Julia Morgensterni ajajuhtimine. Aja planeerimine

Praegune lehekülg: 1 (raamatul on kokku 15 lehekülge) [saadaval lugemislõik: 10 lehekülge]

Julia Morgenstern
Aja planeerimine. Oma aja ja elu planeerimise ja juhtimise kunst

See raamat on pühendatud minu äia Gerardo Coloni mälestusele, kelle piiritu armastus ja lahkus inspireerivad mind alati ja aitavad mul leida aega nende inimeste jaoks, keda ma armastan.

© Julie Morgenstern, 2000.

© Väljaanne vene keeles, tõlge vene keelde. LLC kirjastus "Hea raamat", 2009

Sissejuhatus
Ajahalduse võimalused ja jõud

Ma pole alati olnud organiseeritud inimene. Olen terve oma elu võidelnud kaose, segaduse ja enda organiseerimatusega ning tütre sündides jõudsin pöördepunkti. Kui ta oli kolmenädalane, ärkas ta ühel ilusal suvepäeval ja ma mõistsin, et nüüd on õige hetk viia ta oma elu esimesele jalutuskäigule. Kahjuks kulus mul kaks ja pool tundi, et kõik vajalik kokku korjata: tekid, pudelid, lutid, mähkmed, kõristid, riided... kus see kõik oli?! Selleks ajaks, kui olin valmis lahkuma, magas ta jälle. Ma igatsesin hetke. Pettunud ja pettunult vaatasin oma hällis magavat tütart ja mõistsin, et kui ma end kokku ei võta ja kokku ei võta, ei näe see laps kunagi päikesepaistet.

Nii sain mähkmetest alustades jagu kaosest, lõpuks tegin kodu, kontori ja elu korda. Samas sain aru, et iseorganiseerumine pole üleloomulik anne, vaid pigem oskus, kunst, mida saab õppida. Jõudsin selle veendumuseni lihtsalt liiga hilja: sattusin pidevalt asjade segadusse, selle asemel et alustada planeerimisest. Sain aru, et kulutades veidi aega olukorra eelanalüüsile ja käitumisstrateegia loomisele, saan koostada plaani, töötada välja meetodi, mida saab rakendada igas olukorras.

Kolm aastat hiljem asutasin oma ettevõtte Ülesannete meistrid teenus, mis aitab inimestel saavutada eneseorganiseerumise taseme, mis pärast omandamist võimaldab neil elada produktiivsemalt ja elust rohkem rõõmu tunda. Mina ja mu töötajad viime igal aastal läbi töötubasid ja juhendame tuhandetele inimestele individuaalset enesekorraldus- ja planeerimisoskuste alast koolitust. Töötamine erinevas vanuses, ametite ja elustiiliga inimestega võimaldas mul süvendada arusaamist isikliku eneseorganiseerumise protsessidest ja keskenduda lahenduste väljatöötamisele iga inimese jaoks individuaalselt, sõltuvalt tema individuaalsetest omadustest. 1998. aastal tegi Henry Holti kirjastuse toimetaja mulle ettepaneku kirjutada oma tehnoloogiatest raamat. Tulemuseks oli minu esimene raamat, Self-Organization from the Inside Out ( ), millest sai bestseller.

Neliteist aastat pärast minu meeldejäävat lüüasaamist mähkmetega lahingus oli mul võimalus kontrollida, kui kaugele olen jõudnud oma eneseorganiseerimisoskuste arendamisega. Vähem kui kaks nädalat enne tütre elu tähtsa vaimse sündmuse tähistamist sain kutse, millest kõik raamatuautorid unistavad – kutse osaleda saates The Oprah Winfrey Show. Nad palusid mul kiiresti nende juurde lennata, et enne järgmist temaatilist telesaadet ära koristada ja korda teha nende kontorid ja mitu saates osalejate maja... ja seda kõike järgmise kümne päeva jooksul!

Kas olin valmis kõhklemata edasi tormama selle fantastilise võimaluse poole? Kas olin piisavalt organiseeritud, et kõigega korraga hakkama saada? Muidugi jah! Nüüd olin palju kogukam ja organiseeritum ning enamik tütrele puhkuse ettevalmistamisega seotud asju sai tehtud. Mis veel tegemata, lisasin tööde nimekirja ja kirjutasin paberile üles, nii et piisas ühest pilgust, et ettevalmistusprotsessi seisust aru saada. Kasuks tulid planeerimise ja delegeerimise oskused – sain ülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja otsustada, mida saaksid minu heaks teha mu töötajad ja sõbrad. Kõik vajalikud materjalid ja andmebaas olid hästi üles ehitatud, nii et kogu info, mida nende kahe ürituse korraldamiseks vaja läks, oli minu käeulatuses. Ja järgmise kahe nädala keerises aitas mu korraldaja mul keskenduda kõigele, mida pidin tegema ja kuhu jõudma. Ma ei ole graafikust maas.

