Giriş
1.1 İşin işlənməsi
1.3 Korpus qapağının dizaynı
1.4 İş inventarının tərtib edilməsi
Nəticə
Giriş
İnformasiya saxlama sistemi biznes yazı sisteminin formalaşması ilə eyni vaxtda formalaşmağa başladı. Arxiv işi konkret tarixçinin nöqteyi-nəzərindən asılı olaraq bir neçə “ad gününü” qeyd edə bilər.
İlk sənədlərin meydana çıxması ilə bu sənədlərin mühafizəsi vəzifəsi də ortaya çıxdı və sənədlərin təhlükəsizliyinə və "bərkitilməsinə" cavabdeh olan larnik ilk arxivçi hesab edilə bilər.
Dövlət qurumları sisteminin - sifarişlərin meydana çıxması ilə sənədlərin saxlanması, uçotu və istifadəsi sistemi əhəmiyyətli dərəcədə təkmilləşdirilmişdir. 1712-ci il iyulun 16-sı arxiv işləri tarixində hökumət Senatının işlərindən və “hökmlərindən” ştatda ilk arxivin yaradılması haqqında fərmanla bağlı xüsusi bir tarixdir. XVIII-XIX əsrlərdə. Tarixi arxivlərin sayı artdı, onların sistemləşdirilməsi üçün ən yaxşı sxem axtarışı aparıldı - arxivlər yaradıldı, birləşdirildi, təyinatı dəyişdirildi və bəzən ləğv edildi. Saxlanılan sənədlərin qəsdən toplanması haqqında ilk qeyd 1829-cu ildə, Nikolay 1-in "Əhəmiyyətli olanı ayırın, qalanı məhv edilə bilər" qətnaməsini tərk etdiyi vaxta təsadüf edir. Rusiyada milli arxiv işləri sisteminin əsasını qoyan fərman 1 iyun 1918-ci ildə "RSFSR-də arxiv işinin yenidən təşkili və mərkəzləşdirilməsi haqqında" verildi.
SSRİ-nin dağılmasından sonra Müstəqil Dövlətlər Birliyinin iştirakçıları 1992-ci il iyunun 6-da SSRİ-nin keçmiş arxivlərinə münasibətdə varislik haqqında müqavilə bağladılar. Qəbul edilmiş sənədə uyğun olaraq SSRİ Nazirlər Soveti yanında Baş Arxiv İdarəsi fəaliyyətini dayandırdı və SSRİ-nin bütün mərkəzi dövlət arxivləri Rusiya Dövlət Arxivləri sisteminə daxil oldu.
I fəsil. Sənədlərin arxiv saxlanması üçün hazırlanması
1.1 İşin işlənməsi
Firmalar, idarələr, müəssisələr öz fəaliyyətləri zamanı çoxlu sayda sənədlər qəbul edir və yaradırlar. Cari məsələlərin həlli üçün əməliyyat fəaliyyətində istifadə edildikdən sonra ilk növbədə sənədin funksiyası - məlumatların toplanması və saxlanması gəlir. Sənədlər məlumatın qoruyucusu olur, ehtiyac müəyyən bir müddətdən sonra yenidən yarana bilər, yəni. onlar qurumun yaddaşı kimi çıxış edirlər.
Bu cür sənədlərin sürətli axtarışı və istifadəsi yalnız onların aydın təsnifatı ilə mümkündür. Sənədlərin ən sadə təsnifatı onların işlərə qruplaşdırılmasıdır. Dövlət standartı işi “bir məsələyə və ya fəaliyyət sahəsinə aid olan və bir üzlükdə yerləşdirilmiş sənədlər və ya sənədlər toplusu” kimi müəyyən edir. Işlər onlara ilk icra sənədi daxil edildiyi andan başlanmış hesab olunur. Onlar struktur bölmələrdə formalaşdırılır və qurumun arxivinə təhvil verilənədək orada saxlanılır. Cari ofis işində sənədlərlə işləməyin son mərhələsi faylların sonrakı saxlanması və istifadəsi üçün işlənməsidir. Struktur bölmələrdə sənədlər cari il bitdikdən sonra daha bir il saxlanılmalıdır. Bu müddət ərzində tez-tez məlumat almaq üçün onlarla əlaqə saxlanılır. Bu müddətdən sonra işlərə baxılaraq qurumun arxivinə təqdim edilməlidir.
Saxlama üçün işlərin işlənməsi sənədlərin elmi və praktiki dəyərinin yoxlanılması, işlərin qeydiyyatı, daimi və uzunmüddətli saxlama müddəti olan işlərin inventarının tərtib edilməsini əhatə edir. Böyük müəssisələrdə bu iş qurumun arxiv işçilərinin nəzarəti və metodiki köməyi ilə həyata keçirilir.
Sənədin təfərrüatları toplusu onun formasını əks etdirir. Buna görə də, bir sənədin məqsədinə cavab verməsi üçün bu sənədlər kateqoriyası üçün qəbul edilmiş formaya uyğun tərtib edilməlidir. Onların hüquqi qüvvəsi sənədlərin tamlığı və keyfiyyətindən asılıdır, çünki onlar konkret faktların, hadisələrin və hadisələrin sübutu və təsdiqi kimi xidmət edir.
Rusiya Dövlət Standartının 31 iyul 1997-ci il tarixli 273 nömrəli qərarı qəbul edilmiş və 1 iyul 1998-ci ildə qüvvəyə minmişdir GOST R 6-30.97. “Vahid təşkilati və inzibati sənədləşmə sistemi”. Bu standart təşkilati və inzibati sənədlərin təfərrüatlarının tərkibini, onların icrası qaydalarını, sənədlərdə yerləşmələrini, blankların hazırlanmasına dair tələbləri, Rusiya Federasiyasının Dövlət gerbinin reproduksiyası ilə qeyd blanklarına olan tələbləri, gerbləri müəyyən edir. Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının silahları.
Görüntü imkanı. Qərarda sənəddə qeyd olunan qərarın, fərmanın və s.nin icrası üçün göstərişlər verilir. Qərar müvafiq vəzifəli şəxs tərəfindən sənədə yazılır və orada icraçıların adları, əmrin məzmunu, icra müddəti, imzası və tarixi göstərilir.
Qətnamədə bir neçə ad olarsa, məsul icraçı, belə göstərişlər olmadıqda isə qərarda birinci qeyd olunan şəxs icraçı göstərilir. İcrası üçün əlavə göstəriş tələb olunmayan sənədlər üzrə qərarda icraçı, qərar müəllifinin imzası və tarixi göstərilir. Qərarın ayrıca vərəqdə tərtib edilməsinə icazə verilir.
Sənədlərin mətnləri aşağıdakı ünvanlara göndərilərkən rus dilində yazılır:
federal hökumət orqanlarına, Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının dövlət orqanlarına;
Rusiya Federasiyasının müəyyən bir təsisatının yurisdiksiyasında olmayan və ya Rusiya Federasiyasının digər təsisatlarının ərazisində yerləşən müəssisələrə, təşkilatlara və onların birliklərinə.
Sənəd mətnləri anket, cədvəl, əlaqəli mətn və ya bunların kombinasiyası şəklində təqdim edilə bilər.
Əlaqəli mətn adətən iki hissədən ibarətdir. Birinci hissədə sənədin tərtib edilməsinin səbəbləri, əsasları və məqsədləri göstərilir. İkincidə - qərarlar, nəticələr, sorğular, təkliflər, tövsiyələr. Mətndə yalnız son hissə ola bilər.
Digər təşkilatların sənədləri və ya əvvəllər dərc edilmiş sənədlər əsasında hazırlanmış sənədin mətnində onların təfərrüatları göstərilir: sənədin adı, təşkilatın adı, sənədin müəllifi, sənədin tarixi, qeydiyyat nömrəsi, adı mətnə.
1.2 Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması
İşlərin siyahısı tərtib edilərkən və onların formalaşdırılması zamanı sənədlərin işgüzarlıqda dəyərinin yoxlanılması aparılır. Sənədlərin dəyərinin ekspertizasını təşkil etmək və keçirmək, onları seçib dövlət saxlanmasına təhvil vermək üçün hazırlamaq, habelə sənədlərin müxtəlif işlərə aid edilməsinin düzgünlüyünə nəzarət etmək və sənədin dəyərinin ekspertizasının aparılmasına metodiki köməklik göstərmək; daimi ekspert komissiyaları (EPK) yaradılır. Onun funksiyalarını, hüquqlarını və əməliyyat prosedurlarını müəyyən edən əsasnamə hazırlanır.
Saxlanma üçün sənədlərin illik seçimini təşkil etməklə yanaşı, ekspert komissiyalarına aşağıdakılar tapşırılır: işin daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlanması üçün illik bölmələrinə, o cümlədən kadr uçotu, sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktlara baxmaq. sonradan saxlanmalı olmayan sənədlər və işlər, daimi saxlanılan sənədlərin bərpası mümkün olmayan zədələnməsi və dövlət saxlanmasına verilməli olan halların aşkar edilməməsi haqqında; şəxsi mənşəli sənədlərin idarə saxlanmasına qəbulu ilə bağlı məsələlər; sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və dəyişdirilməsi ilə bağlı təkliflərin hazırlanması və EPC-yə təqdim edilməsi; sənədlərin siyahılarına, işlərin siyahılarına, ofis işlərinə dair göstərişlərə və s.
Sənədlərin saxlanması və ya məhv edilməsi üçün seçilməsi sənədlərin dəyərinin yoxlanılmasının nəticəsidir.
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması cari işgüzar işdən başlayaraq dövlət arxivində başa çatan bir neçə mərhələdə aparılır.
Sənədlərin dəyərinin müəyyən edilməsində birinci mərhələ, yaradılan sənədlərin saxlanma müddətlərinin, sanki, əvvəlcədən müəyyən edildiyi hallarda, işlərin nomenklaturasının tərtib edilməsi hesab edilə bilər.
İkinci dəfə sənədlərin öz dəyərinin yoxlanılması iki il sonra, sənədlər istismar işindən çıxdıqda, sənədlər uzunmüddətli saxlama üçün hazırlanarkən və ya müəssisənin arxivinə təhvil verildikdə aparılır.
Üçüncü dəfə sənədlər qurumun arxivindən dövlət arxivinə daimi saxlanmaq üçün verildikdə onların dəyəri bir daha dəqiqləşdirilir.
Müəssisələrdə sənədlərin dəyərinin yoxlanılması daimi fəaliyyət göstərən ekspert komissiyasının (EK) rəhbərliyi altında həyata keçirilir, iri qurumlarda isə EK-nin struktur bölmələrinin işini birləşdirən və əlaqələndirən mərkəzi ekspert komissiyaları (MSK) fəaliyyət göstərir. bölmələr.
Mərkəzi Seçki Komissiyasının (MSK) işinin təşkili qaydası və onların funksiyaları “Departament arxivlərinin fəaliyyətinin əsas Qaydaları”nda müəyyən edilmişdir. EK böyük iş təcrübəsi olan ixtisaslı işçilər, idarə, şöbə arxivi və mühasibatlıq şöbəsinin müdiri (3-5 nəfər) arasından rəhbərin əmri ilə yaradılır. Kiçik firmalarda AK-yə katib və mühasib daxildir.
AK-nin (CEK) vəzifələri:
şöbə arxiv sənədi
qurumların və onun struktur bölmələrinin iş nomenklaturası layihəsinə baxılması;
sənədlərin saxlanması və məhv edilməsi üçün illik seçiminin təşkili;
daimi saxlama qablarının inventarlarının və müvəqqəti saxlama qablarının inventarlarının (10 ildən çox), o cümlədən şəxsi heyət üçün illik bölmələrinə baxılması və s.
Sənədlərin elmi və praktiki əhəmiyyətinin yoxlanılması sistemli şəkildə aparılmalıdır. Sənədlərin xüsusi saxlanma müddətləri müxtəlif kateqoriyalı sənədlər üçün saxlama müddətləri göstərilməklə, arxiv müəssisələri tərəfindən xüsusi hazırlanmış və təsdiq edilmiş sənədli materialların siyahılarından istifadə edilməklə müəyyən edilir.
Arxiv qurumları standart siyahılar hazırlamışlar. Onlar əksər idarə, təşkilat və müəssisələr üçün xarakterik olan sənədlərin saxlanma müddətlərini müəyyən edir və onların fəaliyyətinin ümumi funksiyalarını və məsələlərini (idarəetmə, nəzarət, planlaşdırma, uçot, hesabat, maliyyələşdirmə, əməyin təşkili, məhsulların tədarükü və satışı) əks etdirir.
Sənədlərin əhəmiyyətindən asılı olaraq onların saxlanma müddətləri daimi və ya müvəqqəti (1, 3, 5, 10, 15 və s. il) müəyyən edilir. Müddət işə xitam verildiyi ildən sonrakı ilin yanvar ayının 1-dən hesablanır.
Bir sıra kadr sənədləri üçün siyahıda “75 il EKP-v” saxlama müddəti göstərilir, yəni. Ehtimal olunur ki, şəxsin yaşı nəzərə alınır, belə bir faylın saxlanma müddəti şəxsin yaşını çıxmaqla 75 yaş fərqinə bərabərdir.
Daimi saxlama üçün sənədlərin seçilməsi işlərin məcburi səhifə-vərəq nəzərdən keçirilməsi ilə müəssisənin işlərinin nomenklaturası əsasında həyata keçirilir. Daimi saxlama müddəti olan işlərə baxılarkən sənədlərin dublikatları, qaralamalar, sənədlərin formalaşdırılmamış surətləri və müvəqqəti saxlama müddəti olan sənədlər götürülür. Daimi saxlama sənədləri ilə yanaşı, orada xeyli sayda müvəqqəti saxlama sənədlərinin olması aşkar edildikdə, iş yenidən formatlaşdırılır və daimi saxlama sənədləri müvəqqəti olanlardan ayrılır. Faylda müvəqqəti saxlama sənədləri varsa, lakin müxtəlif dəyərli, müxtəlif saxlama müddətləri ilə, bütün fayl üçün saxlama müddəti ən qiymətli sənədlər üçün müəyyən edilir, yəni. daha çox. Eyni zamanda, saxlama müddəti bitmiş müvəqqəti (10 ilədək) saxlama üçün sənədlərin və işlərin seçimi aparılır.
4 qrup hal var:
sonradan dövlət arxivinə verilməklə daimi saxlama;
qurumun arxivində uzunmüddətli saxlama (10 ildən çox);
müvəqqəti saxlama (10 ilədək);
saxlama müddətlərinin bitməsinə görə məhvə məruz qalır.
