Pašreizējā lapa: 1 (grāmatā kopā ir 15 lappuses) [pieejams lasīšanas fragments: 10 lappuses]
Džūlija Morgenšterna
Laika organizēšana. Māksla plānot un pārvaldīt savu laiku un dzīvi
Šī grāmata ir veltīta mana sievastēva Džerardo Kolona piemiņai, kura bezgalīgā mīlestība un laipnība mani vienmēr iedvesmos un palīdzēs veltīt laiku cilvēkiem, kurus mīlu.
© Džūlija Morgenšterna, 2000.
© Izdevums krievu valodā, tulkojums krievu valodā. LLC Izdevniecība "Labā grāmata", 2009
Ievads
Laika pārvaldības iespējas un spēks
Es ne vienmēr esmu bijis organizēts cilvēks. Visu mūžu esmu cīnījies ar haosu, jucekli un savu nesakārtotību, un es sasniedzu pagrieziena punktu, kad piedzima mana meita. Kad viņai bija trīs nedēļas, kādā jaukā vasaras dienā viņa pamodās, un es sapratu, ka tagad ir īstais brīdis izvest viņu savā dzīvē pirmajā pastaigā. Diemžēl man vajadzēja divarpus stundas, lai savāktu visu nepieciešamo: segas, pudeles, knupīšus, autiņbiksītes, grabulīšus, drēbes... kur tas viss bija?! Kamēr es biju gatavs doties prom, viņa atkal gulēja. Es palaidu garām brīdi. Neapmierināta un vīlusies es paskatījos uz savu meitu, kas guļ šūpulī, un sapratu, ka, ja es nesavilkšos un nesavilkšos, šis bērns nekad neredzētu sauli.
Tā, sākot ar autiņbiksītēm, es pārvarēju haosu, galu galā sakārtojot savu māju, biroju un savu dzīvi. Tajā pašā laikā es sapratu, ka pašorganizēšanās nav pārdabiska dāvana, bet gan prasme, māksla, ko var apgūt. Es vienkārši nonācu pie šīs pārliecības pārāk vēlu: es visu laiku iegrimu lietu satricinājumos, nevis sāku ar plānošanu. Es sapratu, ka, veltot nedaudz laika iepriekšējai situācijas analīzei un uzvedības stratēģijas izveidei, es varu izveidot plānu, izstrādāt metodi, ko varētu pielietot jebkurā situācijā.
Trīs gadus vēlāk es nodibināju savu uzņēmumu Uzdevumu meistari, pakalpojums, kas palīdz cilvēkiem sasniegt tādu pašorganizācijas līmeni, kas, kad tas būs apgūts, ļaus viņiem dzīvot produktīvāk un vairāk baudīt dzīvi. Mani darbinieki un es vadām seminārus un katru gadu tūkstošiem cilvēku sniedzam individuālu apmācību par pašorganizācijas un plānošanas prasmēm. Darbs ar dažāda vecuma, nodarbošanās un dzīvesveida cilvēkiem ļāva man padziļināt izpratni par personīgās pašorganizēšanās procesiem un koncentrēties uz risinājumu izstrādi katram cilvēkam individuāli, atkarībā no viņa individuālajām īpašībām. 1998. gadā Henrija Holta izdevniecības redaktors man ieteica uzrakstīt grāmatu par savām tehnoloģijām. Rezultāts bija mana pirmā grāmata Pašorganizācija no iekšpuses ( ), kas kļuva par bestselleru.
Četrpadsmit gadus pēc manas neaizmirstamās sakāves cīņā ar autiņbiksītēm man bija iespēja pārbaudīt, cik tālu esmu tikusi, attīstot savas pašorganizācijas prasmes. Nepilnas divas nedēļas pirms nozīmīga garīga notikuma atzīmēšanas manas meitas dzīvē saņēmu uzaicinājumu, par kādu sapņo visi grāmatu autori – uzaicinājumu piedalīties The Oprah Winfrey Show. Viņi lūdza mani steidzami izlidot pie viņiem, lai iztīrītu un sakārtotu viņu birojus un vairākas šova dalībnieku mājas pirms nākamā tematiskā TV šova... un tas viss nākamo desmit dienu laikā!
Vai es biju gatavs bez vilcināšanās steigties uz priekšu, lai sasniegtu šo fantastisko iespēju? Vai es biju pietiekami organizēts, lai tiktu galā ar visu uzreiz? Protams, jā! Tagad es biju daudz savāktāks un organizētāks, un lielākā daļa lietu, kas saistītas ar svētku gatavošanu meitai, bija izdarītas. To, kas vēl nebija izdarīts, pievienoju darāmo darbu sarakstam un pierakstīju uz lapiņas, lai pietika ar vienu skatienu, lai saprastu gatavošanās procesa stāvokli. Noderēja plānošanas un deleģēšanas prasmes – varēju noteikt uzdevumu prioritātes un izlemt, ko darbinieki un draugi varētu darīt manā labā. Visi nepieciešamie materiāli un datu bāze bija labi strukturēta, tāpēc visa informācija, kas varētu būt nepieciešama šo divu pasākumu organizēšanai, man bija rokas stiepiena attālumā. Un nākamo divu nedēļu virpulī mans organizators palīdzēja koncentrēties uz visu, kas man bija jādara un kur man bija jāiet. Es neatpalieku no grafika.
Čemodāns uzreiz tika sapakots, un es iekāpu nākamajā lidmašīnā uz Čikāgu. Es izmantoju iespēju un varēju izmantot šo negaidīto steidzamo lietu un “prioritārā konflikta” sakritību. Rezultāts bija viena no brīnišķīgākajām un vispilnīgākajām nedēļām manā dzīvē — es svinēju nozīmīgu garīgo notikumu manas meitas dzīvē un kāroto uzstāšanos pasaules slavenākajā televīzijas sarunu šovā. Tas ir laika pārvaldības spēks!
