Správnost sestavení a vyřízení případů, soulad jejich počtu se soupisem a názvosloví případů kontroluje pracovník archivu předem ve fázi přípravy případů k převodu do resortního archivu organizačními složkami. V případě zjištění nedostatků při tvorbě a vyřizování případů jsou pracovníci strukturálních útvarů povinni je odstranit.
Kapitola II. Odevzdání spisů do resortního archivu
Od okamžiku zřízení až do doručení do resortního archivu jsou spisy ukládány v pracovnách nebo v prostorách k tomu speciálně určených. Pouzdra jsou umístěna v uzamčených skříních, které by měly zajistit bezpečnost dokumentů, a umístěny hřbety ven.
Dokumenty lze zabavit a vydat z trvalých archivů pouze ve výjimečných případech (například na žádost soudních vyšetřovacích orgánů) se svolením vedoucího ústavu. V tomto případě musí být do spisu vložena přesná ověřená kopie listiny a uvedení důvodů zabavení originálu. Kopie a výpisy z dokumentů pro použití v práci instituce nebo v zájmu jednotlivých občanů jsou pořizovány se svolením vedení nebo úředníků, kterým je takové právo uděleno příslušnými resortními pokyny.
Za bezpečnost dokumentů, které jsou ve fázi kancelářské práce, odpovídá vedoucí kanceláře, sekretářka, referent atd. Musí zajistit kontrolu nad bezpečností dokumentů ve strukturálních jednotkách a jednotlivých výkonných umělcích a o každém porušení neprodleně hlásit vedení instituce.
Doručování případů ze strukturálního útvaru do archivu instituce, pokud existuje, se provádí podle harmonogramu sestaveného archivem, dohodnutého s vedoucími organizačních složek a schváleného vedoucím ústavu. Tato práce se musí provádět ročně. Pouzdra s trvalou dobou uložení, dobou uložení nad 10 let a personální evidence přijímá archiv podle inventur.
Případy přijímá pracovník resortního archivu za přítomnosti pracovníka stavebního útvaru. V tomto případě je na obou kopiích soupisu proti každému případu uvedena poznámka o jeho přítomnosti. Po obdržení všech pouzder podle soupisu se na konci každého vyhotovení soupisu provede ověřovací podpis s uvedením čísel a slov skutečného počtu pouzder převedených do archivu a případně počtu chybějících pouzder. Pod certifikačním podpisem je uvedeno datum převzetí a předání případů a podpisy osob, které je provedly.
Spisy, ověřené inventářem, jsou vybírány a svázány do archivních svazků o tloušťce až 20 cm Spisy jsou stohovány vzestupně, s oboustrannými hřbety. Případy do resortního archivu doručují pracovníci stavebního útvaru. Úřady spolu se spisy převádějí evidenční a kontrolní spisy do resortního archivu včetně jejich zařazení do inventury.
Případy dočasného uložení (do 10 let) se předávají do resortního archivu podle číselníku případů. Vzhledem k tomu, že v mnoha institucích nemají archivy dostatek místa, umožňuje „Základní řád resortních archivů“ uložení těchto spisů „službou vedení ústředí nebo v organizačních jednotkách“ až do uplynutí doby jejich uložení, po které jsou podléhají zničení předepsaným způsobem.
V nově vzniklých obchodních společnostech musí tajemník po dvou letech provést požadované zpracování případů a převést je do jiného kabinetu, který tvoří počátek budoucího archivu společnosti.
2.1 Uchovávání dokumentů v elektronické podobě
S přechodem kancelářské práce na počítačové technologie vyvstává otázka zefektivnění a organizace ukládání dokumentů vytvořených v elektronické podobě.
Dokumenty v elektronické podobě mohou zaměstnanci organizace vytvářet na počítačích, přijímat je e-mailem nebo je převádět do elektronické podoby (skenováním) z klasické papírové podoby. Vytvořený nebo přijatý dokument musí být uložen v paměti počítače - zapsán jako soubor na pevný disk. Dokumenty lze ukládat na pevný disk počítače nebo na speciálně vyhrazený počítač (souborový server) nebo na vyměnitelné médium.
Na pevném disku se vytvoří složky (adresáře), do kterých budou dokumenty umístěny. Stejně jako se papírové dokumenty vkládají do souborů, tak se soubory ukládají do složek. Každá složka může mít podsložky, které zase mohou mít své vlastní podsložky. Každé složce je přiřazen „název“. „Jméno“ by mělo začínat typem dokumentů (objednávky, úkony, zprávy atd.), proč je obsah dokumentů objasněn údaji o autorovi, vydání, dopisovateli, období, pro které jsou dokumenty (soubory) seskupeny .
Aktuální kancelářské pracovní soubory jsou uloženy na pevném disku počítače. Při práci v síti může mít uživatel přístup k diskům nebo adresářům na jiných počítačích. V tomto případě budou mít čísla sériových písmen a lze s nimi pracovat jako se zařízeními umístěnými na vašem vlastním počítači. K tomu je v počítači obsahujícím potřebné prostředky nastaveno oprávnění ke sdílení přístupu k určitému souboru. Přístup lze omezit buď použitím hesla pro úplný přístup a přístup pouze pro čtení, nebo omezením přístupu pouze některým uživatelům. Pro omezení přístupu ke složce můžete zadat heslo.
Organizace s velkým objemem sdílených dokumentů využívají dedikované, vysoce spolehlivé počítače - souborové servery - navržené pro nepřetržitý provoz a poskytující současný přístup k datům od jednotek až po desítky, stovky a dokonce tisíce uživatelů.
Všechny dokumenty přijaté do kancelářského oběhu musí být uloženy v obecných složkách vytvořených v souladu s nomenklaturou záležitostí jednotky (organizace jako celku) na základě standardních klasifikátorů.
Jednou z hlavních otázek, které rozhodují o úspěšném využití výpočetní techniky v kanceláři, je spolehlivost ukládání dokumentů v elektronické podobě. Zabezpečení dokumentů se skládá z:
udržitelné dodávky energie;
Rezervní kopie;
antivirová ochrana;
prevence a diagnostika pomocí speciálních utilit (pomocných programů).
Zvláštností elektronického úložiště je odesílání dokumentů do elektronického archivu ihned po dokončení práce s nimi v kancelářské práci. To umožňuje zajistit bezpečnost dokumentů, jejich centralizované ukládání, rychlé vyhledávání a distribuovaný přístup k dokumentům jak pomocí lokální sítě, tak pomocí vzdáleného přístupu (telefonicky i přes internet).
Během procesu jejich registrace vzniká databáze dokumentů.
Údaje o dokladech za uplynulý rok se ukládají samostatně i po provedení všech dokladů za uplynulý rok. Databáze se používá pouze pro referenční práci a lze ji zkopírovat na externí paměťové médium. V závislosti na množství informací to může být disketa, magnetická páska, CD-ROM nebo jiná archivní média.
Dokumenty s trvalou a dlouhodobou dobou uložení jsou obvykle zaznamenány na CD-ROM a dokumenty s dočasnými dobami uložení jsou obvykle zaznamenány na média, která lze po uplynutí doby uložení smazat a přepsat.
Lhůty uchování dokumentů nezávisí na formě existence - papírové nebo elektronické - a jsou určeny speciálními adresáři - seznamy dokumentů s vyznačením doby uchovávání.
Minimální doba uložení dokumentů je stanovena federálním zákonem o O účetnictví" - pět let s právem na zničení až po auditu. Povinnou podmínkou je kontrola kvality záznamu po přenosu dat a periodická kontrola bezpečnosti dat po dobu uložení paměťového média.
Organizace, které zcela přešly na bezpapírový tok dokumentů, tak mají příležitost ušetřit značné místo, které dříve zabíralo archivní úložiště. Automatizované technologie mohou výrazně urychlit kancelářskou práci při přípravě souborů pro archivaci.
Na konci úředního roku je celá databáze dokumentů instituce, vytvořená v průběhu roku v procesu evidence dokumentů, tříděna podle případů. Údaje o dokladech organizace za uplynulý rok se používají k sestavení inventáře všech dokladů seskupených podle případu. V rámci spisu jsou dokumenty uspořádány v pořadí, v jakém byly přijaty. U případů trvalého a dlouhodobého uložení se takový seznam dokladů případu vytiskne formou interní inventury a založí se na začátku případu.
