Trenutna stranica: 1 (knjiga ima ukupno 15 stranica) [dostupan odlomak za čitanje: 10 stranica]
Julija Morgenstern
Upravljanje vremenom. Umijeće planiranja i upravljanja svojim vremenom i životom
Ova knjiga posvećena je sjećanju na mog svekra, Gerarda Colona, čija će me bezgranična ljubav i dobrota uvijek inspirirati i pomoći mi da nađem vrijeme za ljude koje volim.
© Julie Morgenstern, 2000.
© Izdanje na ruskom, prijevod na ruski. DOO Izdavačka kuća "Dobra knjiga", 2009
Uvod
Mogućnosti i moć upravljanja vremenom
Nisam uvijek bio organizirana osoba. Cijeli život borim se s kaosom, neredom i vlastitom neorganiziranošću, a prekretnicu sam doživjela kad mi se rodila kći. Kad je imala tri tjedna, jednog lijepog ljetnog dana probudila se i shvatio sam da je sada pravi trenutak da je izvedem u prvu šetnju u životu. Nažalost, trebalo mi je dva i pol sata da skupim sve što mi treba: dekice, bočice, dudice, pelene, zvečke, odjeću... gdje je sve to bilo?! Kad sam bio spreman otići, ponovno je spavala. Propustio sam trenutak. Frustrirana i razočarana, pogledala sam svoju kćer kako spava u kolijevci i shvatila da ako se ne saberem i priberem, ovo dijete nikada neće vidjeti sunca.
Tako sam, počevši od pelena, prebrodila kaos, s vremenom dovela u red svoj dom, ured i život. Istovremeno sam shvatio da samoorganiziranje nije nadnaravni dar, već vještina, umijeće koje se može naučiti. Samo sam prekasno došao do ovog uvjerenja: stalno sam bio uhvaćen u nemir stvari, umjesto da počnem s planiranjem. Shvatio sam da utrošivši malo vremena na preliminarnu analizu situacije i stvaranje strategije ponašanja, mogu izgraditi plan, razviti metodu koja se može primijeniti u svakoj situaciji.
Tri godine kasnije osnovao sam svoju tvrtku Majstori zadataka, usluga koja pomaže ljudima da postignu razinu samoorganizacije koja će im, nakon što je svladaju, omogućiti da žive produktivnije i više uživaju u životu. Moje osoblje i ja svake godine održavamo radionice i pružamo individualnu obuku o vještinama samoorganizacije i planiranja tisućama ljudi. Rad s ljudima različite dobi, zanimanja i načina života omogućio mi je da produbim razumijevanje procesa osobne samoorganizacije i koncentriram se na razvoj rješenja za svaku osobu pojedinačno, ovisno o njezinim individualnim karakteristikama. Godine 1998. urednik izdavačke kuće Henry Holt predložio mi je da napišem knjigu o svojim tehnologijama. Rezultat je bila moja prva knjiga, Samoorganizacija iznutra prema van ( ), koji je postao bestseler.
Četrnaest godina nakon nezaboravnog poraza u borbi s pelenama, imala sam priliku provjeriti dokle sam stigla u razvoju vlastite sposobnosti samoorganizacije. Manje od dva tjedna prije proslave važnog duhovnog događaja u životu moje kćeri, dobila sam poziv o kojem sanjaju svi autori knjiga – poziv za gostovanje u Oprah Winfrey Showu. Zamolili su me da hitno odletim do njih da im očistimo i uredimo urede i nekoliko kuća sudionika showa prije iduće tematske TV emisije... i sve to u narednih desetak dana!
Jesam li bio spreman juriti naprijed bez oklijevanja prema ovoj fantastičnoj prilici? Jesam li bio dovoljno organiziran da riješim sve odjednom? Naravno da! Sada sam bila puno pribranija i organiziranija, a većina stvari vezanih uz pripremu odmora za moju kćer bila je obavljena. Ono što još nije bilo učinjeno, dodala sam na listu obaveza i zapisala na papir, tako da mi je jedan pogled bio dovoljan da shvatim u kakvom je stanju priprema. Vještine planiranja i delegiranja su mi dobro došle - mogao sam odrediti prioritete zadataka i odlučiti što moji zaposlenici i prijatelji mogu učiniti za mene. Svi potrebni materijali i baza podataka bili su dobro strukturirani, tako da su mi sve informacije potrebne za organizaciju ova dva događaja bile na dohvat ruke. I u vrtlogu sljedeća dva tjedna, moj mi je organizator pomogao da se usredotočim na sve što moram učiniti i kamo moram ići. Ne kasnim s rasporedom.
Kofer je bio odmah spakiran, a ja sam se ukrcao na sljedeći avion za Chicago. Zgrabio sam priliku i uspio iskoristiti ovu neočekivanu podudarnost hitnih stvari i "sukoba prioriteta". Rezultat je bio jedan od najdivnijih i najispunjenijih tjedana u mom životu—slavljenje velikog duhovnog događaja u životu moje kćeri i željeno pojavljivanje u najpoznatijem televizijskom talk showu na svijetu. Ovo je moć upravljanja vremenom!