Təşkilat kadrlar haqqında sənədləri və müvəqqəti saxlama sənədlərini (10 ildən çox) sistematik şəkildə təsvir etməyə, onların təhlükəsizliyini və uçotunu təmin etməyə borcludur.
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılmasının nəticələrinə əsasən daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddətləri üzrə işlərin inventarları, habelə işlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktlar tərtib edilir.
İşin qeydiyyatı onun yenidən rəsmiləşdirilməsi, vərəqlərin nömrələnməsi, şəhadətnamə yazısının tərtib edilməsi, sənədlərin daxili inventarlaşdırılması üzrə işlərin kompleksidir. O, işin ofis işində şəhadətləndirildiyi andan başlayır və işin açıldığı təqvim ili başa çatdıqdan sonra onun idarə arxivinə təhvil verilməsi üçün hazırlanması prosesində başa çatır. İşlərin qeydiyyatı ofisin idarə olunması xidmətinin əməkdaşları tərəfindən həyata keçirilir. Saxlanma müddətindən asılı olaraq işlərin tam və ya qismən uçotu aparılır. Daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama və kadr sənədləri tam qeydiyyatdan keçməlidir. Müvəqqəti (10 il daxil olmaqla) saxlama halları qismən qeydiyyata alınır, sənədlərin daxili yenidən sistemləşdirilməsi, vərəqlərin nömrələnməsi və sertifikatlaşdırma qeydi tərtib edilmədən saxlanıla bilər;
Faylların arxivdən əvvəl hazırlanması iki əsas əməliyyatı əhatə edir: faylların qeydiyyatı və təsviri. İşlərin qeydiyyatı sənədlərlə iş üzrə məsul şəxs tərəfindən həyata keçirilir. Sənədlərin dəyərindən və müvafiq olaraq işlərin saxlanma müddətindən asılı olaraq işlərin tam və ya qismən (sadələşdirilmiş) qeydiyyatı aparılır. Müvəqqəti (10 il daxil olmaqla) saxlama halları sadələşdirilmiş qeydiyyata alınır. İlk növbədə onların mövcudluğu işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq aşkarlanır. Faylların düzgün formatlaşdırılması yoxlanılır, bağlayıcılarda qalır, vərəqlər nömrələnmir, şəhadətnamələr tərtib edilmir, faylların nomenklaturasına uyğun sistemləşdirilərək arxivə təhvil verilir. Əsas diqqət daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama hallarına və kadr məsələlərinə yönəlib. “Dövlət Sənədlərinin İdarə Edilməsi Sistemi”nin və “İdarə arxivlərinin fəaliyyətinin əsas Qaydaları”nın tələblərinə uyğun olaraq onların tam uçotu aparılır ki, bura:
yanvardan dekabr ayına qədər iş sənədlərinin birbaşa xronoloji ardıcıllıqla yenidən təşkili;
faylın verilməsi və ya bağlanması;
vərəqlərin nömrələnməsi;
işin şəhadətnaməsinin (şəhadətnamə vərəqinin) tərtib edilməsi;
iş sənədlərinin daxili inventarının tərtib edilməsi (zəruri olduqda);
iş örtüyünün bütün təfərrüatlarının qeydiyyatı.
1.3 Korpus qapağının dizaynı
Daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama üçün və şəxsi heyət üçün işlərin üzlükləri hazırlanarkən aşağıdakı rekvizitlər göstərilməlidir: qurumun adı və bilavasitə tabeliyi; struktur bölmənin adı, işin indeksi; iş sənədlərinə annotasiya (xüsusilə qiymətli sənədləri ehtiva edən daimi saxlama halları üçün); işin tarixi (cild, hissə); işdəki vərəqlərin sayı; faylın saxlanma müddəti; işin arxiv kodu. Bundan əlavə, daimi saxlama işlərinin üz qabığında dövlət arxivinin və qurumunun adı üçün yer ayrılmışdır.
Xüsusilə qeyd etmək lazımdır ki, daimi saxlanılan işlərin üz qabığındakı arxiv şifrəsi yalnız müvafiq dövlət qurumunun İPK tərəfindən təsdiq edilmiş icmal iş inventarlarının illik bölmələrinə işlər daxil edildikdən sonra idarə arxivində mürəkkəblə yapışdırılır. arxiv xidməti (bundan əvvəl karandaşla yapışdırılır). Uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama işlərinin üz qabığında və şəxsi heyət üçün arxiv kodları qurumun Mərkəzi İcraiyyə Komitəsi (İK) tərəfindən təsdiq edilmiş icmal iş inventarlarının illik bölmələrinə daxil edildikdən sonra mürəkkəblə möhürlənir; dövlət arxiv xidmətinin müvafiq qurumunun EPC ilə razılaşdırılır (kadrlar üzrə iş inventarları üçün) və qurumun rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir.
İşin üz qabığının rekvizitləri doldurularkən aşağıdakı tələblərə əməl edilməlidir: nominativ halda tabeliyi göstərilməklə qurumun adı tam yazılır və ya onun rəsmi qəbul edilmiş qısaldılmış adı göstərilir; işin adı və nömrəsi nomenklaturadan üz qabığına köçürülür (sonuncunun şaquli saxlandığı hallarda axtarış asanlığı üçün işin onurğasına qoyulması məqsədəuyğundur).
Ofis ilinin sonunda daimi və ya uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama korpusunun örtüyünün dizaynına lazımi dəqiqləşdirmələr aparılır. Qurumun (ali idarənin, struktur bölmənin) adı dəyişdikdə və ya iş başqa quruma (struktur bölməyə) verilmişsə, üz qabığına struktur bölmənin bu qurumunun adı əlavə edilir). Üz qabığında olan işin adı müvafiq dövlət arxiv xidməti qurumunun EPC ilə razılaşdırılmış təşkilatın işlərinin nomenklaturasından köçürülür. Zəruri hallarda (məsələn, üz qabığındakı başlıq işdəki sənədlərin məzmununu əks etdirmədikdə) ona əlavə məlumatlar və dəqiqləşdirmələr əlavə edilir.
Sənədlərin surətlərini ehtiva edən işlərin başlıqlarında onların surətinin nömrəsi göstərilməlidir. Başlıqda iş sənədlərinin həqiqiliyi göstərilmir. Sənədlərin surətinin nömrəsinə dair məlumatlar işdəki bütün sənədlərə aiddirsə, onlar başlığın arxasında (sətirdə, müddətdən sonra, böyük hərflə) yerləşdirilir, əgər məlumatlar sənədlərin bir hissəsinə və ya onlardan birinə, sonra sənədlərin təsvirindən sonra (kiçik hərflə mötərizədə) yazılır. İşdə bir neçə cild (hissə) olarsa, işin ümumi adı və hər cildin (hissənin) adı hər cildin (hissə) üz qabığında yerləşdirilir.
İşin örtüyünün mühüm detalı işin tarixidir, yəni. ofis işində işin qurulması və tamamlandığı illər. İşlərin düzgün təyin edilməsi onlarda yaradılan sənədlərin xarakteri və növlərinin hərtərəfli nəzərə alınmasından asılıdır. Tərkibində inzibati, yaradıcılıq və digər sənədləri (hesabatlar, stenoqramlar, məktublar və s.) olan işin tarixi dəqiq müəyyən edilməsi vacib olan işin tarixi, habelə bir neçə cilddən (hissələrdən) ibarət işlər sənədlərin son tarixləridir; yəni e. işə daxil edilmiş sənədlərdən ən erkən və ən gec qeydiyyata alındığı (tərtib edilmiş) tarixi, ayı, ili.
Kollegial orqanların, komissiyaların iclaslarının protokolları və s.-dən ibarət işin tarixi birinci və sonuncu protokolun tərtib edildiyi tarixlər və ya onların təsdiq edildiyi tarixdir (təsdiq olunduqda). Şəxsi işin tarixi onun açıldığı şəxsin qəbulu və işdən çıxarılması haqqında əmrlərin imzalandığı tarixdir.
Daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama hər bir işin sonunda vərəqlərin miqdarını nəzərə almaq və nömrələmə xüsusiyyətlərini düzəltmək üçün ayrıca vərəqdə şəhadətnamə yazısı tərtib edilir. nömrələnmiş vərəqlər rəqəmlərlə və sözlərlə və ayrıca "+" (artı) işarəsi ilə göstərilir - daxili inventar vərəqlərinin sayı (əgər varsa). Şəhadətnamə tərtibçinin vəzifəsi, tərtib olunma tarixi göstərilməklə oxunaqlı yazılır və tərtibçi tərəfindən imza stenoqramı ilə imzalanır. Sonradan işin tərkibində və vəziyyətində baş verən dəyişikliklər (sənədlərin çatışmazlığı, yeni sənədlərin əlavə edilməsi, sənədlərin əslinin surətləri ilə dəyişdirilməsi və s.) müvafiq akta istinadla şəhadətnamədə qeyd edilir.
Daimi və uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama müddəti olan, qeydi onlarda olan sənədlərin xüsusiyyətləri ilə əlaqədar olan bəzi iş kateqoriyaları üçün (xüsusilə qiymətli şəxsi, məhkəmə və istintaq işləri, elmi dərəcələrin verilməsi halları və elmi adların verilməsi, müəlliflik şəhadətnamələrinin və patent ixtiralarının işlərinin və s.), o cümlədən növlər üzrə formalaşan, başlıqlarında onların konkret məzmunu göstərilməyən sənədlərin daxili inventar tərtib edilir.
1.4 İş inventarının tərtib edilməsi
"İş idarəsi və arxiv işi. Termin və anlayışlar" dövlət standartında inventar saxlama vahidlərinin sistemli siyahısını özündə əks etdirən, həmçinin onların uçotu və sistemləşdirilməsinin birləşdirilməsi üçün nəzərdə tutulmuş arxiv məlumat kitabı kimi müəyyən edilir.
Beləliklə, inventar ofis işlərində və arxivlərdə əsas uçot və istinad vasitəsi kimi xidmət edir. Tam doldurulmuş işləri inventarlaşdırmaya daxil etməzdən əvvəl onlar sistemləşdirilir, yəni. ciddi şəkildə müəyyən edilmiş qaydada təşkil edilir.
Bu sənədlərin xüsusiyyətlərindən qaynaqlanan müəyyən kateqoriyalı daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama sənədlərini (əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər, şəxsi işlər, müəlliflik hüququ şəhadətnamələri üçün fayllar və s.) Qeyd etmək üçün daxili inventar da tərtib edilir. . Başlıqları sənədlərin konkret məzmununu aşkar etməyən sənədlərin növlərinə görə formalaşan daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan hallarda da iş sənədlərinin daxili inventarizasiyası tərtib edilməlidir. Daimi saxlama üçün qeydlər, saxlama müddəti 10 ildən çox olan fayllar və şəxsi heyətə aid işlər ayrıca tərtib edildiyindən, işlərin sistemləşdirilməsi hər bir göstərilən qrup üçün ayrıca aparılır "İdarə arxivlərinin işinin əsas qaydaları" yalnız müəyyən təşkilata xas olan konkret sənədlərdən (məhkəmə istintaqı işləri, elmi hesabatlar və s.) və rəsmi nəşrlərin inventarlarından ibarət işlər üzrə ayrıca siyahıların tərtib edilməsi.
Xidmət ilinin sonunda dəyərin ekspertizasından keçmiş bütün tamamlanmış daimi və müvəqqəti saxlama halları inventarizasiyaya daxil edilir. İşlərin inventarlaşdırılması işlərin başlıqlarının sistematik siyahısı, onların tərkibini və məzmununu üzə çıxaran, fonddaxili işlərin sistemləşdirilməsini və onların uçotunu təyin edir. Bundan əlavə, inventar həm mühasibat sənədi, həm də işlərin və inventarların operativ uçotunu təmin edən elmi istinad standartının əsas növüdür.
İş sənədlərini təqdim etməzdən əvvəl onlardan metal bağlayıcılar çıxarılır, sertifikat vərəqinin boş forması daxil edilir və iş üçün daxili inventar tərtib ediləcəyi hallarda daxili inventar blankları qoyulur. İşin bütün vərəqləri sənədin mətninə təsir etmədən qara qrafit karandaşla (mürəkkəb və ya rəngli karandaşların istifadəsi qadağandır) və ya yuxarı sağ küncdə nömrə ilə nömrələnir. Daxili inventar vərəqləri ayrıca nömrələnir. Sertifikat vərəqi nömrələnmir. İşin bir neçə cildi varsa, hər cild ayrıca nömrələnir. İstənilən formatlı vərəq, bir kənarından kəsilmiş, bir vərəq kimi nömrələnir (qatlanmış olsa belə). Yarıya qatlanmış və ortasına qoyulmuş sənəd iki vərəq kimi nömrələnir. Şəkilli materiallar və fotoşəkillər arxa tərəfdə nömrələnir. İşə yazılar və ya əlavələr olan zərflər müstəqil olaraq nömrələnir. Zərfdəki əlavə zərfdən sonrakı nömrə ilə nömrələnir.
Vərəqlər atlanırsa və ya bir nömrə ilə nömrələnirsə, a, b, c və s. hərflərin əlavə edilməsi ilə əvvəlki vərəqlərin nömrələri ilə qeyd olunur. Bütün bu düzəlişlər işin sonunda sertifikat yazısında qeyd olunur. Vərəqlərin nömrələnməsi zamanı çoxlu səhvlərə yol verilirsə, nömrələrin üstündən xətt çəkilir və bütün iş yenidən nömrələnir. İşin sonunda işin ayrıca təsdiqedici vərəqindəki vərəqlərin sayını nəzərə almaq üçün şəhadətnamə yazısı tərtib edilir ki, orada vərəqlərin sayı rəqəmlərlə və sözlərlə, bütün xüsusiyyətləri isə qeyd olunur. işdəki sənədlərin nömrələnməsi və fiziki vəziyyəti göstərilir.
Sertifikat vərəqinin formaları eyni deyil, lakin formalara daxil edilən məlumatların tərkibi eynidir.
Xüsusi qiymətli sənədləri olan işlərə, şəxsi, məhkəmə və istintaq işlərinə, elmi dərəcə və adların verilməsinə, müəlliflik şəhadətnaməsinə və patentlərə və s. arxivə təhvil verilməyə hazırlaşarkən, bir il ərzində aparılmadıqda sənədlərin daxili inventarizasiyası tərtib edilir. Başlıqları sənədlərin məzmununu tam açıqlamayan işlər üçün daxili inventarın tərtib edilməsi də tövsiyə olunur. Bu halda, daxili inventar iş sənədlərinin istifadəsini və lazımi məlumatların axtarışını asanlaşdıracaqdır.