Būt sakārtotam neatkarīgi no tā, vai tas notiek jūsu vidē vai laikā, nozīmē būt sagatavots. Tas nozīmē, ka jūtaties nosvērts, savaldīgs, gatavs izmantot visas pieejamās iespējas un tikt galā ar pārsteigumiem un pārsteigumiem, ko dzīve sagādā jūsu ceļā. Mēs dzīvojam sarežģītā, straujā pasaulē, kas ir pilna ar bezgalīgām iespējām. Ja jums ir spēcīgas laika plānošanas prasmes, jūs svinat dzīvi, izbaudāt dzīvi, izbaudāt dzīvi, tā vietā, lai jūs to pārņemtu un pārņemtu. Jūs zināt, ko izvēlēties. Jūs jūtaties skaidrs un pārliecināts, gatavs jebkuram izaicinājumam, ko dzīve jums met.
Ja neesi lasījis manu pirmo grāmatu Organizēšana no iekšpuses uz āru, iesaku jums to darīt. Tā bija iecerēta kā pašorganizācijas mācību grāmata. Vienkāršākais veids, kā sākt ceļu no haosa uz kārtību, ir sakārtot telpu sev apkārt, jo tas ir daudz taustāmāks par laiku. Turklāt, kad esat sakārtojis telpu sev apkārt, jūsu rīcībā ir daudz vairāk brīvā laika, ko varat pārvaldīt. (Pētījumi liecina, ka mēs zaudējam vidēji vienu līdz divas stundas dienā, meklējot mums nepieciešamās lietas vai materiālus mapēs un nesakārtotās papīru kaudzēs, skapjos un plauktos.)
Apgūstot šajā grāmatā aplūkotās laika pārvaldības metodes, jūs pārņemsit kontroli pār savu dzīvi. Jūs sajutīsiet gandarījumu un baudu no tā, kā pavadāt un dzīvojat savu laiku. Spēsi saglabāt harmonisku līdzsvaru starp darbu, mīlestību, jautrību un personīgo brīvību, kas motivē darboties, dod spēku, sagādā prieku un padara dzīvi jēgpilnu. Jūs iemācīsities ieklausīties sevī, nodibināt iekšējo harmoniju un konsekventi izmantot savu laiku sev nozīmīgā un vērtīgā veidā.
Kā šī grāmata ir strukturēta
Šī grāmata ir sadalīta četrās daļās:
1. DAĻA. VEIKSMĪGAS LAIKA PLĀNOŠANAS PAMATI:
Šī sadaļa būtiski mainīs jūsu domāšanas veidu par laiku un sagatavos jūs savas laika pārvaldības sistēmas izveidei.
2. DAĻA: SITUĀCIJAS ANALĪZE: Ieklausoties sevī. Šī daļa piedāvā virkni jautājumu un testu, kas palīdzēs jums atrast savu individuālo dzīvesveidu, noteikt jūsu vēlmes, vajadzības un mērķus un pēc tam izstrādāt savu laika pārvaldības plānu.
3. DAĻA: PLĀNOŠANA: Izveidojiet sev mīļās dzīves modeli. Šī sadaļa palīdzēs jums izveidot dzīves programmu, kas atspoguļo jūsu ideālus, un izvēlēties piemērotus līdzekļus tās īstenošanai.
4. DAĻA: RĪKOjies!Šajā sadaļā jūs iemācīsit īstenot savu plānu darbībā un vadīt tā īstenošanu, saskaroties ar ikdienas dzīves realitāti.
Lai gan jums ir jāmaina sava tradicionālā uztvere un jāapgūst dažas jaunas prasmes, es nelūdzu jums mainīties un pārveidot sevi, lai iekļautos kādā stingrā programmā. Šajā grāmatā izklāstītā programma respektē jūs un jūsu unikālās personiskās īpašības un mērķus, sniedzot jums pilnīgu brīvību un elastību. Ķeramies pie tā!
Pirmā daļa
Veiksmīgas laika pārvaldības pamati
1
Jauns skatījums uz plānošanu un laika pārvaldību
Kāpēc laika pārvaldība joprojām ir tik grūts uzdevums? Manos novērojumos visbiežāk sastopamais šķērslis, ar kuru cilvēki saskaras, plānojot savu dzīvi, ir tas, kā viņi uztver savu laiku. Tāpēc pats pirmais solis ceļā uz laika pārvaldības mākslas apgūšanu ir kritiski pārbaudīt mūsu pašu laika uztveri.
Padarot laiku taustāmuLielākā daļa cilvēku uztver laiku kā kaut ko netveramu. Ceļā no haosa uz kārtību visvieglāk ir sakārtot un sakārtot telpu sev apkārt, nevis laiku, jo telpa ir tas, ko var redzēt. Laiks savukārt ir pilnīgi neredzams un netverams. Jūs to nevarat redzēt, pieskarties vai turēt rokās. To nevar uzkrāt, krāvēt vai fiziski pārvietot no vietas uz vietu.
Laiks ir kaut kas jums sajust, sajust, un tas jūtas... pilnīgi bezveidīgs. Dažas dienas aizsvilpo kaut kur pagātnē, citas lēnām, it kā ar lielām grūtībām, aizlīst garām, melanholijas un skumju pilnas. Pat mūsu uzdevumi un lietas šķiet grūti izmērāmas – tās šķiet milzīgas un bezgalīgas savā apjomā un ilgumā.
Kamēr laiks jums būs nenotverams, īslaicīgs, grūti uztverams un grūti uztverams, jums būs grūtības pārvaldīt savu dzīvi. Jums ir jāmaina sava laika uztvere un jāpadara laiks taustāmāks. Jums jāiemācās to uztvert vizuālākos, izmērāmākos attēlos.
Ceļā uz pašorganizāciju es izdarīju savu lielāko izrāvienu, kad sapratu, ka laika plānošana un organizēšana patiesībā neatšķiras no telpas plānošanas un organizēšanas. Salīdzināsim pārblīvētu skapi ar pārblīvētu darba grafiku.
Laika vadība no iekšpuses uz āruCitiem vārdiem sakot, tāpat kā skapis ir ierobežota telpa, kurā jāietilpst noteiktam vienību skaitam, diagramma vai grafiks ir ierobežota telpa, kurā jāietilpst noteiktam uzdevumu skaitam. Jūsu dzīve nepavisam nav bezgalīga. Šādi domājot par laiku, tas vairs nešķiet tik netverams un īslaicīgs. Patiesībā katra diena ir tikai trauks, konteiners, atmiņas bloks ar noteiktu ietilpību, ko varat izmantot.