Archivní řád stanoví pořizování soupisů spisů pro trvalé i dlouhodobé uložení. Přítomnost automatizovaného účetního systému umožňuje vytvářet dokumentární inventury, které byly dříve s tradiční papírenskou technologií z důvodu jejich pracnosti nemožné. Takové inventury velmi usnadňují a urychlují vyhledávání potřebných dokumentů v archivu, zajišťují jejich evidenci a bezpečnost.
V případě předání dokumentů do státního úložiště na žádost archivních orgánů lze na základě dokumentárních inventur snadno generovat generalizované inventury pro případy trvalého a dlouhodobého uložení.
Závěr
Poslední fází procesu papírování je tedy příprava provedených dokumentů pro uložení a použití. Hlavním účelem organizace a ukládání provedených dokumentů je vytvoření podmínek pro jejich použití v referenční práci institucí a doplňování Státního archivního fondu Ruské federace. Rychlé vyhledání a použití takových dokumentů závisí na správné evidenci případů a jejich inventarizaci. Archivní databáze mají pro zemi velkou hodnotu.
V průběhu psaní této seminární práce jsem si zopakoval postup při vyřizování a ukládání případů a také postup při jejich předávání do resortního archivu. Za bezpečnost dokumentů, které jsou ve fázi kancelářské práce, odpovídá vedoucí kanceláře, sekretářka, referent atd. Musí zajistit kontrolu nad bezpečností dokumentů ve strukturálních jednotkách a jednotlivých výkonných umělcích a o každém porušení neprodleně hlásit vedení instituce. Inventář slouží jako hlavní účetní a referenční nástroj v kancelářské práci a archivech. Inventarizace je navíc účetním dokladem i hlavním typem vědecké referenční normy, která zajišťuje operativní účtování případů a zásob.
Zvláštní pozornost byla věnována ukládání dokumentů v elektronické podobě z důvodu přechodu kancelářské práce na počítačové technologie. Byla zvážena problematika spolehlivosti uchovávání dokumentů v elektronické podobě a uvedeny způsoby jejího zajištění, jako jsou: zajištění stabilního napájení, včasné zálohování, povinná antivirová ochrana, ale i prevence a diagnostika pomocí speciálních utilit (pomocných programů). ).
Organizace, které zcela přešly na bezpapírový tok dokumentů, tak mají příležitost ušetřit značné místo, které dříve zabíralo archivní úložiště.
Bibliografie
1. GOST R 1.5-92 "Státní normalizační systém Ruské federace. Obecné požadavky na konstrukci, prezentaci, design a obsah norem M., Standards Publishing House, 2012."
GOST R 51141-98 Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice M., Nakladatelství standardů, 2011.
Andreeva V.I. Práce s dokumenty v kancelářské práci. Tok dokumentů společnosti (na základě GOST Ruské federace). - M.: JSC "Obchodní škola "Intel-Sintez", 2012. - 144 s.
Andreeva V.I. Správa kanceláře: Praktická příručka / 9. vydání, opraveno a rozšířeno. - M.: JSC "Business School "Intel - Synthesis" spolu s LLC "Journal "Personnel Management", 2013.
Alekseeva E.V., Afanasyeva P.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Archivní aspekty v kancelářské práci: zkoumání hodnoty dokumentů // Sekretářské záležitosti 2010. č. 1. str.79-83.
Basakina N.V. Organizace přípravy a předání k archivnímu uložení dokumentů institucí různých forem vlastnictví // Sekretářské záležitosti 2011. č. 3. S.87-90.
Státní systém dokumentační podpory řízení. Základní ustanovení. Obecné požadavky na dokumenty a služby podpory dokumentace M., VNIIDAD. 2010.
Kancelářské práce: Učebnice pro vysoké školy / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A.; upravil TELEVIZE. Kuzněcovová. - M.: JEDNOTA - DANA, 2013.
. Kancelářské práce v podniku“ - praktická příručka, A.B. Barikhin, M. 2011
Kirsanova M.V., Moderní kancelářská práce: Učebnice. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibiřská dohoda, 20012.
Kuzněcovová T.V. Proč tajemník potřebuje normativní a metodické dokumenty o kancelářské práci // Sekretářské záležitosti 2012. č. 1. C.4.
Mosyagina O.V., Emysheva E.M. Moderní požadavky na vytváření a vyřizování případů // Sekretariát 2010. č. 4. S.32-36.
Základy legislativy Ruské federace o Archivním fondu Ruské federace a archivech M., Státní archivní služba Ruska, 2009.
Základní pravidla pro práci resortních archivů. M., 2011.
Seznam standardních řídících dokumentů generovaných v činnosti organizací s uvedením doby uchovávání. Rosarkhiv, 2013.
Manuál pro kancelářskou práci. Minsk. Polymya 2013
Sankina L.V. Charakteristické rysy kancelářské práce v malých a středních podnicích // Kancelářské práce 2010. č. 2. S.17.
Sotov P.V., Tikhomirov A.N. Kancelářské práce: vzorové dokumenty: Pokyny, GOST. M.: Prospekt, 2011-80 s.
Doučování
Potřebujete pomoc se studiem tématu?
Naši specialisté vám poradí nebo poskytnou doučovací služby na témata, která vás zajímají.
Odešlete přihlášku uvedením tématu právě teď, abyste se dozvěděli o možnosti konzultace.
9.2. Archiv organizace předává dokumenty k trvalému uložení do státního (obecního) archivu, pro který je tato sbírková organizace zdrojem pořízení.
9.3. Dokumenty se předávají k trvalému uložení do státního archivu v uspořádaném stavu s příslušným vědeckým referenčním aparátem a pojistnými kopiemi u zvláště cenných a jedinečných dokumentů.
9.4. Pro dočasné uložení archiválií v organizacích jsou stanoveny tyto lhůty:
archivní dokumenty orgánů federální vlády, jakož i archivní dokumenty Generální prokuratury Ruské federace, vládních orgánů a prokuratur republik, průmyslových akademií, státních sdružení, institucí, organizací a podniků federální a republikové podřízenosti - 15 let;
archivní dokumenty orgánů veřejné moci a státních zastupitelství území, krajů, federálních měst, autonomních oblastí, autonomních okresů, státních zastupitelství, státních orgánů, organizací a podniků krajské a krajské podřízenosti, autonomního kraje a okresu - 10 let;
archiválie územních samosprávných celků, institucí, organizací, podniků městské a okresní podřízenosti, zemědělských podniků - 5 let;
občanské rejstříky, personální dokumenty, záznamy o notářských úkonech a soudních sporech, domácí knihy - 75 let;
archiválie vzniklé při činnosti společných (s účastí státu) podniků, organizací a sdružení smíšených forem vlastnictví, v jejichž základním kapitálu převažuje podíl federálního nebo státního majetku - 10 let;
vědecká, technologická a patentová dokumentace - 10 let;
projektová dokumentace - 15 let;
projektová dokumentace pro investiční výstavbu - 25 let;
telemetrická dokumentace - 5 let;
filmové dokumenty, zvukové dokumenty a videofonogramy - ne více než 3 roky od doby výroby;
fotografické dokumenty - 3 roky;
dokumenty na počítačových médiích - 5 let.
9.5. V případě potřeby lze podmínky dočasného uložení dokumentů změnit po dohodě s příslušným orgánem správy archivu nebo archivní institucí.
Včasný převod dokumentů k trvalému uložení lze provést v případě hrozby ztráty (zničení) dokumentů, jakož i na žádost organizace na smluvním základě.
Prodloužení doby dočasného uložení dokumentů je povoleno výjimečně, pokud je to nezbytné pro praktické využití dokumentů organizací s písemným souhlasem státního archivu.
9.6. Dokumenty trvalého uložení státní organizace, která změnila formu vlastnictví (korporativní, privatizovaná), jsou uloženy v nestátní organizaci a poté, po uplynutí lhůty pro dočasné uložení v organizaci (viz bod 10.3), jsou převedeny na státního archivu.