İşin daxili inventarizasiyasının sonunda inventarizasiyaya daxil edilmiş işdəki sənədlərin ümumi sayı və inventar vərəqlərinin sayı rəqəmlər və sözlərlə göstərilməklə yekun protokol tərtib edilir.
Müəssisənin struktur bölmələri daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama işlərinin və kadr uçotunun idarə arxivinə verilir. İşlərin köçürülməsi yalnız inventarlara uyğun olaraq həyata keçirilir. İşlərlə yanaşı, qurumun işgüzar xidmətinin (idarə, katiblik, ümumi şöbə və s.) uçot və nəzarət kartları arxivə verilir. Hər bir faylın adı inventarlaşdırılır.
İşlərin formalaşdırılmasının və icrasının düzgünlüyü, onların sayının inventar və işlərin nomenklaturasına uyğunluğu struktur bölmələr tərəfindən işlərin idarə arxivinə təhvil verilməsi mərhələsində arxiv işçisi tərəfindən əvvəlcədən yoxlanılır. İşlərin formalaşdırılması və icrası zamanı nöqsanlar aşkar edildikdə, struktur bölmələrinin əməkdaşları onları aradan qaldırmağa borcludurlar.
II fəsil. Faylların şöbə arxivinə təhvil verilməsi
Yarandığı andan idarə arxivinə təhvil verilənədək fayllar iş otaqlarında və ya bu məqsədlə xüsusi ayrılmış binalarda saxlanılır. Korpuslar sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etməli olan qıfıllı şkaflara yerləşdirilir və dirəkləri çölə baxaraq yerləşdirilir.
Daimi saxlama işlərindən sənədlər yalnız müstəsna hallarda (məsələn, məhkəmə istintaq orqanlarının tələbi ilə) müəssisə rəhbərinin icazəsi ilə götürülə və verilə bilər. Bu halda sənədin dəqiq təsdiq edilmiş surəti və əslinin götürülməsinin səbəbləri barədə arayış işə daxil edilməlidir. Müəssisənin işində və ya ayrı-ayrı vətəndaşların mənafeyində istifadə üçün sənədlərdən surətlər və çıxarışlar müvafiq idarə göstərişi ilə belə hüquq verilmiş rəhbərliyin və ya vəzifəli şəxslərin icazəsi ilə aparılır.
Ofisin iş mərhələsində olan sənədlərin təhlükəsizliyinə ofis rəhbəri, katib, məmur və s. Onlar struktur bölmələrdə və ayrı-ayrı icraçılarda sənədlərin mühafizəsinə nəzarəti təmin etməli, aşkar edilmiş pozuntular barədə dərhal qurumun rəhbərliyinə məlumat verməlidirlər.
Struktur bölmədən qurumun arxivinə işlərin, əgər varsa, arxiv tərəfindən tərtib edilən, struktur bölmələrin rəhbərləri ilə razılaşdırılan və qurumun rəhbəri tərəfindən təsdiq edilən qrafikə əsasən həyata keçirilir. Bu iş hər il aparılmalıdır. Daimi saxlama müddəti, saxlama müddəti 10 ildən çox olan işlər və kadr uçotu inventarlara uyğun olaraq arxiv tərəfindən qəbul edilir.
İşlər struktur bölmənin əməkdaşının iştirakı ilə idarə arxivinin əməkdaşı tərəfindən qəbul edilir. Bu halda, hər bir hal üzrə inventarın hər iki nüsxəsində onun mövcudluğu haqqında qeyd aparılır. Bütün işlər inventar üzrə qəbul edildikdən sonra inventarın hər bir nüsxəsinin sonunda arxivə təhvil verilmiş işlərin faktiki sayı və əgər varsa, çatışmayan işlərin nömrələri rəqəm və sözlərlə göstərilməklə şəhadətnamə imzası qoyulur. Şəhadətnamə imzası altında işlərin qəbulu və təhvil verilmə tarixi və onu həyata keçirən şəxslərin imzaları qoyulur.
İnventarla yoxlanılan fayllar seçilir və qalınlığı 20 sm-ə qədər olan arxiv paketlərinə bağlanır, fayllar hər iki tərəfində ucları olan ədədlərlə yığılır. İşlər struktur bölmənin əməkdaşları tərəfindən idarə arxivinə verilir. İdarələr sənədlərlə birlikdə qeydiyyat və nəzarət fayllarını inventar daxil olmaqla idarənin arxivinə ötürür.
Müvəqqəti saxlama işləri (10 ilədək) işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq idarə arxivinə verilir. Bir çox müəssisələrdə arxivlərdə kifayət qədər yer olmadığından “İdarə arxivinin əsas qaydaları” bu faylların saxlanma müddəti bitənə qədər “mərkəzi aparatın idarəetmə xidməti və ya struktur bölmələrində” saxlanmasına icazə verir. müəyyən edilmiş qaydada məhv edilməlidir.
Yeni yaradılan kommersiya şirkətlərində katib iki ildən sonra işlərin tələb olunan işini həyata keçirməli və şirkətin gələcək arxivinin başlanğıcını təşkil edən başqa kabinetə təhvil verməlidir.
2.1 Sənədlərin elektron formada saxlanması
Ofis işinin kompüterləşdirilmiş texnologiyalara keçidi ilə elektron formada yaradılmış sənədlərin saxlanmasının sadələşdirilməsi və təşkili məsələsi ortaya çıxır.
Elektron formada sənədlər təşkilatın işçiləri tərəfindən kompüterlərdə yaradıla, elektron poçtla qəbul edilə və ya ənənəvi kağız formasından elektron formaya (skan etməklə) çevrilə bilər. Yaradılmış və ya qəbul edilmiş sənəd kompüterin yaddaşında saxlanmalıdır - sabit diskə fayl kimi yazılmalıdır. Sənədlər kompüterin sabit diskində və ya xüsusi ayrılmış kompüterdə (fayl serveri) və ya çıxarıla bilən mediada saxlanıla bilər.
Sərt diskdə sənədlərin yerləşdiriləcəyi qovluqlar (kataloqlar) yaradılır. Kağız sənədlər fayllara qoyulduğu kimi, fayllar da qovluqlara yerləşdirilir. Hər bir qovluğun içində alt qovluqlar ola bilər ki, onların da öz alt qovluqları ola bilər. Hər bir qovluğa "ad" verilir. “Ad” sənədlərin növündən (sərəncamlar, aktlar, hesabatlar və s.), nə üçün sənədlərin məzmununun müəlliflik, buraxılış, müxbir, sənədlərin (dosyaların) qruplaşdırıldığı dövr haqqında məlumatlarla aydınlaşdırıldığı ilə başlamalıdır. .
Cari ofis iş faylları kompüterin sabit diskində saxlanılır. Şəbəkədə işləyərkən istifadəçinin digər kompüterlərdəki disklərə və ya kataloqlara çıxışı ola bilər. Bu halda, onların seriya hərf nömrələri olacaq və öz kompüterinizdə yerləşən qurğular kimi işləyə bilərlər. Bunu etmək üçün, lazımi resursları ehtiva edən kompüterdə müəyyən bir fayla girişi bölüşmək icazəsi təyin olunur. Giriş ya tam və yalnız oxuna bilən giriş üçün paroldan istifadə etməklə və ya yalnız müəyyən istifadəçilərə girişi məhdudlaşdırmaqla məhdudlaşdırıla bilər. Qovluğa girişi məhdudlaşdırmaq üçün parol daxil edə bilərsiniz.
Böyük həcmdə paylaşılan sənədləri olan təşkilatlar davamlı işləmək üçün nəzərdə tutulmuş və vahidlərdən onlarla, yüzlərlə və hətta minlərlə istifadəçiyə qədər məlumatlara eyni vaxtda çıxışı təmin edən xüsusi, yüksək etibarlı kompüterlərdən - fayl - serverlərdən istifadə edirlər.
Ofis dövriyyəsinə daxil olan bütün sənədlər standart təsnifatçılar əsasında bölmənin (bütövlükdə təşkilatın) iş nomenklaturasına uyğun yaradılmış ümumi qovluqlarda saxlanılmalıdır.
Ofisdə kompüter texnologiyasından uğurlu istifadəni şərtləndirən əsas məsələlərdən biri sənədlərin elektron formada saxlanmasının etibarlılığıdır. Sənədlərin təhlükəsizliyi aşağıdakılardan ibarətdir:
davamlı enerji təchizatı;
Ehtiyat surəti;
antivirus qorunması;
xüsusi yardım proqramları (köməkçi proqramlar) istifadə edərək profilaktika və diaqnostika.
Elektron saxlanmanın xüsusiyyəti sənədlərin ofis işlərində onlarla iş başa çatdıqdan sonra dərhal elektron arxivə göndərilməsidir. Bu, sənədlərin təhlükəsizliyini, onların mərkəzləşdirilmiş saxlanmasını, həm yerli şəbəkədən, həm də uzaqdan girişdən (telefon və İnternet vasitəsilə) istifadə edərək sənədlərə sürətli axtarış və paylanmış girişi təmin etməyə imkan verir.
Sənədlərin məlumat bazası onların qeydiyyatı zamanı formalaşır.
Keçən ilin sənədləri üzrə məlumatlar hətta ötən ilin bütün sənədləri icra edildikdən sonra da ayrıca saxlanılır. Verilənlər bazası yalnız istinad işi üçün istifadə olunur və onu xarici yaddaş mühitinə köçürmək olar. İnformasiyanın həcmindən asılı olaraq disket, maqnit lenti, CD-ROM və ya digər arxiv daşıyıcıları ola bilər.
Daimi və uzunmüddətli saxlama müddəti olan sənədlər adətən CD-ROM-da, müvəqqəti saxlama müddəti olan sənədlər isə saxlama müddəti bitdikdən sonra silinə və yenidən yazıla bilən daşıyıcılarda qeyd olunur.
Sənədlərin saxlanma müddətləri mövcudluq formasından - kağız və ya elektron - asılı deyil və xüsusi kataloqlar - saxlama müddətlərini göstərən sənədlərin siyahıları ilə müəyyən edilir.
Sənədlər üçün minimum saxlama müddəti Federal Qanunla müəyyən edilir Mühasibat uçotu üzrə" - yalnız auditdən sonra məhv etmək hüququ ilə beş il. Məcburi şərt məlumat ötürüldükdən sonra qeydin keyfiyyətinin yoxlanılması və saxlama daşıyıcılarının saxlanma müddəti ərzində məlumatların təhlükəsizliyinin vaxtaşırı yoxlanılmasıdır.
Beləliklə, tamamilə sənədsiz sənəd dövriyyəsinə keçən təşkilatlar əvvəllər arxiv saxlama yerləri tutmuş əhəmiyyətli yerə qənaət etmək imkanı əldə edirlər. Avtomatlaşdırılmış texnologiyalar, arxiv saxlanması üçün faylların hazırlanmasında ofis işləri əməliyyatlarını əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirə bilər.
İdarə ilinin sonunda sənədlərin qeydiyyatı prosesində il ərzində formalaşan qurumun sənədlərinin bütün məlumat bazası işlərə görə çeşidlənir. Təşkilatın ötən il üçün sənədləri haqqında məlumatlar iş üzrə qruplaşdırılmış bütün sənədlərin inventarını tərtib etmək üçün istifadə olunur. Dosye daxilində sənədlər qəbul edildiyi ardıcıllıqla düzülür. Daimi və uzunmüddətli saxlama halları üçün iş sənədlərinin belə siyahısı daxili inventar şəklində çap olunur və işin əvvəlində verilir.
Arxiv qaydaları daimi və uzunmüddətli saxlama müddətləri üçün faylların inventarlarının tərtibini nəzərdə tutur. Avtomatlaşdırılmış uçot sisteminin mövcudluğu əmək intensivliyinə görə ənənəvi kağız texnologiyası ilə əvvəllər mümkün olmayan sənədli inventar yaratmağa imkan verir. Bu cür inventarlar arxivdə zəruri sənədlərin axtarışını xeyli asanlaşdırır və sürətləndirir, onların uçotunu və təhlükəsizliyini təmin edir.
Arxiv orqanlarının tələbi ilə sənədlər dövlət saxlanmasına verildikdə sənədli inventar əsasında daimi və uzunmüddətli saxlama halları üçün ümumiləşdirilmiş inventarlar asanlıqla yaradıla bilər.
Nəticə
Beləliklə, sənədləşmə prosesinin son mərhələsi icra edilmiş sənədlərin saxlanması və istifadəsi üçün hazırlanmasıdır. İcra edilmiş sənədlərin təşkili və saxlanmasının əsas məqsədi onların qurumların arayış işində istifadəsi və Rusiya Federasiyasının Dövlət Arxiv Fondunun doldurulması üçün şərait yaratmaqdır. Belə sənədlərin cəld axtarışı və istifadəsi işlərin düzgün qeydiyyatından və onların inventarlaşdırılmasından asılıdır. Arxiv məlumat bazaları ölkə üçün böyük dəyərə malikdir.
Bu kurs işinin yazılması zamanı işlərə baxılması və verilməsi qaydası, habelə onların idarə arxivinə təqdim edilməsi qaydası ilə tanış oldum. Ofisin iş mərhələsində olan sənədlərin təhlükəsizliyinə ofis rəhbəri, katib, məmur və s. Onlar struktur bölmələrdə və ayrı-ayrı icraçılarda sənədlərin mühafizəsinə nəzarəti təmin etməli, aşkar edilmiş pozuntular barədə dərhal qurumun rəhbərliyinə məlumat verməlidirlər. İnventar ofis işlərində və arxivlərdə əsas uçot və istinad vasitəsi kimi xidmət edir. Bundan əlavə, inventar həm mühasibat sənədi, həm də işlərin və inventarların operativ uçotunu təmin edən elmi istinad standartının əsas növüdür.
Ofis işinin kompüter texnologiyalarına keçidi ilə əlaqədar sənədlərin elektron formada saxlanmasına xüsusi diqqət yetirilmişdir. Sənədlərin elektron formada saxlanmasının etibarlılığı məsələsi nəzərdən keçirildi və onun təmin edilməsi üsulları sadalandı, məsələn: dayanıqlı enerji təchizatının təmin edilməsi, vaxtında ehtiyat nüsxə, məcburi antivirus mühafizəsi, həmçinin xüsusi yardım proqramlarından (köməkçi proqramlar) istifadə etməklə profilaktika və diaqnostika. ).
Beləliklə, tamamilə sənədsiz sənəd dövriyyəsinə keçən təşkilatlar əvvəllər arxiv saxlama yerləri tutmuş əhəmiyyətli yerə qənaət etmək imkanı əldə edirlər.