Biti organiziran, bilo da je to u vašem okruženju ili vašem vremenu, znači biti pripremljeni. To znači da se osjećate pribrano, imate kontrolu, spremni ste iskoristiti svaku dostupnu priliku i nositi se sa svim iznenađenjima koja vam život priredi. Živimo u složenom, brzom svijetu koji je prepun beskrajnih mogućnosti. Kada imate snažne vještine upravljanja vremenom, slavite život, uživate u životu, uživate u životu – umjesto da vas to obuzme i preplavi. Znate što odabrati. Osjećate se jasno i samopouzdano, spremni za svaki izazov koji vam život postavi.
Ako niste pročitali moju prvu knjigu Organiziranje iznutra prema van, savjetujem vam da to učinite. Zamišljena je kao udžbenik samoorganiziranja. Put od kaosa do reda najlakše ćete započeti organiziranjem prostora oko sebe, jer on je mnogo opipljiviji od vremena. Štoviše, nakon što ste organizirali prostor oko sebe, na raspolaganju imate mnogo više slobodnog vremena kojim možete raspolagati. (Istraživanja pokazuju da gubimo prosječno jedan do dva sata dnevno tražeći stvari ili materijale koji su nam potrebni u mapama i nesređenim hrpama papira, u ormarima i na policama.)
Kada svladate tehnike upravljanja vremenom o kojima se govori u ovoj knjizi, preuzet ćete kontrolu nad svojim životom. Osjećat ćete zadovoljstvo i zadovoljstvo kako provodite i živite svoje vrijeme. Moći ćete održati skladnu ravnotežu između posla, ljubavi, zabave i osobne slobode koja vas motivira na aktivnost, daje vam snagu, donosi vam radost i čini vaš život punim smisla. Naučit ćete slušati sebe, uspostaviti unutarnji sklad i dosljedno koristiti svoje vrijeme na način koji vam je smislen i vrijedan.
Kako je ova knjiga strukturirana
Ova knjiga je podijeljena u četiri dijela:
1. DIO: OSNOVE USPJEŠNOG PLANIRANJA VREMENA:
Ovaj će odjeljak iz temelja promijeniti način na koji razmišljate o vremenu i pripremiti vas za stvaranje vlastitog sustava upravljanja vremenom.
2. DIO: ANALIZA SITUACIJE: Slušanje sebe. Ovaj vam dio nudi niz pitanja i testova koji će vam pomoći pronaći svoj individualni životni stil, prepoznati svoje sklonosti, potrebe i ciljeve, a zatim razviti vlastiti plan upravljanja vremenom.
3. DIO: PLANIRANJE: Stvaranje modela života koji volite. Ovaj odjeljak pomoći će vam da napravite životni program koji odražava vaše ideale i da odaberete prikladna sredstva za njegovu realizaciju.
4. DIO: DJELUJ! Ovaj odjeljak će vas naučiti kako svoj plan provesti u djelo i upravljati njegovom provedbom dok se suočavate sa stvarnošću svakodnevnog života.
Iako morate promijeniti svoje tradicionalne percepcije i naučiti neke nove vještine, ne tražim od vas da se promijenite i prepravite kako biste se uklopili u neki kruti program. Program naveden u ovoj knjizi poštuje vas i vaše jedinstvene osobne karakteristike i ciljeve, ostavljajući vam potpunu slobodu i fleksibilnost. Idemo na to!
Prvi dio
Osnove uspješnog upravljanja vremenom
1
Novi pogled na planiranje i upravljanje vremenom
Zašto upravljanje vremenom ostaje tako težak zadatak? Prema mojim opažanjima, najčešća prepreka s kojom se ljudi susreću kada planiraju svoje živote jest način na koji percipiraju svoje vrijeme. Stoga je prvi korak prema svladavanju umjetnosti upravljanja vremenom kritičko ispitivanje same naše percepcije vremena.
Učiniti vrijeme opipljivimVećina ljudi vrijeme doživljava kao nešto nematerijalno. Na putu od kaosa do reda najlakše je organizirati i urediti prostor oko sebe, a ne vrijeme, jer prostor je ono što vidite. Vrijeme je pak potpuno nevidljivo i neopipljivo. Ne možete ga vidjeti, dodirnuti ili držati u rukama. Ne može se akumulirati, gomilati ili fizički premještati s mjesta na mjesto.
Vrijeme je nešto što ti osjetiti, osjetiti, i čini se... potpuno bezoblično. Neki dani zviždukom odmiču negdje u prošlost, drugi se polako, kao teškom mukom, provlače puni melankolije i tuge. Čak se i naši zadaci i poslovi čine teško mjerljivima – čine se golemima i beskonačnima po opsegu i trajanju.
Sve dok vam je vrijeme nedokučivo, efemerno, neuhvatljivo i teško shvatljivo, teško ćete upravljati svojim životom. Morate promijeniti svoju percepciju vremena i učiniti ga opipljivijim. Morate naučiti to percipirati u vizualnijim, mjerljivijim slikama.
Na svom putu prema samoorganizaciji, svoj najveći napredak napravio sam kada sam shvatio da se planiranje i organiziranje vremena zapravo ne razlikuje od planiranja i organiziranja prostora. Usporedimo pretrpan ormar s pretrpanim radnim rasporedom.