Kohver oli koheselt pakitud ja ma istusin järgmisele lennukile Chicagosse. Kasutasin võimalust ja suutsin ära kasutada seda ootamatut kiireloomuliste asjade ja "prioriteetse konflikti" kokkulangemist. Tulemuseks oli üks mu elu imelisemaid ja täisväärtuslikumaid nädalaid – tähistasin oma tütre elus suurt vaimset sündmust ja ihaldusväärset esinemist maailma kuulsaimas telesaates. See on ajajuhtimise jõud!

Olla organiseeritud, olgu see siis keskkonnas või ajas, tähendab olemist ette valmistatud. See tähendab, et tunnete end rahulikult, kontrolli all, valmis ära kasutama kõiki olemasolevaid võimalusi ning toime tulema kõigi ootamatuste ja üllatustega, mida elu teile ette toob. Me elame keerulises, kiire tempoga maailmas, mis on täis lõputuid võimalusi. Kui teil on tugevad ajaplaneerimisoskused, tähistate elu, naudite elu, naudite elu – selle asemel, et olla sellest ülekoormatud ja rabatud. Teate, mida valida. Tunned end selgelt ja enesekindlalt, olles valmis igaks väljakutseks, mille elu sulle ette toob.

Kui te pole mu esimest raamatut lugenud Korraldamine seestpoolt väljapoole, soovitan teil seda teha. See oli mõeldud eneseorganiseerumise õpikuks. Lihtsaim viis alustada teed kaosest korrani on ruumi korrastamine enda ümber, sest see on palju käegakatsutavam kui aeg. Pealegi, kui olete enda ümber ruumi korrastanud, on teie käsutuses palju rohkem vaba aega, mida saate hallata. (Uuringud näitavad, et me kaotame keskmiselt üks kuni kaks tundi päevas, otsides kaustadest ja korrastamata paberihunnikutest, kappidest ja riiulitelt vajalikke asju või materjale.)

Kui omandate selles raamatus käsitletud ajajuhtimise tehnikad, võtate oma elu kontrolli alla. Tunnete rahulolu ja naudingut sellest, kuidas oma aega veedate ja elate. Suudad säilitada harmoonilist tasakaalu töö, armastuse, lõbu ja isikliku vabaduse vahel, mis motiveerib Sind tegutsema, annab jõudu, toob Sulle rõõmu ja muudab Sinu elu sisukaks. Õpid ennast kuulama, looma sisemist harmooniat ning kasutama oma aega järjepidevalt nii, et see on sinu jaoks tähendusrikas ja väärtuslik.

Kuidas see raamat on üles ehitatud

See raamat on jagatud neljaks osaks:

1. OSA: EDUKA AJA PLANEERIMISE ALUSED:

See jaotis muudab põhjalikult seda, kuidas te ajast mõtlete ja valmistab teid ette oma ajahaldussüsteemi loomiseks.

2. OSA: OLUKORRA ANALÜÜS: Enda kuulamine. See osa pakub teile rida küsimusi ja teste, mis aitavad teil leida oma individuaalset elustiili, tuvastada oma eelistused, vajadused ja eesmärgid ning seejärel koostada oma ajajuhtimise plaan.

3. OSA: PLANEERIMINE: Armastatava elu mudeli loomine. See osa aitab teil luua eluprogrammi, mis peegeldab teie ideaale ja valida sobivad vahendid selle elluviimiseks.

4. OSA: TEGUTSE! See jaotis õpetab teile, kuidas oma plaan ellu viia ja selle elluviimist juhtida, silmitsi seistes igapäevaelu tegelikkusega.

Kuigi peate muutma oma traditsioonilisi arusaamu ja õppima uusi oskusi, ei palu ma teil end muuta ega ümber kujundada, et sobituda mõnda jäigasse programmi. Selles raamatus kirjeldatud programm austab teid ja teie ainulaadseid isikuomadusi ja eesmärke, jättes teile täieliku vabaduse ja paindlikkuse. Asume asja juurde!

Esimene osa
Eduka ajajuhtimise alused

1
Uus pilk planeerimisele ja ajajuhtimisele

Miks jääb ajaplaneerimine nii keeruliseks ülesandeks? Minu tähelepanekute kohaselt on inimeste elu planeerimisel kõige tavalisem takistus see, kuidas nad oma aega tajuvad. Seetõttu on kõige esimene samm ajajuhtimise kunsti valdamise suunas kriitiliselt uurida meie ajataju.