Biblioqrafiya
1. GOST R 1.5-92 "Rusiya Federasiyasının dövlət standartlaşdırma sistemi. Standartların tikintisi, təqdimatı, dizaynı və məzmunu üçün ümumi tələblər. M., Standartlar nəşriyyatı, 2012."
GOST R 51141-98 Qeydlərin aparılması və arxivləşdirilməsi. Terminlər və təriflər M., Standartlar nəşriyyatı, 2011.
Andreeva V.I. Ofis işində sənədlərlə işləmək. Şirkətin sənəd dövriyyəsi (Rusiya Federasiyasının GOST-ları əsasında). - M.: ASC "İntel-Sintez" Biznes Məktəbi, 2012. - 144 s.
Andreeva V.I. Ofis idarəçiliyi: Praktik bələdçi / 9-cu nəşr, düzəldilmiş və genişləndirilmişdir. - M.: "İntel - Sintez" Biznes Məktəbi MMC ilə birlikdə "Personal İdarəetmə Jurnalı", 2013.
Alekseeva E.V., Afanasyeva P.P., Burova E.M., Osichkina G.A. İşgüzar işdə arxiv aspektləri: sənədlərin dəyərinin araşdırılması // Katiblik 2010. No 1. səh.79-83.
Basakina N.V. Müxtəlif mülkiyyət formalı qurumların sənədlərinin hazırlanması və arxiv saxlanmasına təhvil verilməsinin təşkili // Katiblik 2011. No 3. S.87-90.
İdarəetmə üçün dövlət sənədləşdirmə sistemi. Əsas müddəalar. Sənədlərə və sənədlərə dəstək xidmətlərinə ümumi tələblər M., VNIIDAD. 2010.
Ofis işi: Universitetlər üçün dərslik / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A.; tərəfindən redaktə edilmiş T.V. Kuznetsova. - M.: BİRLİK - DANA, 2013.
. Müəssisədə ofis işi" - praktiki bələdçi, A.B. Barixin, M. 2011
Kirsanova M.V., Müasir ofis işi: Dərslik. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibir müqaviləsi, 2001.
Kuznetsova T.V. İşgüzar iş üzrə normativ-metodiki sənədlər katibə nə üçün lazımdır // Katiblik 2012. No 1. C.4.
Mosyagina O.V., Emysheva E.M. İşlərin formalaşdırılması və icrasına dair müasir tələblər // Katiblik 2010. No 4. S.32-36.
Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondu və arxivləri haqqında Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinin əsasları M., Rusiya Dövlət Arxiv Xidməti, 2009.
İdarə arxivlərinin işinin əsas qaydaları. M., 2011.
Saxlama müddətlərini göstərən təşkilatların fəaliyyətində yaradılan standart idarəetmə sənədlərinin siyahısı. Rosarkhiv, 2013.
Ofis işləri üçün təlimat. Minsk. Polymya 2013
Sankina L.V. Kiçik və orta biznesdə ofis işinin xarakterik xüsusiyyətləri // Ofis işi 2010. No 2. S.17.
Sotov P.V., Tixomirov A.N. Ofis işi: sənədlər nümunəsi: Təlimat, GOST. M.: Prospekt, 2011-80 s.
Repetitorluq
Mövzunu öyrənmək üçün kömək lazımdır?
Mütəxəssislərimiz sizi maraqlandıran mövzularda məsləhət və ya repetitorluq xidmətləri göstərəcək.
Ərizənizi təqdim edin konsultasiya əldə etmək imkanını öyrənmək üçün mövzunu indi göstərərək.
9.2. Təşkilatın arxivi sənədləri daimi saxlanmaq üçün bu fond yığan təşkilatın əldə etmə mənbəyi olduğu dövlət (bələdiyyə) arxivinə verir.
9.3. Sənədlər xüsusi qiymətli və nadir sənədlər üçün müvafiq elmi arayış aparatı və sığorta nüsxələri ilə nizamlı vəziyyətdə dövlət arxivinə daimi saxlanmaq üçün verilir.
9.4. Təşkilatlarda arxiv sənədlərinin müvəqqəti saxlanması üçün aşağıdakı müddətlər müəyyən edilir:
federal dövlət orqanlarının arxiv sənədləri, habelə Rusiya Federasiyası Baş Prokurorluğunun, respublikaların dövlət orqanlarının və prokurorluqlarının, sənaye akademiyalarının, dövlət birliklərinin, federal və respublika tabeliyindəki qurumların, təşkilatların və müəssisələrin arxiv sənədləri - 15 il;
dövlət hakimiyyəti orqanlarının və ərazilərin, vilayətlərin, federal şəhərlərin, muxtar vilayətlərin, muxtar dairələrin, prokurorluqların, rayon və rayon tabeliyindəki, muxtar vilayət və rayon tabeliyindəki dövlət orqanlarının, təşkilat və müəssisələrinin prokurorluqlarının arxiv sənədləri - 10 il;
yerli özünüidarəetmə orqanlarının, idarə, təşkilatların, şəhər və rayon tabeliyindəki müəssisələrin, kənd təsərrüfatı müəssisələrinin arxiv sənədləri - 5 il;
mülki aktlar, şəxsi heyətin sənədləri, notariat hərəkətlərinin və məhkəmə işlərinin qeydləri, təsərrüfat kitabları - 75 il;
nizamnamə kapitalında federal və ya dövlət əmlakının payı üstünlük təşkil edən qarışıq mülkiyyət formalı birgə (dövlət iştirakı ilə) müəssisələrin, təşkilatların və birliklərin fəaliyyəti zamanı yaranan arxiv sənədləri - 10 il;
elmi, texnoloji və patent sənədləri - 10 il;
dizayn sənədləri - 15 il;
əsaslı tikinti üçün layihə sənədləri - 25 il;
telemetriya sənədləri - 5 il;
kino sənədləri, səs sənədləri və videofonoqramlar - istehsal edildiyi vaxtdan 3 ildən çox olmayaraq;
foto sənədlər - 3 il;
kompüter daşıyıcılarında sənədlər - 5 il.
9.5. Zəruri hallarda sənədlərin müvəqqəti saxlanma müddətləri müvafiq arxiv idarəetmə orqanı və ya arxiv müəssisəsi ilə razılaşdırılmaqla dəyişdirilə bilər.
Sənədlərin daimi saxlanmaya vaxtından əvvəl verilməsi sənədlərin itirilməsi (məhv) təhlükəsi yarandıqda, habelə müqavilə əsasında təşkilatın tələbi ilə həyata keçirilə bilər.
Sənədlərin müvəqqəti saxlanma müddətinin uzadılmasına dövlət arxivinin yazılı icazəsi ilə təşkilat tərəfindən sənədlərin praktiki istifadəsi üçün zəruri olduqda, istisna hal kimi yol verilir.
9.6. Mülkiyyət formasını dəyişdirmiş (korporativləşdirilmiş, özəlləşdirilmiş) dövlət təşkilatının daimi saxlama sənədləri qeyri-dövlət təşkilatında saxlanılır, sonra isə təşkilatda müvəqqəti saxlanma müddəti bitdikdən sonra (bax. 10.3-cü bənd) həmin təşkilata verilir. dövlət arxivi.
9.7. Təşkilat ləğv edildikdə, onun sənədləri onun hüquqi varisi olan təşkilata verilməlidir.
9.7.1. Dövlət arxivinin əldə edilməsi mənbəyi olan təşkilat hüquqi varisi olmadan ləğv edildikdə, saxlama müddəti daimi olan sənədlər və şəxsi heyət üzrə sənədlər yuxarı təşkilatın arxivinə verilir. Sənədlərin yuxarı təşkilata verilməsi mümkün olmadıqda, işlərin və əmlakın verilməsi üçün yaradılmış komissiyanın (ləğv komissiyasının) müvafiq arxiv idarəetmə orqanı ilə razılaşdırılmış qərarı ilə həmin sənədlər dövlət arxivinə verilir.
9.7.2. Ləğv edilmiş təşkilatın şəxsi heyətinə dair sənədlər, hüquqi varisi və yuxarı təşkilatı olmadıqda, kadrlar üzrə sənədlərin ixtisaslaşdırılmış arxivinə (mərkəzinə), o olmadıqda isə dövlət arxivinə müvəqqəti saxlanmaq üçün verilir.
9.7.3. Hüquqi varisi olmadan ləğv edilmiş təşkilatların müvəqqəti saxlama müddəti başa çatmamış sənədlərinin məhv edilməsi yalnız Rusiya Federasiyasının təsis qurumunun və ya bələdiyyənin müvafiq icra hakimiyyəti orqanının qərarı ilə həyata keçirilir və sənədlərin inventarlaşdırılması ilə aktla rəsmiləşdirilir. məhv edilir.
9.7.4. Hüquqi varisi olmayan ləğv edilən təşkilatın ləğv edildiyi zaman saxlama müddəti bitmiş sənədləri bu Qaydaların 2.4.1 - 2.4.7-ci bəndlərində müəyyən edilmiş qaydada məhv edilir.
9.7.5. Ləğv edilmiş təşkilatın sənədlərinin təşkili, saxlanmağa və ya məhv edilməsinə verilməsinin təşkili ləğvetmə komissiyası tərəfindən həyata keçirilir və bu iş üçün müvafiq lisenziyası olan təşkilat (fiziki şəxs) və ya dövlət arxivi ilə müqavilə bağlaya bilər. .
9.8. Daimi saxlanılan sənədlərin dövlət arxivinə verilməsi, bir qayda olaraq, hər il təşkilatın və müvafiq arxivin rəhbərləri tərəfindən təsdiq edilmiş qrafikə uyğun olaraq həyata keçirilir. Daimi saxlanmaq üçün hər il formalaşan kiçik həcmli sənədləri olan təşkilatlarda dövlət arxivi ilə razılaşdırılmaqla sənədlərin beş ildə bir dəfə verilməsinə icazə verilir.
Elmi, texniki və xüsusi sənədlər, bir qayda olaraq, beş ildə bir dəfə verilir.
Köçürmə zamanı inventarda son qeydlə köçürülmüş işlərin faktiki mövcudluğu arasında uyğunsuzluq aşkar edilərsə, inventarda itkin işlərin faktiki mövcudluğu və sayını göstərən yeni yekun qeyd aparılır. Çatışmayan işlərin sayı sənədlərin dövlət saxlanmasına qəbul və təhvil aktında göstərilir; olmamalarının səbəbləri təşkilatın akta əlavə edilmiş arayışında göstərilir.
Sənədlərin idarə saxlanmasının təşkilati əsasları sovet hökumətinin arxiv məsələlərinə dair ilk qərarlarında qoyulmuşdur. “RSFSR-də arxiv işinin yenidən təşkili və mərkəzləşdirilməsi haqqında” fərmanda dövlət qurumlarının arxivlərinin idarə qurumları kimi ləğv edilməsi və onlarda saxlanılan sənədlərin Vahid Dövlət Arxiv Fondunu təşkil etməsi ilə bağlı prinsipial mühüm müddəa var idi. Bu, faylların daimi saxlanması prinsipinin ləğvi demək idi. Fərmana uyğun olaraq, gündəlik iş üçün zəruri olan məsələlər idarənin ərazisində qalaraq, Arxiv İşləri Baş İdarəsinin sərəncamına verilib.
RSFSR Xalq Komissarları Sovetinin 31 mart 1919-cu il tarixli “Arxiv işlərinin saxlanması və məhv edilməsi haqqında” Fərmanı idarələrdə sənədlərin saxlanma müddətlərini, habelə onların dəyərinin yoxlanılması üçün əsasları müəyyən etdi.
1924-cü ildə RSFSR Mərkəzi Arxivi “RSFSR-in dövlət, peşə və kooperativ müəssisə və müəssisələrində işgüzar işin arxiv hissəsinin təşkili Qaydalarını” hazırlamağa başladı. 1925-ci ildə Mərkəzi Arxivin kollegiyası tərəfindən təsdiq edilərək şöbələrə göndərilir.
20-ci illərin sonunda yerli arxiv işinin vəziyyəti qənaətbəxş deyildi. Sənədlərin idarə saxlanmasının yaradılmasına Mərkəzi Arxiv İdarəsi tərəfindən səmərəli nəzarətin olmaması əngəl törədirdi. İdarə arxivlərinin vəziyyətinin yoxlanılması aktları yalnız nöqsanların aşkarlanmasına qədər azaldılıb.
Arxiv işlərinin saxlanması və məhv edilməsi haqqında qərarda yalnız xüsusi komissiya tərəfindən işlərin dəyərinin ekspertizasının aparılması qaydası müəyyən edilmişdir. Daimi və müvəqqəti saxlanmalı işlərin şöbə siyahılarının işlənib hazırlanmasına ehtiyac var idi. Amma idarələr bu işi görmədilər. Buna görə də standart sənədlər növlərinə uyğun olaraq bütün qurumlar üçün işlərin ümumi siyahısının yaradılması təklif edilmişdir.
30-cu illərin birinci yarısında RSFSR-in arxiv müəssisələri ibtidai təşkilatların, xüsusilə kolxoz və sovxozların sənədlərinin idarə saxlanmasını təşkil etmək üçün tədbirlər gördü. RSFSR Mərkəzi Administrasiyasının 17 noyabr 1930-cu il tarixli sirkulyarında bu təşkilatların arxivlərinin dərhal uçota alınması, 1927-ci ilə qədər olan sənədlərin dövlət saxlanmasına qəbul edilməsi və sənədlərin sonrakı müddət üçün saxlanmasının təmin edilməsi təklif olunurdu.
1936-cı il fevralın 5-də SSRİ Mərkəzi İcraiyyə Komitəsi və Xalq Komissarları Soveti tərəfindən “SSRİ xalq komissarlıqlarında və digər mərkəzi qurumlarında arxiv işinin nizama salınması haqqında” qərar qəbul edildi. Bu qərarla idarə arxivində olan sənədlərin tərkibi müəyyən edilib; idarə arxivlərinin təşkilati-hüquqi vəziyyəti: Xalq Komissarlığının tərkibində şöbə.
Bütün xalq komissarlıqlarından və idarələrindən arxivlərin tərkibinə baxmaq, saxlama müddəti ötmüş sənədləri çıxarmaq, sonrakı saxlanmaya tabe olmayan işlərin siyahılarını hazırlamaq, arxivləri lazımi texniki vasitələrlə və binalarla təchiz etmək tələb olunurdu.