9.7. Při likvidaci organizace podléhají její dokumenty převodu na organizaci, která je jejím právním nástupcem.
9.7.1. Při likvidaci organizace, která je zdrojem akvizice státního archivu bez právního nástupce, se dokumenty s trvalou dobou použitelnosti a dokumenty o personálu převádějí do archivu vyšší organizace. Není-li možné převést písemnosti na vyšší organizaci, předávají se tyto písemnosti rozhodnutím zřízené komise pro převod věcí a majetku (likvidační komise), po dohodě s příslušným orgánem správy archivu, státnímu archivu.
9.7.2. Dokumenty o personálu likvidované organizace, v nepřítomnosti právního nástupce a vyšší organizace, jsou převedeny k dočasnému uložení do specializovaného archivu (centra) dokumentů o personálu a v případě jeho nepřítomnosti do státního archivu.
9.7.3. Zničení dokumentů s neuplynulou dobou dočasného uložení organizací zlikvidovaných bez právního nástupce se provádí pouze rozhodnutím příslušného výkonného orgánu ustavujícího subjektu Ruské federace nebo městského subjektu a je zdokumentováno v zákoně se soupisem dokumentů. být zničen.
9.7.4. Dokumenty likvidované organizace bez právního nástupce, jejichž doba uložení v době likvidace uplynula, se likvidují způsobem stanoveným v bodech 2.4.1 - 2.4.7 těchto Pravidel.
9.7.5. Organizaci uspořádání dokumentů likvidované organizace, jejich předání k uložení nebo zničení provádí likvidační komise, která může o této práci uzavřít smlouvu s organizací (fyzickou osobou), která má příslušnou licenci, nebo se státním archivem. .
9.8. Předávání dokumentů trvalého uložení do státního archivu se provádí zpravidla každoročně podle harmonogramu schváleného vedoucími organizace a příslušného archivu. V organizacích s malým objemem každoročně generovaných dokumentů k trvalému uložení je po dohodě se státním archivem povolen přenos dokumentů jednou za pět let.
Vědecká, technická a speciální dokumentace se předává zpravidla jednou za pět let.
Pokud je při převodu zjištěn nesoulad mezi konečným zápisem do inventury a skutečnou přítomností předaných případů, provede se do inventury nový konečný zápis, který udává skutečnou přítomnost a počty chybějících případů. Počty chybějících případů jsou uvedeny v aktu o převzetí a předání dokumentů ke státnímu uložení; důvody jejich nepřítomnosti jsou uvedeny v osvědčení organizace přiloženém k aktu.
Organizační základy pro resortní ukládání dokumentů byly položeny v prvních nařízeních sovětské vlády o archivních záležitostech. Vyhláška „O reorganizaci a centralizaci archivnictví v RSFSR“ obsahovala zásadně důležité ustanovení, že archivy státních institucí se likvidují jako resortní a spisy v nich uložené tvoří Jednotný státní archivní fond. To znamenalo zrušení principu trvalého ukládání souborů. Záležitosti potřebné pro každodenní práci zůstaly v souladu s vyhláškou v prostorách oddělení, ale byly dány k dispozici Hlavnímu ředitelství archivnictví.
Výnos Rady lidových komisařů RSFSR z 31. března 1919 „O ukládání a ničení archiválií“ stanovil podmínky uchovávání dokumentů v odděleních a také základ pro zkoumání jejich hodnoty.
V roce 1924 začal Ústřední archiv RSFSR vyvíjet „Pravidla pro organizaci archivní části kancelářské práce ve státních, profesních a družstevních institucích a podnicích RSFSR“. V roce 1925 byly schváleny radou Ústředního archivu a zaslány na oddělení.
Koncem 20. let byl stav zdejšího archivnictví neuspokojivý. Zřízení resortního úložiště dokumentů bránila neefektivní kontrola ze strany oddělení ústředního archivu. Kontrolní úkony stavu resortních archivů byly zredukovány pouze na zjišťování nedostatků.
Vyhláška o uchovávání a ničení archiválií stanovila pouze postup při prověřování hodnoty spisů zvláštní komisí. Bylo potřeba vypracovat ministerské seznamy případů podléhajících trvalému a dočasnému uložení. Tuto práci však oddělení neprováděla. Proto bylo navrženo vytvořit společný seznam případů pro všechny instituce podle standardních typů dokumentů.
V první polovině 30. let přijaly archivní instituce RSFSR opatření ke zřízení resortního úložiště dokumentů základních organizací, zejména JZD a státních statků. V oběžníku ÚV RSFSR ze dne 17. listopadu 1930 bylo navrženo neprodleně evidovat archivy těchto organizací, přijímat dokumenty ke státnímu uložení do roku 1927 a zajistit bezpečnost dokumentů pro pozdější dobu.
února 1936 bylo přijato usnesení Ústředního výkonného výboru a Rady lidových komisařů SSSR „O zefektivnění archivních záležitostí v lidových komisariátech a dalších ústředních institucích SSSR“. Toto usnesení určilo skladbu dokumentů v resortním archivu; organizační a právní postavení resortních archivů: oddělení v rámci lidového komisariátu.
Všechny lidové komisariáty a oddělení byly povinny přezkoumat složení archivů, odstranit dokumenty s prošlou dobou uložení, vypracovat seznamy případů, které nepodléhaly dalšímu uložení, a vybavit archivy potřebnými technickými prostředky a prostory.
V souvislosti s přijetím tohoto usnesení byla zahájena soutěž mezi archivy lidových komisariátů. 28. února 1936 byl schválen „Vzorový řád o archivu lidového komisariátu (ústřední instituce)“. Tímto předpisem byla stanovena organizační struktura archivu, jeho úkoly, práva a povinnosti vedoucího archivu.
V roce 1936 byly zahájeny systematické práce na kontrole resortních archivů.
To vše přineslo pozitivní výsledky. Do 1. října 1936 byly dokumenty archivů sekretariátů Ústředního výkonného výboru SSSR a Všeruského ústředního výkonného výboru, oddělení záležitostí Lidového komisariátu SSSR a RSFSR a většiny lidových komisariáty byly dány zcela do pořádku. Počátkem roku 1937 se některé lidové komisariáty pokusily zlepšit stav resortních archivů svých systémů.
Práce archivních institucí v tomto období směřovala k navazování kontaktů s katedrami.
Ústřední správa SSSR a RSFSR evidovaly 289 resortních archivů, bylo dohodnuto 19 seznamů dokumentů s dobou uložení.
Usnesením Ústředního výkonného výboru a Rady lidových komisařů SSSR ze dne 5. února 1936 bylo definitivně určeno postavení resortních archivů a položeny základy moderního systému organizace resortního ukládání dokumentů.
V polovině 30. let začaly některé instituce při hledání nových forem ukládání dokumentů vytvářet jednotné meziresortní archivy. V archivech řady lidových komisariátů se začaly soustřeďovat spisy nejen strukturálních útvarů, ale i útoků a organizací přímé podřízenosti.
Na začátku Velké vlastenecké války se rozvinula poměrně rozsáhlá síť sjednocených resortních archivů, které pokrývaly různé kategorie institucí, podniků a organizací.
Předpisy o Státním archivním fondu SSSR ze dne 29. března 1941 zachovaly zavedený typ resortních archivů: ústavní archiv a sjednocený archiv, s určením jejich funkce kontroly nad archivní částí kancelářské práce a organizace. archivní práce jak v instituci, tak v organizacích jí podřízených.
Během Velké vlastenecké války archivy institucí značně utrpěly a rozvoj jejich sítě se opozdil.
Restrukturalizace, která proběhla na přelomu 50. a 60. let, během níž se získávání a zkoumání hodnoty dokumentů stalo aktivní funkcí státních archivů, měla pozitivní dopad na organizaci resortních archivů.
Důležitou roli při ustavení práce resortních archivů sehrálo usnesení Rady ministrů SSSR ze dne 25. července 1963 „O opatřeních ke zlepšení archivnictví v SSSR“. Po jejím přijetí začala ministerstva a resorty věnovat větší pozornost zajištění bezpečnosti dokumentů a jejich řádnému uspořádání, instituce zintenzivnily vytváření speciálních archivů pro soustředění materiálů podřízených organizací. Orgány místní samosprávy se rozhodly vytvořit jednotné archivy: zdravotnictví, veřejné školství, obchod.