Aja käegakatsutavaks muutmine

Enamik inimesi tajub aega kui midagi immateriaalset. Teel kaosest korrani on kõige lihtsam korrastada ja korrastada enda ümber olevat ruumi, mitte aega, sest ruum on see, mida näed. Aeg on omakorda täiesti nähtamatu ja hoomamatu. Te ei saa seda näha, puudutada ega käes hoida. Seda ei saa koguda, kuhjata ega füüsiliselt ühest kohast teise liigutada.

Aeg on midagi sinust tunda, tunda, ja see tundub... täiesti vormitu. Mõni päev vilistab kuhugi minevikku, teine aga hiilib aeglaselt, justkui suure vaevaga mööda, täis melanhoolia ja kurbust. Isegi meie ülesanded ja asjaajamised tunduvad raskesti mõõdetavad – need tunduvad oma ulatuse ja kestuse poolest tohutud ja lõputud.

Kuni aeg jääb teile tabamatuks, lühiajaliseks, tabamatuks tajutavaks ja raskesti mõistetavaks, on teil raskusi oma elu juhtimisega. Peate muutma oma ettekujutust ajast ja muutma aja käegakatsutavamaks. Peate õppima seda tajuma visuaalsemate, mõõdetavate piltidena.

Oma teekonnal iseorganiseerumiseni tegin oma suurima läbimurde, kui mõistsin, et aja planeerimine ja organiseerimine ei erine tegelikult ruumi planeerimisest ja organiseerimisest. Võrdleme sassis kappi segase töögraafikuga.

Teisisõnu, nagu kapp on piiratud ruum, kuhu peate mahutama teatud arvu esemeid, on diagramm või ajakava piiratud ruum, kuhu peate mahutama teatud arvu ülesandeid. Teie elu pole üldse lõputu. Niimoodi ajale mõeldes ei tundu see enam nii hoomamatu ja kaduv. Tegelikult on iga päev vaid anum, konteiner, mäluplokk, millel on teatud maht, mida saate kasutada.

Kui mõistate, et ajal on omad piirid, hakkate oma asju ja kodutöid vaatama hoopis teistmoodi. Teie asjad ja ülesanded muutuvad objektideks, mille peate oma ajaruumi paigutama. Igal ülesandel on oma maht, oma mõõtmed ja ülesannete paigutus päevakavas muutub teie jaoks matemaatiliseks võrrandiks. Kui olete hinnanud, mida peate tegema, hakkate arvutama iga ülesande mahtu, mahtu ja seejärel otsustama, kas suudate need oma ajaruumi mahutada.

Kui hakkate vaatama aega kui midagi, millel on sarnaselt ruumiga piirid, hakkate kainemalt ja realistlikumalt vaatama, mida soovite oma elus saavutada ja korda saata. See julgustab teid õppima erinevaid ajajuhtimise tehnikaid ja tööriistu, mis aitavad teil olemasoleva aja jooksul võimalikult palju ära teha.

Kui sassis kapp ja sassis eluplaan on sisuliselt samad, siis nende kummagi kordategemine on samuti väga sarnane protseduur. Minu esimene raamat ütles, et olenemata sellest, kas korraldate kappi, kööki, kontorit või töögraafikut, hõlmab pikaajalise organiseerimis- ja planeerimissüsteemi väljatöötamine alati kolme sammu: ANALÜÜS - PLANEERIMINE - TEGEVUS.

See raamat on põhjalik uurimus sellest, kuidas neid kolme iseorganiseerumisprotsessi etappi rakendatakse vastavalt ajajuhtimise tunnustele. Ma lähtun siin kõige käegakatsutavamast ajakontseptsioonist ja näitan teile, kuidas oma päeva planeerida ja ajastada, nagu kaunilt sisustatud tuba, mis peegeldab teie püüdlusi ja ideaale – kõike, mis on teie jaoks oluline. See aitab meil aru saada, millises ruumis teie aeg voolab ning leida oma elus aega oluliste asjade ja ülesannete jaoks, sest iga ettevõte ja iga ülesanne leiavad oma koha.

Aja juhtimine seest väljapoole

Aja juhtimine “seest väljapoole” tähendab päevaplaani koostamist, endale sobiva elukava. See tähendab, et peate kindlaks tegema, mis on teie jaoks oluline, ja leidma neile tegevustele oma elus ja ajakavas koha, lähtudes teie ainulaadsetest isiklikest vajadustest ja elueesmärkidest. Ja see tähendab ka sügavat rahulolu tunnet iga päeva lõpus.