Tiklīdz jūs saprotat, ka laikam ir savas robežas, jūs sākat skatīties uz savām lietām un darbiem pavisam citādāk. Jūsu lietas un uzdevumi kļūst par objektiem, kas jums jāievieto sava laika telpā. Katram uzdevumam ir savs apjoms, savi izmēri, un uzdevumu izkārtojums dienas grafikā tev kļūst par matemātisko vienādojumu. Kad esat aprēķinājis, kas jums jādara, jūs sākat aprēķināt katra uzdevuma apjomu, jaudu un pēc tam noteikt, vai varat tos ievietot jūsu laika telpā.
Kad jūs sākat skatīties uz laiku kā uz kaut ko tādu, kam, tāpat kā telpai, ir noteiktas robežas, jūs sākat prātīgāk un reālistiskāk skatīties uz to, ko vēlaties sasniegt un paveikt savā dzīvē. Tas mudina apgūt dažādas laika pārvaldības metodes un rīkus, kas var palīdzēt jums atvēlētajā laikā paveikt pēc iespējas vairāk.
Ja pārblīvēts skapis un pārblīvēts dzīves grafiks būtībā ir viens un tas pats, tad arī katra no tām sakārtošana ir ļoti līdzīga procedūra. Mana pirmā grāmata teica, ka neatkarīgi no tā, vai jūs organizējat skapi, virtuvi, biroju vai darba grafiku, ilgtermiņa organizācijas un plānošanas sistēmas izstrāde vienmēr ietver trīs posmus: ANALĪZE - PLĀNOŠANA - RĪCĪBA.
Šī grāmata ir visaptverošs pētījums par to, kā šie trīs pašorganizācijas procesa soļi tiek piemēroti atbilstoši laika pārvaldības iezīmēm. Es visu šeit balstīšu uz taustāmāku laika jēdzienu un parādīšu, kā plānot un ieplānot savu dienu, piemēram, skaisti mēbelētu istabu, kas atspoguļo jūsu centienus un ideālus — visu, kas jums ir svarīgs. Tas palīdzēs mums saprast, kurā telpā plūst tavs laiks, un atrast laiku savā dzīvē svarīgām lietām un uzdevumiem, jo katrs bizness un katrs uzdevums atradīs savu vietu.
Laika pārvaldīšana “no iekšpuses” nozīmē ikdienas grafika, jums piemērotu dzīves grafiku veidošanu. Tas nozīmē noteikt, kas jums ir svarīgs, un atrast vietu šīm aktivitātēm savā dzīvē un grafikā, pamatojoties uz jūsu unikālajām personīgajām vajadzībām un dzīves mērķiem. Un tas nozīmē arī dziļu apmierinātību katras dienas beigās.
Šī grāmata atzīst, ka visi cilvēki ir atšķirīgi, un ciena un svin individuālās atšķirības. Katram no mums dažādos dzīves posmos ir savas vajadzības. Nav “pareizā” veida, kā dzīvot savu dzīvi. Es jums neteikšu, ka jums ir jādzīvo vienkārša, klusa dzīve, un es neteikšu, ka katru mirkli piepildiet ar ļoti produktīvām aktivitātēm. Šeit jūs nekur neatradīsiet patiesību, ka “kas agri ceļas, tam Dievs dod; agrais putns vienmēr saņem tārpu”, vai ka jums vajadzētu mazāk strādāt vai mazāk izklaidēties, vai būt kaut kam citam, nekā jūs esat.
Tā vietā grāmata palīdzēs jums iegūt dziļāku izpratni par to, kas jūs esat un ko vēlaties, un pēc tam sniegs jums rīkus un rīkus, lai veidotu savu dzīvi atbilstoši saviem ideāliem un vajadzībām. Jūs varat mācīties un apgūt jaunas prasmes un pielāgot savu uzvedību, bet jūs nevarat mainīt to, kas jūs esat, kas jūs esat, un jums nevajadzētu. Šī grāmata palīdzēs jums izzināt sevi un atklāt, kas jums patīk un kas nepatīk, dabiskās tieksmes, vajadzības un vēlmes. Tie visi kļūs par jūsu laika vadības sistēmas jeb laika pārvaldības pamatu, pamatu. Es iesaku jums piedalīties dzīvā procesā, nevis ievērot norādījumus un vadlīnijas.
Sekojošās divas esejas var kalpot, lai ilustrētu, cik dažādi var būt cilvēku dzīvesveidi, tomēr katrs cilvēks spēj veiksmīgi pārvaldīt savu laiku "no iekšpuses uz āru", pamatojoties uz savām individuālajām īpašībām.
Patrīcijai ir trīsdesmit astoņi gadi, viņa ir precējusies un viņai ir četrus gadus vecs dēls. Viņa strādā par redaktori sieviešu modes žurnālā. Viņa dzīvo un plaukst mērena darba vidē, bauda miera sajūtu un ienīst steigu, burzmu un stresu. Ģimene un personīgā dzīve viņai ir tikpat svarīga kā darbs, un viņai ir ārkārtīgi svarīgi saglabāt līdzsvaru starp šīm dzīves jomām.
Patrīcija skaidri nosaka savus dzīves mērķus: viņa vēlas, lai viņas dēls aug mīlestības un rūpju gaisotnē, viņa vēlas izveidot lieliskas attiecības ar savu vīru, kā arī saglabāt savu uzticamas un talantīgas redaktores reputāciju.
Katru rītu viņa pamodina dēlu pulksten 6:45, pēc tam sākas jauki rīta “rituāli”: viņa ar dēlu dzied dziesmas, kamēr viņa viņu ģērbj, ēd brokastis un spēlējas pirms došanās uz bērnudārzu. Pēc tam, kad Patrīcija atstāj dēlu dārzā, viņai ir vajadzīgs laiks – un viņa to zina – no “mātes” pārvērsties par “redaktoru”. Tāpēc viņa katru rītu dodas uz metro un, skatoties rīta avīzes, nokavē četrus vilcienus. Viņa iekāpj savā piektajā vilcienā un ierodas birojā koncentrējusies un gatava darbam.