Upravljanje vremenom iznutra prema vanDrugim riječima, baš kao što je ormar ograničen prostor u koji morate smjestiti određeni broj predmeta, grafikon ili raspored je ograničen prostor u koji morate smjestiti određeni broj zadataka. Vaš život uopće nije beskonačan. Kada razmišljate o vremenu na ovaj način, ono više ne izgleda tako neopipljivo i prolazno. Zapravo, svaki dan je samo posuda, spremnik, blok memorije, s određenim kapacitetom koji možete koristiti.
Jednom kada shvatite da vrijeme ima svoje granice, počinjete na potpuno drugačiji način gledati na svoje poslove i poslove. Vaši poslovi i zadaci postaju objekti koje morate smjestiti u prostor svog vremena. Svaki zadatak ima svoj obujam, svoje dimenzije, a raspored zadataka u dnevnom rasporedu za vas postaje matematička jednadžba. Nakon što ste procijenili što trebate učiniti, počinjete računati obujam, kapacitet svakog zadatka i zatim utvrđujete možete li ih uklopiti u prostor svog vremena.
Kada počnete gledati na vrijeme kao na nešto što, poput prostora, ima definirane granice, počinjete trezvenije i realističnije gledati na ono što želite postići i ostvariti u svom životu. Potiče vas da naučite razne tehnike upravljanja vremenom i alate koji vam mogu pomoći da učinite što je više moguće u vremenu koje imate.
Ako su pretrpan ormar i pretrpan životni raspored u suštini isti, onda je sređivanje svakog od njih također vrlo sličan postupak. Moja prva knjiga je rekla da, bez obzira organizirate li ormar, kuhinju, ured ili raspored rada, razvijanje dugoročnog sustava organizacije i planiranja uvijek uključuje tri koraka: ANALIZA - PLANIRANJE - AKCIJA.
Ova je knjiga sveobuhvatna studija o tome kako se ova tri koraka procesa samoorganizacije primjenjuju prema karakteristikama upravljanja vremenom. Sve ću ovdje temeljiti na opipljivijem konceptu vremena i pokazati vam kako planirati i rasporediti svoj dan, poput lijepo namještene sobe koja odražava vaše težnje i ideale - sve što vam je važno. To će nam pomoći da shvatimo u kojem prostoru teče vaše vrijeme i nađemo vremena u vašem životu za važne stvari i zadatke, jer svaki posao i svaki zadatak će naći svoje mjesto.
Upravljati vremenom "iznutra prema van" znači izgraditi dnevni raspored, životni raspored koji vama odgovara. To znači identificirati što vam je važno i pronaći mjesto za te aktivnosti u vašem životu i rasporedu na temelju vaših jedinstvenih osobnih potreba i životnih ciljeva. A to također znači osjećaj dubokog zadovoljstva na kraju svakog dana.
Ova knjiga prepoznaje da su svi ljudi različiti te poštuje i slavi individualne razlike. Svatko od nas ima svoje potrebe u različitim trenucima života. Ne postoji "pravi" način da živite svoj život. Neću vam reći da biste trebali živjeti jednostavnim, mirnim životom i neću vam reći da svaki trenutak ispunite visoko produktivnim aktivnostima. Ovdje nećete nigdje naći truizme da „tko rano ustaje, Bog mu daje; ranoranilac uvijek dobije crva”, ili da biste trebali manje raditi, ili se manje zabavljati, ili biti nešto drugo nego što jeste.
Umjesto toga, knjiga će vam pomoći da steknete dublje razumijevanje o tome tko ste i što želite, a zatim će vam dati alate i alate da izgradite svoj život oko svojih ideala i potreba. Možete učiti i stjecati nove vještine i prilagoditi svoje ponašanje, ali ne možete promijeniti tko ste, tko ste i ne biste trebali. Ova će vas knjiga voditi kroz proces samootkrivanja i otkrivanja vaših sklonosti i antipatija, prirodnih sklonosti, potreba i želja. Svi oni postat će osnova, temelj vašeg sustava upravljanja vremenom, odnosno upravljanja vremenom. Predlažem da sudjelujete u živom procesu, umjesto da slijedite upute i smjernice.
Sljedeća dva eseja mogu poslužiti za ilustraciju koliko životni stilovi ljudi mogu biti različiti, a ipak svaka osoba može uspješno upravljati svojim vremenom na način "iznutra prema van" na temelju svojih individualnih karakteristika.
Patricia ima trideset osam godina, udana je i ima četverogodišnjeg sina. Radi kao urednica ženskog modnog časopisa. Ona živi i napreduje u okruženju odmjerenog rada, uživa u osjećaju mira i mrzi žurbu, žurbu i stres. Obitelj i osobni život jednako su joj važni kao i posao te joj je iznimno važno održavati ravnotežu između tih područja života.
Patricia ima jasne ciljeve u životu: želi da njezin sin odrasta u atmosferi ljubavi i brige, želi imati odličan odnos sa svojim suprugom i želi zadržati svoju reputaciju pouzdane i talentirane urednice.
Svakog jutra sina budi u 6.45, nakon čega počinju simpatični jutarnji “rituali”: ona i sin pjevaju pjesmice dok ga ona oblači, doručkuju i igraju se prije polaska u vrtić. Nakon što je Patricia ostavila sina u vrtu, treba joj – i ona to zna – vremena da se transformira iz “majke” u “urednicu”. Tako svako jutro siđe u podzemnu i propusti četiri vlaka dok pregledava jutarnje novine. Ukrcava se na svoj peti vlak i stiže u ured koncentrirana i spremna za rad.