See raamat tunnistab, et kõik inimesed on erinevad, ning austab ja tähistab individuaalseid erinevusi. Igaühel meist on oma vajadused erinevatel eluhetkedel. Pole olemas "õiget" viisi oma elu elamiseks. Ma ei ütle teile, et peaksite elama lihtsat ja vaikset elu, ja ma ei ütle, et täitke iga hetk üliproduktiivse tegevusega. Siin ei leia kusagilt tõetruusid, et „kes vara ärkab, sellele annab jumal; varajane lind saab alati ussi kätte” või et sa peaksid vähem töötama või vähem lõbutsema või olema midagi muud kui see, kes sa oled.

Selle asemel aitab raamat teil saada sügavamat arusaama sellest, kes te olete ja mida soovite, ning seejärel annab teile tööriistad ja tööriistad, et ehitada oma elu oma ideaalide ja vajaduste ümber. Saate õppida ja omandada uusi oskusi ning kohandada oma käitumist, kuid te ei saa muuta seda, kes te olete, kes te olete ja te ei tohiks seda teha. See raamat juhendab teid läbi eneseavastamise ja oma meeldivate ja mittemeeldivate, loomulike kalduvuste, vajaduste ja soovide avastamise. Kõik need saavad teie ajahaldussüsteemi või ajajuhtimise aluseks, vundamendiks. Soovitan teil osaleda elavas protsessis, mitte järgida juhiseid ja juhiseid.

Järgmised kaks esseed võivad illustreerida, kui erinevad võivad olla inimeste elustiilid, kuid ometi suudab igaüks oma aega edukalt oma individuaalsetest omadustest lähtuvalt "seest-välja" juhtida.

Patricia: organiseeritud, etteaimatav ja võltsimatu

Patricia on kolmkümmend kaheksa aastat vana, abielus ja tal on nelja-aastane poeg. Ta töötab naiste moeajakirja toimetajana. Ta elab ja õitseb mõõdetud töökeskkonnas, naudib rahutunnet ja vihkab kiirustamist, sagimist ja stressi. Pere- ja isiklik elu on talle sama olulised kui töö ning tema jaoks on äärmiselt oluline säilitada tasakaal nende eluvaldkondade vahel.

Patricial on oma elueesmärgid selged: ta soovib, et tema poeg kasvaks üles armastuse ja hoolitsuse õhkkonnas, ta soovib oma abikaasaga suurepäraseid suhteid ning soovib säilitada oma mainet usaldusväärse ja andeka toimetajana.

Igal hommikul äratab ta oma poja kell 6.45, pärast mida algavad armsad hommikused "rituaalid": laulavad ta koos pojaga laule, kuni ta paneb teda riidesse, sööb hommikusööki ja mängib enne lasteaeda minekut. Pärast seda, kui Patricia jätab oma poja aeda, vajab ta – ja ta teab seda – aega, et muutuda “emast” “toimetajaks”. Nii läheb ta igal hommikul metroosse ja jääb hommikuajalehti vaadates maha neljast rongist. Ta astub viiendale rongile ja jõuab kontorisse keskendunult ja töövalmis.

Ka tema tööpäev koosneb mõõdetud ja üksluisest tööst. Ta töötab hommikuti artiklite kallal, seejärel suhtleb alluvatega ja peab kogu päeva koosolekuid. Ta kasutab märkmikku, et näha, mida ja millal ta peab tegema, ning hakkab kõhklemata oma tööülesandeid täitma. Ta teeb töö alati õigel ajal.

Ta töötab viis päeva nädalas 9.30–5.30. Kolm korda nädalas toob ta pojale lasteaeda järgi esmaspäeviti ja neljapäeviti teeb seda ema või abikaasa, nii et esmaspäeviti jääb ta tööle ja neljapäeviti läheb sõbraga kinno või teatrisse. Patricia usaldab poja eest hoolitsemise meelsasti oma lähedaste kätte – ta on kindel, et sugulaste osalemine poja eest hoolitsemisel ei aita tal mitte ainult elus tasakaalu säilitada, vaid rikastab poja elu ka suhtlemisega inimestega, kes teda armastavad. .

Ka nädalavahetus kulgeb täiesti etteaimatava stsenaariumi järgi. Reede õhtuti vaatab kogu pere videoid. Laupäeva hommikuti viib ta poja muusikakooli, pärast tunde süüakse kohalikus restoranis lõunat ja minnakse mänguväljakule või muuseumi mängima. Igal pühapäeval lähevad tema abikaasa ja poeg välja, samal ajal kui Patricia jääb koju, et valmistuda eelseisvaks töönädalaks.