Bu qərarın qəbulu ilə əlaqədar Xalq Komissarlıqlarının arxivləri arasında müsabiqəyə start verildi. 1936-cı il fevralın 28-də “Xalq Komissarlığının (mərkəzi qurumun) arxivi haqqında Nümunəvi Əsasnamə” təsdiq edildi. Bu əsasnamə arxivin təşkilati strukturunu, vəzifələrini, arxiv rəhbərinin hüquq və vəzifələrini müəyyən etmişdir.
1936-cı ildə idarə arxivlərinin yoxlanılması istiqamətində sistemli işlərə başlanıldı.
Bütün bunlar müsbət nəticələr verdi. 1936-cı il oktyabrın 1-nə kimi SSRİ Mərkəzi İcraiyyə Komitəsi və Ümumrusiya Mərkəzi İcraiyyə Komitəsi katibliklərinin, SSRİ və RSFSR Xalq Komissarlığının işlər idarələrinin, əksər xalqların arxivlərinin sənədləri komissarlıqlar tamamilə qaydaya salındı. 1937-ci ilin əvvəlində bəzi xalq komissarlıqları öz sistemlərinin idarə arxivlərinin vəziyyətini yaxşılaşdırmağa cəhd etdilər.
Bu dövrdə arxiv müəssisələrinin işi idarələrlə əlaqə yaratmağa yönəlmişdi.
SSRİ və RSFSR Mərkəzi Administrasiyası 289 idarə arxivini qeydiyyata aldı, saxlama müddəti olan 19 sənədlərin siyahısı razılaşdırıldı.
SSRİ Mərkəzi İcraiyyə Komitəsinin və Xalq Komissarları Sovetinin 5 fevral 1936-cı il tarixli qərarı ilə nəhayət idarə arxivlərinin statusu müəyyən edildi və sənədlərin idarəvi saxlanmasının təşkilinin müasir sisteminin əsası qoyuldu.
30-cu illərin ortalarında sənədlərin saxlanmasının yeni formalarının axtarışı ilə bəzi qurumlar vahid idarələrarası arxivlər yaratmağa başladılar. Bir sıra xalq komissarlıqlarının arxivlərində təkcə struktur bölmələrin deyil, həm də hücumların və bilavasitə tabeliyində olan təşkilatların dosyeləri cəmləşməyə başladı.
Böyük Vətən Müharibəsinin əvvəlinə qədər müxtəlif kateqoriyalı müəssisə, müəssisə və təşkilatları əhatə edən kifayət qədər geniş vahid idarə arxivləri şəbəkəsi inkişaf etdi.
“SSRİ Dövlət Arxiv Fondu haqqında” 29 mart 1941-ci il tarixli Əsasnaməyə əsasən idarə arxivlərinin müəyyən edilmiş növü: müəssisə arxivi və vahid arxiv, onlara işgüzar işin arxiv hissəsinə və təşkilinə nəzarət funksiyası təyin edilməklə qorunub saxlanılmışdır. həm müəssisədə, həm də onun tabeliyində olan təşkilatlarda arxiv işinin.
Böyük Vətən Müharibəsi illərində qurumların arxivi çox zərər çəkmiş, onların şəbəkəsinin inkişafı ləngimişdi.
50-60-cı illərin sonlarında baş vermiş, sənədlərin əldə edilməsi və dəyərinin yoxlanılmasının dövlət arxivlərinin fəal funksiyasına çevrildiyi restrukturizasiya idarə arxivlərinin təşkilinə müsbət təsir göstərmişdir.
İdarə arxivlərinin işinin qurulmasında SSRİ Nazirlər Sovetinin 25 iyul 1963-cü il tarixli “SSRİ-də arxiv işinin təkmilləşdirilməsi tədbirləri haqqında” qərarı mühüm rol oynamışdır. Qəbul edildikdən sonra nazirliklər və idarələr sənədlərin mühafizəsinin təmin edilməsinə və onların qaydaya salınmasına diqqət artırmağa başladılar, tabeli təşkilatların materiallarını cəmləşdirmək üçün qurumlar xüsusi arxivlərin yaradılmasını gücləndirdilər. Yerli hakimiyyət orqanları vahid arxivlər yaratmaq qərarına gəldilər: səhiyyə, xalq təhsili, ticarət.
60-cı illərin sonlarında RSFSR-də kənd təsərrüfatı müəssisələrinin sənədlərinin saxlanması üçün ilk vahid idarələrarası arxivlər meydana çıxdı.
RSFSR Nazirlər Sovetinin 27 may 1969-cu il tarixli "RSFSR-də arxiv işinin daha da təkmilləşdirilməsi tədbirləri haqqında" Fərmanı vahid arxivlərin yayılmasına həlledici təsir göstərdi tabeliyində olan qurumların sənədlərinin saxlanmasını mərkəzləşdirmək. Vahid idarə arxivləri arxiv sənədlərinin mərkəzləşdirilmiş qaydada saxlanması və istifadəsi üçün idarə və müəssisələrdən müqavilələr üzrə alınan vəsaitlər hesabına aparılmalı idi.
1971-ci ilə qədər birləşmiş arxivlərin sayı 30-dan 190-a yüksəldi.
Eyni zamanda, SSRİ Baş Arxiv İdarəsi vahid arxivlərin təşkilinə metodiki dəstək göstərməyə səy göstərirdi. Vahid arxivlərin yaradılması və onların əldə edilməsi ilə bağlı tövsiyələr, habelə vahid idarə arxivi haqqında standart müddəa verilmişdir. Dövlət orqanları, məhkəmə və prokurorluq sistemlərində, sənayedə, kənd təsərrüfatında, tikintidə, nəqliyyatda, eləcə də əhaliyə xidmətlə bağlı istehsalatda belə arxivlərin yaradılmasının məqsədəuyğunluğundan danışılıb.
70-ci illərin birinci yarısında xalq təsərrüfatının idarə edilməsində baş verən dəyişikliklər maddi istehsal sahəsində vahid arxivlər şəbəkəsinin genişlənməsinə nəzərəçarpacaq təsir göstərmişdir. RSFSR Nazirlər Sovetinin 31 may 1977-ci il tarixli qərarından sonra, demək olar ki, bütün muxtar respublikalarda, ərazilərdə və vilayətlərdə vahid arxivlərin yaradılması üzrə işlərin gücləndirilməsi barədə göstəriş verilərək yerli hakimiyyət orqanları genişləndirilmiş idarə arxivlərinin yaradılması haqqında qərarlar qəbul etmiş, və kənd təsərrüfatı və əməkhaqqı fondu üzrə idarələrarası arxivlərin ştat cədvəlləri təsdiq edilmiş, sənədləri təhvil verən qurumların siyahıları, binalar ayrılmışdır.
12 iyun 1981-ci ildə SSRİ Baş Arxivi Sənaye-İstehsalat Birliyinin Birləşmiş Arxivi haqqında Təxmini Əsasnaməni təsdiq etdi, ona əsasən belə bir arxivdə rəhbərliyin (direktorluğun), birliyin əsas təşkilatının, struktur bölməsinin sənədləri saxlanılır. birliyin bölmələri, birliyin tabeliyində olan idarə, təşkilat və müəssisələr.
Vahid arxivlər şəbəkəsinin genişlənməsinə baxmayaraq, onun tempi arxiv xidməti əməkdaşlarına uyğun gəlmirdi. RSFSR Baş Arxivinin təşəbbüsü ilə 13 avqust 1980-ci ildə RSFSR Nazirlər Sovetinin birləşmiş arxivlərin yaradılması üçün əlavə stimul rolunu oynayan fərmanı verildi. 1980-ci ildə 18 muxtar respublika, ərazi və rayonda 33 arxiv, 1981-23-cü illərdə, 1982-48-ci illərdə arxiv yaradılmışdır.
Arxivlər nazirliklərə ayrılan ümumi ştat və əmək haqqı fondu çərçivəsində yaradılmışdır; 80-ci illərin əvvəllərində respublika səviyyəsində vahid arxivin rəhbəri vəzifəsi təsdiq edildi.
1986-cı ildə “İdarə arxivlərinin işinin əsas qaydaları” nəşr olundu, burada idarə arxivlərinin, ekspert komissiyalarının işi, sənədlərin uçotu məsələləri daha dərindən işlənib və dəqiqləşdirilib. Qaydalar son iyirmi ildə şöbə saxlamasında baş vermiş bütün dəyişiklikləri tam əks etdirir (1963-cü ildə ilk qaydalar buraxıldıqdan sonra təsnifat kimi bölmələrin ilk dəfə olaraq idarə arxivlərinin qaydalarına daxil edilməsi vacibdir). arxiv fondu daxilində sənədlərin, kadrlar üzrə sənədlərlə işin, arxiv işinin təşkili: planlaşdırma, uçot və əməyin təşkili. İdarə arxivləri sisteminə aşağıdakılar daxildir: təşkilatın arxivi, nazirliyin mərkəzi arxivi, idarələr, mərkəzi sənaye arxivi.
nazirliklər və ya idarələr, birgə idarə arxivi, vahid idarələrarası arxiv.
90-cı illərin əvvəllərində Rusiya Federasiyasında təxminən 21 milyon fayl cəmlənmiş 940-a yaxın genişləndirilmiş idarə arxivi var idi, sənədlərin dağıdılması səbəbindən idarə səviyyəsində sənədlərin qorunması və istifadəsi problemi xüsusilə kəskinləşdi. birlik idarəetmə strukturları. Nəhəng sənədli komplekslər çox vaxt sahibsiz qalırdı. Buna görə də RSFSR hökuməti 1991-ci il noyabrın 14-də SSRİ-nin ləğv edilmiş nazirlik və idarələrinin sənədlərinin təhlükəsizliyini təmin etmək üçün sərəncam verdi.
İslahatlar ona gətirib çıxarmışdır ki, nazirliklər və idarələr, müəssisə və idarələr arasında münasibətlər kəskin şəkildə dəyişmişdir. İnzibati-amirlik münasibətləri keçmişdə qaldı və bir çox qeyri-dövlət təşkilatları yarandı. Vahid arxivlərə əsaslana bilən idarə arxiv xidmətlərinin yaradılması, demək olar ki, reallığa uyğun gəlmirdi. Sənədlərin, xüsusən də kadr sənədlərinin məhv edilməsi təhlükəsi artıb. Onlardan 70 milyondan çox fayl yalnız Rusiyada arxivlərin əldə edilməsi mənbəyi olan qurumlarda toplanıb. 1992-1993-cü illər üçün Natamam məlumatlara görə, təkcə rayon səviyyəsində 50 mindən çox belə hadisə ölüb. Bu şəraitdə birləşmiş arxivlər kadr sənədlərinin saxlanmasının effektiv formasını təmsil edirdi.
Rosarxivin təşəbbüsü ilə Rusiya Federasiyası Hökumətinin 23 aprel 1992-ci il tarixli sərəncamı ilə icra hakimiyyəti orqanlarına kadrlar üzrə sənədlərin saxlanması üçün arxivlərin yaradılması məsələsinə baxılması tövsiyə olunur . Rusiyada belə arxivlər şəbəkəsi kifayət qədər sürətlə inkişaf etdi: 1986-cı ildə onların sayı 128, 1992-ci ildə isə artıq 250 idi. 1992-1993-cü illərdə. Federasiyanın 61 subyektini təmsil edən respublika, ərazi və rayonlarda 705 belə arxiv yaradılmışdır ki, onların da 94 faizi büdcə vəsaiti hesabına fəaliyyət göstərirdi. Onlarda 2,2 milyondan çox hadisə var idi.
Rusiyanın müstəqil dövlət kimi mövcudluğu dövründə federal orqanların strukturunda bir neçə tam yenidənqurma baş verdi. Bu, təbii olaraq sənədlərin təhlükəsizliyinə və təşkilatların arxivlərinin fəaliyyətinə təsir göstərdi.
Mövcud vəziyyət idarə anbarının illər ərzində yığılıb qalan və yenilərini yaradan problemlərini hədsiz dərəcədə ağırlaşdırıb: yer çatışmazlığı, arxiv anbarlarının həddən artıq yüklənməsi, daimi işçilərin sayının azalması.
Son illər bir çox nazirlik və idarələr uduzub
tabeli şəbəkə Əvvəlki formada işləməyə “sənaye” yanaşması
sənədlər mümkün deyil. Ancaq buna baxmayaraq, bir çox federal orqanlar
fəaliyyətlərin sənaye miqyasında koordinasiyasını həyata keçirmək
tabeliyində olan qurumlar: saxlama müddətləri ilə sənədlərin siyahılarını, işlərin təxmini nomenklaturalarını hazırlayır, sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etmək üçün yoxlamalar aparır. Son illərdə daha da aktivləşib
arxivlərin yaradılması, sənədlərin təşkili və daimi saxlanmaya verilməsi üzrə təşkilatların fəaliyyəti.
Arxiv sənədlərinin saxlanmasının yeni formaları yaranır: depozitar saxlama - sənədlərin arxiv müəssisələri ilə müqavilə əsasında müəyyən edilmiş müddətlərdə orqanlar və təşkilatlar tərəfindən saxlanması.
İdarə arxivlərinin yaradılması tarixi göstərir ki, onların zahiri görkəmi cəmiyyətin arxiv sənədlərinin əbədi saxlanmaq üçün daxil edilməzdən əvvəl istifadəsinin qorunmasına dair obyektiv tələbləri ilə bağlıdır. Çoxillik təcrübə Rusiya şəraitində bir sıra aralıq arxiv anbarlarının mövcudluğunun mümkünlüyünü göstərdi.
Arxiv fondunun dövlət hissəsinin sənədlərinin müvəqqəti saxlanması üçün nazirliklər, idarələr, elmi təşkilatlar, dövlət müəssisələri idarə arxivləri yaradırlar.
İdarə arxivi dövlət arxiv xidməti sisteminə daxil olmayan və ya qurumun struktur bölməsi olan müvafiq təşkilata bilavasitə tabe olan arxivdir. Vaqanov, F.M. İdarə arxivlərinin işinin əsas qaydaları / F.M. Vaqanov, V.A. Ilyicheva // http:// www.consultant.ru/online/base/.
Şöbə arxivi geniş anlayışdır. Buraya idarənin mərkəzi arxivi və tabeli təşkilatların materiallarını saxlayan rayon qurumunun arxivi, əsas müəssisə və müəssisənin arxivi daxildir. Qurumun strukturunda xüsusi bölmə - arxiv olmaya bilər, ştat cədvəlində isə arxiv işçisi vəzifəsi olmaya bilər, amma arxiv hələ də mövcuddur. Bu halda qurumun rəhbəri əmrlə sıravi işçilər sırasından arxivə məsul işçi təyin edir.