Arī viņas darba diena sastāv no mērena un vienmuļa darba. Viņa no rītiem strādā pie rakstiem, pēc tam sazinās ar padotajiem un visas dienas garumā rīko sanāksmes. Viņa izmanto piezīmju grāmatiņu, lai redzētu, kas viņai jādara un līdz kuram laikam, un nevilcinoties sāk pildīt savus darba uzdevumus. Viņa vienmēr veic darbu laikā.
Viņa strādā no 9:30 līdz 5:30 piecas dienas nedēļā. Trīs reizes nedēļā viņa paņem dēlu no bērnudārza pirmdienās un ceturtdienās to dara viņas māte vai vīrs, tāpēc pirmdienās viņa paliek vēlu darbā, bet ceturtdienās kopā ar draugu dodas uz kino vai teātri. Rūpes par dēlu Patrīcija labprāt uztic saviem mīļajiem – viņa ir pārliecināta, ka tuvinieku līdzdalība dēla aprūpē palīdz viņai ne tikai saglabāt līdzsvaru dzīvē, bet arī bagātina dēla dzīvi ar saziņu ar tiem cilvēkiem, kuri viņu mīl. .
Arī nedēļas nogale rit pēc pilnīgi paredzama scenārija. Piektdienas vakaros visa ģimene skatās video. Sestdienu rītos viņa ved dēlu uz mūzikas skolu, pēc stundām pusdieno vietējā restorānā un dodas rotaļāties uz rotaļu laukumu vai muzeju. Katru svētdienu viņas vīrs un dēls dodas ārā, kamēr Patrīcija paliek mājās, lai sagatavotos gaidāmajai darba nedēļai.
Patrīcija īpašu uzmanību pievērš tam, cik ilgā laikā viņai būs nepieciešams dotā uzdevuma izpilde, un pārkārto grafiku tā, lai katrai darbībai pietiktu laika. Viņa aprēķināja, cik ilgs laiks nepieciešams, lai sagatavotu dēlu bērnudārzam, un, pamatojoties uz šo aprēķinu, pamodināja viņu no rīta. Patrīcijas dzīve ir cieši strukturēta ap viņas prioritātēm un viņai ir kļuvusi pārsteidzoši mierīga, paredzama un priecīga. Šāda dzīve atbilst viņas personībai un ideāliem, sagādā Patrīcijai prieku un ir pašas veidota pēc principa “no iekšpuses uz āru”.
Endrjū ir piecdesmit sešus gadus vecs, un viņš ir pasaules lielākās viesnīcu ķēdes izpilddirektors. Viņam patīk dzīves dažādība, patīk sazināties ar dažādiem cilvēkiem, un viņš vienmēr ir bijis radošs problēmu risinātājs. Viņam nav ilgi "jāsvīst", lai tās atrisinātu. Viņš ir viegls, pārliecināts un mērķtiecīgs. Viņš viegli maina plānus, viegli tiek galā ar šķēršļiem.
Endrjū aizraujas ar savu darbu, un viņa mērķis ir saglabāt un nostiprināt sava uzņēmuma līdera pozīcijas. Viņa misija ir katru dienu parādīt izcilu klientu apkalpošanu, izmantot visas izaugsmes iespējas un uzzināt pēc iespējas vairāk par savu biznesu.
Endrjū laiks ir strukturēts tā, lai atbalstītu viņa personību un palīdzētu viņam sasniegt mērķus. Katra viņa diena ir strukturēta tā, lai būtu vieta viņam raksturīgajai spontanitātei un interešu dažādībai. Katru dienu viņš parādās birojā pulksten septiņos no rīta un pirmo stundu savā darba vietā velta specializētu žurnālu lasīšanai; tad viena stunda tiek atvēlēta e-pasta apstrādei un telefona zvaniem. No pulksten deviņiem rītā viņa laiks paliek atvērts visām neatliekamām un neatliekamām lietām un priekšlikumiem, kas dienas garumā rodas lielas korporācijas vadīšanas procesā. Endrjū izveido ļoti īsu uzdevumu sarakstu. Viņš saprot, ka viņa darbs ir apmierināt citu cilvēku vajadzības, un garš plānoto uzdevumu saraksts cilvēkus tikai sagraus. Starp sanāksmēm viņš atgriežas savā birojā, lai atbildētu uz vēstulēm un zvaniem. Viņa darbs jau trīsdesmit gadus ir bijis atbildēt uz katru telefona zvanu (un tagad uz katru e-pastu), kas ienāk dienas laikā, un viņš to dara labi. Katras dienas beigās (kas beidzas kaut kur no sešiem līdz astoņiem vakarā) viņš pavada vēl vienu stundu pie sava rakstāmgalda, atbildot uz atlikušajiem zvaniem un e-pastiem.
Endrjū ārkārtīgi efektīvi deleģē savas pilnvaras, uzticot uzdevumus padotajiem. Lai vadītu dažādas uzņēmuma nodaļas, viņš atrod un pieņem darbā talantīgākos cilvēkus. Viņš cieši sadarbojas ar savu sekretāri Dorotiju, un viņiem ir dažādas iespējas un rīki, lai atbalstītu viņu vadības komandas ātru un efektīvu darbu. Viņi izstrādāja īpašas tabulas un veidlapas, lai paātrinātu saziņu un kontaktus starp viņiem, veidojot biznesa ceļojumu plānus, plānojot biznesa tikšanās un konferences un pievienojot adresātus katram no viņa sešpadsmit e-pasta kontaktu sarakstiem. Viņu datori ir savienoti tīklā, lai viņi abi varētu piekļūt Endrjū darba kalendāram, kuru Dorotija apkopo un uztur viņam.
Visas savas darba dienas laikā Endrjū nekavējoties atbild uz to cilvēku lūgumiem, ar kuriem viņš strādā. Viņš ātri šķiro papīrus uz rakstāmgalda, dažu mirkļu laikā katru nosūtot attiecīgajās atvilktnēs un paplātēs, veicot īsas piezīmes tieši uz papīriem vai izmantojot iepriekš sagatavotas veidlapas un veidlapas. Viņš ātri pieņem lēmumus.