Patricia pöörab erilist tähelepanu sellele, kui kaua tal antud ülesande täitmine aega võtab, ning korraldab ajakava ümber nii, et tal jääks iga tegevuse jaoks piisavalt aega. Ta arvutas välja, kui kaua tal kulub poja lasteaeda minekuks valmisolekuks, ja äratab ta selle arvutuse põhjal hommikul üles. Patricia elu on tihedalt üles ehitatud tema prioriteetide ümber ning muutunud tema jaoks üllatavalt rahulikuks, etteaimatavaks ja rõõmsaks. Selline elu vastab tema isiksusele ja ideaalidele, pakub Patriciale rõõmu ja on ise üles ehitatud põhimõttel “seest välja”.

Andrew: tööle keskendunud, tempokas, täiesti ettearvamatu

Andrew on viiekümne kuue aastane ja maailma suurima hotelliketi tegevjuht. Ta naudib elu vaheldust, naudib suhtlemist erinevate inimestega ja on alati olnud loominguline probleemide lahendaja. Ta ei pea nende lahendamiseks kaua "higistama". Ta on rahulik, enesekindel ja keskendunud. Ta muudab kergesti plaane, tuleb kergesti toime takistustega.

Andrew suhtub oma töösse kirglikult ning tema eesmärk on säilitada ja tugevdada oma ettevõtte juhtpositsiooni. Tema missioon on näidata iga päev silmapaistvat klienditeenindust, kasutada kõiki võimalusi areneda ja õppida oma ettevõtte kohta nii palju kui võimalik.

Andrew aeg on üles ehitatud nii, et ta toetaks tema isiksust ja aitaks tal oma eesmärke saavutada. Iga tema päev on üles ehitatud nii, et jääb ruumi talle iseloomulikule spontaansusele ja huvide mitmekesisusele. Iga päev ilmub ta kell seitse hommikul oma kabinetti ja pühendab töökohal esimese tunni erialaajakirjade lugemisele; siis eraldatakse üks tund e-kirjade töötlemiseks ja telefonikõnedeks. Alates kella üheksast hommikul jääb tema aeg avatuks kõikidele kiireloomulistele ja kiireloomulistele asjadele ning ettepanekutele, mis päeva jooksul suurkorporatsiooni juhtimise käigus esile kerkivad. Andrew koostab väga lühikese nimekirja ülesannetest. Ta mõistab, et tema töö on rahuldada teiste inimeste vajadusi ja pikk nimekiri planeeritud ülesannetest tekitab inimestes ainult meelehärmi. Kohtumiste vahepeal naaseb ta oma kabinetti kirjadele ja kõnedele vastama. Tema töö on juba kolmkümmend aastat olnud vastata igale päeva jooksul saabuvale telefonikõnele (ja nüüd ka igale meilile) ning ta teeb seda hästi. Iga päeva lõpus (mis lõpeb kuskil kuue ja kaheksa vahel õhtul) veedab ta veel ühe tunni oma laua taga, vastates ülejäänud kõnedele ja meilidele.

Andrew on äärmiselt tõhus oma volituste delegeerimisel, usaldades ülesandeid alluvatele. Ettevõtte erinevate osakondade juhtimiseks otsib ja palkab ta kõige andekamad inimesed. Ta teeb tihedat koostööd oma sekretäri Dorothyga ning neil on mitmesugused võimalused ja tööriistad, mis toetavad nende juhtkonna kiiret ja reageerimisvõimelist tööd. Nad töötasid välja spetsiaalsed tabelid ja vormid, et kiirendada nendevahelist suhtlust ja kontakte ärireiside plaanide koostamisel, ärikohtumiste ja konverentside planeerimisel ning adressaatide lisamisel igasse tema kuueteistkümnesse meilikontaktide loendisse. Nende arvutid on võrku ühendatud, et mõlemad pääseksid ligi Andrew töökalendrile, mille Dorothy tema jaoks koostab ja haldab.

Kogu oma tööpäeva jooksul vastab Andrew kohe nende inimeste päringutele, kellega ta koos töötab. Ta sorteerib kiiresti oma laual olevad paberid, saates iga hetkega sobivatesse sahtlitesse ja salvedesse, tehes lühikesi märkmeid otse paberitele või kasutades selleks eelnevalt ettevalmistatud vorme ja blankette. Ta teeb otsuseid kiiresti.

Andrew töötab pikki tunde – tavaliselt kaksteist tundi päevas –, kuid ta jätab alati õhtu vabaks õhtusöögiks oma pere ja sõpradega. Ta saab oma tööst palju naudingut – see on tema jaoks energiaallikas. Ent nii palju kui ta oma töösse kirglikult suhtub, hindab ta ka tööväliseid suhteid pere ja sõpradega. Ta pühendab oma nädalavahetused alati puhkamisele ja võtab regulaarselt ka puhkust.

Andrew elu on sündmusterohke ja pakub talle tõelist naudingut. Ka tema ehitas oma elu "seest väljapoole" vastavalt oma ideaalidele ja prioriteetidele.