Njezin radni dan također se sastoji od odmjerenog i monotonog rada. Ujutro radi na člancima, zatim komunicira s podređenima i održava sastanke tijekom dana. U bilježnici vidi što treba učiniti i do kada te ne oklijeva započeti s dovršavanjem svojih radnih zadataka. Uvijek predaje posao na vrijeme.
Radi od 9:30 do 5:30 pet dana u tjednu. Tri puta tjedno pokupi sina iz vrtića, ponedjeljkom i četvrtkom to čini majka ili suprug, pa ponedjeljkom ostaje do kasno na poslu, a četvrtkom ide s prijateljicom u kino ili kazalište. Patricia rado povjerava brigu o svom sinu svojim voljenima - sigurna je da joj sudjelovanje rodbine u brizi za sina ne pomaže samo da održi ravnotežu u svom životu, već i obogaćuje život svog sina komunikacijom s onima koji ga vole .
Vikend također slijedi potpuno predvidljiv scenarij. Petkom navečer cijela obitelj gleda videa. Subotom ujutro vodi sina u glazbenu školu, nakon nastave ručaju u lokalnom restoranu i idu se igrati na igralište ili u muzej. Svake nedjelje njezin suprug i sin izlaze dok Patricia ostaje kod kuće kako bi se pripremila za radni tjedan koji je pred nama.
Patricia posebno pazi koliko će joj vremena trebati da obavi zadani zadatak te preslaguje svoj raspored tako da za svaku aktivnost ima dovoljno vremena. Izračunala je koliko joj vremena treba da spremi sina za vrtić te ga na temelju te računice budi ujutro. Patricijin život čvrsto je strukturiran oko njezinih prioriteta i za nju je postao iznenađujuće miran, predvidljiv i radostan. Takav život odgovara njezinoj osobnosti i njezinim idealima, donosi Patriciji radost i gradi ga ona sama po principu "iznutra prema van".
Andrew ima pedeset i šest godina i izvršni je direktor najvećeg lanca hotela na svijetu. Uživa u raznolikosti života, uživa u interakciji s različitim ljudima i oduvijek je kreativno rješavao probleme. Ne mora se dugo "znojiti" da bi ih riješio. Opušten je, samouvjeren i usredotočen. Lako mijenja planove, lako se nosi s preprekama.
Andrew je strastven u svom poslu i cilj mu je održati i ojačati vodeću poziciju svoje tvrtke. Njegova je misija svaki dan predstavljati izvrsnu korisničku uslugu, iskoristiti svaku priliku za rast i naučiti što više o svom poslovanju.
Andrewovo vrijeme strukturirano je tako da podržava njegovu osobnost i pomaže mu u postizanju njegovih ciljeva. Svaki njegov dan strukturiran je tako da ima mjesta za njemu svojstvenu spontanost i raznolikost interesa. Svaki dan se u svom uredu pojavljuje u sedam sati ujutro i prvi sat na radnom mjestu posvećuje čitanju specijaliziranih časopisa; tada se jedan sat dodjeljuje za obradu e-pošte i telefonske pozive. Od devet sati ujutro njegovo vrijeme ostaje otvoreno za sve hitne i hitne stvari i prijedloge koji se javljaju tijekom dana u procesu upravljanja velikom korporacijom. Andrew sastavlja vrlo kratak popis zadataka. On razumije da je njegov posao zadovoljiti potrebe drugih ljudi, a dugačak popis planiranih zadataka samo će frustrirati ljude. Između sastanaka vraća se u ured kako bi odgovarao na pisma i pozive. Njegov je posao već trideset godina odgovarati na svaki telefonski poziv (a sada i na svaki e-mail) koji stigne tijekom dana, i on to dobro radi. Na kraju svakog dana (koji završava negdje između šest i osam navečer), provede još jedan sat za svojim stolom, odgovarajući na preostale pozive i e-poštu.
Andrew je izuzetno učinkovit u delegiranju svojih ovlasti, povjeravanju zadataka podređenima. Za upravljanje raznim odjelima tvrtke pronalazi i zapošljava najtalentiranije ljude. Blisko surađuje sa svojom tajnicom Dorothy i oni imaju niz objekata i alata za podršku brzom i učinkovitom radu svog menadžerskog tima. Razvili su posebne tablice i obrasce kako bi ubrzali komunikaciju i kontakte između njih prilikom izrade planova poslovnih putovanja, zakazivanja poslovnih sastanaka i konferencija te dodavanja primatelja na svaki od njegovih šesnaest popisa kontakata e-pošte. Njihova su računala umrežena tako da oboje mogu pristupiti Andrewovu radnom kalendaru koji Dorothy sastavlja i održava za njega.
Tijekom svog radnog dana Andrew odmah odgovara na zahtjeve ljudi s kojima radi. Brzo prebira papire na svom stolu, svaki šalje u odgovarajuće ladice i ladice za nekoliko trenutaka, zapisujući kratke bilješke izravno na papire ili koristeći unaprijed pripremljene obrasce i obrasce. Brzo donosi odluke.