Na konci 60. let se v RSFSR objevily první jednotné meziresortní archivy pro ukládání dokumentů zemědělských institucí.
Rozhodující vliv na šíření jednotných archiválií měla vyhláška Rady ministrů RSFSR ze dne 27. května 1969 „O opatřeních k dalšímu zlepšení archivnictví v RSFSR“. centralizovat úložiště dokumentů jim podřízených institucí. Jednotné resortní archivy měly být udržovány na náklady přijatých finančních prostředků na základě smluv od institucí a podniků na centralizované ukládání a využívání archiválií.
Do roku 1971 se počet kombinovaných archivů zvýšil z 30 na 190.
Hlavní archiv SSSR zároveň usiloval o metodickou podporu organizace jednotných archivů. Objevila se doporučení k vytvoření jednotných archivů a jejich pořizování a také standardní ustanovení o jednotném resortním archivu. Hovořili o vhodnosti vytváření takových archivů v systémech státních orgánů, soudů a státních zastupitelství, v průmyslu, zemědělství, stavebnictví, dopravě a také v odvětvích souvisejících se službou obyvatelstvu.
Změny, které nastaly v řízení národního hospodářství v první polovině 70. let, měly znatelný vliv na rozšíření sítě jednotných archivů v oblasti materiálové výroby. Po usnesení Rady ministrů RSFSR ze dne 31. května 1977 s pokyny k zintenzivnění práce na vytváření jednotných archivů téměř ve všech autonomních republikách, územích a regionech, místní úřady rozhodly o vytvoření rozšířených resortních archivů, a to na základě usnesení Rady ministrů RSFSR ze dne 31. byly schváleny personální řády pro meziresortní archivy pro zemědělství a mzdy, byly přiděleny seznamy institucí předávajících dokumenty, prostory.
Dne 12. června 1981 schválil Hlavní archiv SSSR Přibližný řád o Spojeném archivu průmyslového a výrobního svazu, podle kterého se v takovém archivu uchovávaly dokumenty vedení (ředitelství), mateřské organizace svazu, strukturální jednotky spolku, instituce, organizace a podniky podřízené spolku.
Přes rozšiřování sítě jednotných archivů její tempo pracovníkům archivní služby nevyhovovalo. Z iniciativy Hlavního archivu RSFSR byl 13. srpna 1980 vydán výnos Rady ministrů RSFSR, který sloužil jako dodatečná pobídka pro vytváření jednotných archivů. V roce 1980 bylo vytvořeno 33 archivů v 18 autonomních republikách, územích a regionech, v letech 1981-23, v letech 1982-48 archivy.
Archivy byly vytvořeny v rámci celkového personálního a mzdového fondu přiděleného ministerstvům, nebyli přiděleni další zaměstnanci. Počátkem 80. let byla na republikové úrovni schválena funkce vedoucího jednotného archivu.
V roce 1986 vyšla „Základní pravidla pro práci resortních archivů“, ve kterých byla důkladněji rozpracována a upřesněna problematika práce resortních archivů, odborných komisí a evidence dokumentů. Pravidla plně reflektují všechny změny, ke kterým došlo v resortním úložišti za posledních dvacet let (po vydání prvních pravidel v roce 1963 je důležité poprvé zařadit do pravidel resortních archivů takové sekce, jako je klasifikace). dokumentů v archivním fondu, práce s dokumenty o personálu, organizace archivní práce: plánování, účetnictví a organizace práce. Systém resortních archivů zahrnuje: archiv organizace, ústřední archiv ministerstva, odbory, ústřední průmyslový archiv
ministerstva nebo odbory, společný resortní archiv, jednotný meziresortní archiv.
Počátkem 90. let bylo v Ruské federaci asi 940 rozšířených resortních archivů, kde bylo soustředěno přibližně 21 milionů spisů. V tomto období se problém uchovávání a využívání dokumentů na resortní úrovni stal obzvláště akutním kvůli zničení oddělení. struktur řízení odborů. Obrovské dokumentární komplexy často zůstávaly bez majitele. Vláda RSFSR proto vydala 14. listopadu 1991 příkaz k zajištění bezpečnosti dokumentů likvidovaných ministerstev a útvarů SSSR.
Reformy vedly k tomu, že se dramaticky změnil vztah mezi ministerstvy a resorty, podniky a institucemi. Administrativně-velící vztahy jsou minulostí a vzniklo mnoho nestátních organizací. Téměř nereálné se stalo vytvoření resortních archivních služeb, které by mohly být založeny na jednotných archivech. Zvýšila se hrozba zničení dokumentů, zejména personálních. Z toho více než 70 milionů souborů se nashromáždilo pouze v institucích, které jsou zdroji akvizice archivů v Rusku. Pro roky 1992-1993 Jen na okresní úrovni zemřelo podle neúplných údajů více než 50 tisíc takových případů. Za těchto podmínek představovaly jednotné archivy účinnou formu uchovávání personálních dokumentů.
Z iniciativy Rosarkhiv vydala vláda Ruské federace 23. dubna 1992 nařízení, které doporučovalo výkonným orgánům zvážit vytvoření archivů pro ukládání dokumentů o personálu . Síť takových archivů se v Rusku rozvíjela poměrně rychle: v roce 1986 jich bylo 128 av roce 1992 již 250. V letech 1992-1993. V republikách, teritoriích a regionech, zastupujících 61 subjektů federace, bylo vytvořeno 705 takových archivů, z nichž 94 % fungovalo s rozpočtovým financováním. Obsahovaly více než 2,2 milionu případů.
Během existence Ruska jako samostatného státu došlo k několika kompletním reorganizacím struktury federálních orgánů. Což přirozeně ovlivnilo bezpečnost dokumentů a činnost archivů organizací.
Současná situace extrémně zhoršila problémy s oddělením úložiště, které se v průběhu let nahromadily a vytvořily nové: nedostatek místa, přetížení archivních skladů a snížení počtu zaměstnanců na plný úvazek.
V posledních letech mnoho ministerstev a resortů ztratilo
podřízená síť Ve své předchozí podobě „průmyslový“ přístup k práci s
dokumenty nejsou možné. Ale přesto, mnoho federálních úřadů
provádět celoodvětvovou koordinaci činností
podřízené instituce: vypracovávají seznamy dokumentů s dobou uložení, přibližné nomenklatury případů, provádějí kontroly k zajištění bezpečnosti dokumentů. V posledních letech je stále aktivnější
činnosti organizací při vytváření archivů, organizování dokumentů a jejich převodu k trvalému uložení.
Vznikají nové formy uchovávání archiválií: depozitní uložení - uložení dokumentů úřady a organizacemi ve lhůtách stanovených na základě dohody s archivními institucemi.
Historie vzniku resortních archivů ukazuje, že jejich podoba souvisí s objektivními potřebami společnosti při uchování využití archiválií před jejich vstupem do věčného uložení. Dlouholetá praxe ukázala možnost existence řady meziúložišť archivů v ruských podmínkách.
Pro dočasné uložení dokumentů státní části archivního fondu zřizují ministerstva, odbory, vědecké organizace a státní podniky resortní archivy.
Resortní archiv je archiv, který je přímo podřízen příslušné organizaci, která není součástí systému státní archivní služby nebo je strukturální složkou organizace Vaganov, F.M. Základní pravidla pro práci resortních archivů / F.M. Vaganov, V.A. Ilyicheva // http://www.consultant.ru/online/base/.
Resortní archiv je široký pojem. Patří sem centrální archiv oddělení a archiv krajské instituce, ve kterém jsou uloženy materiály podřízených organizací, a archiv základní instituce a podniku. Struktura instituce nemusí mít zvláštní jednotku - archiv, a personální stůl nemusí mít pozici archiváře, přesto archiv existuje. V tomto případě jmenuje vedoucí instituce příkazem zaměstnance odpovědného za archiv z řad kmenových zaměstnanců.
Ministerstva a ústřední útvary zajišťují bezpečnost a evidenci dokumentů, uvádějí je do pořádku, organizují jejich používání, vytvářejí pojistný fond zvláště cenných dokumentů (pokud existují), jakož i jejich včasné předávání do státního úložiště nejen ve svých archivech, ale i v podřízených institucích. Veškeré práce s dokumenty v resortním archivu a kancelářské práce jsou prováděny v souladu s pravidly stanovenými Federálním archivním úřadem (dále jen Rosarkhiv).