Nazirliklər və mərkəzi idarələr sənədlərin mühafizəsini və uçotunu, onların qaydaya salınmasını, istifadəsinin təşkilini, xüsusilə qiymətli sənədlərin (əgər varsa) sığorta fondunun yaradılmasını, habelə onların təkcə öz arxivlərində deyil, həm də vaxtında dövlət saxlanmasına verilməsini təmin edirlər. tabeliyində olan qurumlarda da. İdarə arxivində sənədlərlə bütün işlər və işgüzar işlər Federal Arxiv Agentliyi (bundan sonra Rosarkhiv) tərəfindən müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir.
İdarə arxivləri 5 növə bölünür: Vaqanov, F.M. İdarə arxivlərinin işinin əsas qaydaları / F.M. Vaqanov, V.A. İlyicheva // http:// www.consultant.ru/online/base/:
Nazirliyin və ya idarənin mərkəzi sənaye arxivində ərazi yerləşdiyi yerdən asılı olmayaraq, tabeliyində olan bütün səviyyələrdə olan sənaye təşkilatlarının sənədləri saxlanılır;
Nazirliyin və ya univermağın mərkəzi arxivində, bir qayda olaraq, nazirliyin mərkəzi aparatının və bilavasitə tabeliyində olan təşkilatların (nazirlik, sənaye elmi-tədqiqat institutu və s.) sənədləri;
Birləşmiş İdarə Arxivində tabeliyinə görə və ya fəaliyyət profilinə görə oxşar təşkilatların (tibb və təsərrüfat təşkilatları) sənədləri saxlanılır;
Vahid idarələrarası arxiv bir neçə sənaye və sistem təşkilatlarının sənədlərini saxlayır (çox vaxt sənədlərin saxlanması üçün ərazilərdə yaradılır);
Müəssisə, təşkilat və ya müəssisənin arxivində yalnız bir təşkilatın sənədləri saxlanılır (idarə arxivinin ən geniş yayılmış növü).
Hazırda federal səviyyədə 11 idarə arxivi var:
Rusiya Federasiyasının "hüquq-mühafizə" idarələrinin ən vacib arxivləri:
§ Rusiya Federasiyası Müdafiə Nazirliyinin Mərkəzi Arxivi (TsAMO).
§ 1941-1945-ci illər Böyük Vətən Müharibəsi Mərkəzi Muzeyi. Poklonnaya təpəsində.
§ Rusiya Federasiyası Müdafiə Nazirliyinin Hərbi Tibb Muzeyində hərbi tibbi sənədlərin arxivi.
§ Rusiya Federasiyası Müdafiə Nazirliyinin Mərkəzi Dəniz Arxivi (CVMA).
§ Rusiya Federasiyası Müdafiə Nazirliyinin Mərkəzi Dəniz Arxivinin filialı.
§ Rusiya Federal Təhlükəsizlik Xidmətinin Mərkəzi Sərhəd Arxivi (Rusiya FSB CPA).
§ Rusiya Federal Təhlükəsizlik Xidmətinin Mərkəzi Arxivi (CA FSB).
§ Rusiya Daxili İşlər Nazirliyinin Baş İnformasiya Mərkəzi (GIC MVD).
§ Rusiya Daxili İşlər Nazirliyinin Daxili Qoşunlarının Mərkəzi Arxivi (CAVV).
§ Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarında vətəndaşlıq qeydiyyatı orqanlarının (ZAGS) arxivləri.
§ Dəmir yolu arxivləri (rayon dəmir yolu idarələri üçün).
Hazırda rayon səviyyəsində 30-a yaxın idarə arxivi fəaliyyət göstərir.
İdarə arxivinin əsas funksiyaları Vaqanov, F.M. İdarə arxivlərinin işinin əsas qaydaları / F.M. Vaqanov, V.A. Ilyicheva //http://www.consultant.ru/online/base/:
1. Təşkilatın struktur bölmələrinin, habelə arxiv əldə etmə mənbələri olan digər təşkilatların sənədlərini bu Qaydalarla müəyyən edilmiş qaydada saxlanmağa qəbul edir. Dövlət arxiv xidmətinin müvafiq qurumu ilə razılaşdırmaqla şəxsi mənşəli sənədləri dövlət saxlanmasına verilənədək qəbul edib saxlaya bilər.
Sənədlərin əldə edilməsi və uçotu qaydasını təmin etmək məqsədi ilə mərkəzi (mərkəzi sahə) və müştərək idarə və ya idarələrarası arxivlər təşkilatların - əldə etmə mənbələrinin siyahılarını tərtib edir və aparır. Təşkilatın mərkəzi ekspert komissiyası (MSK) və ya ekspert komissiyası (EK) tərəfindən təsdiq edilmiş və müvafiq arxiv müəssisəsinin ekspert yoxlama komissiyası (EPK) ilə razılaşdırılmış siyahı təşkilatın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir.
2. Arxivə qəbul edilmiş işlərin və sənədlərin mühafizəsini nəzərə alır və təmin edir.
3. Arxivə qəbul edilmiş işlərin və sənədlərin maliyyələşdirilməsini təmin edir.
4. Arxivdə saxlanılan sənədlər üçün onun dövlət arxivinə təhvil verilmiş sənədlər üzrə elmi arayış aparatı ilə davamlılığını nəzərə alaraq elmi arayış aparatını (EİA) tərtib edir.
5. Arxivdə saxlanılan sənədlərin dəyərinin ekspertizasını aparır, saxlanmalı olan işlərin icmal inventarlarının illik bölmələrini hər il təşkilatın Mərkəzi İcraiyyə Komitəsinə (İK) baxılmaq üçün təqdim edir və istifadə müddəti bitdiyinə görə məhv edilməsi üçün ayrılmış işlər üzrə aktlar aparır. onların saxlanma müddətləri; təşkilatın Mərkəzi İcraiyyə Komitəsinin (İK) işində iştirak edir; təşkilatın işində sənədlərin dəyərinin ekspertizasının aparılmasına metodiki köməklik göstərir.
6. Rusiya Federasiyasının Dövlət Fondunun dövlət saxlama sənədlərinə və Rusiya Federasiyası Dövlət Fondunun xüsusilə qiymətli sənədlərinin surətlərinin sığorta fonduna köçürmələri hazırlayır və bu Qaydalarla müəyyən edilmiş qaydada həyata keçirir. Bu məqsədlər üçün:
Daimi saxlama işlərinin icmal inventarlarının illik bölmələrinin illik tərtibini və təşkilatın Mərkəzi İcraiyyə Komitəsinə (İK) və müvafiq arxiv müəssisəsinin EPK-na baxılması üçün təqdim edilməsini həyata keçirir və ya təşkil edir;
Müvafiq dövlət arxivi ilə razılaşdırmaqla, xüsusilə qiymətli sənədləri müəyyən edib uçota alır, həmin sənədlərin surətlərinin sığorta fondunun yaradılmasını və saxlanılmasını təşkil edir, həmin nüsxələrin uçotunu aparır;
İşlərin nomenklaturasına uyğun açılmış, lakin vaxtında idarə arxivinə daxil olmayan işlərin axtarışında təşkilatın uçotunun aparılması xidmətinə (idarə, katiblik) metodiki və praktiki köməklik göstərir.
7. Rusiya Federasiyasının Mərkəzi Statistika İdarəsi tərəfindən təsdiq edilmiş formalara uyğun olaraq hər il arxivdə saxlanılan vəsaitlərin tərkibi və həcmi barədə müvafiq dövlət arxivinə məlumat təqdim edir.
8. Arxivdə saxlanılan sənədlərdən istifadə edir:
arxiv sənədlərinin tərkibi və məzmunu barədə təşkilatın rəhbərliyinə və işçilərinə məlumat verir və təşkilatın rəhbərliyi adından sənədləri müəyyən edir;
Müvəqqəti istifadə, habelə elmi işçilər tərəfindən oxu zalında işləmək üçün maraqlı təşkilatlara müəyyən edilmiş qaydada sənədlər və ya sənədlərin surətlərini verir;
Rusiya Federasiyası vətəndaşlarının sosial-hüquqi xarakterli məsələlərlə bağlı müraciətlərini və müraciətlərini yerinə yetirir, sənədlərin surətlərini və arxiv məlumatlarını müəyyən edilmiş qaydada verir, təşkilatlara və şəxslərə arxiv məlumatlarının aparılması üçün zəruri olan sənədlərin yerləşdiyi yer barədə məsləhətlər verir;
Arxivdə saxlanılan sənədlərdən istifadənin uçotunu aparır.
9. Təşkilatın uçot aparatında işlərin (mərkəzi, mərkəzi sahə, birləşmiş idarə və ya idarələrarası arxivlər də daxilolma mənbələrindən olan təşkilatlarda və müvafiq tabeliyində olan təşkilatlarda yoxlamalar aparır) saxlanmasını, formalaşdırılması və uçotunun düzgünlüyünü yoxlayır.
10. Arxiv işi üzrə normativ-metodiki sənədlərin (təlimatlar, tövsiyələr, əsasnamələr və s.) işlənib hazırlanmasında və işgüzar işdə sənədlərin təşkilində iştirak edir.
11. Təşkilatın (mərkəzi, (mərkəzi sektoral), birləşmiş idarə və ya idarələrarası arxivlər təşkilatların - əldə etmə mənbələrinin və müvafiq tabeliyində olan təşkilatların əməkdaşları üçün analoji tədbirlər keçirən) arxiv və uçotun aparılması xidmətlərinin işçilərinin ixtisaslarının artırılması üzrə tədbirlərdə iştirak edir. .
12. Mərkəzi (mərkəzi sənaye) arxivi sənaye (sistem) üzrə təşkilatlarda arxiv işinə idarə nəzarətinin təşkilində və həyata keçirilməsində və sənədlərin işinin təşkilində iştirak edir; sənayedə (sistemdə) arxiv işinin və uçotun aparılmasının təkmilləşdirilməsi ilə bağlı nazirliyin (idarənin) rəhbərliyinə təkliflər verir.
13. İdarə arxivinə öz funksiyalarını yerinə yetirmək üçün aşağıdakı hüquqlar verilir:
Arxivin səlahiyyətlərinə aid olan məsələlərlə bağlı qurumun struktur bölmələrinə və aidiyyəti tabeli təşkilatların arxivinə müəyyən edilmiş qaydada göstərişlər vermək;
Arxivin fəaliyyəti üçün zəruri olan məlumatları qurumun struktur bölmələrindən və aidiyyəti tabeli təşkilatların arxivindən tələb etmək.
Funksiyalardakı bütün bu xüsusiyyətlər dövlət arxiv xidmətinin müvafiq qurumu ilə razılaşdırılmaqla təşkilatın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilən konkret arxiv haqqında fərdi əsasnamədə öz əksini tapmalıdır.
İdarə arxivinin işi arxiv haqqında əsasnaməyə uyğun təşkil edilir: onun əldə edilməsi mənbələri; saxlanmaq üçün qəbul edilmiş sənədlərin tərkibi; arxivin vəzifə və funksiyalarını və onların həyata keçirilməsi üçün zəruri olan hüquqlarını.
Şöbə arxivinin əsas vəzifələri bunlardır:
Sənədlərlə arxivin tərtib edilməsi;
Arxivdə saxlanılan sənədlərin təhlükəsizliyini, uçotunu, emal keyfiyyətini, seçilməsi və istifadəsini, habelə sənədlərin dövlət saxlanmasına hazırlanmasını və təhvil verilməsini təmin etmək;
Metodiki rəhbərliyin həyata keçirilməsi və işgüzar işdə sənədlərin təşkili vəziyyətinin yoxlanılması.
Belə ki, sənədlərin idarə saxlanması: sənədlərin normativ sənədlərlə müəyyən edilmiş müddətdə dövlət və bələdiyyə təşkilatları tərəfindən həyata keçirilən idarə arxivlərində saxlanılması.
Dövlət və bələdiyyə arxivlərinin yüksək keyfiyyətli əldə edilməsi birbaşa idarə saxlama mərhələsində sənədlərin təhlükəsizliyindən asılıdır. Arxiv müəssisələrinin işçilərinin təşkilat, idarə və müəssisələrlə təşkilati, metodiki və praktiki işinin son məqsədi dövlət saxlanmasına daxil olan sənədlərin kəmiyyət və keyfiyyətidir. Qanunla müəyyən edilmiş müddətdə müvəqqəti olaraq dövlət və ya bələdiyyə saxlanmasına qəbul edilməli olan sənədlər Alekseev, E.V. Arxivşünaslıq: dərslik / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva, E.M. Burova. - M.: Akademiya, 2009. - S. 34..
Müəssisələr fəaliyyətləri zamanı çoxlu sayda sənədlər qəbul edir və yaradırlar. Cari məsələlərin həlli üçün əməliyyat fəaliyyətində istifadə edildikdən sonra sənədin məlumatların toplanması və saxlanması kimi funksiyası birinci yerə çıxır. Sənədlər retrospektiv məlumatların qoruyucularına çevrilir, ehtiyac müəyyən müddətdən sonra yenidən yarana bilər, yəni. onlar qurumun yaddaşı kimi çıxış edirlər.
Sənədlərin işlərə bölünməsi qaydasını müəyyən edən xüsusi təsnifat kataloqu Kirsanovun işlərinin nomenklaturası, M.V. Müasir ofis işi / M.V. Kirsanova. - M.: İNFRA-M, 2003. - S. 184..
İşlərin nomenklaturası icra edilmiş sənədləri işlər üzrə qruplaşdırmaq, işlərin sistemləşdirilməsi və uçota alınması, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və sənədlərin axtarışı üçün istifadə olunur. Faylların nomenklaturası daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama inventarlarının tərtibi, habelə müvəqqəti (10 ilədək) saxlama yerlərinin uçotu üçün əsasdır.
İşlərin nomenklaturası federal icra hakimiyyəti orqanının sənəd fondunun formalaşdırılması üçün əsasdır. Federal icra hakimiyyəti orqanının sənəd fondu federal orqan tərəfindən yaradılan və digər dövlət orqanları, təşkilatlar və vətəndaşlarla qarşılıqlı əlaqə nəticəsində aldığı sənədlərdən ibarətdir.
Federal icra hakimiyyəti orqanının işinə dair təlimat işlərin nomenklaturasının hazırlanması, tərtibi, qeydiyyatı, əlaqələndirilməsi və təsdiq edilməsi qaydasını, habelə ofis (təqvim) ili ərzində işlərin nomenklaturasının aparılması qaydasını müəyyən edir.