Andrew radi dugo - obično dvanaest sati dnevno - ali uvijek ostavlja slobodnu večer za večeru sa svojom obitelji i prijateljima. Dobiva puno zadovoljstva od svog posla - to je izvor energije za njega. Međutim, koliko god da je strastven u svom poslu, on također cijeni svoje odnose s obitelji i prijateljima izvan posla. Vikende uvijek posvećuje odmoru, a također redovito odlazi na godišnji odmor.
Andrewov život pun je događaja i donosi mu istinsko zadovoljstvo. I on je svoj život izgradio “iznutra prema van”, u skladu sa svojim idealima i prioritetima.
* * *
Kao što vidite, Patricia i Andrew potpuno su različite osobe s vrlo različitim pristupima poslu i životu općenito. Patricia je usko vezana uz svoj detaljan tjedni plan, dok je Andrewov plan više goli kostur, ostavljajući mjesta spontanosti. Ali oboje vole način na koji raspolažu vremenom, oboje s uzbuđenjem i energijom dočekuju svaki novi dan i osjećaju se zadovoljnima kada taj dan prođe.
Svatko od nas želio bi raspolagati svojim vremenom na način na koji to čine Patricia i Andrew, ali mnogi su u tome spriječeni. Kao što ćemo vidjeti u sljedećem poglavlju, važno je razumjeti što vas sprječava da upravljate svojim vremenom. Kad saznate što vas koči, možete se usredotočiti na rješenje.
Ova je knjiga posvećena naprednim tehnologijama za povećanje osobne učinkovitosti i tehnikama upravljanja vremenom za postizanje vaših ciljeva.
Uz njegovu pomoć možete:
— odredite strateške ciljeve svog života i na temelju njih izgradite vlastiti sustav planiranja vremena koji će vam pomoći da ostvarite svoje ciljeve;
- prepoznati svoje snage i slabosti; analizirati uzroke propusta u planiranju: tehničke pogreške, vanjske čimbenike i psihološke barijere te otkloniti njihov utjecaj;
- naučiti izraditi planove upravljanja vremenom koji uzimaju u obzir vaš životni stil, navike i sklonosti, vaše energetske cikluse, te uz pomoć tih planova održavati skladnu ravnotežu u svom životu između različitih vrsta aktivnosti;
— ovladati vještinama delegiranja ovlasti i tehnikama razvrstavanja zadataka prema prioritetu;
— učinkovito planirati svoje poslove u krizi, nedostatku vremena iu okruženju neizvjesnosti; nositi se s neočekivanim zadacima i problemima bez kašnjenja u rasporedu;
— zauvijek stati na kraj kroničnim kašnjenjima i kaosu u poslovanju;
— naučite se pridržavati strogog rasporeda, ostavljajući sebi dovoljno slobode i fleksibilnosti;
— odabrati pravi alat za planiranje vremena i ovladati tehnikama rada s njim.
UVOD
Mogućnosti i moć upravljanja vremenom
Nisam uvijek bio organizirana osoba. Cijeli život sam se borila s kaosom, neredom i vlastitom mlitavošću, a prekretnicu sam doživjela kad mi se rodila kćer. Kad je imala tri tjedna, jednog lijepog ljetnog dana probudila se i shvatio sam da je sada pravi trenutak da je izvedem u prvu šetnju u životu. Nažalost, trebalo mi je dva i pol sata da skupim sve što mi treba: dekice, bočice, dudice, pelene, zvečke, odjeću... gdje je sve to bilo?! Kad sam bio spreman otići, ponovno je spavala. Propustio sam trenutak. Frustrirana i razočarana, pogledala sam svoju kćer kako spava u kolijevci i shvatila da ako se ne saberem i priberem, ovo dijete nikada neće ugledati sunca.
Tako sam, počevši od pelena, prebrodila kaos, s vremenom dovela u red svoj dom, ured i život. Istovremeno sam shvatio da samoorganiziranje nije nadnaravni dar, već vještina, umijeće koje se može naučiti. Samo sam prekasno došao do ovog uvjerenja: stalno sam bio uhvaćen u nemir stvari umjesto da sam počeo s planiranjem. Shvatio sam da utrošivši malo vremena na preliminarnu analizu situacije i stvaranje strategije ponašanja, mogu izgraditi plan, razviti metodu koja se može primijeniti u svakoj situaciji.
Tri godine kasnije osnovao sam vlastitu tvrtku, Task Masters, uslugu koja pomaže ljudima da postignu razinu samoorganizacije koja im omogućuje da žive produktivnije i više uživaju u životu. Moje osoblje i ja svake godine održavamo radionice i pružamo individualnu obuku o vještinama samoorganizacije i planiranja tisućama ljudi. Rad s ljudima različite dobi, zanimanja i načina života omogućio mi je da produbim razumijevanje procesa osobne samoorganizacije i koncentriram se na razvoj rješenja za svaku osobu pojedinačno, ovisno o njezinim individualnim karakteristikama. Godine 1998. urednik izdavačke kuće Henry Holt predložio mi je da napišem knjigu o svojim tehnologijama. Tako se pojavila moja prva knjiga Samoorganizacija po principu "iznutra prema van" koja je postala bestseler.