Endrjū strādā ilgas stundas - parasti divpadsmit stundas dienā -, taču viņš vienmēr atstāj brīvu vakaru vakariņām ar ģimeni un draugiem. Viņš no sava darba gūst lielu prieku – tas viņam ir enerģijas avots. Tomēr, lai arī viņš aizraujas ar savu darbu, viņš augstu vērtē arī attiecības ar ģimeni un draugiem ārpus darba. Viņš vienmēr savas nedēļas nogales velta atpūtai, kā arī regulāri ņem atvaļinājumu.
Endrjū dzīve ir notikumiem bagāta un sagādā viņam patiesu prieku. Arī viņš savu dzīvi veidoja “no iekšpuses” saskaņā ar saviem ideāliem un prioritātēm.
* * *
Kā redzat, Patrīcija un Endrjū ir pilnīgi atšķirīgi cilvēki ar ļoti atšķirīgu pieeju darbam un dzīvei kopumā. Patrīcija ir cieši saistīta ar savu detalizēto nedēļas plānu, savukārt Endrjū plāns ir vairāk kā kails skelets, atstājot vietu spontanitātei. Bet viņiem abiem patīk veids, kā viņi plāno savu laiku, viņi abi sveic katru jaunu dienu ar satraukumu un enerģiju un jūtas gandarīti, kad šī diena paiet.
Jebkurš no mums vēlētos pārvaldīt savu laiku tā, kā to dara Patrīcija un Endrjū, taču daudziem cilvēkiem tas ir liegts. Kā mēs redzēsim nākamajā nodaļā, ir svarīgi saprast, kas jums traucē pārvaldīt savu laiku. Kad zināt, kas jūs kavē, varat koncentrēties uz risinājumu.
Šī grāmata ir veltīta progresīvām tehnoloģijām personīgās efektivitātes palielināšanai un laika pārvaldības metodēm, lai sasniegtu savus mērķus.
Ar tās palīdzību jūs varat:
— noteikt savas dzīves stratēģiskos mērķus un, balstoties uz tiem, izveidot savu laika plānošanas sistēmu, kas palīdzēs sasniegt mērķus;
- identificēt savas stiprās un vājās puses; analizēt plānošanas kļūmju cēloņus: tehniskās kļūdas, ārējos faktorus un psiholoģiskos šķēršļus un novērst to ietekmi;
- iemācīties sastādīt laika plānošanas plānus, ņemot vērā tavu dzīvesveidu, paradumus un vēlmes, tavus enerģētiskos ciklus, un ar šo plānu palīdzību uzturēt harmonisku līdzsvaru savā dzīvē starp dažāda veida aktivitātēm;
— apgūt pilnvaru deleģēšanas prasmes un paņēmienus uzdevumu šķirošanai atbilstoši to prioritātei;
— efektīvi plānot savas lietas krīzes, laika trūkuma un nenoteiktības apstākļos; tikt galā ar negaidītiem uzdevumiem un problēmām, neatpaliekot no grafika;
— uz visiem laikiem izbeigt hroniskas kavēšanās un haosu biznesā;
— iemācīties ievērot stingru grafiku, atstājot sev pietiekami daudz brīvības un elastības;
— izvēlēties pareizo rīku laika plānošanai un apgūt darba paņēmienus ar to.
IEVADS
Laika pārvaldības iespējas un spēks
Es ne vienmēr esmu bijis organizēts cilvēks. Visu mūžu esmu cīnījies ar haosu, nekārtībām un savu atslābumu, un es sasniedzu pagrieziena punktu, kad piedzima mana meita. Kad viņai bija trīs nedēļas, kādā jaukā vasaras dienā viņa pamodās, un es sapratu, ka tagad ir īstais brīdis izvest viņu savā dzīvē pirmajā pastaigā. Diemžēl man vajadzēja divarpus stundas, lai savāktu visu nepieciešamo: segas, pudeles, knupīšus, autiņbiksītes, grabulīšus, drēbes... kur tas viss bija?! Kamēr es biju gatavs doties prom, viņa atkal gulēja. Es palaidu garām brīdi. Neapmierināta un vīlusies skatījos uz savu šūpulī guļošo meitu un sapratu, ka, ja es nesavilkšos un nesavilkšos, šis bērns nekad neredzētu sauli.
Tā, sākot ar autiņbiksītēm, es pārvarēju haosu, galu galā sakārtojot savu māju, biroju un savu dzīvi. Tajā pašā laikā es sapratu, ka pašorganizēšanās nav pārdabiska dāvana, bet gan prasme, māksla, ko var apgūt. Es vienkārši nonācu pie šīs pārliecības pārāk vēlu: tā vietā, lai sāktu ar plānošanu, es nepārtraukti iekļuvu lietu satricinājumos. Es sapratu, ka, veltot nedaudz laika iepriekšējai situācijas analīzei un uzvedības stratēģijas izveidei, es varu izveidot plānu, izstrādāt metodi, ko varētu pielietot jebkurā situācijā.
Trīs gadus vēlāk es nodibināju savu uzņēmumu Task Masters — pakalpojumu, kas palīdz cilvēkiem sasniegt tādu pašorganizācijas līmeni, kas ļauj dzīvot produktīvāk un vairāk baudīt dzīvi. Mani darbinieki un es vadām seminārus un katru gadu tūkstošiem cilvēku sniedzam individuālu apmācību par pašorganizācijas un plānošanas prasmēm. Darbs ar dažāda vecuma, nodarbošanās un dzīvesveida cilvēkiem ļāva man padziļināt izpratni par personīgās pašorganizēšanās procesiem un koncentrēties uz risinājumu izstrādi katram cilvēkam individuāli, atkarībā no viņa individuālajām īpašībām. 1998. gadā Henrija Holta izdevniecības redaktors man ieteica uzrakstīt grāmatu par savām tehnoloģijām. Tā parādījās mana pirmā grāmata Pašorganizēšanās, pamatojoties uz principu “Iekšā uz āru”, kas kļuva par bestselleru.