Federal icra hakimiyyəti orqanında ofis işləri üçün Təlimatlarda aşağıdakıları təmin etmək tövsiyə olunur:
İşlərin nomenklaturası federal icra hakimiyyəti orqanı haqqında əsasnamənin, federal icra hakimiyyəti orqanının normativ hüquqi aktlarının, struktur bölmələr haqqında əsasnamənin və federal icra hakimiyyəti orqanının fəaliyyətini tənzimləyən digər sənədlərin və onun sənədləşdirilməsi qaydasının öyrənilməsi əsasında tərtib edilir. habelə əvvəlki illərin işlərinin nomenklaturaları və federal icra hakimiyyəti orqanının fəaliyyətində yaranan sənədlər;
Federal icra hakimiyyəti orqanı struktur bölmələrin işlərinin nomenklaturasını və federal icra hakimiyyəti orqanının işlərinin nomenklaturasını və ya ümumiləşdirilmiş iş nomenklaturasını tərtib edir;
Struktur bölmənin işlərinin nomenklaturası struktur bölmənin işinin aparılmasına cavabdeh olan işçi tərəfindən tərtib edilir, federal icra hakimiyyəti orqanının arxivi, Ofis işi Xidməti ilə razılaşdırılır, bölmənin rəhbəri tərəfindən imzalanır və idarəyə təqdim olunur. Ofis İşi Xidməti;
Yeni yaradılmış bölmə bir ay müddətində bölmənin işlərinin nomenklaturasını hazırlayır və federal icra hakimiyyəti orqanının İdarəetmə Xidmətinə təqdim edir;
Federal icra hakimiyyəti orqanının işlər nomenklaturası struktur bölmələrinin iş nomenklaturalarından İdarənin İdarəetmə Xidməti tərəfindən tərtib edilir;
Federal icra hakimiyyəti orqanının işlərinin siyahısının tərtibində metodik yardım federal icra hakimiyyəti orqanının arxivi və federal icra hakimiyyəti orqanının Mərkəzi Ekspert Komissiyası tərəfindən həyata keçirilir;
Hər 5 ildə bir dəfə federal icra hakimiyyəti orqanının işlərinin siyahısı federal icra hakimiyyətinin fəaliyyəti zamanı Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondundan sənədlərin daxil olduğu federal dövlət arxivinin ekspert yoxlama komissiyası ilə razılaşdırılır. cəsəd daimi saxlama üçün verilir;
Sənədlərin İdarə Edilməsi Xidmətinin rəhbəri tərəfindən imzalanan federal icra hakimiyyəti orqanının işlərinin nomenklaturası federal icra hakimiyyəti orqanının mərkəzi ekspert komissiyası tərəfindən təsdiq edildikdən sonra federal icra hakimiyyəti orqanının rəhbəri tərəfindən federal icra hakimiyyəti orqanının işlərinin başa çatmasından gec olmayaraq təsdiq edilir. cari il və növbəti il yanvarın 1-dən qüvvəyə minir;
Federal icra hakimiyyəti orqanının funksiyalarında və strukturunda dəyişiklik olduqda, işlərin nomenklaturası yenidən baxılmalı və federal dövlət arxivinin ekspert yoxlama komissiyası ilə razılaşdırılmalıdır;
Faylların nomenklaturası ən azı dörd nüsxədə hazırlanır: 1-ci nüsxə daimi saxlama sənədi kimi Qeydlərin İdarə Olunması Xidmətinin faylında yerləşdirilir, 2-cisi İşçi nüsxə kimi Sənədlərin İdarə Olunması Xidmətində, 3-cü nüsxəsi İşçi nüsxə kimi istifadə olunur. federal icra hakimiyyəti orqanının arxivində, 4-cü - sənədlərin nomenklaturasının razılaşdırıldığı federal dövlət arxivində. İşlərin nomenklaturasının işçi nüsxəsi Federal İcra Hakimiyyəti orqanının Aparatında elektron formada saxlanıla bilər, federal icra hakimiyyəti orqanlarında iş üçün təlimatların hazırlanması üçün metodiki tövsiyələr: Federal Arxivin 23 dekabr tarixli əmri. , 2009 № 76 // [sənəd dərc edilməmişdir]..
Federal icra hakimiyyəti orqanının ofis işi üçün təlimatlar aşağıdakıları nəzərdə tutur: işlərin nomenklaturasının tərtibi qaydası, xüsusən də işlərin birləşdirilmiş nomenklaturasında bölmələrin yerləşdirilməsi qaydası, işlərin indeksləşdirilməsi qaydaları, işlərin başlıqlarının tərtib edilməsi və işlərin nomenklaturasının bölmələrində onların yerləşdirilməsi ardıcıllığı, sənədlərin və işlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi qaydası, iş ili ərzində işlərin nomenklaturasının tənzimlənməsi qaydası (işlərin adlarının dəqiqləşdirilməsi, tərtib edilərkən nəzərdə tutulmayan işlərin başlıqlarının daxil edilməsi); işlərin nomenklaturası, saxlama vahidlərinin sayı və müddətləri haqqında məlumatların (cildlərin, işin hissələrinin) daxil edilməsi, “Qeyd” qrafasında qeydlərin aparılması və s. il ərzində federal icra hakimiyyəti orqanının ofis işi.
Ofis İdarəetmə Təlimatlarının bu bölməsində sənədlərin saxlanma müddətlərini müəyyən etmək üçün federal icra hakimiyyəti orqanında saxlama müddəti olan sənədlərin hansı siyahılarının (standart idarəetmə sənədlərinin siyahısı, şöbə siyahısı) istifadə edildiyi barədə məlumatlar var. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 iyun 2009-cu il tarixli 477 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar iş Qaydalarının 26-cı bəndinin b yarımbəndinə uyğun olaraq federal icra hakimiyyəti orqanları orqanlar: Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 iyun 2009-cu il tarixli 477 nömrəli qərarı // Rusiya Federasiyasının qanunvericilik toplusu. - 2009. - No 25. - Art. 3060. arxiv işi sahəsində federal icra hakimiyyəti orqanı ilə razılaşdırmaqla federal icra hakimiyyəti orqanının və onun tabeliyində olan təşkilatların fəaliyyətində formalaşan sənədlərin siyahısını hazırlayır və təsdiq edir.
İşlər işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq, habelə sənədlərin sistemləşdirilməsi və onların daimi, müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama işlərinə, o cümlədən şəxsi heyət üzrə işlərə və müvəqqəti ( 10 ilədək) hallar daxil olmaqla) saxlama.
İşlərin formalaşdırılması prinsipi (mərkəzləşdirilmiş - Qeydlərin İdarə Olunması Xidmətində və ya mərkəzləşdirilməmiş - federal icra hakimiyyəti orqanının struktur bölmələrində);
Faylların cari saxlanma yeri (Kartika İdarəetmə Xidməti və / və ya federal icra hakimiyyəti orqanının struktur bölmələri);
federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinin metodoloji funksiyası və zəruri hallarda işlərin formalaşdırılması məsələlərində müvafiq federal arxiv;
İcraçının doldurulmuş sənədi fayla köçürməsi üçün son tarix (sənədin fayla köçürülməsi üçün son tarix federal icra hakimiyyəti orqanı tərəfindən müəyyən edilir, lakin 10 gündən çox olmamalıdır);
federal icra hakimiyyəti orqanının struktur bölmələrində işlərin formalaşdırılmasında iştirak edən işçilər;
Sənədin saxlanma yerini müəyyən edən işçilər (işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq icra edilmiş sənəd (sənədlər toplusu) verilməli olan iş indeksi);
federal icra hakimiyyəti orqanının struktur bölmələrində faylların saxlanması şərtləri;
İşlərin qeydə alınması qaydası;
Müvəqqəti istifadə üçün işlərin verilməsi qaydası;
Sənədlərin işdən çıxarılması qaydası;
Federal icra hakimiyyəti orqanının struktur bölmələrində işlərin düzgün formalaşmasına nəzarət edən, işlərin mövcudluğunu və vəziyyətini yoxlayan bölmələr (kargüzarlığın idarə edilməsi xidməti, federal icra hakimiyyəti orqanının arxivi). : Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 iyun 2009-cu il tarixli qərarı. № 477 // Rusiya Federasiyasının qanunvericilik toplusu. - 2009. - No 25. - Art. 3060..
İdarəetmə Təlimatları federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə təhvil verilməsi və məhv edilməsi üçün işlərin hazırlanması üçün federal icra hakimiyyəti orqanında görülən işlərin kompleksini açıqlayır.
Sənədlərin dəyərinin ekspertizasını təşkil etmək və aparmaq üçün federal icra hakimiyyəti orqanında daimi fəaliyyət göstərən mərkəzi ekspert komissiyası, lazım olduqda isə müvafiq olaraq İdarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilmiş müddəalar əsasında fəaliyyət göstərən struktur bölmələrində ekspert komissiyaları yaradılır. federal icra hakimiyyəti orqanı və ya struktur bölmənin rəhbəri;
Daimi və müvəqqəti saxlama sənədlərinin dəyərinin ekspertizası hər il federal icra hakimiyyəti orqanının struktur bölmələrində arxivin metodiki rəhbərliyi altında mərkəzi ekspert komissiyası (ekspert komissiyası) ilə birlikdə sənədlərin aparılmasına cavabdeh olan işçilər tərəfindən aparılır;
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması zamanı federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə təhvil verilməsi üçün daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama halları seçilir; müvəqqəti saxlama müddəti (10 ilədək) olan və “zərurət yaranana qədər” qeydi olan işlərin sonradan struktur bölmələrdə saxlanılması şərti ilə seçilməsi, habelə saxlama müddəti başa çatmış əvvəlki illərin fayllarının məhv edilməsi üçün ayrılması;
Daimi saxlama üçün sənədlərin seçilməsi Rusiya Federasiyasının qanunvericilik və digər normativ hüquqi aktları, onların saxlanma müddətlərini göstərən sənədlərin siyahıları və federal icra hakimiyyəti orqanının işlərinin siyahısı əsasında həyata keçirilir;
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılmasının nəticələrinə əsasən daimi, müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama inventarları və şəxsi işlərin siyahısı, habelə işlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktlar tərtib edilir;
İş ilinin sonunda və sənədlərin dəyərinin yoxlanılmasının nəticələrinə əsasən, federal icra hakimiyyəti orqanının sənədləri işlərin qeydiyyatı və arxiv saxlanmasına təhvil verilməsi üçün işlərin hazırlanması qaydalarına uyğun olaraq qeydiyyata alınır;
İşlərin qeydiyyatı Federal icra hakimiyyəti orqanının struktur bölmələrində, Federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinin nəzarəti altında və metodik yardımla, Sənədlərin İdarə Edilməsi Xidmətinin işçiləri və sənədlərin aparılmasına cavabdeh olan işçilər tərəfindən həyata keçirilir;
Daimi və müvəqqəti (10 ildən artıq) saxlama halları, o cümlədən şəxsi işlər, müvəqqəti (10 ilədək) işlərə qismən qeydiyyata alınır;
İşin tam rəsmiləşdirilməsinə aşağıdakılar daxildir: işin üz qabığının rekvizitlərinin müəyyən edilmiş formada rəsmiləşdirilməsi; iş üzrə vərəqlərin nömrələnməsi və iş üzrə sübutlar vərəqəsinin tərtib edilməsi; zəruri hallarda iş sənədlərinin daxili inventarının tərtib edilməsi; faylın verilməsi və bağlanması; işin üz qabığının təfərrüatlarına lazımi dəqiqləşdirmələrin daxil edilməsi.
Qeydlərin idarə edilməsinə dair Təlimat işlərin federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə verilməsi qaydasını müəyyən edir, aşağıdakı şərtləri təmin edir:
Daimi, müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama işləri və kadr sənədləri federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə verilir;
Sənədlərin federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə təhvil verilməsi işlərin təsdiq edilmiş siyahılarına uyğun olaraq həyata keçirilir;
Daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama halları sənədlərin saxlanmaq üçün fayla yerləşdirildiyi ildən bir ildən gec olmayaraq və 3 ildən gec olmayaraq federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə verilir;
Müvəqqəti saxlama halları (10 ilədək), bir qayda olaraq, federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə verilmir (struktur bölmələrdə saxlanılır və saxlama müddəti bitdikdən sonra mühafizə orqanlarında məhv edilir. müəyyən edilmiş qaydada);
İşlərin federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinə təhvil verilməsi arxivlər tərəfindən tərtib edilmiş və struktur bölmələrinin rəhbərləri və Sənədlərin İdarə Edilməsi Xidməti ilə razılaşdırılmış cədvələ uyğun olaraq həyata keçirilir;
İşlərin qəbulu federal icra hakimiyyəti orqanının arxivinin əməkdaşı tərəfindən struktur bölmənin əməkdaşının iştirakı ilə, hər bir işin mövcudluğunu göstərən işlərin siyahısının iki nüsxəsi ilə həyata keçirilir (hər nüsxənin sonunda). siyahıda faktiki qəbul edilmiş işlərin sayı, işlərin qəbulu və təhvil verilmə tarixi, habelə federal arxiv işçisinin imzası, icra hakimiyyəti orqanı və işləri təhvil verən şəxs göstərilir;
Təqdim edilmiş sənədlərin iş və inventarları struktur bölmələrinin əməkdaşları tərəfindən arxivə təhvil verilmiş işlərin və inventarların sayı göstərilməklə müşayiət məktubu ilə arxivə təhvil verilir (sənədlərin daşınması və arxivə təhvil verilməsi zamanı onların təhlükəsizliyinə cavabdehlik mühafizə orqanının üzərinə düşür. sənədləri təhvil verən struktur bölmə) Federal orqanlarda işgüzarlıq qaydalarının təsdiq edilməsi haqqında: Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 iyun 2009-cu il tarixli 477 nömrəli qərarı // Rusiya Federasiyasının Qanunvericilik Toplusu. - 2009. - No 25. - Art. 3060..
Sənədlərin və faylların arxiv saxlanmasına təhvil verilməsi və məhv edilməsi üçün hazırlanmasına aşağıdakılar daxildir:
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması;
İşlərin qeydiyyatı;
onların dəyərinin yoxlanılmasının nəticələrinə əsasən işlərin inventarlarının tərtib edilməsi;
Saxlanma müddəti bitmiş sənədlərin və faylların məhv edilməsi üçün aktların tərtib edilməsi.
Sənədlərin dəyərinin araşdırılması müasir dövrdə arxiv elminin əsas istiqamətlərindən biridir.
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması dövlət saxlanması üçün sənədlərin seçilməsi və ya GOST R 51141-98-in qəbul edilmiş meyarlarına əsasən saxlama müddətlərinin müəyyən edilməsidir. Qeydlərin aparılması və arxivləşdirilməsi. Terminlər və təriflər - M.: 1998. - S. 5..