Četrnaest godina nakon nezaboravnog poraza u borbi s pelenama, imala sam priliku provjeriti dokle sam stigla u razvoju vlastite sposobnosti samoorganizacije. Manje od dva tjedna prije proslave važnog duhovnog događaja u životu moje kćeri, dobila sam poziv o kojem sanjaju svi autori knjiga – poziv za gostovanje u Oprah Winfrey Showu. Zamolili su me da hitno odletim do njih da im očistimo i uredimo urede i nekoliko kuća sudionika showa prije iduće tematske TV emisije... i sve to u narednih desetak dana!
Jesam li bio spreman juriti naprijed bez oklijevanja prema ovoj fantastičnoj prilici? Jesam li bio dovoljno organiziran da riješim sve odjednom? Naravno da! Sada sam bila puno pribranija i organiziranija, a većina stvari vezanih uz pripremu odmora za moju kćer bila je obavljena. Ono što je ostalo nedovršeno dodala sam na svoju listu obaveza i zapisala na komad papira, tako da sam na prvi pogled mogla shvatiti u kakvom je stanju priprema. Vještine planiranja i delegiranja su mi dobro došle - mogao sam odrediti prioritete zadataka i odlučiti što moji zaposlenici i prijatelji mogu učiniti za mene. Svi potrebni materijali i baza podataka bili su dobro strukturirani, tako da su mi sve informacije potrebne za organizaciju ova dva događaja bile na dohvat ruke. I u vrtlogu sljedeća dva tjedna, moj mi je organizator pomogao da se usredotočim na sve što moram učiniti i kamo moram ići. Ne kasnim s rasporedom.
Kofer je bio odmah spakiran, a ja sam se ukrcao na sljedeći avion za Chicago. Zgrabio sam priliku i uspio iskoristiti ovu neočekivanu podudarnost hitnih stvari i "sukoba prioriteta". Rezultat je bio jedan od najdivnijih i najispunjenijih tjedana u mom životu—slavljenje velikog duhovnog događaja u životu moje kćeri i željeno pojavljivanje u najpoznatijem televizijskom talk showu na svijetu. Ovo je moć upravljanja vremenom!
Uvodni fragment knjige (~20%) možete preuzeti na linku:
Upravljanje vremenom - Julia Morgenstern (preuzimanje)
Pročitajte punu verziju knjige u najboljoj online knjižnici na Runetu - Litre.
I za kraj, predlažemo da pogledate zanimljiv video
Julija Morgenstern
Upravljanje vremenom. Umijeće planiranja i upravljanja svojim vremenom i životom
Ova knjiga posvećena je sjećanju na mog svekra, Gerarda Colona, čija će me bezgranična ljubav i dobrota uvijek inspirirati i pomoći mi da nađem vrijeme za ljude koje volim.
© Julie Morgenstern, 2000.
© Izdanje na ruskom, prijevod na ruski. DOO Izdavačka kuća "Dobra knjiga", 2009
Uvod
Mogućnosti i moć upravljanja vremenom
Nisam uvijek bio organizirana osoba. Cijeli život borim se s kaosom, neredom i vlastitom neorganiziranošću, a prekretnicu sam doživjela kad mi se rodila kći. Kad je imala tri tjedna, jednog lijepog ljetnog dana probudila se i shvatio sam da je sada pravi trenutak da je izvedem u prvu šetnju u životu. Nažalost, trebalo mi je dva i pol sata da skupim sve što mi treba: dekice, bočice, dudice, pelene, zvečke, odjeću... gdje je sve to bilo?! Kad sam bio spreman otići, ponovno je spavala. Propustio sam trenutak. Frustrirana i razočarana, pogledala sam svoju kćer kako spava u kolijevci i shvatila da ako se ne saberem i priberem, ovo dijete nikada neće vidjeti sunca.
Tako sam, počevši od pelena, prebrodila kaos, s vremenom dovela u red svoj dom, ured i život. Istovremeno sam shvatio da samoorganiziranje nije nadnaravni dar, već vještina, umijeće koje se može naučiti. Samo sam prekasno došao do ovog uvjerenja: stalno sam bio uhvaćen u nemir stvari, umjesto da počnem s planiranjem. Shvatio sam da utrošivši malo vremena na preliminarnu analizu situacije i stvaranje strategije ponašanja, mogu izgraditi plan, razviti metodu koja se može primijeniti u svakoj situaciji.
Tri godine kasnije osnovao sam svoju tvrtku Majstori zadataka, usluga koja pomaže ljudima da postignu razinu samoorganizacije koja će im, nakon što je svladaju, omogućiti da žive produktivnije i više uživaju u životu. Moje osoblje i ja svake godine održavamo radionice i pružamo individualnu obuku o vještinama samoorganizacije i planiranja tisućama ljudi. Rad s ljudima različite dobi, zanimanja i načina života omogućio mi je da produbim razumijevanje procesa osobne samoorganizacije i koncentriram se na razvoj rješenja za svaku osobu pojedinačno, ovisno o njezinim individualnim karakteristikama. Godine 1998. urednik izdavačke kuće Henry Holt predložio mi je da napišem knjigu o svojim tehnologijama. Rezultat je bila moja prva knjiga, Samoorganizacija iznutra prema van ( ), koji je postao bestseler.