Četrpadsmit gadus pēc manas neaizmirstamās sakāves cīņā ar autiņbiksītēm man bija iespēja pārbaudīt, cik tālu esmu tikusi, attīstot savas pašorganizācijas prasmes. Nepilnas divas nedēļas pirms nozīmīga garīga notikuma atzīmēšanas manas meitas dzīvē saņēmu uzaicinājumu, par kādu sapņo visi grāmatu autori – uzaicinājumu piedalīties Oprah Winfrey Show. Viņi lūdza mani steidzami izlidot pie viņiem, lai iztīrītu un sakārtotu viņu birojus un vairākas šova dalībnieku mājas pirms nākamā tematiskā TV šova... un tas viss nākamo desmit dienu laikā!
Vai es biju gatavs bez vilcināšanās steigties uz priekšu, lai sasniegtu šo fantastisko iespēju? Vai es biju pietiekami organizēts, lai tiktu galā ar visu uzreiz? Protams, jā! Tagad es biju daudz savāktāks un organizētāks, un lielākā daļa lietu, kas saistītas ar svētku gatavošanu meitai, bija izdarītas. To, kas palika nepadarīts, pievienoju savam darāmo darbu sarakstam un pierakstīju uz lapiņas, lai vienā mirklī varētu saprast gatavošanās procesa stāvokli. Noderēja plānošanas un deleģēšanas prasmes – varēju noteikt uzdevumu prioritātes un izlemt, ko darbinieki un draugi varētu darīt manā labā. Visi nepieciešamie materiāli un datu bāze bija labi strukturēta, tāpēc visa informācija, kas varētu būt nepieciešama šo divu pasākumu organizēšanai, man bija rokas stiepiena attālumā. Un nākamo divu nedēļu virpulī mans organizators palīdzēja koncentrēties uz visu, kas man bija jādara un kur man bija jāiet. Es neatpalieku no grafika.
Čemodāns uzreiz tika sapakots, un es iekāpu nākamajā lidmašīnā uz Čikāgu. Es izmantoju iespēju un varēju izmantot šo negaidīto steidzamo lietu un “prioritārā konflikta” sakritību. Rezultāts bija viena no brīnišķīgākajām un vispilnīgākajām nedēļām manā dzīvē — es svinēju nozīmīgu garīgo notikumu manas meitas dzīvē un kāroto uzstāšanos pasaules slavenākajā televīzijas sarunu šovā. Tas ir laika pārvaldības spēks!
Grāmatas ievada fragmentu (~20%) varat lejupielādēt no saites:
Laika pārvaldība — Džūlija Morgenšterna (lejupielādēt)
Izlasiet pilnu grāmatas versiju labākajā Runet tiešsaistes bibliotēkā - Litri.
Visbeidzot, mēs iesakām noskatīties interesantu videoklipu
Džūlija Morgenšterna
Laika organizēšana. Māksla plānot un pārvaldīt savu laiku un dzīvi
Šī grāmata ir veltīta mana sievastēva Džerardo Kolona piemiņai, kura bezgalīgā mīlestība un laipnība mani vienmēr iedvesmos un palīdzēs veltīt laiku cilvēkiem, kurus mīlu.
© Džūlija Morgenšterna, 2000.
© Izdevums krievu valodā, tulkojums krievu valodā. LLC Izdevniecība "Labā grāmata", 2009
Ievads
Laika pārvaldības iespējas un spēks
Es ne vienmēr esmu bijis organizēts cilvēks. Visu mūžu esmu cīnījies ar haosu, jucekli un savu nesakārtotību, un es sasniedzu pagrieziena punktu, kad piedzima mana meita. Kad viņai bija trīs nedēļas, kādā jaukā vasaras dienā viņa pamodās, un es sapratu, ka tagad ir īstais brīdis izvest viņu savā dzīvē pirmajā pastaigā. Diemžēl man vajadzēja divarpus stundas, lai savāktu visu nepieciešamo: segas, pudeles, knupīšus, autiņbiksītes, grabulīšus, drēbes... kur tas viss bija?! Kamēr es biju gatavs doties prom, viņa atkal gulēja. Es palaidu garām brīdi. Neapmierināta un vīlusies es paskatījos uz savu meitu, kas guļ šūpulī, un sapratu, ka, ja es nesavilkšos un nesavilkšos, šis bērns nekad neredzētu sauli.
Tā, sākot ar autiņbiksītēm, es pārvarēju haosu, galu galā sakārtojot savu māju, biroju un savu dzīvi. Tajā pašā laikā es sapratu, ka pašorganizēšanās nav pārdabiska dāvana, bet gan prasme, māksla, ko var apgūt. Es vienkārši nonācu pie šīs pārliecības pārāk vēlu: es visu laiku iegrimu lietu satricinājumos, nevis sāku ar plānošanu. Es sapratu, ka, veltot nedaudz laika iepriekšējai situācijas analīzei un uzvedības stratēģijas izveidei, es varu izveidot plānu, izstrādāt metodi, ko varētu pielietot jebkurā situācijā.
Trīs gadus vēlāk es nodibināju savu uzņēmumu Uzdevumu meistari, pakalpojums, kas palīdz cilvēkiem sasniegt tādu pašorganizācijas līmeni, kas, kad tas būs apgūts, ļaus viņiem dzīvot produktīvāk un vairāk baudīt dzīvi. Mani darbinieki un es vadām seminārus un katru gadu tūkstošiem cilvēku sniedzam individuālu apmācību par pašorganizācijas un plānošanas prasmēm. Darbs ar dažāda vecuma, nodarbošanās un dzīvesveida cilvēkiem ļāva man padziļināt izpratni par personīgās pašorganizēšanās procesiem un koncentrēties uz risinājumu izstrādi katram cilvēkam individuāli, atkarībā no viņa individuālajām īpašībām. 1998. gadā Henrija Holta izdevniecības redaktors man ieteica uzrakstīt grāmatu par savām tehnoloģijām. Rezultāts bija mana pirmā grāmata Pašorganizācija no iekšpuses ( ), kas kļuva par bestselleru.