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması - sənədlərin saxlanma müddətini müəyyən etmək və dövlət saxlanması üçün seçmək üçün onların dəyər meyarlarına əsaslanaraq sənədlərin öyrənilməsi Alekseeva, E.V. Arxivşünaslıq / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva. - M.: Akademiya, 2009. - S. 87..
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması vəzifələri:
1. Dövlət (daimi) saxlanılması üçün idarə arxivlərindən dövlət arxivlərinə qədər ən qiymətli sənədlərin seçilməsi və konkret dövlət arxivi üçün sənədlərin profilinin müəyyən edilməsi.
2. İnformasiyanın müəyyən müddət ərzində istifadə oluna biləcəyi sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi. Müəyyən edilmiş saxlama müddətlərindən asılı olaraq bu cür sənədləri iki qrupa bölmək olar:
Uzunmüddətli saxlama üçün (məsələn, saxlama müddəti 75 il və ya işin açıldığı zaman şəxsin yaşı çıxılmaqla 75 il olan kadrlar haqqında sənədlər);
Müvəqqəti saxlama üçün.
3. İtirilmiş sənədlərin doldurulması yolu ilə arxiv fondunun tamlığının təmin edilməsi, bunu bircins qurumların, habelə yuxarı və ya aşağı qurumların fondlarından eyni sənədlərdən istifadə etməklə həyata keçirmək olar.
4. Saxlama üçün ən çox məlumatla zəngin sənədlərin seçilməsi.
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması üç mərhələdə aparılır: işgüzar işdə, idarə və dövlət arxivlərində.
Ofis işində sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi problemi işlərin siyahısını tərtib edərkən artıq həll olunur, yəni. iş hələ "doğulmadıqda".
İdarə arxivində işlər daimi saxlanmaq üçün sənəd fondundan ayrılaraq dövlət arxivinə təhvil verilir.
Əgər qurumun hüquqi cəhətdən müstəqil struktur bölmələri varsa, o zaman qiymətli sənədlərdən bir neçə arxiv fondu formalaşır.
Bundan əlavə, saxlama müddəti başa çatmış müvəqqəti saxlama sənədləri məhv edilmək üçün seçilir. Bu halda, saxlama müddəti 75 il olan sənədlərə (kadrlar üçün) xüsusi diqqət yetirilməlidir, çünki onların hər birinin arxasında bir insanın taleyi dayanır. Bütün bu mühüm vəzifələr elmi olaraq mərkəzi ekspert komissiyası (MSK) və ya sadəcə olaraq ekspert komissiyası (EK) adlandırıla bilən komissiya ilə birlikdə həll edilir.
Dövlət arxivində, birincisi, idarə arxivlərinin ekspert orqanlarının qərarlarını yoxlayır və təsdiq edir, ikincisi, sənədlərin dəyərinin məqsədyönlü kompleks ekspertizasını və ya sənədlərin səpələnməsinin təhlilini aparırlar.
Məqsədli lazımi araşdırma eyni anda bir neçə fondda təkrarlanmanı müəyyən etmək üçün aparılan müayinədir:
Bir şöbəyə tabe olan ali müəssisə və qurumlar;
Eyni ərazidə fəaliyyət göstərən homojen müəssisələr (eyni rayondakı məktəblər);
Ailə və ya şəxsi münasibətləri ilə əlaqəli şəxslər.
Bu cür kompleks yanaşma yalnız müxtəlif qurumlardan yüzlərlə, minlərlə vəsait daxil olan dövlət arxivində həyata keçirilə bilər.
Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması nəticəsində iki iş qrupu fərqləndirilir:
Daimi və uzunmüddətli (75 il) saxlama halları;
Məhv üçün nəzərdə tutulmuş hallar.
Məhv edilməli olan fayllar üçün akt tərtib edilir; Daimi və uzunmüddətli saxlama halları sonradan inventarizasiyaya daxil edilir.
Aktlar və inventarlar baxılmaq üçün müvafiq ekspert komissiyasına və ya ekspert yoxlama komissiyasına və ya mərkəzi ekspert yoxlama komissiyasına (MSKK) təqdim edilir.
Əsasnaməyə uyğun olaraq, CEPC-nin əsas vəzifələri:
Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondunun formalaşması konsepsiyasının, prinsiplərinin və meyarlarının, Rusiya Federasiyasının Arxiv Fonduna aid sənədlərin tərkibinin müəyyən edilməsi;
Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondunun tərkibinin formalaşması və optimallaşdırılması məsələlərinin nəzərdən keçirilməsi;
arxiv sənədlərinin dəyərinin ekspertizası və onlarla dövlət və bələdiyyə arxivlərinin əldə edilməsinin elmi-metodiki və praktiki məsələlərinə baxılması və qərarların qəbul edilməsi;
Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının arxiv işi, federal dövlət arxivləri, mərkəzi ekspert komissiyaları və federal hökumət orqanlarının ekspert komissiyaları sahəsində səlahiyyətli icra hakimiyyəti orqanlarının ekspert yoxlama komissiyalarının (EPK) fəaliyyətinə elmi və metodiki rəhbərliyin həyata keçirilməsi; təşkilatlar.”
Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının arxiv işləri sahəsində səlahiyyətli icra hakimiyyəti orqanlarında ekspert yoxlama komissiyaları (EPK) yaradılır.
EPA Tver vilayətinin Arxiv İdarəsində yaradılıb və fəaliyyət göstərir. Komissiyanın iclasları, bir qayda olaraq, ayda bir dəfə keçirilir. İclaslarda daimi saxlancların və şəxsi işlərin inventarlarının illik bölmələrinə, işlərin nomenklaturasına, arxivlər haqqında əsasnamələrə, ekspert komissiyaları haqqında əsasnamələrə, müəssisələrin uçotunun aparılmasına dair təlimatlara və digər məsələlərə baxılır.
Müəssisə, təşkilat və müəssisələrdə ekspert komissiyaları (EK) yaradılmalıdır. EK haqqında Əsasnamə, Rosarxiv şəhərinin 19 yanvar 1995-ci il tarixli 2 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş qurumun, təşkilatın, müəssisənin daimi ekspert komissiyası haqqında təxmini əsasnamə əsasında hazırlanmışdır. qurum, təşkilat, müəssisə: Rosarxivin 19 yanvar 1995-ci il tarixli 2 nömrəli əmri // [sənəd dərc edilməmişdir].. AK qurum rəhbərinin əmri ilə yaradılır. Komissiyaya ixtisaslı mütəxəssislər (ən azı 3-5 nəfər) daxildir. Tipik olaraq, EK-yə ofis işçiləri və qurumun arxivinin rəhbəri, qurumun əsas fəaliyyəti üzrə mütəxəssislər, iqtisadçı və ya mühasibat işçisi daxildir. AK-nin işinə nəzarət etmək və metodiki köməklik göstərmək üçün AK-nin tərkibinə arxiv qurumunun nümayəndəsi də daxil edilə bilər.
Ekspert komissiyasının vəzifələri təşkilatların arxivlərinin işinin əsas qaydalarıdır. - M.: Rosarkhiv, 2002. - S. 5.:
İşlərin nomenklaturası tərtib edilərkən və işlərin formalaşdırılması zamanı işgüzarlıq mərhələsində sənədlərin dəyərinin ekspertizasının təşkili və aparılması;
Sənədlərin arxiv saxlanmasına hazırlanma mərhələsində onların dəyərinin ekspertizasının təşkili və aparılması;
Sənədlərin seçilməsi və dövlət saxlanmasına hazırlanmasının təşkili və aparılması.
Ekspert komissiyalarının əsas funksiyaları bunlardır:
Müəssisə sənədlərinin sonrakı saxlanması və məhv edilməsi üçün hər il seçilməsi üzrə işlərin aparılması və arxiv xidmətləri ilə birlikdə işləri təşkil edir və həyata keçirir;
Müəssisə sənədlərinin dəyərinin qiymətləndirilməsi və arxiv saxlanmasına hazırlanması, işlərin nomenklaturasının işlənib hazırlanması işinə metodiki rəhbərlik edir;
Yuxarıda göstərilən məsələlər üzrə normativ-metodiki sənədlərin layihələrinə ekspertiza qiymət verir; sənəd dövriyyəsi və arxivşünaslıq məsələləri üzrə qurumun mütəxəssislərinə yardım və metodiki köməklik göstərir;
Dövlət arxivinin ƏMTQ-ni, idarəetmənin və xüsusi sənədlərin daimi saxlanması inventarını, elmi və elmi-tədqiqat xarakterli problemlərin, mövzuların siyahılarını nəzərdən keçirir, təsdiq edilməsi haqqında qərarlar qəbul edir və təsdiqinə təqdim edir. texniki sənədlər dövlət saxlanmasına verilməlidir, saxlama müddəti bitmiş sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktlar;
Dövlət arxivinin ƏMTQ-ni, sonra isə müəssisənin rəhbərinin təsdiqinə - müəssisənin işlərinin icmal nomenklaturasını, şəxsi heyətin inventarını, sənədlərin itirilməsi və ya bərpası mümkün olmayan zədələnməsi aktlarını nəzərdən keçirir, təsdiq edilməsi haqqında qərarlar qəbul edir və təsdiqə təqdim edir. daimi saxlama; dövlət arxivinin ƏMTQ-nə baxır, təsdiq edilməsi haqqında qərarlar qəbul edir və baxılmaq üçün təqdim edir - siyahı ilə müəyyən edilmiş sənədlərin kateqoriyaları üzrə saxlama müddətlərinin dəyişdirilməsi, siyahıda nəzərdə tutulmayan sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi barədə təkliflər verir;
Saxlanma müddəti 10 il və daha çox olan sənədlər istisna olmaqla, saxlama müddəti bitmiş sənədlərə EPC nişanı üzrə, sənədlərə baxır, təsdiq edilməsi haqqında qərarlar qəbul edir və təsdiq üçün qurumun rəhbərinə təqdim edir. 1945-ci il daxil olmaqla, dövlət arxivinin EPC tərəfindən baxılan, kadr sənədlərinin itirilməsi və ya düzəldilməz zədələnməsi haqqında aktlar;
Ofis idarəçiliyi və kadr xidmətləri ilə birlikdə qurumun əməkdaşlarına sənədlərlə işləmək məsələləri üzrə məsləhətlər verir, onların işgüzar bacarıqlarının artırılması istiqamətində tədbirlərdə iştirak edir.
Qalan ekspert komissiyaları eyni əsas vəzifə və funksiyalara əsaslanaraq, əhəmiyyətindən asılı olaraq, əsasən nəzarət və idarəetmə funksiyaları vasitəsilə səlahiyyətlərini genişləndirirlər.
Rosarkhiv, ən yüksək arxiv orqanı olaraq, Rusiya Federasiyası daxilində sənədlərin elmi və praktiki dəyərinin ekspertizasını təşkil edir və onları Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondunun bir hissəsi kimi ölkənin arxivlərində daimi saxlama üçün seçir Alekseeva, E.V. Arxivşünaslıq: dərslik / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva. - M.: Akademiya, 2009. - S. 101..
Ekspert komissiyalarının fəaliyyəti nəticəsində aşağıdakı sənədlər tərtib edilir:
Onların iclaslarının protokolları;
Daimi saxlama fayllarının inventarlaşdırılması;
Müvəqqəti saxlama hallarının inventarlaşdırılması;
Saxlanmaya tabe olmayan faylların məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktlar.
Ekspert komissiyalarının fəaliyyəti sənədlərin standart və şöbə siyahılarına - onların saxlanma müddətlərinə dair normativ təlimatları ehtiva edən sənədlərin növlərinin və kateqoriyalarının sistemləşdirilmiş siyahılarına əsaslanır.
Beləliklə, idarə arxivləri mövcud idarə, təşkilat və müəssisələrin sosial əhəmiyyətli məlumatlarını ehtiva edən sənədləri saxladıqları üçün arxiv sisteminin mühüm tərkib hissəsidir. Müvəqqəti saxlama müddəti başa çatdıqdan sonra bu sənədlər dövlət və ya bələdiyyə anbarına verilir. Daimi saxlanmaya köçürülmənin vacib mərhələsi ekspert komissiyaları tərəfindən aparılan sənədlərin dəyərinin yoxlanılmasıdır.
Fəslin yekununda qeyd etmək lazımdır ki, arxiv işi dövlət orqanlarının, yerli özünüidarəetmə orqanlarının, təşkilatların və vətəndaşların sənədlərin saxlanması, əldə edilməsi, uçotu və istifadəsinin təşkili sahəsində fəaliyyəti kimi tarixi təcrübədən istifadə etmək imkanı verir. əsaslandırılmış idarəetmə qərarları qəbul etmək, siyasi, iqtisadi, sosial və digər prioritetləri müəyyən etmək, cəmiyyətin və dövlətin inkişafı üzrə proqnoz və proqramların formalaşdırılması.
Rusiya Federasiyasının arxiv sistemi, əslində, xalqın mədəni irsinin bir hissəsi olan arxivlərin bütövlüyünü və təhlükəsizliyini təmin etmək üçün nəzərdə tutulmuş arxiv müəssisələri və arxiv qanunvericiliyi şəbəkəsindən ibarətdir.
Rusiya Federasiyasının arxiv fondu tarixi, elmi, sosial, iqtisadi, siyasi və ya mədəni əhəmiyyəti olan, ölkə xalqlarının maddi və mənəvi həyatını əks etdirən və tarixi və mədəni irsin ayrılmaz hissəsi olan sənədlər toplusudur. Rusiya Federasiyası xalqlarının.
İdarə arxivləri arxiv sisteminin mühüm tərkib hissəsidir, çünki onlarda mövcud idarə, təşkilat və müəssisələrin sosial əhəmiyyətli məlumatları olan sənədlər saxlanılır. Müvəqqəti saxlama müddəti başa çatdıqdan sonra bu sənədlər dövlət və ya bələdiyyə anbarına verilir. Daimi saxlanmaya köçürülmənin vacib mərhələsi ekspert komissiyaları tərəfindən aparılan sənədlərin dəyərinin yoxlanılmasıdır.
İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi, Rusiya Federasiyasında sənədlər üçün arxiv saxlama sisteminin təşkili məsələləri mövcud hüquqi və metodoloji sənədlərlə tənzimlənir, bunlardan ən vacibləri Rusiya Federasiyasının Konstitusiyası, Federal Qanunlar, Nümunəvi Təlimatlar və Qaydalar, GOST-lardır.