Resortní archivy se dělí na 5 typů: Vaganov, F.M. Základní pravidla pro práci resortních archivů / F.M. Vaganov, V.A. Iljičeva // http://www.consultant.ru/online/base/:
Ústřední průmyslový archiv ministerstva nebo resortu uchovává dokumenty průmyslových organizací všech stupňů podřízenosti bez ohledu na jejich územní umístění;
Ústřední archiv ministerstva nebo obchodních uchovává zpravidla dokumenty ústředního aparátu ministerstva a přímo podřízených organizací (ministerstvo, průmyslový výzkumný ústav apod.);
United Departmental Archive uchovává dokumenty organizací spřízněných podle podřízenosti nebo podobných v profilu jejich činnosti (lékařské a ekonomické organizace);
V jednotném meziresortním archivu jsou uloženy dokumenty organizací několika odvětví a systémů (často vytvořené v prostorách pro ukládání dokumentů);
V archivu instituce, organizace nebo podniku jsou uloženy dokumenty pouze jedné organizace (nejrozšířenější typ resortního archivu).
V současné době existuje 11 resortních archivů na federální úrovni:
Nejdůležitější archivy „donucovacích“ oddělení Ruské federace:
§ Ústřední archiv Ministerstva obrany Ruské federace (TsAMO).
§ Ústřední muzeum Velké vlastenecké války 1941-1945. na kopci Poklonnaya.
§ Archiv vojenských lékařských dokumentů ve Vojenském lékařském muzeu Ministerstva obrany Ruské federace.
§ Ústřední námořní archiv Ministerstva obrany Ruské federace (CVMA).
§ Pobočka Ústředního námořního archivu Ministerstva obrany Ruské federace.
§ Centrální pohraniční archiv Federální bezpečnostní služby Ruska (CPA FSB Ruska).
§ Centrální archiv Federální bezpečnostní služby Ruska (CA FSB).
§ Hlavní informační středisko Ministerstva vnitra Ruska (GIC MVD).
§ Ústřední archiv vnitřních jednotek Ministerstva vnitra Ruska (CAVV).
§ Archivy úřadů občanské registrace (ZAGS) v ustavujících subjektech Ruské federace.
§ Drážní archivy (pro regionální oddělení drah).
V současné době je na krajské úrovni asi 30 resortních archivů.
Hlavními funkcemi resortního archivu jsou Vaganov, F.M. Základní pravidla pro práci resortních archivů / F.M. Vaganov, V.A. Iljičeva //http://www.consultant.ru/online/base/:
1. Přijímá k uložení v souladu s postupem stanoveným tímto řádem dokumenty strukturních útvarů organizace, jakož i dalších organizací, které jsou zdroji pořizování archiválií. Po dohodě s příslušnou institucí státní archivní služby může přijímat a uchovávat písemnosti osobního původu do doby jejich předání do státního úložiště.
Pro zajištění pořadí pořizování a evidence dokumentů sestavují a vedou centrální (ústřední sektorové) a společné resortní nebo meziresortní archivy seznamy organizací - zdrojů pořízení. Seznam schválený ústřední odbornou komisí (KKK) nebo odbornou komisí (EK) organizace a dohodnutý s odbornou ověřovací komisí (VKK) příslušné archivní instituce schvaluje vedoucí organizace.
2. Zohledňuje a zajišťuje bezpečnost případů a dokumentů přijatých do archivu.
3. Zajišťuje financování případů a dokumentů přijatých do archivu.
4. Sestavuje vědecký referenční aparát (SRA) pro dokumenty uložené v archivu s přihlédnutím k jeho návaznosti na vědecký referenční aparát pro dokumenty předávané do státního archivu.
5. Provádí zkoumání hodnoty dokumentů uložených v archivu, každoročně předkládá k posouzení Ústřednímu výkonnému výboru (ÚV) organizace roční oddíly konsolidovaných soupisů věcí podléhajících úschově a jedná o případech přidělených ke skartaci z důvodu expirace. doby jejich skladování; podílí se na práci Ústředního výkonného výboru (VK) organizace; poskytuje metodickou pomoc při provádění zkoumání hodnoty dokumentů v kancelářské práci organizace.
6. Připravuje a způsobem stanoveným v těchto Pravidlech převádí pro státní úschovu dokumentů Státního fondu Ruské federace a pojišťovacího fondu kopie zvláště cenných dokumentů Státního fondu Ruské federace. Pro tyto účely:
Provádí nebo organizuje každoroční sestavování a předkládání ročních oddílů konsolidovaných soupisů trvale uložených spisů k posouzení Ústřednímu výkonnému výboru (EK) organizace a EPC příslušné archivní instituce;
Po dohodě s příslušným státním archivem zjišťuje a eviduje zvláště cenné dokumenty, organizuje vytváření a uchovávání pojistného fondu kopií těchto dokumentů a vede evidenci těchto kopií;
Poskytuje metodickou a praktickou pomoc spisové službě organizace (kancelář, sekretariát) při vyhledávání případů otevřených podle nomenklatury případů, které však nebyly včas přijaty do resortního archivu.
7. Předkládá každoročně na formulářích schválených Ústředním statistickým úřadem Ruské federace příslušnému státnímu archivu informace o složení a objemu fondů uložených v archivu.
8. Používá dokumenty uložené v archivu:
Informuje vedení a zaměstnance organizace o složení a obsahu archivních dokumentů a jménem vedení organizace dokumenty identifikuje;
Vydává dokumenty nebo kopie dokumentů předepsaným způsobem zainteresovaným organizacím k dočasnému použití, jakož i k práci badatelů ve studovně;
Vyřizuje žádosti organizací a žádosti občanů Ruské federace o otázkách sociálně-právní povahy, vydává kopie dokumentů a archivních informací předepsaným způsobem, radí organizacím a jednotlivcům o umístění dokumentů nezbytných pro pořízení archiválií;
Vede evidenci využití dokumentů uložených v archivu.
9. Kontroluje bezpečnost, správnost vzniku a evidence spisů v evidenční správě organizace (ústřední, ústřední sektorové, sjednocené resortní či meziresortní archivy provádějí kontroly i v organizacích ze zdrojů pořízení a v příslušných podřízených organizacích).
10. Podílí se na tvorbě normativních a metodických dokumentů (pokynů, doporučení, nařízení apod.) k archivním záležitostem a organizaci dokumentů v kancelářské práci.
11. Podílí se na aktivitách ke zvyšování kvalifikace pracovníků archivů a spisových služeb organizace (ústřední, (ústřední sektorové), spojené resortní nebo meziresortní archivy pořádá obdobné akce pro zaměstnance organizací - zdroje akvizice a příslušné podřízené organizace) .
12. Centrální (ústřední průmyslový) archiv se podílí na organizaci a realizaci resortní kontroly práce archivů a organizaci dokumentů v kancelářské práci organizací v oboru (systém); předkládá vedení ministerstva (odboru) návrhy na zlepšení archivace a evidence v průmyslu (systému).
13. K výkonu svých funkcí má resortní archiv právo:
dávat předepsaným způsobem pokyny organizačním útvarům organizace a archivům příslušných podřízených organizací k otázkám v působnosti archivu;
Vyžádejte si od strukturních útvarů organizace a z archivů příslušných podřízených organizací informace potřebné pro provoz archivu.
Všechny tyto znaky ve funkcích musí být promítnuty do jednotlivých předpisů o konkrétním archivu, který schvaluje vedoucí organizace po dohodě s příslušnou institucí státní archivní služby.
Práce resortního archivu je organizována v souladu s předpisy o archivu: zdroje jeho pořízení; složení dokumentů přijatých k uložení; úkoly a funkce archivu a jeho práva nezbytná k jejich realizaci.
Hlavní úkoly resortního archivu jsou:
Sestavování archivu s dokumenty;
Zajištění bezpečnosti, účetnictví, kvality zpracování, výběru a využití dokumentů uložených v archivu, jakož i přípravy a předávání dokumentů pro státní ukládání;
Provádění metodického vedení a kontroly stavu organizace dokumentů v kancelářské práci.