*** * ***

Nagu näete, on Patricia ja Andrew täiesti erinevad inimesed, kellel on väga erinev lähenemine tööle ja elule üldiselt. Patricia on tihedalt seotud tema üksikasjaliku nädalaplaaniga, samas kui Andrew plaan on pigem paljas luustik, jättes ruumi spontaansusele. Kuid neile mõlemale meeldib see, kuidas nad oma aega korraldavad, nad tervitavad iga uut päeva põnevuse ja energiaga ning tunnevad selle päeva möödudes rahulolu.

Igaüks meist tahaks oma aega juhtida nii, nagu Patricia ja Andrew seda teevad, kuid paljud inimesed ei saa seda teha. Nagu näeme järgmises peatükis, on oluline mõista, mis takistab teil oma aega hallata. Kui tead, mis sind tagasi hoiab, saad keskenduda lahendusele.

See raamat on pühendatud täiustatud tehnoloogiatele isikliku efektiivsuse suurendamiseks ja ajajuhtimise tehnikatele teie eesmärkide saavutamiseks.

Selle abiga saate:

— määrake kindlaks oma elu strateegilised eesmärgid ja koostage nende põhjal oma ajaplaneerimise süsteem, mis aitab teil eesmärke saavutada;
- tuvastada oma tugevad ja nõrgad küljed; analüüsida planeerimise ebaõnnestumiste põhjuseid: tehnilisi vigu, väliseid tegureid ja psühholoogilisi barjääre ning kõrvaldada nende mõju;
- õppida koostama ajaplaneerimise plaane, mis võtavad arvesse sinu elustiili, harjumusi ja eelistusi, energiamuutuste tsükleid ning nende plaanide abil säilitavad oma elus harmoonilise tasakaalu eri tüüpi tegevuste vahel;
— valdama volituste delegeerimise oskusi ja tehnikaid ülesannete järjestamiseks vastavalt nende prioriteedile;
— planeerida tõhusalt oma asju kriisiolukorras, ajapuuduses ja ebakindluses; tulla toime ootamatute ülesannete ja probleemidega graafikust maha jäämata;
— lõpetada igaveseks kroonilised viivitused ja kaos ettevõtluses;
— õppida kinni pidama rangest ajakavast, jättes endale piisavalt vabadust ja paindlikkust;
— valida õige tööriist aja planeerimiseks ja omandada sellega töötamise tehnikad.

SISSEJUHATUS

Ajahalduse võimalused ja jõud

Ma pole alati olnud organiseeritud inimene. Olen terve elu võidelnud kaose, korratuse ja enda loidusega ning jõudsin pöördepunkti, kui sündis mu tütar. Kui ta oli kolmenädalane, ärkas ta ühel ilusal suvepäeval ja ma mõistsin, et nüüd on õige hetk viia ta oma elu esimesele jalutuskäigule. Kahjuks kulus mul kaks ja pool tundi, et kõik vajalik kokku korjata: tekid, pudelid, lutid, mähkmed, kõristid, riided... kus see kõik oli?! Selleks ajaks, kui olin valmis lahkuma, magas ta jälle. Ma igatsesin hetke. Pettunud ja pettunult vaatasin oma hällis magavat tütart ja mõistsin, et kui ma end kokku ei võta ja kokku ei võta, ei näe see laps kunagi päikesepaistet.

Nii sain mähkmetest alustades jagu kaosest, lõpuks tegin kodu, kontori ja elu korda. Samas sain aru, et iseorganiseerumine pole üleloomulik anne, vaid pigem oskus, kunst, mida saab õppida. Jõudsin selle veendumuseni lihtsalt liiga hilja: planeerimisega alustamise asemel sattusin asjade segadusse. Sain aru, et kulutades veidi aega olukorra eelanalüüsile ja käitumisstrateegia loomisele, saan koostada plaani, töötada välja meetodi, mida saab rakendada igas olukorras.

Kolm aastat hiljem asutasin oma ettevõtte Task Masters – teenuse, mis aitab inimestel saavutada eneseorganiseerumise taseme, mis võimaldab neil produktiivsemalt elada ja elust rohkem rõõmu tunda. Mina ja mu töötajad viime igal aastal läbi töötubasid ja juhendame tuhandetele inimestele individuaalset enesekorraldus- ja planeerimisoskuste alast koolitust. Töötamine erinevas vanuses, ametite ja elustiiliga inimestega võimaldas mul süvendada arusaamist isikliku eneseorganiseerumise protsessidest ja keskenduda lahenduste väljatöötamisele iga inimese jaoks individuaalselt, sõltuvalt tema individuaalsetest omadustest. 1998. aastal tegi Henry Holti kirjastuse toimetaja mulle ettepaneku kirjutada oma tehnoloogiatest raamat. Nii ilmus minu esimene raamat “Iseorganiseerimine põhimõttel “Seest väljas”, millest sai bestseller.