Četrpadsmit gadus pēc manas neaizmirstamās sakāves cīņā ar autiņbiksītēm man bija iespēja pārbaudīt, cik tālu esmu tikusi, attīstot savas pašorganizācijas prasmes. Nepilnas divas nedēļas pirms nozīmīga garīga notikuma atzīmēšanas manas meitas dzīvē saņēmu uzaicinājumu, par kādu sapņo visi grāmatu autori – uzaicinājumu piedalīties The Oprah Winfrey Show. Viņi lūdza mani steidzami izlidot pie viņiem, lai iztīrītu un sakārtotu viņu birojus un vairākas šova dalībnieku mājas pirms nākamā tematiskā TV šova... un tas viss nākamo desmit dienu laikā!
Vai es biju gatavs bez vilcināšanās steigties uz priekšu, lai sasniegtu šo fantastisko iespēju? Vai es biju pietiekami organizēts, lai tiktu galā ar visu uzreiz? Protams, jā! Tagad es biju daudz savāktāks un organizētāks, un lielākā daļa lietu, kas saistītas ar svētku gatavošanu meitai, bija izdarītas. To, kas vēl nebija izdarīts, pievienoju darāmo darbu sarakstam un pierakstīju uz lapiņas, lai pietika ar vienu skatienu, lai saprastu gatavošanās procesa stāvokli. Noderēja plānošanas un deleģēšanas prasmes – varēju noteikt uzdevumu prioritātes un izlemt, ko darbinieki un draugi varētu darīt manā labā. Visi nepieciešamie materiāli un datu bāze bija labi strukturēta, tāpēc visa informācija, kas varētu būt nepieciešama šo divu pasākumu organizēšanai, man bija rokas stiepiena attālumā. Un nākamo divu nedēļu virpulī mans organizators palīdzēja koncentrēties uz visu, kas man bija jādara un kur man bija jāiet. Es neatpalieku no grafika.
Čemodāns uzreiz tika sapakots, un es iekāpu nākamajā lidmašīnā uz Čikāgu. Es izmantoju iespēju un varēju izmantot šo negaidīto steidzamo lietu un “prioritārā konflikta” sakritību. Rezultāts bija viena no brīnišķīgākajām un vispilnīgākajām nedēļām manā dzīvē — es svinēju nozīmīgu garīgo notikumu manas meitas dzīvē un kāroto uzstāšanos pasaules slavenākajā televīzijas sarunu šovā. Tas ir laika pārvaldības spēks!
Būt sakārtotam neatkarīgi no tā, vai tas notiek jūsu vidē vai laikā, nozīmē būt sagatavots. Tas nozīmē, ka jūtaties nosvērts, savaldīgs, gatavs izmantot visas pieejamās iespējas un tikt galā ar pārsteigumiem un pārsteigumiem, ko dzīve sagādā jūsu ceļā. Mēs dzīvojam sarežģītā, straujā pasaulē, kas ir pilna ar bezgalīgām iespējām. Ja jums ir spēcīgas laika plānošanas prasmes, jūs svinat dzīvi, izbaudāt dzīvi, izbaudāt dzīvi, tā vietā, lai jūs to pārņemtu un pārņemtu. Jūs zināt, ko izvēlēties. Jūs jūtaties skaidrs un pārliecināts, gatavs jebkuram izaicinājumam, ko dzīve jums met.
Ja neesi lasījis manu pirmo grāmatu Organizēšana no iekšpuses uz āru, iesaku jums to darīt. Tā bija iecerēta kā pašorganizācijas mācību grāmata. Vienkāršākais veids, kā sākt ceļu no haosa uz kārtību, ir sakārtot telpu sev apkārt, jo tas ir daudz taustāmāks par laiku. Turklāt, kad esat sakārtojis telpu sev apkārt, jūsu rīcībā ir daudz vairāk brīvā laika, ko varat pārvaldīt. (Pētījumi liecina, ka mēs zaudējam vidēji vienu līdz divas stundas dienā, meklējot mums nepieciešamās lietas vai materiālus mapēs un nesakārtotās papīru kaudzēs, skapjos un plauktos.)
Apgūstot šajā grāmatā aplūkotās laika pārvaldības metodes, jūs pārņemsit kontroli pār savu dzīvi. Jūs sajutīsiet gandarījumu un baudu no tā, kā pavadāt un dzīvojat savu laiku. Spēsi saglabāt harmonisku līdzsvaru starp darbu, mīlestību, jautrību un personīgo brīvību, kas motivē darboties, dod spēku, sagādā prieku un padara dzīvi jēgpilnu. Jūs iemācīsities ieklausīties sevī, nodibināt iekšējo harmoniju un konsekventi izmantot savu laiku sev nozīmīgā un vērtīgā veidā.
Un pašorganizācija, uzņēmuma Task Masters dibinātājs un direktors, kas palīdz cilvēkiem dzīvot auglīgāk. Grāmatā Laika vadība no iekšpuses viņa stāsta, kā sasniegt iekšējo harmoniju, kā iemācīties pārvaldīt savu dzīvi, kā saglabāt līdzsvaru starp dažādām dzīves jomām un kā iemācīties izbaudīt katru nodzīvoto dienu.
Grāmata sastāv no četrām daļām, no kurām katrai ir savi mērķi un uzdevumi.
- Pirmā daļa ir paredzēta, lai mainītu jūsu uzskatus par laiku.
- Otrā daļa palīdz izstrādāt individuālu dzīvesveidu, noteikt mērķus un vēlmes, un, pamatojoties uz visu šo, izstrādāt laika plānošanas plānu.
- Trešā daļa palīdz jums izveidot "dzīves programmu", kas ņems vērā jūsu ideālus.
- Ceturtajā daļā ir aprakstīts, kā īstenot savu plānu un kā saglabāt kursu, saskaroties ar ikdienas grūtībām.
“Pieskaršanās” laiks
Vai jūs zināt, kāpēc lielākajai daļai cilvēku ir tik grūti pārvaldīt savu laiku? Bet tāpēc, ka viņi to nejūt. Jā, mēs visi saprotam, ka laiks eksistē, bet nevaram ne redzēt, ne pieskarties. Laiks ir kaut kas netverams. Bet bēda ir tā, ka, kamēr laiks mums šķiet īslaicīgs, mēs to nespēsim “pieradināt”, nespēsim līdz galam pārvaldīt savu dzīvi.