Tedy resortní ukládání dokumentů: ukládání dokumentů v resortních archivech, prováděné státními a městskými organizacemi po dobu stanovenou regulačními dokumenty.
Kvalitní pořízení státních a městských archivů přímo závisí na bezpečnosti dokumentů ve fázi resortního uložení. Konečným cílem organizační, metodické a praktické práce pracovníků archivních institucí s organizacemi, institucemi a podniky je množství a kvalita dokumentů přijímaných ke státnímu uložení. Dokumenty podléhající přijetí do státního nebo obecního uložení dočasně, ve lhůtách stanovených zákonem, jsou uloženy v resortním archivu Alekseev, E.V. Archivnictví: učebnice / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva, E.M. Burova. - M.: Akademie, 2009. - S. 34..
Instituce při své činnosti přijímají a vytvářejí velké množství dokumentů. Po jejich využití v operativní činnosti k řešení aktuálních problémů je na prvním místě funkce dokumentu jako shromažďování a ukládání informací. Dokumenty se stávají opatrovníky zpětných informací, jejichž potřeba může po určité době znovu vyvstat, tzn. fungují jako paměť instituce.
Zvláštní klasifikační adresář, který určuje pořadí distribuce dokumentů do případů, je nomenklatura případů Kirsanov, M.V. Moderní kancelářská práce / M.V. Kirsanová. - M.: INFRA-M, 2003. - S. 184..
Číselník případů slouží k seskupování provedených dokumentů do případů, systematizaci a evidenci případů, stanovení doby jejich uložení a vyhledávání dokumentů. Číselník spisů je podkladem pro sestavování soupisů trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení, jakož i pro evidenci dočasného (do 10 let včetně) uložení.
Nomenklatura případů je základem pro vytvoření dokumentárního fondu federálního výkonného orgánu. Dokumentární fond federálního výkonného orgánu se skládá z dokumentů vytvořených federálním orgánem a jím přijatých v důsledku interakce s jinými vládními orgány, organizacemi a občany.
Pokyny pro kancelářskou práci federálního výkonného orgánu určují postup pro vypracování, sestavování, evidenci, koordinaci a schvalování číselníku případů, jakož i postup při udržování číselníku případů v průběhu kancelářského (kalendářního) roku.
V Pokynech pro kancelářskou práci ve federálním výkonném orgánu je vhodné uvést, že:
Číselník případů je sestaven na základě prostudování předpisů o federálním výkonném orgánu, předpisů federálního výkonného orgánu, předpisů o strukturálním členění a dalších dokumentů upravujících činnost federálního výkonného orgánu a postup při jeho dokládání, as dále nomenklatury případů za předchozí roky a dokumenty vzniklé v činnosti federálního výkonného orgánu;
Federální výkonný orgán sestavuje nomenklaturu případů strukturálních dělení a nomenklaturu případů federálního výkonného orgánu nebo konsolidovanou nomenklaturu případů;
Nomenklaturu záležitostí strukturální jednotky sestavuje zaměstnanec odpovědný za udržování kancelářské práce strukturální jednotky, odsouhlasí ji s archivem federálního výkonného orgánu, Úřad práce, podepíše ji vedoucí jednotky a předloží ji Kancelářské práce;
Nově vytvořená jednotka do měsíce vypracuje nomenklaturu případů jednotky a předloží ji Office Management Service federálního výkonného orgánu;
Nomenklaturu záležitostí federálního výkonného orgánu sestavuje Office Management Service z nomenklatur záležitostí strukturálních divizí;
Metodickou pomoc při sestavování soupisu případů spolkového výkonného orgánu poskytuje archiv spolkového výkonného orgánu a Ústřední odborná komise spolkového výkonného orgánu;
Seznam případů federálního výkonného orgánu je jednou za 5 let odsouhlasen s odbornou ověřovací komisí federálního státního archivu, do které byly dokumenty z Archivního fondu Ruské federace vytvořeny v rámci činnosti federální výkonné moci. tělo se přenese k trvalému uložení;
Číselník případů federálního výkonného orgánu, podepsaný vedoucím spisové služby, schvaluje vedoucí spolkového výkonného orgánu po jeho schválení ústřední odbornou komisí spolkového výkonného orgánu nejpozději do konce běžného roku a nabývá účinnosti 1. ledna následujícího roku;
V případě změny funkcí a struktury federálního výkonného orgánu podléhá nomenklatura případů revizi a dohodě s odbornou ověřovací komisí federálního státního archivu;
Číselník spisů se vyhotovuje nejméně ve čtyřech vyhotoveních: 1. vyhotovení jako doklad o trvalém uložení se zakládá do spisu spisové služby, 2. se používá v spisové službě jako pracovní kopie, 3. se používá v archivu spolkového výkonného orgánu, 4. - ve spolkovém zemském archivu, se kterým bylo dohodnuto názvosloví spisů. Pracovní výtisk číselníku případů lze uchovávat v Kanceláři Úřadu spolkového výkonného orgánu v elektronické podobě Metodická doporučení pro vypracování pokynů pro kancelářskou práci ve spolkových výkonných orgánech: Nařízení spolkového archivu ze dne 23. prosince. , 2009 č. 76 // [dokument nebyl zveřejněn]..
Pokyny pro kancelářskou práci federálního výkonného orgánu stanoví: postup pro sestavení nomenklatury případů, zejména pořadí uspořádání sekcí v konsolidované nomenklatuře případů, pravidla pro indexaci případů, sestavení záhlaví případů a posloupnost jejich řazení v oddílech číselníku věcí, postup při stanovování lhůt uchovávání dokumentů a spisů, postup při úpravě číselníku věcí v průběhu úředního roku (upřesnění názvů věcí, zadávání názvů věcí, s nimiž se nepočítá při sestavování nomenklatura případů, zadávání informací o počtu a termínech úložných jednotek (objemů, částí pouzdra), provádění poznámek do sloupce „Poznámka“ atd. ), sestavení konečného záznamu o počtu a kategoriích případů vytvořených v kancelářská práce federálního výkonného orgánu v průběhu roku.
Tato část Pokynů pro správu úřadu obsahuje informace o tom, které seznamy dokumentů s lhůtami uchovávání (seznam standardních dokumentů správy, seznam oddělení) se používají ve federálním výkonném orgánu ke stanovení lhůt pro uchovávání dokumentů. Federální výkonné orgány v souladu s pododstavcem b odstavce 26 Pravidel pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 č. 477 o schválení Pravidel kancelářské práce ve federálních orgány: Nařízení vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 č. 477 // Sbírka zákonů Ruské federace. - 2009. - č. 25. - Čl. 3060. vypracovává a schvaluje po dohodě se spolkovým výkonným orgánem v oblasti archivnictví seznam dokumentů vzniklých při činnosti spolkového výkonného orgánu a jemu podřízených organizací.
Pouzdra jsou tvořena v souladu s nomenklaturou případů, jakož i v souladu se zásadami systemizace dokumentů a jejich rozdělení (seskupení) do případů trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení včetně spisů o personálu a dočasného ( až 10 let) včetně případů) skladování.
Princip vytváření případů (centralizované – ve Službě správy záznamů nebo decentralizované – ve strukturálních odděleních federálního výkonného orgánu);
Místo aktuálního uložení souborů (Cerical Management Service a/nebo strukturální divize federálního výkonného orgánu);
metodická funkce archivu spolkového výkonného orgánu, případně odpovídajícího spolkového archivu ve věcech tvorby případů;
Lhůta, ve které má exekutor předat hotový dokument do spisu (lhůtu pro předání dokumentu do spisu stanoví federální výkonný orgán, neměla by však být delší než 10 dnů);
Zaměstnanci podílející se na vytváření případů ve strukturálních odděleních federálního výkonného orgánu;
Zaměstnanci, kteří určují místo uložení dokumentu (index případu, do kterého musí být v souladu s nomenklaturou případů uložen vykonávaný dokument (soubor dokumentů);
Podmínky ukládání spisů ve strukturálních útvarech federálního výkonného orgánu;
Postup pro evidenci případů;
Postup pro vydávání případů pro dočasné použití;
Postup pro odstranění dokumentů z případu;
Divize (Clerical Management Service, archiv federálního výkonného orgánu), které sledují správné sestavení případů ve strukturálních útvarech federálního výkonného orgánu, kontrolují dostupnost a stav věcí Po schválení Pravidel pro řízení úřadu v orgánech federální vlády : Nařízení vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009. č. 477 // Sbírka zákonů Ruské federace. - 2009. - č. 25. - Čl. 3060..