Neliteist aastat pärast minu meeldejäävat lüüasaamist mähkmetega lahingus oli mul võimalus kontrollida, kui kaugele olen jõudnud oma eneseorganiseerimisoskuste arendamisega. Vähem kui kaks nädalat enne tütre elu tähtsa vaimse sündmuse tähistamist sain kutse, millest kõik raamatuautorid unistavad – kutse Oprah Winfrey saatesse astuda. Nad palusid mul kiiresti nende juurde lennata, et enne järgmist temaatilist telesaadet ära koristada ja korda teha nende kontorid ja mitu saates osalejate maja... ja seda kõike järgmise kümne päeva jooksul!

Kas olin valmis kõhklemata edasi tormama selle fantastilise võimaluse poole? Kas olin piisavalt organiseeritud, et kõigega korraga hakkama saada? Muidugi jah! Nüüd olin palju kogukam ja organiseeritum ning enamik tütrele puhkuse ettevalmistamisega seotud asju sai tehtud. Lisasin tegemata jäänu tööde nimekirja ja kirjutasin paberile üles, et saaksin ühe pilguga aru, mis seisus ettevalmistusprotsess on. Kasuks tulid planeerimise ja delegeerimise oskused – sain ülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja otsustada, mida saaksid minu heaks teha mu töötajad ja sõbrad. Kõik vajalikud materjalid ja andmebaas olid hästi üles ehitatud, nii et kogu info, mida nende kahe ürituse korraldamiseks vaja läks, oli minu käeulatuses. Ja järgmise kahe nädala keerises aitas mu korraldaja mul keskenduda kõigele, mida pidin tegema ja kuhu jõudma. Ma ei ole graafikust maas.

Raamatut tutvustava fragmendi (~20%) saad alla laadida lingilt:

Aja juhtimine – Julia Morgenstern (allalaadimine)

Lugege raamatu täisversiooni Runeti parimas veebiraamatukogus - Liitreid.

Ja lõpuks soovitame teil vaadata huvitavat videot

Julia Morgenstern

Aja planeerimine. Oma aja ja elu planeerimise ja juhtimise kunst

See raamat on pühendatud minu äia Gerardo Coloni mälestusele, kelle piiritu armastus ja lahkus inspireerivad mind alati ja aitavad mul leida aega nende inimeste jaoks, keda ma armastan.

Sissejuhatus

Ajahalduse võimalused ja jõud

Ja iseorganiseerumine, ettevõtte Task Masters asutaja ja direktor, mis aitab inimestel viljakamalt elada. Raamatus Time Management from the Inside Out räägib ta, kuidas saavutada sisemist harmooniat, kuidas õppida oma elu juhtima, kuidas säilitada tasakaal erinevate eluvaldkondade vahel ja kuidas õppida nautima igat elatud päeva.

Raamat koosneb neljast osast, millest igaühel on oma eesmärgid ja eesmärgid.

Esimese osa eesmärk on muuta teie seisukohti aja kohta.
Teine osa aitab kujundada individuaalset elustiili, määrata kindlaks oma eesmärgid ja eelistused ning kõige selle põhjal koostada ajaplaneerimise plaan.
Kolmas osa aitab teil luua "eluprogrammi", mis võtab arvesse teie ideaale.
Neljas osa räägib teile, kuidas oma plaan ellu viia ja kuidas püsida kursil, kui seisate silmitsi igapäevaste raskustega.

"Puudutamise" aeg

Kas tead, miks enamikul inimestel on nii raske oma aega hallata? Aga sellepärast, et nad ei tunne seda. Jah, me kõik mõistame, et aeg on olemas, kuid me ei saa seda näha ega puudutada. Aeg on midagi immateriaalset. Aga häda on selles, et seni, kuni meile tundub aeg põgusana, ei suuda me seda “taltsutada”, ei saa oma eluga täielikult hakkama.

Selleks, et õppida aega tajuma millegi tõelisena, soovitab Julia Morgenstern võrrelda ajaplaneerimist ruumiplaneerimisega.

Kui kapp on sassis, siis on selles väga vähe vaba ruumi. Kui graafikus on segadus, siis jääb ka tööajast puudu.
Kui kapis on liiga palju asju, ei jätku nende mahutamiseks ruumi. Kui loendis on liiga palju ülesandeid, ei jää nende täitmiseks piisavalt aega.
Asjade juhuslik hoidmine kapis ei võimalda teil sisu õigesti hinnata. Asjade segane paigutus takistab teil nägemast, mida tegelikult on vaja teha.