Lai iemācītos uztvert laiku kā kaut ko reālu, Džūlija Morgenšterna iesaka salīdzināt laika plānošanu ar telpas plānošanu.
- Ja skapis ir nekārtīgs, tad brīvas vietas tajā būs ļoti maz. Ja grafikā būs nekārtība, tad pietrūks arī darba laika.
- Ja skapī ir pārāk daudz lietu, nepietiks vietas, kur tās ievietot. Ja sarakstā ir pārāk daudz uzdevumu, nepietiks laika to izpildei.
- Nesakārtota lietu glabāšana skapī neļaus pareizi novērtēt saturu. Pārblīvēts lietu izkārtojums neļaus jums redzēt, kas patiešām ir jādara.
Rezultāts: skapis tiek izmantots neefektīvi, ir nepieciešams pareizi sakārtot lietas telpā. Grafiks tiek izmantots neefektīvi, nepieciešams pareizi organizēt darba laiku.
Tādējādi mēs izvelkam analoģiju: ja skapis ir ierobežota telpa, kurā pareizi jāsakārto lietas, tad grafiks ir tieši tāda pati ierobežota telpa, tikai tajā jāievieto lietas, nevis lietas. Katra diena ir sava veida “konteiners”, kurā var ievietot jebko. Dzīves veiksme būs atkarīga no tā, cik pareiza būs tās piepildīšana.
Ir ļoti svarīgi saprast, ka laiks ir ierobežots un šo ierobežojumu robežas ir diezgan skaidras. Vienlaikus jāapzinās, ka katram uzdevumam ir arī savs “svars” un apjoms, kas nozīmē – jo pareizāk uzdevumi ir izvietoti “laika telpā”, jo vairāk to tur ietilps.
Laika vadība no iekšpuses uz āru
Pēc autora domām, pārvaldīt laiku “no iekšpuses” nozīmē izveidot sev grafiku, kurā tiks ņemtas vērā cilvēka personīgās spējas un īpašības. Katrs cilvēks ir individuāls, katram ir savas vēlmes un vajadzības, un tāpēc nevar būt vienas pareizas pieejas dzīves vadīšanai.
Ir ļoti svarīgi noteikt, kas tieši jums ir nepieciešams. Jums nevajadzētu mainīt sevi, savas tieksmes un patikas. Ir vērts mainīt savu dzīvi: veidojiet to atbilstoši savām vajadzībām. Veidot dzīvi pēc principa “no iekšpuses” nozīmē veidot to atbilstoši saviem ideāliem un prioritātēm.
Princips “no iekšpuses uz āru” ne vienmēr nozīmē stingra grafika sastādīšanu, tomēr neizslēdz šādu iespēju. Ja jūtaties apmierināti ar savu dienu, kas tiek plānota sekunde pēc sekundes, tad jums vajadzētu izstrādāt detalizētu plānu. Ja jūtaties ērtāk, kad dienas laikā ir laiks spontanitātei, tad labāk izveido plānu, kas dos vēlamo rīcības brīvību.
Kas traucē organizēšanai?
Kad cilvēks mēģina plānot savu laiku un viņam neizdodas, viņš uzskata, ka vainojami viņa trūkumi vai pilnīga nespēja plānot. Pieņēmis faktu, ka nespēj pārvaldīt savu laiku, viņš beidz sevi mocīt ar grafikiem un turpina dzīvot spontāni. Tomēr šī pieeja ir absolūti nepareiza. Plānot nespējīgu cilvēku, visticamāk, nemaz nav.
Saskaroties ar grūtībām plānošanas laikā, jums vienkārši ir pareizi jānosaka problēmas cēlonis. To var izdarīt, izmantojot Džūlijas Morgenšternas izstrādāto trīs līmeņu testēšanu.
Pirmais līmenis.Šajā līmenī ir vērts cīnīties ar tehniskām kļūdām. Galvenā šāda veida kļūda ir nepareiza pieeja plānošanai, “svešu” metožu izmantošana.
Risinājums. Apgūstiet jaunas plānošanas metodes un izvēlieties metodi, kas ir tuvu.
Otrais līmenis.Šajā līmenī jums ir jātiek galā ar kļūdām, kas rodas no jūsu kontroles neatkarīgu ārējo faktoru ietekmes. Ārējie faktori ir veselības problēmas, nesakārtots partneris, nepanesami liels darba apjoms (piemēram, sakarā ar to, ka kāds no kolēģiem devās atvaļinājumā vai paņēma slimības lapu).
Risinājums. Pirmkārt, jums vajadzētu saprast, ka kļūdas cēlonis nav jūsu trūkumi, bet gan faktori, kurus jūs nevarat ietekmēt, un tāpēc nav ko vainot sevi. Tad jums vai nu jāizvēlas efektīvs veids, kā tikt galā ar nelabvēlīgiem faktoriem, vai arī jācenšas izvairīties no to ietekmes.
Trešais līmenis. Ja izdevās tikt galā ar tehniskām kļūdām un tikt galā ar ārējiem faktoriem, bet problēmas ar plānošanu saglabājās, tad visa cēlonis ir psiholoģiski šķēršļi. Biežākie psiholoģiskie šķēršļi ir: bailes no piespiedu bezdarbības, bailes no neveiksmes, bailes no pārmaiņām, perfekcionisms un citi.
Risinājums. Vispirms ir vērts saprast, kas izraisa psiholoģiskas grūtības, un tikai tad mēģināt atbrīvoties no to ietekmes.
Ikreiz, kad saskaraties ar grūtībām sava laika plānošanas procesā, mēģiniet noteikt to būtību. Ar kādām problēmām esat saskāries: tehniskās, ārējās vai psiholoģiskās? Gadās arī, ka plānošanas problēmas rodas vairāku iemeslu dēļ.
Soli pa solim Jūlijas Morgenšternes grāmata tuvina lasītājus jaunai dzīvei. Dzīve, ar kuru viņi būs pilnībā apmierināti.