Pokyny pro správu kanceláře odhalují komplex prací vykonávaných ve federálním výkonném orgánu za účelem přípravy případů k převodu do archivu federálního výkonného orgánu a ke zničení.
K organizaci a provádění kontroly hodnoty dokumentů je ve spolkovém výkonném orgánu vytvořena stálá ústřední odborná komise a v případě potřeby odborné komise ve strukturálních jednotkách, jednající na základě ustanovení schválených, resp. federální výkonný orgán nebo vedoucí strukturální jednotky;
Zkoumání hodnoty dokumentů trvalého a dočasného uložení je každoročně prováděno ve strukturních útvarech federálního výkonného orgánu zaměstnanci odpovědnými za vedení evidence spolu s ústřední odbornou komisí (odbornou komisí) pod metodickým vedením archivu;
Při prověřování hodnoty dokumentů se vybírají případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení pro převod do archivu federálního výkonného orgánu; výběr souborů s dobou dočasného uložení (až 10 let) a označených „Dokud nebude potřeba“, s výhradou dalšího uložení ve strukturálních jednotkách, jakož i přidělení ke zničení souborů za předchozí roky, jejichž doby uložení vypršely;
Výběr dokumentů pro trvalé uložení se provádí na základě legislativních a jiných regulačních právních aktů Ruské federace, seznamů dokumentů s uvedením doby jejich uložení a seznamu souborů federálního výkonného orgánu;
Na základě výsledků zkoumání hodnoty dokumentů jsou sestavovány soupisy trvalých, dočasných (nad 10 let) úložných a personálních spisů a dále úkony o přidělování spisů ke skartaci;
Na konci úředního roku a na základě výsledků zkoumání hodnoty dokumentů podléhají spisy federálního výkonného orgánu evidenci podle pravidel pro evidenci případů a přípravu věcí k předání do archivu;
Evidenci případů provádějí za metodické pomoci a pod kontrolou archivu federálního výkonného orgánu zaměstnanci spisové služby a pracovníci odpovědní za spisovou službu ve strukturálních útvarech federálního výkonného orgánu;
Případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení včetně personálních spisů podléhají úplné evidenci dočasné (do 10 let) případy podléhají částečné evidenci;
Úplná registrace případu zahrnuje: registraci údajů o obalu případu v předepsané formě; číslování listů ve věci a sestavení důkazního listu k věci; v případě potřeby vypracování vnitřního soupisu dokumentů případu; archivace a vazba souborů; zavedení nezbytných upřesnění do detailů krytu případu.
Pokyny pro správu záznamů definují postup pro předávání případů do archivu federálního výkonného orgánu a za následujících podmínek:
Případy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a personální spisy jsou převedeny do archivu federálního výkonného orgánu;
Předávání dokumentů do archivu federálního výkonného orgánu se provádí podle schválených soupisů případů;
Případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení se předávají do archivu federálního výkonného orgánu nejdříve za rok a nejpozději do 3 let po roce, v němž byly dokumenty uloženy do spisu k uložení;
Případy dočasného uskladnění (do 10 let) zpravidla nepodléhají převodu do archivu federálního výkonného orgánu (jsou uloženy ve strukturálních jednotkách a po uplynutí doby skladování podléhají zničení ve předepsaným způsobem);
Předávání případů do archivu federálního výkonného orgánu se provádí podle harmonogramu sestaveného archivy a dohodnutého s vedoucími strukturálních oddělení a spisovou službou;
Přijímání případů provádí zaměstnanec archivu federálního výkonného orgánu za přítomnosti zaměstnance strukturální jednotky, přičemž dvě kopie seznamu případů udávající přítomnost každého případu (na konci každé kopie v seznamu je uveden počet skutečně převzatých případů, datum přijetí a předání věcí, jakož i podpis pracovníka federálního archivu je uveden výkonný orgán a osoba, která věci předala);
Skříně a soupisy odevzdaných dokumentů do archivu doručují zaměstnanci stavebních útvarů s průvodním dopisem s uvedením počtu případů a soupisů předávaných do archivu (za bezpečnost dokumentů při přepravě a jejich doručení do archivu odpovídá strukturální jednotka převádějící dokumenty) O schválení Řádu kancelářské práce ve federálních úřadech: Nařízení vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 č. 477 // Sbírka zákonů Ruské federace. - 2009. - č. 25. - Čl. 3060..
Příprava dokumentů a souborů pro přenos do archivu a zničení zahrnuje:
Zkoumání hodnoty dokumentů;
Registrace případů;
Sestavování soupisů případů na základě výsledků zkoumání jejich hodnoty;
Vypracovávání aktů pro likvidaci dokumentů a spisů s prošlou dobou uložení.
Zkoumání hodnoty dokumentů je jednou z hlavních oblastí archivnictví v moderní době.
Zkoumáním hodnoty dokumentů je výběr dokumentů pro státní uložení nebo stanovení lhůt uložení na základě přijatých kritérií GOST R 51141-98. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice - M.: 1998. - S. 5..
Zkoumání hodnoty dokumentů - studium dokumentů na základě kritérií jejich hodnoty s cílem určit dobu použitelnosti dokumentů a vybrat je pro státní uložení Alekseeva, E.V. Archivnictví / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva. - M.: Akademie, 2009. - S. 87..
Úkoly zkoumání hodnoty dokumentů:
1. Výběr nejcennějších dokumentů z resortních archivů do státních archivů pro státní (trvalé) uložení a stanovení profilu dokumentů pro konkrétní státní archiv.
2. Stanovení doby uchovávání dokumentů, ve kterých lze po určitou dobu použít informace. V závislosti na stanovených lhůtách uložení lze tyto dokumenty rozdělit do dvou skupin:
Pro dlouhodobé uchovávání (například dokumenty o personálu s dobou uložení 75 let nebo 75 let minus věk osoby v době otevření případu);
Pro dočasné uložení.
3. Zajištění úplnosti archivního fondu doplňováním ztracených dokumentů, což lze provést pomocí identických dokumentů z fondů homogenních institucí, ale i institucí vyšších či nižších.
4. Výběr informačně nejbohatších dokumentů pro uložení.
Zkoumání hodnoty dokumentů probíhá ve třech etapách: v kancelářské práci, v resortních a státních archivech.
V kancelářské práci se problém stanovení lhůt uchování dokumentů řeší již při sestavování seznamu případů, tzn. když se případ ještě „nenarodil“.
V resortním archivu jsou případy vyčleněny z dokumentačního fondu k trvalému uložení a připraveny k dodání do státního archivu.
Má-li instituce právně samostatná strukturní oddělení, tvoří se z cenných dokumentů několik archivních fondů.
Kromě toho jsou ke zničení vybrány dočasně uložené dokumenty, jejichž doba uložení vypršela. V tomto případě je třeba věnovat zvláštní pozornost dokumentům, jejichž trvanlivost je 75 let (pro personál), protože za každým z nich je osud člověka. Všechny tyto důležité úkoly jsou řešeny společně s komisí, kterou lze vědecky nazvat ústřední odborná komise (ÚVK) nebo jednoduše odborná komise (EK).
Ve státním archivu jednak prověřují a schvalují rozhodnutí odborných orgánů resortních archivů a jednak provádějí cílené komplexní zkoumání hodnoty dokumentů či analýzu rozptylu dokumentů.
Cílená due diligence je zkoumání, které se provádí za účelem zjištění duplicity napříč několika fondy najednou:
Vyšší instituce a instituce podřízené jednomu odboru;
Homogenní instituce působící na stejném území (školy ve stejném okrese);
Osoby spřízněné rodinnými nebo osobními vztahy.
Takový integrovaný přístup lze realizovat pouze ve státním archivu, který dostává stovky a tisíce finančních prostředků od různých institucí.