Tulemus: kappi kasutatakse ebaefektiivselt, on vaja asju ruumis korralikult korraldada. Graafiku kasutatakse ebaefektiivselt, tööaeg on vajalik korralikult korraldada.

Seega toome analoogia: kui kapp on piiratud ruum, kus on vaja asjad õigesti paigutada, siis ajakava on täpselt sama piiratud ruum, sinna tuleb paigutada ainult asju, mitte asju. Iga päev on omamoodi “konteiner”, kuhu saab kõike panna. Elu edu sõltub sellest, kui õige on selle täitmine.

Väga oluline on mõista, et aeg on piiratud ja nende piiride piirid on üsna selged. Samas tuleb endale aru anda, et igal ülesandel on ka oma “kaal” ja maht, mis tähendab, et mida korrektsemalt on ülesanded “ajaruumi” paigutatud, seda rohkem neid sinna mahub.

Aja juhtimine seest väljapoole

Aja juhtimine "seest väljapoole" tähendab autori sõnul endale ajakava koostamist, mis arvestab inimese isiklikke võimeid ja iseärasusi. Iga inimene on individuaalne, igaühel on oma soovid ja vajadused ning seetõttu ei saa olla ühest õiget lähenemist elu juhtimisele.

On väga oluline kindlaks teha, mida täpselt vajate. Te ei tohiks muuta ennast, oma kalduvusi ja meeldimisi. Oma elu tasub muuta: rajada see oma vajadustele. Elu ehitamine põhimõttel "seest väljapoole" tähendab selle ehitamist vastavalt oma ideaalidele ja prioriteetidele.

“Seest välja” põhimõte ei tähenda tingimata jäiga ajakava koostamist, kuid ei välista seda võimalust. Kui tunnete end sekund haaval planeeritud päevaga mugavalt, peaksite koostama üksikasjaliku plaani. Kui tunnete end mugavamalt, kui päeva jooksul on aega spontaansusele, siis on parem koostada plaan, mis annab teile soovitud tegevusvabaduse.

Mis takistab organiseerimist?

Kui inimene üritab oma aega planeerida ja ebaõnnestub, siis usub ta, et selles on süüdi tema puudused või täielik planeerimisvõimetus. Olles leppinud tõsiasjaga, et ta ei suuda oma aega juhtida, lõpetab ta graafikutega piinamise ja jätkab spontaanset elu. See lähenemine on aga täiesti vale. Planeerimisvõimetuid inimesi pole suure tõenäosusega üldse olemas.

Planeerimisel raskustega silmitsi seistes peate lihtsalt probleemi põhjuse õigesti tuvastama. Seda saab teha Julia Morgensterni välja töötatud kolmetasemelise testimise abil.

Tase üks. Sellel tasemel tasub tegeleda tehniliste vigadega. Seda tüüpi peamine viga on vale lähenemine planeerimisele, "võõraste" meetodite kasutamine.

Lahendus.Õppige uusi planeerimistehnikaid ja valige lähedane meetod.

Tase kaks. Sellel tasemel tuleb toime tulla vigadega, mis tekivad sinust sõltumatute väliste tegurite mõjul. Välisteks teguriteks on terviseprobleemid, organiseerimatu partner, talumatult suur töömaht (näiteks selle tõttu, et üks kolleegidest läks puhkusele või jäi haiguslehele).

Lahendus. Esiteks peaksite mõistma, et vea põhjuseks ei ole teie puudused, vaid tegurid, mida te ei saa mõjutada, ja seetõttu pole teil midagi ette heita. Seejärel peate kas valima tõhusa viisi ebasoodsate tegurite vastu võitlemiseks või püüdma vältida nende mõju.

Kolmas tase. Kui tehniliste vigadega õnnestus toime tulla ja väliste teguritega toime tulla, kuid probleemid planeerimisega püsisid, siis on kõige põhjuseks psühholoogilised takistused. Levinumad psühholoogilised takistused on: hirm sunnitud tegevusetuse ees, hirm ebaõnnestumise ees, hirm muutuste ees, perfektsionism jt.

Lahendus. Kõigepealt tasub mõista, mis põhjustab psühholoogilisi raskusi, ja alles seejärel püüda end nende mõjust vabastada.

Kui teil tekib oma aja planeerimisel raskusi, proovige kindlaks teha nende olemus. Milliste probleemidega olete kokku puutunud: tehniliste, väliste või psühholoogiliste probleemidega? Samuti juhtub, et planeerimisprobleemid tekivad mitme põhjuse koosmõjul.

Samm-sammult toob Julia Morgensterni raamat lugejad uuele elule lähemale. Elu, millega nad on täiesti rahul.