Četrnaest godina nakon nezaboravnog poraza u borbi s pelenama, imala sam priliku provjeriti dokle sam stigla u razvoju vlastite sposobnosti samoorganizacije. Manje od dva tjedna prije proslave važnog duhovnog događaja u životu moje kćeri, dobila sam poziv o kojem sanjaju svi autori knjiga – poziv za gostovanje u Oprah Winfrey Showu. Zamolili su me da hitno odletim do njih da im očistimo i uredimo urede i nekoliko kuća sudionika showa prije iduće tematske TV emisije... i sve to u narednih desetak dana!
Jesam li bio spreman juriti naprijed bez oklijevanja prema ovoj fantastičnoj prilici? Jesam li bio dovoljno organiziran da riješim sve odjednom? Naravno da! Sada sam bila puno pribranija i organiziranija, a većina stvari vezanih uz pripremu odmora za moju kćer bila je obavljena. Ono što još nije bilo učinjeno, dodala sam na listu obaveza i zapisala na papir, tako da mi je jedan pogled bio dovoljan da shvatim u kakvom je stanju priprema. Vještine planiranja i delegiranja su mi dobro došle - mogao sam odrediti prioritete zadataka i odlučiti što moji zaposlenici i prijatelji mogu učiniti za mene. Svi potrebni materijali i baza podataka bili su dobro strukturirani, tako da su mi sve informacije potrebne za organizaciju ova dva događaja bile na dohvat ruke. I u vrtlogu sljedeća dva tjedna, moj mi je organizator pomogao da se usredotočim na sve što moram učiniti i kamo moram ići. Ne kasnim s rasporedom.
Kofer je bio odmah spakiran, a ja sam se ukrcao na sljedeći avion za Chicago. Zgrabio sam priliku i uspio iskoristiti ovu neočekivanu podudarnost hitnih stvari i "sukoba prioriteta". Rezultat je bio jedan od najdivnijih i najispunjenijih tjedana u mom životu—slavljenje velikog duhovnog događaja u životu moje kćeri i željeno pojavljivanje u najpoznatijem televizijskom talk showu na svijetu. Ovo je moć upravljanja vremenom!
Biti organiziran, bilo da je to u vašem okruženju ili vašem vremenu, znači biti pripremljeni. To znači da se osjećate pribrano, imate kontrolu, spremni ste iskoristiti svaku dostupnu priliku i nositi se sa svim iznenađenjima koja vam život priredi. Živimo u složenom, brzom svijetu koji je prepun beskrajnih mogućnosti. Kada imate snažne vještine upravljanja vremenom, slavite život, uživate u životu, uživate u životu – umjesto da vas to obuzme i preplavi. Znate što odabrati. Osjećate se jasno i samopouzdano, spremni za svaki izazov koji vam život postavi.
Ako niste pročitali moju prvu knjigu Organiziranje iznutra prema van, savjetujem vam da to učinite. Zamišljena je kao udžbenik samoorganiziranja. Put od kaosa do reda najlakše ćete započeti organiziranjem prostora oko sebe, jer on je mnogo opipljiviji od vremena. Štoviše, nakon što ste organizirali prostor oko sebe, na raspolaganju imate mnogo više slobodnog vremena kojim možete raspolagati. (Istraživanja pokazuju da gubimo prosječno jedan do dva sata dnevno tražeći stvari ili materijale koji su nam potrebni u mapama i nesređenim hrpama papira, u ormarima i na policama.)
Kada svladate tehnike upravljanja vremenom o kojima se govori u ovoj knjizi, preuzet ćete kontrolu nad svojim životom. Osjećat ćete zadovoljstvo i zadovoljstvo kako provodite i živite svoje vrijeme. Moći ćete održati skladnu ravnotežu između posla, ljubavi, zabave i osobne slobode koja vas motivira na aktivnost, daje vam snagu, donosi vam radost i čini vaš život punim smisla. Naučit ćete slušati sebe, uspostaviti unutarnji sklad i dosljedno koristiti svoje vrijeme na način koji vam je smislen i vrijedan.
I samoorganizacija, osnivač i direktor tvrtke Task Masters koja pomaže ljudima živjeti plodonosnije. U knjizi Upravljanje vremenom iznutra govori kako postići unutarnji sklad, kako naučiti upravljati svojim životom, kako održati ravnotežu između različitih područja života i kako naučiti uživati u svakom danu koji živiš.
Knjiga se sastoji od četiri dijela od kojih svaki ima svoje ciljeve i ciljeve.
- Prvi dio je usmjeren na promjenu vaših pogleda na vrijeme.
- Drugi dio vam pomaže razviti individualni životni stil, odrediti svoje ciljeve i sklonosti te na temelju svega toga razviti plan upravljanja vremenom.
- Treći dio pomaže vam da napravite "životni program" koji će uzeti u obzir vaše ideale.
- Četvrti dio govori vam kako provesti svoj plan u djelo i kako ostati na kursu kada se suočite sa svakodnevnim poteškoćama.
Vrijeme "dodirivanja".
Znate li zašto je većini ljudi tako teško upravljati svojim vremenom? Ali zato što oni to ne osjećaju. Da, svi znamo da vrijeme postoji, ali ga ne možemo vidjeti ni dodirnuti. Vrijeme je nešto nematerijalno. Ali nevolja je u tome što sve dok nam se vrijeme čini prolaznim, nećemo ga moći “ukrotiti”, nećemo moći u potpunosti upravljati svojim životom.