V důsledku zkoumání hodnoty dokumentů se rozlišují dvě skupiny případů:
Pouzdra pro trvalé a dlouhodobé (75 let) skladování;
Případy určené ke zničení.
Pro spisy podléhající zničení se sepisuje zákon; Pouzdra pro trvalé a dlouhodobé skladování jsou následně zanesena do inventury.
Úkony a soupisy se předkládají k posouzení příslušné odborné komisi, popřípadě odborné ověřovací komisi, nebo ústřední odborné ověřovací komisi (CEPC).
V souladu s předpisy jsou hlavními úkoly CEPC:
Definice koncepce, principů a kritérií pro vznik Archivního fondu Ruské federace, skladba dokumentů souvisejících s Archivním fondem Ruské federace;
Zvážení otázek vzniku a optimalizace složení Archivního fondu Ruské federace;
Projednávání a rozhodování o vědeckých, metodických a praktických otázkách zkoumání hodnoty archiválií a pořizování státních a městských archivů s nimi;
Provádění vědeckého a metodického řízení činnosti odborných ověřovacích komisí (EPC) pověřených výkonných orgánů ustavujících subjektů Ruské federace v oblasti archivnictví, federálního státního archivu, Ústředních odborných komisí a odborných komisí orgánů federální vlády, organizace.”
V oprávněných výkonných orgánech ustavujících subjektů Ruské federace v oblasti archivnictví jsou vytvořeny odborné ověřovací komise (EPC).
EPA byla vytvořena a působí v archivním oddělení Tverské oblasti. Schůze komise se konají zpravidla jednou měsíčně. Na jednáních se projednávají roční úseky inventur trvalých úložných a personálních spisů, názvosloví spisů, předpisy o archivech, předpisy o odborných komisích, pokyny pro vedení evidence institucí a další otázky.
V institucích, organizacích a podnicích by měly být vytvořeny odborné komise (EK). Nařízení o ES je vypracováno na základě přibližného předpisu o stálé odborné komisi instituce, organizace, podniku, schváleného nařízením Rosarkhiv ze dne 19. ledna 1995 č. 2 O schválení předpisu o stálé odborné komisi z r. instituce, organizace, podnik: nařízení Rosarkhivu ze dne 19. ledna 1995 č. 2 // [dokument nebyl zveřejněn]. EK je vytvořena příkazem vedoucího instituce. V komisi jsou kvalifikovaní specialisté (nejméně 3-5 osob). EK obvykle zahrnuje administrativní pracovníky a vedoucího archivu instituce, specialisty na hlavní činnosti instituce, ekonoma nebo účetního pracovníka. Součástí EK může být i zástupce archivní instituce pro sledování a metodickou pomoc při práci EK.
Úkoly odborné komise jsou Základní pravidla pro práci archivů organizací. - M.: Rosarkhiv, 2002. - S. 5.:
Organizování a provádění zkoumání hodnoty dokumentů ve fázi kancelářské práce při sestavování nomenklatury případů a vytváření případů;
Organizace a provádění kontroly hodnoty dokumentů ve fázi jejich přípravy k archivaci;
Organizace a provádění výběru a přípravy dokumentů pro státní uložení.
Hlavní funkce odborných komisí jsou:
Organizuje a provádí spolu se spisovnou a archivní službou práce na každoročním výběru dokumentů instituce k dalšímu uložení a likvidaci;
Poskytuje metodické vedení pro práci při posuzování hodnoty dokumentů instituce a jejich přípravě pro archivaci, vypracovává nomenklaturu souborů;
Odborně posuzuje návrhy normativních a metodických dokumentů k výše uvedené problematice; poskytuje asistenci a metodickou pomoc specialistům instituce v otázkách správy dokumentů a archivnictví;
Posuzuje, rozhoduje o schválení a předkládá ke schválení EPC státního archivu a následně ke schválení vedoucímu své instituce soupis trvalého uložení řídící a speciální dokumentace, seznamy projektů, problémů, témat, ke kterým vědecké a příp. technická dokumentace podléhá převodu do státního úložiště, jedná se o přidělení ke zničení dokumentů s prošlou dobou uložení;
Posuzuje, rozhoduje o schválení a předkládá ke schválení EPC státního archivu a následně ke schválení vedoucímu své instituce - konsolidovanou nomenklaturu záležitostí instituce, soupis personálních spisů, akty ztráty nebo nenapravitelného poškození dokumentů trvalé uložení; projednává, rozhoduje o schválení a předkládá k projednání EPC státního archivu - návrhy na změnu doby uchovávání u kategorií dokumentů stanovených seznamem a na stanovení lhůt pro uchovávání dokumentů neuvedených v seznamu;
Posuzuje, rozhoduje o schválení a předkládá ke schválení vedoucímu instituce - jedná o přidělení ke zničení dokumentů s prošlou dobou uložení, kromě dokumentů s dobou uložení 10 let a více, na značce EPC, dokumenty do 1945 včetně, posuzováno EPC státního archivu, jedná o ztrátě nebo neopravitelném poškození osobních dokladů;
Spolu s vedením kanceláře a personálními službami poskytuje pro zaměstnance instituce konzultace v otázkách práce s dokumenty a podílí se na aktivitách ke zlepšení jejich obchodních dovedností.
Zbývající odborné komise, založené na stejných hlavních úkolech a funkcích, rozšiřují své pravomoci v závislosti na jejich významu, zejména prostřednictvím kontrolních a řídících funkcí.
Rosarkhiv jako nejvyšší archivní autorita organizuje zkoumání vědecké a praktické hodnoty dokumentů v rámci Ruské federace a vybírá je k trvalému uložení v rámci Archivního fondu Ruské federace v archivech země Alekseeva, E.V. Archivnictví: učebnice / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva. - M.: Akademie, 2009. - S. 101..
V důsledku činnosti odborných komisí jsou vypracovány tyto dokumenty:
zápisy z jejich jednání;
Inventář souborů trvalého úložiště;
Inventář pouzder pro dočasné skladování;
Zákony o přidělení k likvidaci souborů, které nepodléhají ukládání.
Činnost odborných komisí vychází ze standardních a resortních seznamů dokumentů - systemizovaných seznamů druhů a kategorií dokumentů obsahujících regulační pokyny o lhůtách jejich uchovávání.
Rezortní archivy jsou tedy důležitou součástí archivního systému, protože uchovávají dokumenty obsahující společensky významné informace existujících institucí, organizací a podniků. Po uplynutí doby dočasného uložení jsou tyto dokumenty převedeny do státního nebo obecního úložiště. Důležitou etapou pro převod do trvalého úložiště je zkoumání hodnoty dokumentů, prováděné odbornými komisemi.
Závěrem kapitoly je třeba uvést, že archivnictví jako činnost státních orgánů, samospráv, organizací a občanů v oblasti organizace uchovávání, pořizování, evidence a využívání dokumentů poskytuje možnost využít historické zkušenosti k činit informovaná manažerská rozhodnutí, určovat politické, ekonomické, sociální a jiné priority, vytvářet prognózy a programy rozvoje společnosti a státu.
Archivní systém Ruské federace se skládá ze sítě archivních institucí a archivní legislativy, která má zajistit integritu a bezpečnost archivů, které jsou ve skutečnosti součástí kulturního dědictví národa.
Archivní fond Ruské federace je soubor dokumentů, které mají historický, vědecký, sociální, ekonomický, politický nebo kulturní význam, odrážejí hmotný a duchovní život národů země a jsou nedílnou součástí historického a kulturního dědictví. národů Ruské federace.
Rezortní archivy jsou důležitou součástí archivního systému, protože uchovávají dokumenty obsahující společensky významné informace existujících institucí, organizací a podniků. Po uplynutí doby dočasného uložení jsou tyto dokumenty převedeny do státního nebo obecního úložiště. Důležitou etapou pro převod do trvalého úložiště je zkoumání hodnoty dokumentů, prováděné odbornými komisemi.
Dokumentační podpora pro správu, otázky organizace systému archivního ukládání dokumentů v Ruské federaci jsou upraveny aktuálními právními a metodickými dokumenty, z nichž nejdůležitější jsou Ústava Ruské federace, Federální zákony, Vzorové pokyny a předpisy, GOST.