Kako bismo naučili percipirati vrijeme kao nešto stvarno, Julia Morgenstern predlaže usporedbu planiranja vremena s planiranjem prostora.
- Ako je ormar u neredu, onda će u njemu biti vrlo malo slobodnog prostora. Ako je nered u rasporedu, onda će biti i manjak radnog vremena.
- Ako u ormaru ima previše stvari, neće biti dovoljno mjesta za njihov smještaj. Ako je na popisu previše zadataka, neće biti dovoljno vremena da ih izvršite.
- Neuredno skladištenje stvari u ormaru neće vam omogućiti da ispravno procijenite sadržaj. Neuredan raspored stvari spriječit će vas da vidite što doista treba učiniti.
Proizlaziti: ormar se neučinkovito koristi, potrebno je pravilno organizirati stvari u prostoru. Raspored se koristi neučinkovito, potrebno je pravilno organizirati radno vrijeme.
Dakle, povlačimo analogiju: ako je ormar ograničen prostor u kojem trebate pravilno posložiti stvari, onda je raspored točno isti ograničeni prostor, samo u njega trebate staviti stvari, a ne stvari. Svaki dan je svojevrsni "kontejner" u koji možete staviti bilo što. Uspjeh života ovisit će o tome koliko je ispravno njegovo punjenje.
Vrlo je važno shvatiti da je vrijeme ograničeno i da su granice tih ograničenja sasvim jasne. Pritom je potrebno shvatiti da svaki zadatak ima i svoju “težinu” i volumen, što znači da što su zadaci pravilnije postavljeni u “vremenski prostor”, to će ih više u njega stati.
Upravljanje vremenom iznutra prema van
Prema autoru, upravljati vremenom "iznutra prema van" znači stvoriti raspored za sebe koji će uzeti u obzir osobne sposobnosti i karakteristike osobe. Svaka osoba je individualna, svatko ima svoje želje i potrebe, pa stoga ne može postojati jedan ispravan pristup upravljanju životom.
Vrlo je važno odrediti što točno trebate. Ne treba mijenjati sebe, svoje sklonosti i sklonosti. Vrijedno je promijeniti svoj život: izgraditi ga oko svojih potreba. Graditi život po principu “iznutra prema van” znači graditi ga u skladu sa svojim idealima i prioritetima.
Načelo “iznutra prema van” ne podrazumijeva nužno sastavljanje krutog rasporeda, ali ne isključuje takvu mogućnost. Ako se osjećate ugodno s planiranjem dana iz sekunde u sekundu, trebali biste napraviti detaljan plan. Ako se osjećate ugodnije kada tijekom dana imate vremena za spontanost, onda je bolje napraviti plan koji će vam dati željenu slobodu djelovanja.
Što stoji na putu organizacije?
Kada osoba pokuša planirati svoje vrijeme i ne uspije, vjeruje da su za to krivi njeni nedostaci ili potpuna nesposobnost planiranja. Prihvativši činjenicu da ne zna raspolagati svojim vremenom, prestaje se mučiti rasporedima i nastavlja živjeti spontano. Međutim, ovaj pristup je apsolutno pogrešan. Ljudi nesposobni za planiranje najvjerojatnije uopće ne postoje.
Kada se suočite s poteškoćama tijekom planiranja, samo trebate ispravno identificirati uzrok problema. To se može učiniti pomoću testiranja na tri razine koje je razvila Julia Morgenstern.
Prva razina. Na ovoj razini vrijedi se pozabaviti tehničkim pogreškama. Glavna pogreška ove vrste je pogrešan pristup planiranju, korištenje "stranih" metoda.
Riješenje. Naučite nove tehnike planiranja i odaberite metodu koja vam je bliska.
Druga razina. Na ovoj razini morate se nositi s pogreškama koje nastaju zbog utjecaja vanjskih čimbenika izvan vaše kontrole. Vanjski čimbenici uključuju zdravstvene probleme, neorganiziranog partnera, nepodnošljivo veliku količinu posla (na primjer, zbog činjenice da je netko od kolega otišao na godišnji odmor ili na bolovanje).
Riješenje. Prvo, trebali biste shvatiti da uzrok pogreške nisu vaši nedostaci, već čimbenici na koje ne možete utjecati, pa se stoga nemate što kriviti. Tada morate ili odabrati učinkovit način da se nosite s nepovoljnim čimbenicima ili pokušati izbjeći njihov utjecaj.
Treća razina. Ako ste se uspjeli izboriti s tehničkim pogreškama i vanjskim čimbenicima, ali problemi s planiranjem i dalje postoje, onda su svemu uzrok psihičke prepreke. Najčešće psihološke prepreke su: strah od prisilnog nedjelovanja, strah od neuspjeha, strah od promjene, perfekcionizam i druge.
Riješenje. Prije svega, vrijedi razumjeti što uzrokuje psihičke poteškoće, a tek onda se pokušati osloboditi njihovog utjecaja.
Kad god naiđete na poteškoće u procesu planiranja svog vremena, pokušajte odrediti njihovu prirodu. S kojim problemima ste se susreli: tehničkim, vanjskim ili psihološkim? Također se događa da problemi planiranja nastaju zbog kombinacije nekoliko razloga.
Korak po korak, knjiga Julije Morgenstern čitatelje približava novom životu. Život kojim će biti potpuno zadovoljni.